Việc giải quyết thủ tục làm con dấu mới, cấp đổi và cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu phải tuân thủ quy định của pháp luật Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 96/2015/NĐ-CP. Dữ Liệu Pháp Lý sẽ trình bày cụ thể hơn về vấn đề này:

1. Phạm vi áp dụng

– Theo Khoản 1, Điều 1 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước.

– Theo Khoản 1, Điều 3 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP: Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Con dấu quy định tại Nghị định này, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Khoản 11, 12 Điều 3 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP định nghĩa:

+ Đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

2. Điều kiện sử dụng con dấu

– Theo Điều 5 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về điều kiện sử dụng con dấu:

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

+ Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Lưu ý: Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

– Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

– Thủ tục này không áp dụng đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp mà được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư (theo quy định tại điểm a, khoản 2, Điều 1 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP)

– Hình thể của con dấu được quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP là hình tròn, tùy theo quy định của từng cơ quan tổ chức khác nhau thì có kích thước khác nhau.

– Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký.

3. Thời hạn sử dụng con dấu

– Về con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước:

Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

– Về con dấu của các doanh nghiệp:

+ Nghị định 96/2015/NĐ-CP đối với các doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc hoạt động theo luật doanh nghiệp. Nhưng không có quy định về thời hạn sử dụng con dấu.

=> Như vậy, con dấu của doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp không có thời hạn sử dụng (dùng thoải mái tới khi doanh nghiệp chủ động đổi dấu mới). Con dấu của các cơ quan tổ chức khác do cơ quan công an quản lý thời hạn theo thời gian ghi trên đăng ký mẫu dấu là 5 năm.

4. Cấp đổi con dấu

Trường hợp con dấu bị mòn, biến dạng, hỏng hoặc thay đổi chất liệu thì cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu làm thủ tục đổi con dấu.

Hồ sơ xin cấp đổi mẫu con dấu vui lòng xem tại đây.

– Lưu ý: Trường hợp đổi con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sau khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đăng ký con dấu mới.

5. Làm lại con dấu

– Chỉ áp dụng đối với các trường hợp cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu.

– Lưu ý

– Theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 07/2010/TT-BCA:

+ Cơ quan tổ chức sư dụng con dấu phải thông báo ngay với cơ quan Công an cấp xã nơi con dấu hoặc Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu bị mất để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn bản báo cáo về việc mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu; sau khi đã có thông báo nếu tìm được, thì phải giao lại con dấu đó cho cơ quan Công an để hủy theo quy định.

– Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại điểm đ, khoản 1, điều 18 NĐ 99/2016/NĐ-CP.

6. Xử phạt hành chính

Theo quy định tại điều 12 của Nghị định 167/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng và chữa cháy; phòng, chống bạo lực gia đình như sau:

– Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

Không đổi lại con dấu khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về việc đổi tên cơ quan, tổ chức dùng dấu hoặc đổi tên cơ quan cấp trên hoặc thay đổi về trụ sở cơ quan, tổ chức có liên quan đến mẫu dấu;

– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

Không nộp lại con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu hoặc không nộp con dấu theo đúng thời hạn khi có quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền.

Kết luận: Trên đây là một số những quy định chung về việc đăng ký mẫu con dấu, cấp đổi, cấp lại mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận mẫu dấu mà Pháp Lý Việt Nam đã tổng hợp.