5. Thông báo phát hành hóa đơn đặt in/hóa đơn tự in/hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn đặt in/hóa đơn tự in/hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử. Sau đây căn cứ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định 125/2020/NĐ-CP; Thông tư số 39/2014/TT-BTC; Thông tư số 19/2021/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC , Nghị định 125/2020/NĐ-CP Dữ liệu Pháp lý sẽ trình bày rõ hơn về vấn đề này:
1. Một số khái niệm
– Khoản 1, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
– Khoản 1, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng nêu rõ tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Trong đó: Hoá đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
2. Nội dung thông báo phát hành hóa đơn
Khoản 5 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định nội dung thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
– Lưu ý: Cũng trong Khoản 5 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: Trường hợp các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hoá đơn thu phí dịch vụ tự in thì gửi thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.
+ Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
+ Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
3. Nộp Thông báo phát hành hóa đơn
Cách 1: Nộp bản bản giấy:
– Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp Thông báo phát hành hóa đơn và Hóa đơn mẫu chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Cách 2: Nộp qua mạng:
– Đăng nhập vào trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn chọn đăng nhập và nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
– Chọn vào tra cứu và chọn tờ khai thông báo phát hành hóa đơn, chọn tra cứu.
-Cửa sổ kết quả tra cứu xuất hiện, chọn biểu tượng trong ô gửi phụ lục của thông báo phát hành hóa đơn.
– Cửa sổ nộp phụ lục xuất hiện, nhấp chọn tệp phụ lục » Chọn file word chứa hóa đơn mẫu » Ký điện tử » Nộp phụ lục
– Quay lại email của công ty để kiểm tra, Kiểm tra thành công khi thuế gửi lại email về việc nộp thành công mẫu hóa đơn.
Như vậy là chúng ta đã hoàn thành việc thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.
Lưu ý: Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC nêu rõ về thời hạn thông báo phát hành hóa đơn như sau:
– Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
– Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
– Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.
– Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
4. Mức xử phạt vi phạm về thông báo phát hành hóa đơn
– Căn cứ Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn:
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;
b) Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới;
c) Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng;
b) Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định;
c) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;
d) Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.
3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.
Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a, b khoản 2 và khoản 3 Điều này.
Kết luận: Như vậy khi thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn đặt in/hóa đơn tự in/hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử cần lưu ý những quy định của pháp luật về Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định 125/2020/NĐ-CP; Thông tư số 39/2014/TT-BTC; Thông tư số 19/2021/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC , Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Chi tiết trình tự, thủ tục, biểu mẫu xem tại đây:
