12. Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã

Dựa trên quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và Thông tư 68/2019/TT-BTC Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của chính phủ Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Dữ liệu pháp lý cung cấp các thông tin cần thiết về “Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã”

1. Trong trường hợp chưa gửi cho người mua

Theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trong trường hợp đã gửi cho người mua

Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà phát hiện sai sót thì:

– Người bán và người mua lập thỏa thuận ghi rõ về sai sót hoặc thông báo về sai sót (lỗi do người bán) và

– Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp này được quy định cụ thể hơn tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể như sau:

– Theo điểm a khoản 2 Điều 11 Thông tư trên thì với sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo với người mua và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, và không phải lập lại hóa đơn.

– Theo điểm b khoản 2 Điều 11 Thông tư trên, trong trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới, sau đó gửi cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót

Theo khoản 3 Điều 17 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót thì:

– Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

– Sau thời gian 2 ngày, người bán thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới; ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.

Trường hợp này được quy định hơn tại khoản 3 Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể là người trường hợp được quy định theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, trong trường hợp người bán không gửi thông báo thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Kết luận: Tùy từng trường hợp cụ thể mà cách xử lý sẽ khác nhau khi có sai sót đối với hóa đơn được cấp mã. Cách xử lý được quy định trong Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và cụ thể hóa trong Thông tư 68/2019/TT-BTC Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của chính phủ Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Trình tự thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu thực hiện xem tại đây:

Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã