31. Ủy nhiệm lập hóa đơn

Dựa vào quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Dữ liệu pháp lý cung cấp các thông tin cần thiết về “Ủy nhiệm lập hóa đơn”

1. Khái niệm

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn

Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn như sau:

– Người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn, trừ trường hợp hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm.

– Việc ủy nhiệm phải lập thành văn bản.

2.1. Nội dung văn bản ủy nhiệm

Theo khoản 2 Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC, nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về:

– Hóa đơn ủy nhiệm (hình thức hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;

– Số lượng hóa đơn (từ số… đến số…));

– Mục đích ủy nhiệm;

– Thời hạn ủy nhiệm;

– Phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt hóa đơn ủy nhiệm (nếu là hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử);

– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

2.2. Thông báo ủy nhiệm

– Theo khoản 3 Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.

Thông báo ủy nhiệm phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên – nhận ủy nhiệm, chậm nhất là ba (03) ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn…

– Theo khoản 4 Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.

– Sau khi chấm dứt việc ủy nhiệm thì theo khoản 5 Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hai bên phải xác định bằng văn bản và bên nhận ủy nhiệm phải tháo gỡ ngay các thông báo đã niêm yết tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ.

2.3. Báo cáo sử dụng hóa đơn

Theo khoản 6 Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các bên phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng hóa đơn (trong đó có các hóa đơn ủy nhiệm) hàng quý theo hướng dẫn tại Thông tư này. Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn ủy nhiệm và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ủy nhiệm.

3. Lập hóa đơn

Theo điểm d khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Kết luận:  Tổ chức kinh doanh có thể ủy nhiệm lập hóa đơn bằng văn bản và thực hiện các nghĩa vụ được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trình tự thủ tục và biểu mẫu xem tại đây.

Ủy nhiệm lập hóa đơn