Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn/mất, cháy, hỏng hóa đơn cho cơ quan có thẩm quyền.  Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Thông tư số 39/2014/TT-BTC; Thông tư số 110/2015/TT-BTC quy định chi tiết về điều này. Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn, Dữ liệu Pháp lý xin gửi đến bạn đọc một số lưu ý sau:

1. Một số khái niệm

– Khoản 1, Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

– Khoản 1, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng nêu rõ Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Báo cáo theo tháng:

–  Doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11Thông tư 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

– Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo và được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Báo cáo theo quý:

– Dành cho những doanh nghiệp còn lại (Trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn).

– Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý chậm nhất là ngày 30 của quý tiếp theo (Theo Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BCT).

– Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn tức là không phát sinh hoạt động bán hàng (xuất hóa đơn) thì vẫn phải làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không

Lưu ý: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng là dùng cho: Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. (Theo điều 27 của TT 39/2014/TT-BTC).

 – Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: trường hợp người nộp thuế lựa chọn và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua giao dịch điện tử thì phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

– Theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:

+ Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

+ Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

4. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn

Căn cứ điểm g, khoản 4 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 176/2016/TT-BTC, mức xử phạt từ 04 – 08 triệu đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được…

Nhưng có một số trường hợp ngoại lệ như sau:

– Mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị phạt tiền.

– Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì chỉ bị phạt ở mức tối thiểu là 04 triệu đồng; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.

– Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

– Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Kết luận: Trên đây là những lưu ý về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn/mất, cháy, hỏng hóa đơn mà Dữ liệu Pháp lý gửi đến bạn đọc thông qua Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Thông tư số 39/2014/TT-BTC; Thông tư số 110/2015/TT-BTC.

 Chi tiết trình tự, thủ tục, biểu mẫu xem tại đây: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn/mất, cháy, hỏng hóa đơn