QUYẾT ĐỊNH 5408/QĐ-BGDĐT NĂM 2014 VỀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 1325/QĐ-TTg ngày 27 tháng 7 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh sách các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi là Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg);

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quyết định này quy định về việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Quyết định này áp dụng đối với:

a) Lãnh đạo Bộ;

b) Cán bộ, công chức của đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục gồm: các Vụ, Cục, Thanh tra, Văn phòng và Cơ quan đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là các đơn vị thuộc Bộ);

c) Cán bộ, công chức của cơ sở giáo dục, viện nghiên cứu, học viện, báo, tạp chí, trung tâm trực thuộc Bộ (sau đây gọi là các đơn vị trực thuộc Bộ);

d) Cán bộ, công chức làm việc tại dự án, đề án, chương trình trực thuộc Bộ (sau đây gọi là các dự án trực thuộc Bộ);

đ) Quyết định này không áp dụng đối với cán bộ, công chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo được cử hoặc biệt phái đi công tác theo nhiệm kỳ tại các cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài. Việc quản lý hộ chiếu của những người này thực hiện theo Quyết định số 1318/QĐ-BNG ngày 27/5/2013 của Bộ Ngoại giao về việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại Bộ Ngoại giao và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý hộ chiếu

1. Giao Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế tổ chức quản lý hộ chiếu của Lãnh đạo Bộ và cán bộ, công chức của các đơn vị, dự án thuộc và trực thuộc Bộ quy định tại điểm b và d khoản 2 Điều 1 Quyết định này (trừ cán bộ, công chức thuộc Cơ quan đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Thanh tra thường trực tại thành phố Hồ Chí Minh).

2. Giao Vụ trưởng, Giám đốc Cơ quan đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại thành phố Hồ Chí Minh tổ chức quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức tại đơn vị mình và tại Phòng Thanh tra thường trực tại thành phố Hồ Chí Minh.

3. Giao Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ quy định tại điểm c khoản 2 Điều 1 Quyết định này tổ chức quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức tại đơn vị mình.

4. Trong thời gian đi công tác nước ngoài, cán bộ, công chức có trách nhiệm sử dụng hộ chiếu đúng mục đích, giữ gìn và quản lý hộ chiếu của mình theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg và các văn bản pháp luật liên quan khác.

Điều 3. Trình tự, thủ tục nộp hộ chiếu

1. Người có hộ chiếu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác làm thủ tục nộp hộ chiếu tại đơn vị quản lý hộ chiếu. Việc ủy quyền cho người khác phải có văn bản ủy quyền của người có hộ chiếu và được Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp xác nhận.

2. Thời hạn nộp hộ chiếu như sau:

a) Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc chuyến đi và nhập cảnh về Việt Nam hoặc trong trường hợp chuyến công tác bị hủy, hoãn;

b) Cán bộ, công chức được điều chuyển công tác từ nơi khác về làm việc tại Bộ Giáo dục và Đào tạo phải thực hiện thủ tục nộp hộ chiếu trong vòng 15 ngày làm việc tính từ ngày nhận công tác.

3. Đơn vị quản lý hộ chiếu tiếp nhận hộ chiếu, ghi vào sổ giao nhận hộ chiếu và yêu cầu người nộp hộ chiếu ký xác nhận.

Điều 4. Trình tự, thủ tục nhận hộ chiếu

1. Người có nhu cầu sử dụng hộ chiếu của mình trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác làm thủ tục nhận hộ chiếu tại đơn vị quản lý hộ chiếu. Việc ủy quyền cho người khác phải có văn bản ủy quyền của người có hộ chiếu và được Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp xác nhận.

2. Khi làm thủ tục nhận hộ chiếu, cán bộ, công chức hay người được ủy quyền phải nộp 01 bản sao Quyết định cho phép đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền.

3. Đơn vị quản lý hộ chiếu ghi vào sổ giao nhận hộ chiếu, yêu cầu người nhận hộ chiếu ký xác nhận và bàn giao hộ chiếu. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 tháng thì đơn vị quản lý hộ chiếu thông báo cho người có hộ chiếu biết để chủ động làm thủ tục xin gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.

Điều 5. Trình tự, thủ tục chuyển hộ chiếu

1. Cán bộ, công chức được điều chuyển công tác trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác làm thủ tục chuyển hộ chiếu từ đơn vị quản lý hộ chiếu hiện tại sang cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu mới. Việc ủy quyền cho người khác phải có văn bản ủy quyền của người có hộ chiếu và được Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp xác nhận.

2. Khi làm thủ tục chuyển hộ chiếu, cán bộ, công chức hay người được ủy quyền phải nộp 01 bản sao Quyết định điều chuyển cán bộ, công chức của cấp có thẩm quyền.

3. Đơn vị quản lý hộ chiếu ghi vào sổ giao nhận hộ chiếu, yêu cầu người nhận hộ chiếu ký xác nhận và bàn giao hộ chiếu để chuyển đến cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu mới.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày bàn giao hộ chiếu, đơn vị quản lý hộ chiếu hiện tại phải có văn bản thông báo về việc này cho cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu mới để tiếp nhận và tiếp tục quản lý.

Điều 6. Cơ chế phối hợp quản lý hộ chiếu

1. Nếu sau thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 3 Quyết định này mà người có hộ chiếu không nộp hộ chiếu của mình, đơn vị quản lý hộ chiếu có văn bản thông báo cho đơn vị quản lý trực tiếp cán bộ, công chức để phối hợp thu hồi hộ chiếu.

2. Vụ Tổ chức Cán bộ thông báo bằng văn bản cho Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 05 ngày làm việc sau khi ban hành quyết định về việc nghỉ hưu, thôi việc, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích của cán bộ, công chức Bộ Giáo dục và Đào tạo để thực hiện thủ tục hủy giá trị hộ chiếu.

3. Thủ trưởng các đơn vị quản lý hộ chiếu quy định tại khoản 2 và 3 Điều 2 Quyết định này báo cáo bằng văn bản về tình hình quản lý hộ chiếu tại đơn vị mình và gửi Vụ Hợp tác Quốc tế trước ngày 30 tháng 11 hàng năm để tổng hợp.

Trước ngày 15 tháng 12 hàng năm, Vụ Hợp tác Quốc tế báo cáo Lãnh đạo Bộ và các cơ quan liên quan về tình hình quản lý hộ chiếu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 7. Chế độ bảo quản và lưu trữ hồ sơ

1. Đơn vị quản lý hộ chiếu có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản hộ chiếu và phân công đầu mối thực hiện việc quản lý hộ chiếu.

2. Hồ sơ giao nhận hộ chiếu phải đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ giao nhận hộ chiếu.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ:

a) Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với sổ giao nhận hộ chiếu;

b) Lưu trữ trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ giao nhận hộ chiếu.

Điều 8. Điều khoản thi hành

1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quyết định này.

3. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức và cá nhân liên quan của Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.