Trong quá trình hành nghề lưu trữ cá nhân có nhu cầu cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cần phải thực hiện theo trình tự thủ tục nhất định để nhận được Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể nội dung trên theo Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Thông tư 09/2014/TT-BNV.

1. Một số khái niệm cơ bản

Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ  (khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác (khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).

Người làm lưu trữ bao gồm (Điều 7 Luật Lưu trữ 2011):

– Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

– Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.

– Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là giấy xác nhận năng lực hành nghề do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện các dịch vụ lưu trữ (khoản 5 Điều 2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP).

Quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ gồm: quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thẩm quyền, nội dung kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; biểu mẫu về thủ tục hành chính cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (khoản 1 Điều 1 Thông tư 09/2014/TT-BNV).

2. Điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây (khoản 1 Điều 37 Luật Lưu trữ 2011):

– Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

– Có lý lịch rõ ràng;

– Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;

– Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;

– Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

Lưu ý:

Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm (khoản 2 Điều 37 Luật Lưu trữ 2011):

– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

– Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;

– Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.

Lưu ý:

– Người đã được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 37 Luật Lưu trữ 2011 thì bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (khoản 3 Điều 37 Luật Lưu trữ 2011).

Lưu ý: 

– Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp và có giá trị trong phạm vi toàn quốc. (Điều 18 Nghị định 01/2013/NĐ-CP)

3. Điều kiện cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau (khoản 1 Điều 22 Nghi định 01/2013/NĐ-CP):

– Hết thời hạn sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

– Bổ sung nội dung hành nghề;

– Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất.

Lưu ý:

Thời hạn xét cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như đối với trường hợp xin cấp mới. Sở Nội vụ có trách nhiệm xem xét để cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các đối tượng có đủ điều kiện theo quy định và thu lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất) (khoản 3 Điều 22 Nghị định 01/2013/NĐ-CP)

Nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại, bổ sung được ghi như sau (khoản 4 Điều 22 Nghị định 01/2013/NĐ-CP):

– Ghi theo đúng nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ đối với trường hợp bị hỏng hoặc bị mất;

– Ghi bổ sung nội dung hành nghề đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề;

– Ghi như trường hợp cấp mới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp hết hạn Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Kết luận: Cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là một thủ tục hành chính mà các cá nhân có nhu cầu cần phải thực hiện để nhận được Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Khi thực hiện thủ tục này, các cá nhân cần phải tuân thủ theo quy định tại Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 01/2013/NĐ-CP. 

Chi tiết trình tự, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:

Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ