Thủ tục mua hàng DTQG theo phương thức đấu thầu (TTHC cấp địa phương)

(1) Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi đối với gói thầu có quy mô nhỏ, gói thầu mua sắm trực tiếp;

(2) Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ áp dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi đối với gói thầu có giá trị gói thầu lớn hơn 10 tỷ đồng.

+ Trình tự, cách thức thực hiện đối với phương thức lựa chọn nhà thầu một giai đoạn một túi hồ sơ

Bước 1: Thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với từng gói thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thông báo: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày được Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Bước 2: Thông báo mời thầu

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thông báo mời thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; Báo Đấu thầu; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời gian thực hiện: Thời hạn Báo Đấu thầu nhận được thông tin tối thiểu là 05 ngày làm việc trước ngày dự kiến phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Các thông tin này được đăng tải 01 kỳ trên Báo Đấu thầu.

Bước 3: Phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời thầu.

Thời gian nhận được văn bản yêu cầu giải thích làm rõ hồ sơ mời thầu: Tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

Trường hợp sửa đổi HSMT, HSYC (nếu có): Các Cục DTNN KV phải thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu là 03 ngày làm việc. Trường hợp thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ không đáp ứng quy định này, Tổng cục DTNN thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu tương ứng đảm bảo quy định về thời gian gửi văn bản sửa đổi HSMT, HSĐX.

Bước 4: Chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất

Nhà thầu tham dự thầu chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất (thời hạn nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu); sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trước thời điểm đóng thầu (nếu có) cho Cục Dự trữ Nhà nước khu vực.

Khoản tiền bảo đảm dự thầu (chỉ thực hiện đối với hình thức đấu thầu rộng rãi): Nhà thầu tham dự thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu đối với hồ sơ dự thầu; giá trị bảo đảm dự thầu theo quy định trong HSMT, HSĐX.

Thời gian chuẩn bị, nộp HSDT được tính từ thời điểm bắt đầu phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày có thời điểm đóng thầu. Tối thiểu là 10 ngày và tối đa theo quy định tại Thông báo mời thầu (đối với gói thầu có quy mô nhỏ);

Thời gian chuẩn bị, nộp HSĐX được tính từ thời điểm bắt đầu phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đóng thầu. Tối thiểu 05 ngày làm việc và tối đa theo quy định tại thông báo của hồ sơ yêu cầu (đối với gói thầu mua sắm trực tiếp).

Địa điểm nộp hồ sơ dự thầu: Văn phòng các Cục DTNN khu vực.

Bước 5: Mở thầu

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thực hiện việc mở thầu đúng thời điểm và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Việc mở thầu được tiến hành công khai và chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu (đối với hình thức đấu thầu rộng rãi) mà Cục Dự trữ Nhà nước khu vực nhận được trước thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại HSMT (trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu).

Địa điểm: Văn phòng các Cục DTNN khu vực.

Bước 6: Đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thực hiện việc đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất theo tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các yêu cầu khác quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

– Đối với gói thầu có quy mô nhỏ, thời gian đánh giá HSDT được tính kể từ ngày mở thầu đến khi bên mời thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu – tối đa là 25 ngày;

– Đối với gói thầu mua sắm trực tiếp, thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất được tính kể từ ngày thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu – tối đa là 30 ngày. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá HSĐX nhưng không quá 20 ngày và phải đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.

Bước 7: Thương thảo hợp đồng.

Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được Cục Dự trữ Nhà nước khu vực mời đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu. Trường hợp thương thảo không thành công, Cục Dự trữ Nhà nước khu vực xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì Cục trưởng Cục Dự trữ Nhà nước khu vực sẽ xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định.

Bước 8: Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của Cục trưởng Cục Dự trữ Nhà nước khu vực

Cục trưởng Cục DTNN khu vực phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Thời gian thực hiện:

– Đối với gói thầu có quy mô nhỏ, thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được tính từ kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định – tối đa là 05 ngày làm việc;

– Đối với gói thầu mua sắm trực tiếp, thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn được tính từ kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định – tối đa là 10 ngày.

Bước 9: Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu

– Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, trong vòng 07 ngày làm việc, Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thực hiện đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu trên hệ mạng đấu thầu quốc gia; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thực hiện: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi có Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Cục DTNN KV gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu theo đường bưu điện, fax.

Thời hạn thực hiện: 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.

Bước 10: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Cục DTNN KV và nhà thầu được lựa chọn tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải tuân thủ quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Đấu thầu, Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ, HSMT, HSYC, HSDT, HSĐX và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại HSMT, HSYC.

Bước 11: Bảo đảm thực hiện hợp đồng

Nhà thầu được lựa chọn phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Thời hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng cho Cục Dự trữ Nhà nước khu vực và giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Thời hạn thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng.

Bước 12: Giao nhận hàng

Hàng được giao trên phương tiện vận chuyển của bên bán tại cửa kho dự trữ quốc gia.

Thời gian thực hiện: Theo quy định của hợp đồng.

Địa điểm: Tại cửa kho dự trữ quốc gia

Bước 13: Thanh lý hợp đồng

Cục DTNN KV và nhà thầu thực hiện thanh lý hợp đồng sau khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng (ngoại trừ nghĩa vụ bảo hành).

Thời gian thực hiện: Theo quy định trong hợp đồng

+ Trình tự, cách thức, thời gian thực hiện đối với phương thức lựa chọn nhà thầu một giai đoạn hai túi hồ sơ

Bước 1: Thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với từng gói thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thông báo: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày được Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Bước 2: Thông báo mời thầu

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thông báo mời thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, Báo Đấu thầu; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời gian thực hiện: Thời hạn Báo Đấu thầu nhận được thông tin tối thiểu là 05 ngày làm việc trước ngày dự kiến phát hành hồ sơ mời thầu. Các thông tin này được đăng tải 01 kỳ trên Báo Đấu thầu.

Bước 3: Phát hành hồ sơ mời thầu

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực phát hành hồ sơ mời thầu sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời thầu.

Thời gian nhận được văn bản yêu cầu giải thích làm rõ hồ sơ mời thầu: Tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

Trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu (nếu có): Cục Dự trữ Nhà nước khu vực phải thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu 10 ngày. Trường hợp thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ không đáp ứng quy định này, Cục DTNN KV thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu tương ứng đảm bảo quy định về thời gian gửi văn bản sửa đổi HSMT.

Địa điểm nộp HSDT: Văn phòng các Cục DTNN khu vực.

Bước 4: Chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu

Nhà thầu tham dự thầu chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu; sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu (nếu có) cho Cục Dự trữ Nhà nước khu vực.

Khoản tiền bảo đảm dự thầu: Nhà thầu tham dự thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu đối với hồ sơ dự thầu; giá trị bảo đảm dự thầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Thời gian chuẩn bị, nộp HSDT được tính từ thời điểm bắt đầu phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày có thời điểm đóng thầu. Tối thiểu là 20 ngày và tối đa theo quy định tại thông báo mời thầu.

Bước 5: Mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thực hiện việc mở hồ sơ đề xuất kỹ thuật đúng thời điểm và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu.

Việc mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được tiến hành công khai và chỉ tiến hành mở các hồ sơ đề xuất về kỹ thuật mà Cục Dự trữ Nhà nước khu vực nhận được trước thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại HSMT (trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu).

Địa điểm: Văn phòng các Cục DTNN KV, cụ thể theo quy định tại HSMT.

Bước 6: Đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật

Cục DTNN KV thực hiện đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong HSMT.

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này.

Bước 7: Cục trưởng Cục DTNN khu vực quyết định phê duyệt và thông báo danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực thông báo danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật đến tất cả các nhà thầu tham dự thầu, trong đó mời các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật đến mở hồ sơ đề xuất về tài chính.

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này.

Bước 8: Mở hồ sơ đề xuất về tài chính

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực chỉ thực hiện việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở hồ sơ đề xuất về tài chính, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu.

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này.

Bước 9: Đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính và xếp hạng nhà thầu

Cục DTNN KV thực hiện đánh giá hồ sơ đề xuất tài chính theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong HSMT.

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này.

Bước 10: Thương thảo hợp đồng

Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được Cục Dự trữ Nhà nước khu vực mời đến thương thảo hợp đồng.

Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu. Trường hợp thương thảo không thành công, Cục Dự trữ Nhà nước khu vực xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì Cục trưởng Cục Dự trữ Nhà nước khu vực sẽ xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định.

Tổng thời gian thực hiện từ bước 5 đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa không quá 45 ngày đối với hồ sơ dự thầu (thời gian này không bao gồm thời gian thẩm định, phê duyệt, kể cả thời gian thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ). Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá HSDT nhưng không quá 20 ngày và phải bảm đảm tiến độ thực hiện dự án.

Bước 11: Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của Cục trưởng Cục DTNN KV

Cục trưởng Cục DTNN KV ra Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn được tính từ kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định – tối đa là 10 ngày.

Bước 12: Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu

– Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Cục trưởng Cục DTNN KV thực hiện đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu trên hệ mạng đấu thầu quốc gia; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thực hiện: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi có Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Cục trưởng Cục DTNN KV gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu theo đường bưu điện, fax.

Thời hạn thực hiện: 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.

Bước 13: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Cục Dự trữ Nhà nước khu vực và nhà thầu được lựa chọn tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải tuân thủ quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Đấu thầu, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ, HSMT, HSDT và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại HSMT.

Bước 14: Bảo đảm thực hiện hợp đồng

Nhà thầu được lựa chọn phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Thời hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng cho Cục Dự trữ Nhà nước khu vực và giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Thời hạn thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng.

Bước 15: Giao nhận hàng

Hàng được giao trên phương tiện vận chuyển của bên bán tại cửa kho dự trữ quốc gia.

Thời gian thực hiện: Theo quy định của hợp đồng.

Địa điểm: Tại cửa kho dự trữ quốc gia.

Bước 16: Thanh lý hợp đồng

Cục DTNN KV và nhà thầu thực hiện thanh lý hợp đồng sau khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng (ngoại trừ nghĩa vụ bảo hành).

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng.

– Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện.

– Thành phần, số lượng hồ sơ

– Thành phần, số lượng hồ sơ yêu cầu đối với nhà thầu tham dự thầu

+ Phiếu thu tiền mua hồ sơ mời thầu, số lượng 01 bản;

+ Văn bản đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu (nếu có); số lượng 01 bản;

+ Hồ sơ dự thầu (bao gồm cả Bảo lãnh dự thầu); số lượng theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

+ Văn bản làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có), số lượng 01 bản.

Luật Đấu thầu,

Nghị định 63/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thực hiện.