26. Tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi cá nhân đó có yêu cầu. Tuy nhiên, chỉ những doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện về pháp lý, cơ sở vật chất theo quy định mới được tiến hành tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể nội dung đó qua Thông tư 111/2013/TT-BTC, Thông tư 37/2010/TT-BTC.

1. Khái niệm

Khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

2. Đối tượng và điều kiện áp dụng chứng từ khấu trừ thuế tự in

Điều 1 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định Tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có đủ các điều kiện sau đây thì được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế:

– Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật;

– Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;

– Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;

– Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên;

3. Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in

Theo Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định:

– Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

+ Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này).

+ Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này.

 + Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

+ Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

– Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.

– Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ.

Lưu ý: Công văn 1980/TCT-TNCN quy định tổ chức trả thu nhập phải có trang bị hệ thống thiết bị máy tính và phần mềm đảm bảo cho việc in và lập chứng từ khấu trừ đáp ứng các điều kiện sau:

– Đảm bảo in được chứng từ khấu trừ theo mẫu quy định, sau khi in chứng từ khấu trừ phần mềm phải tự đổ dữ liệu vào bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC).
– Phần mềm quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được kết nối với phần mềm kế toán của đơn vị để đảm bảo đối chiếu thông tin trả thu nhập với chứng từ, hạch toán trên sổ sách kế toán liên quan.
– Phần mềm in chứng từ khấu trừ phải được bảo vệ, chỉ có những người có trách nhiệm mới có quyền truy cập vào phần mềm để sử dụng, người có quyền truy cập vào phần mềm phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những thông tin đã nhập và khai thác phần mềm quản lý.

4. Sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định một số lưu ý khi sử dụng chứng từ khấu trừ tự in như sau:

– Tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập có số thuế đã bị khấu trừ.

– Chứng từ khấu trừ phải sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn (từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch), không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng số liệu, trùng ký hiệu.

– Trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho người nộp thuế cần hủy bỏ chứng từ khấu trừ thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.

– Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ.

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

5. Báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy vi tính thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ như sau:

– Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

– Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.

Kết luận: Tổ chức trả thu nhập có thể tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên và phải nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Trong quá trình sử dụng chứng từ tự in phải phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ được quy định trong Thông tư 37/2010/TT-BTC.

Chi tiết trình tư, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:

Tự in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân