VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO ——–	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————
Số: 393/QĐ-VKSTC	Hà Nội, ngày 01 tháng 7 năm 2016

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

Căn cứ Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2005 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong ngành Kiểm sát nhân dân).

Điều 3. Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: – Như Điều 3; – Lãnh đạo VKSNDTC; – Lưu: VT, VP.

KT. VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC Nguyễn Hải Phong

 

QUY ĐỊNH

VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy định này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bản sao văn bản của Viện kiểm sát nhân dân các cấp; không áp dụng đối với thể thức văn bản của Đảng.

Điều 2. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản, các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Điều 5 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên các giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng để soạn thảo văn bản hành chính trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 .

Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

2. Kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng văn bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng văn bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm.

4. Vị trí trình bày

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản tại Phụ lục số II kèm theo Quy định này. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự.

Điều 6. Thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật

Thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Viện kiểm sát nhân dân được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 7. Quốc hiệu

1. Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm hai dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.

2. Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục II); chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
________________________

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 8. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1. Thể thức

Tên cơ quan ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).

Tên của cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, phê chuẩn của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Kiểm sát nhân dân (KSND); Viện kiểm sát nhân dân (VKSND); thành phố (TP.); thị xã (TX.).

– Tên cơ quan ban hành văn bản:

+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CẤP CAO

+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN… (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương)

+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN… (cấp huyện)

– Tên cơ quan ban hành văn bản có cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp:

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO
VĂN PHÒNG
___________

VIỆN KSND TỐI CAO
VIỆN KSND CẤP CAO TẠI HÀ NỘI
___________

VIỆN KSND TỐI CAO
VIỆN KSND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
___________

– Đối với các văn bản của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp là Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

VIỆN KSND TỈNH PHÚ THỌ
VIỆN KSND THỊ XÃ PHÚ THỌ
________________

2. Kỹ thuật trình bày

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 (Phụ lục II); chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

VIỆN KSND TỐI CAO
VỤ THỰC HÀNH QUYỀN CÔNG TỐ
VÀ KIỂM SÁT ĐIỀU TRA ÁN…
___________

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 9. Số, ký hiệu của văn bản

Quy định về ký hiệu của văn bản hành chính sử dụng Phụ lục số I (bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính).

1. Thể thức

– Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan có thể đăng ký và đánh số văn bản theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường…); hoặc theo các nhóm văn bản nhất định (như nhóm chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo; nhóm công văn hành chính). Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả – rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Nhóm văn bản chuyên ngành theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự, tố tụng dân sự (cáo trạng, kết luận, quyết định khởi tố vụ án hình sự, quyết định kháng nghị…) được đánh số bắt đầu từ 01 vào ngày 01/12 năm trước đến 30/11 năm sau để phục vụ thời điểm lấy số liệu thống kê (theo năm kế hoạch công tác của ngành Kiểm sát như hiện nay).

– Ký hiệu của văn bản hành chính bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao đính kèm Quy định này (phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đó (không ghi chữ viết tắt tên đơn vị, bộ phận soạn thảo văn bản), ví dụ:

+ Quyết định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Vụ Tổ chức cán bộ soạn thảo: Số: …/QĐ-VKSTC.

+ Kế hoạch của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Cục Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin soạn thảo: Số: …/KH-VKSTC.

+ Thông báo của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Văn phòng soạn thảo: Số: …/TB-VKSTC.

+ Tờ trình của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học soạn thảo: Số: …/TTr-VKSTC.

+ Tờ trình của Thanh tra Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh soạn thảo: Số: …/TTr-TTra.

Đối với công văn, ký hiệu văn bản gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị, bộ phận soạn thảo văn bản, ví dụ:

+ Công văn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Văn phòng soạn thảo: Số: …/VKSTC-VP.

Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị hoặc bộ phận trong mỗi cơ quan, tổ chức phải quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các phòng trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể sử dụng ký hiệu đơn vị theo quy định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, ví dụ:

Công văn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Thi đua – Khen thưởng soạn thảo: Số …/VKSTC-V16.

2. Kỹ thuật trình bày

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 (Phụ lục II), được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Điều 10. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1. Thể thức

a) Địa danh

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) nơi cơ quan đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người (địa danh hành chính mang tên người) hoặc bằng chữ số (địa danh hành chính theo số thứ tự) hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể:

– Địa danh ghi trên văn bản các cơ quan, tổ chức trung ương là tên của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan đóng trụ sở, ví dụ:

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội.

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân cấp cao tại Thành phố Hồ Chí Minh (VC3) (có trụ sở tại Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh): Thành phố Hồ Chí Minh.

– Địa danh ghi trên văn bản của Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, ví dụ:

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Nội: Hà Nội;

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bắc Ninh (có trụ sở tại thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh): Bắc Ninh;

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc (có trụ sở tại thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc): Vĩnh Phúc.

– Địa danh ghi trên văn bản của Viện kiểm sát cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội: Sóc Sơn;

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng: Hải Châu.

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của Viện kiểm sát thành phố, thị xã thuộc tỉnh mà tên thành phố, thị xã trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố hoặc thị xã, ví dụ:

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh: Thành phố Hà Tĩnh;

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân thị xã Lai Châu thuộc tỉnh Lai Châu: Thị xã Lai Châu.

– Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự thì trước tên người, tên riêng một âm tiết, số thứ thự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm ban hành văn bản, ví dụ:

+ Địa danh hành chính mang tên người:

Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh: Thành phố Hồ Chí Minh.

+ Địa danh hành chính một âm tiết:

Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế: Thành phố Huế.

+ Địa danh hành chính theo số thứ tự:

Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh: Quận 1.

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày, tháng, năm văn bản đó được ban hành. Phải được viết đầy đủ các số chỉ ngày, tháng, năm, dùng chữ số Ả – rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 của năm phải ghi thêm số 0 ở trước, ví dụ:

+ Văn bản của Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Nội: Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2016.

2. Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 (Phụ lục II), bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

Điều 11. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

1. Thể thức

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản phải ghi tên loại của văn bản đó, trừ công văn.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a (Phụ lục II); tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

BÁO CÁO

Tổng kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2015
___________

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b (Phụ lục II), sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6 pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO
___________

Số: 1234/VKSTC-VP
V/v tổ chức Hội nghị tập huấn…

Điều 12. Nội dung văn bản

1. Thể thức

Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu của văn bản, phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

– Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

– Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, quy định pháp luật của Nhà nước;

– Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

– Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

– Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

– Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn (()) ngay sau từ, cụm từ đó;

– Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh), ví dụ:

“… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; “… quy định tại Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014”, trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

– Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo phụ lục V “Viết hoa trong văn bản hành chính”.

– Bố cục của văn bản:

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

+ Nghị quyết (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

+ Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

+ Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm;

+ Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

2. Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 (Phụ lục II).

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1 cm đến 1,27 cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6 pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15 pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần viện dẫn căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy” (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy” (,), ví dụ:

Căn cứ …;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao,

QUYẾT ĐỊNH:

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

– Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả – rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

– Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

– Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

– Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

– Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

– Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

– Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.

Điều 13. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1. Thể thức

Quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG THI ĐUA

– Ký thay: Cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức đó. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT. VIỆN TRƯỞNG PHÓ VIỆN TRƯỞNG		KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

– Ký thừa lệnh (TL): Thủ trưởng ủy nhiệm cho người dưới Thủ trưởng một cấp ký một số văn bản nhất định mà theo luật định phải do Thủ trưởng ký. Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL. VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

– Ký thừa ủy quyền (TUQ): Khoản 6, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền”. Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. VIỆN TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG

– Chức vụ của người ký:

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ hợp tác quốc tế và tương trợ tư pháp hình sự v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành, ví dụ:

TL. VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

 

TL. VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ KIỂM SÁT VIỆC GIẢI QUYẾT
CÁC VỤ ÁN HÀNH CHÍNH, VỤ VIỆC KINH DOANH, THƯƠNG MẠI,
LAO ĐỘNG VÀ NHỮNG VIỆC KHÁC THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT

 

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban của Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành mà Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ, Viện thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau:

TM. HỘI ĐỒNG		KT. TRƯỞNG BAN
CHỦ TỊCH		PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Viện KSND tối cao)		(Chữ ký, dấu của Viện KSND tối cao)
PHÓ VIỆN TRƯỞNG		VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Họ và tên		Họ và tên

Trường hợp đơn vị chưa có cấp trưởng mà đã có văn bản giao quyền cấp trưởng thì ghi thể thức đề ký là Q. (quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, ví dụ:

Q. VIỆN TRƯỞNG		TL. VIỆN TRƯỞNG
		Q. VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
(chữ ký)		(chữ ký)
Họ và tên		Họ và tên

Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác như: Giáo sư, Tiến sỹ, Thạc sỹ…. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các đơn vị sự nghiệp giáo dục, khoa học được ghi thêm học hàm, học vị, cấp hàm.

Việc giao ký thừa ủy quyền (TUQ.), thừa lệnh (TL.) các văn bản chuyên ngành theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự, Bộ luật tố tụng dân sự và các Luật khác thực hiện theo quy định tại Quy chế nghiệp vụ của ngành Kiểm sát.

2. Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a (Phụ lục II); chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b (Phụ lục II); các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b (Phụ lục II); bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c (Phụ lục II). Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

Điều 14. Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản hành chính, đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, cụ thể:

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 (phụ lục II); dấu giáp lai được đóng vào khoảng mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Điều 15. Nơi nhận

1. Thể thức

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như: Để giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

– Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

– Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

– Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

– Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên” (không dùng từ “Như kính gửi”), tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b (Phụ lục II).

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

– Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

– Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm (:); nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày một dòng riêng, được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:) của từ “kính gửi”, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.), ví dụ:

+ Gửi một nơi:

Kính gửi:     Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thanh Hóa

+ Gửi nhiều nơi:

Kính gửi:
	– Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thanh Hóa;
	– Công an tỉnh Thanh Hóa; – Tòa án nhân dân tỉnh Thanh Hóa.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (Phụ lục II) áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác, được trình bày như sau:

– Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

– Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm (.).

Điều 16. Các thành phần khác

1. Thể thức

– Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

– Dấu chỉ mức độ khẩn

– Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo 4 mức sau: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

– Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (hội nghị)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

– Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Fax; địa chỉ Trang tin điện tử (Website).

– Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

– Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

– Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả – rập.

2. Kỹ thuật trình bày

– Dấu chỉ mức độ mật:

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật chỉ được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11 (Phụ lục II).

– Dấu chỉ mức độ khẩn:

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b (Phụ lục II).

– Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành:

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website):

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

– Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành:

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả – rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

– Phụ lục văn bản:

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Số trang văn bản:

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả – rập, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV; Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính của Viện kiểm sát nhân dân được minh họa tại Phụ lục VII kèm theo quy định này.

Chương III

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN SAO VÀ VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH

Điều 17. Thể thức bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao

Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao. Hình thức bản sao được thực hiện theo quy định tại khoản 4, 5, 6 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

– Bản “SAO Y BẢN CHÍNH” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.

– Bản “TRÍCH SAO” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.

Bản “Sao y bản chính” và bản “Trích sao” phải được thực hiện từ bản chính nhưng không giới hạn đối tượng cơ quan sao văn bản là cơ quan ban hành hay cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

– “Bản SAO LỤC” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản “SAO Y BẢN CHÍNH” và trình bày theo thể thức quy định.

2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

Là tên của cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản.

3. Số, ký hiệu của bản sao

Gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại văn bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Phụ lục I Quy định này. Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm;

4. Các thành phần thể thức khác

Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 10, 13, 14, 15 của Quy định này.

5. Giá trị pháp lý của bản sao văn bản

Bản sao y bản chính, sao lục và trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính. Bản sao chụp (photocopy cả con dấu và chữ ký của bản chính văn bản) không thực hiện đúng thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Điều 18. Kỹ thuật trình bày văn bản sao

1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)

Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Phụ lục III Quy định này.

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày bản sao

– Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO”, hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức (Phụ lục III).

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV của Quy định này.

Điều 19. Văn bản chuyên ngành

1. Hình thức văn bản

Văn bản chuyên ngành kiểm sát theo chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, pháp luật tố tụng hình sự, tố tụng dân sự và các quy định của pháp luật về tố tụng khác được áp dụng thống nhất đối với Viện kiểm sát các cấp.

Hình thức văn bản chuyên ngành của Viện kiểm sát nhân dân do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày

Các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành được quy định trên cơ sở quy định của pháp luật gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Hiệu lực thi hành

Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Quyết định ban hành; các quy định liên quan trước đây trái với Quy định này đều bãi bỏ.

Điều 21. Trách nhiệm thực hiện

Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm triển khai thực hiện Quy định này tại đơn vị mình. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, phản ánh về Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua Văn phòng) để kịp thời hướng dẫn.

Điều 22. Trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và chế độ báo cáo

Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy định này trong ngành Kiểm sát nhân dân; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Nhà nước và của Ngành./.