15. Tự in hóa đơn

Dựa theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Dữ liệu pháp lý cung cấp các thông tin cần thiết về “Tự in hóa đơn”

1. Khái niệm

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, theo điểm a khoản 3 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn tự in

Theo điểm a, b khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các đối tượng được tạo hóa đơn tự in là:

 2.1 Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp

Theo điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn. Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT của các doanh nghiệp, ngân hàng này cũng được tự tạo hóa đơn tự in.

2.2 Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng

Theo điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, đối tượng này là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

– Đã được cấp mã số thuế;

– Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

– Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.

– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.

– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.

3. Quyết định tự in hóa đơn

Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn;

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;

– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;

– Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.

4. Nguyên tắc tự in hóa đơn

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các nguyên tắc tự in hóa đơn là:

– Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

– Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

5. Đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in

 Thành phần hồ sơ gồm:

– Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in theo mẫu tại Điểm 3.14, Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC. 

Trường hợp sau 5 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp, theo điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

6. Xử lý vi phạm

Khoản 1 Điều 31 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi cung cấp phần mềm hóa đơn tự in không đảm bảo nguyên tắc hoặc khi in ra không đáp ứng đủ nội dung quy định của pháp luật về hóa đơn.

Kết luận: Doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, ngân hàng có thể tự in hóa đơn nếu đáp ứng các nguyên tắc được quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Trình tự thủ tục và biểu mẫu xem tại đây

Tự in hóa đơn