Cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ là một thủ tục hành chính mà các cá nhân, tổ chức có nhu cầu trong hoạt động dịch vụ lưu trữ cần lập hồ sơ đăng ký kiểm tra và nộp về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, để nhận được Giấy chứng nhận. Sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể nội dung đó theo Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Thông tư 09/2014/TT-BNV như sau: 

1. Một số khái niệm cơ bản

Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ  (khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác (khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).

Người làm lưu trữ bao gồm (Điều 7 Luật Lưu trữ 2011):

– Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

– Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.

– Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

2. Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

2.1. Về điều kiện đăng ký kiểm tra

Điều kiện đăng ký kiểm tra nghiệp vụ  bao gồm (khoản 1 Điều 4 Thông tư 09/2014/TT-BNV):

– Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

– Có Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề theo quy định tại khoản 4 Điều 20 Nghị định 01/2013/NĐ-CP.

– Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lĩnh vực lưu trữ từ đủ 05 năm trở lên.

2.2. Về hồ sơ đăng ký kiểm tra

Hồ sơ đăng ký kiểm tra bao gồm (khoản 2 Điều 4 Thông tư 09/2014/TT-BNV):

– Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề (nếu có).

– Giấy xác nhận thời gian làm việc từ đủ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đã làm việc.

– 02 ảnh 2 x 3 cm (thời hạn không quá 6 tháng, kể từ ngày chụp đến ngày đăng ký).

2.3. Về tổ chức kiểm tra

Việc tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ được quy định như sau (khoản 3 Điều 4 Thông tư 09/2014/TT-BNV):

– Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

– Thông tin liên quan đến việc nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra được thông báo cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên Trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào tháng 6 hàng năm.

– Nội dung kiểm tra gồm: hiểu biết về văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ về các lĩnh vực đăng ký hành nghề: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.

– Hình thức kiểm tra gồm: viết, trắc nghiệm và thực hành.

– Cá nhân đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện hành.

2.4. Cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

Theo khoản 4 Điều 4 Thông tư 09/2014/TT-BNV quy định:

– Cá nhân đạt yêu cầu được cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

– Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp (theo Mẫu 1, Phụ lục I).  

Kết luận: Cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ là một thủ tục hành chính mà các cá nhân có nhu cầu cần phải thực hiện để nhận được Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. Khi thực hiện thủ tục này các cá nhân cần tuân thủ theo quy định tại Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Thông tư 09/2014/TT-BNV.

Chi tiết trình tự, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây: Cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ