TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-2:2013 (ISO 16175-2:2011) VỀ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ

Hiệu lực: Còn hiệu lực

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 9108-2:2013

ISO 16175-2:2011

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems

Lời nói đầu

TCVN 9108-2:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-2:2011.

TCVN 9108-2:2013 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

– TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc.

– TCVN 9108-2:2013(ISO 16175-2:2011) Phần 2: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với quản lý hồ sơ.

– TCVN 9108-3:2011(ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số.

Lời giới thiệu

Quản lý hiệu quả các hồ sơ và thông tin là cơ sở để tổ chức hoạt động tốt vì nó hỗ trợ hoạt động kinh doanh và tạo cơ sở để cung cấp dịch vụ có hiệu quả. Việc quản lý hiệu quả cũng cung cấp cơ chế mà theo đó các tổ chức có thể giải thích cho các quyết định và hành động của mình và duy trì (giữ lại) bộ nhớ của công ty. Hơn nữa, quản lý hồ sơ tốt chỉ đơn giản là hành nghề kinh doanh tốt.

Hệ thống quản lý hồ sơ số tạo điều kiện thuận lợi:

a) hiệu quả, bằng việc cung cấp thông tin có sẵn cho các hoạt động tác nghiệp và ra quyết định khi cần;

b) sử dụng đúng đắn các nguồn lực tài chính, bằng cách cho phép loại bỏ kịp thời các hồ sơ lạc hậu;

c) trách nhiệm, bằng cách cho phép tạo ra một hồ sơ hoàn chỉnh và có căn cứ ghi lại các hoạt động;

d) tuân thủ, bằng cách chứng minh rằng các yêu cầu pháp lý đã được đáp ứng;

e) giảm thiểu rủi ro bằng cách quản lý các rủi ro liên quan đến sự mất mát hoặc tiêu hủy bất hợp pháp các hồ sơ, và từ việc tiếp cận hồ sơ không phù hợp hoặc trái phép.

Nguyên tắc cơ bản chủ yếu của tiêu chuẩn này, Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử – Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số (sau đây thuật ngữ “Phần”’được sử dụng) là sự khác biệt giữa các hệ thống kinh doanh (hoặc hệ thống thông tin kinh doanh) và hệ thống quản lý hồ sơ số (hoặc điện tử). Hệ thống kinh doanh chứa các dữ liệu thường được cập nhật liên tục, năng động, có thể là chuyển đổi (thao tác) và chứa dữ liệu đang sử dụng trong kinh doanh hiện tại (không dự phòng). Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ số chứa dữ liệu không tự động liên kết với hoạt động kinh doanh (cố định), không thể được thay đổi (bất khả xâm phạm), và có thể là không lưu hành (dự phòng).

Vì vậy hệ thống kinh doanh không thuộc phạm vi của tiêu chuẩn này.(xem TCVN 9108-3:2011 (ISO1617-3: 2010), Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử – Phần 3: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các hệ thống kinh doanh).

Hồ sơ trong một hệ thống quản lý hồ sơ số, tuy vậy,năng động (dynamic) theo nghĩa là chúng có thể được sử dụng (hoặc sử dụng lại) trong hoạt động/ngữ cảnh kinh doanh mới, vì vậy siêu dữ liệu mới sẽ được bổ sung vào thông qua việc sử dụng liên tục nội dung của hồ sơ này. Hệ thống quản lý hồ sơ số cung cấp các thành phần công nghệ của khuôn khổ để quản lý hồ sơ có cấu trúc và hệ thống; chúng liên kết các hồ sơ số và phi số với các hoạt động kinh doanh; lưu giữ hồ sơ của các hành động trong quá khứ, và ấn định nội dung và cấu trúc của hồ sơ theo thời gian.

Đối tượng chính của tiêu chuẩn này là cán bộ chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống quản lý hồ sơ số trong các tổ chức cho dù hệ thống này là các ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ số có sẵn thương mại, hoặc là các ứng dụng được đặt hàng riêng.

Tiêu chuẩn này chủ yếu giải quyết yêu cầu của các nhà quản lý thông tin/ hồ sơ của tổ chức hoặc những người phụ trách dự án thu mua hệ thống, nhưng cũng sẽ liên quan đến người người đưa ra các tiêu chuẩn trong phạm vi quyền hạn và cộng đồng quản lý hồ sơ mở rộng hơn.

Một đối tượng chính khác là các nhà cung cấp và phát triển phần mềm là những người tiếp thị và/hoặc phát triển các hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ số. Tiêu chuẩn này được thiết kế để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của họ khi thiết kế chức năng quản lý hồ sơ trong các sản phẩm quản lý hồ sơ số.

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này được giới hạn với các sản phẩm thường được gọi là “hệ thống quản lý hồ sơ số” hay “hệ thống quản lý nội dung cho doanh nghiệp”. Tiêu chuẩn này dùng thuật ngữ hệ thống quản lý hồ sơ số cho những ứng dụng phần mềm có chức năng chính là quản lý hồ sơ. Tiêu chuẩn không tìm cách thiết lập các yêu cầu cho hồ sơ vẫn còn đang sử dụng và được lưu giữ trong hệ thống kinh doanh. Các đối tượng số được tạo ra bởi các ứng dụng thư điện tử, xử lý văn bản, bảng tính và các ứng dụng tạo hình ảnh (như tài liệu văn bản, và hình ảnh động hoặc tỉnh), nơi chúng được xác định là có giá trị kinh doanh, cần được quản lý trong hệ thống quản lý hồ sơ số đáp ứng các yêu cầu chức năng đề ra trong tiêu chuẩn này.

Các hồ sơ được quản lý bởi hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được lưu trữ trên nhiều dạng phương tiện khác nhau, và có thể được quản lý trong các tập hợp hồ sơ kép bao gồm cả hai yếu tố số và phi số.

Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu không cụ thể, hoặc không cần thiết cho việc quản lý hồ sơ, ví dụ, yêu cầu thiết kế và quản lý hệ thống chung. Tiêu chuẩn cũng không bao gồm các yêu cầu chung cho tất cả các ứng dụng phần mềm, chẳng hạn như tính hiệu quả, khả năng mở rộng và tính khả dụng. Đưa ra các mục tiêu chính của tiêu chuẩn này, và nó cũng giả định trình độ hiểu biết về phát triển kỹ thuật thiết kế, quy trình mua sắm và đánh giá là những vấn đề không được đề cập trong tiêu chuẩn này. Mặc dù không bao gồm trong các yêu cầu của tiêu chuẩn này, tầm quan trọng của yêu cầu chức năng quản lý tài liệu không phải là hồ sơ đối với các hệ thống quản lý hồ sơ vẫn được công nhận bằng việc đưa chúng trong mô hình mức cao tại điều 4.2: Tổng quan về các yêu cầu chức năng.

Thông số kỹ thuật để bảo quản lâu dài các hồ sơ số cũng không thuộc phần này; vấn đề này cần được giải quyết cụ thể trong phạm vi chuyên môn của công tác bảo quản số hoặc ‘lưu trữ số’ ở mức chiến lược. Những nghiên cứu về bảo quản số này vượt quá sứ mệnh của các hệ thống và là hệ thống độc lập, chúng nên được đánh giá trong một kế hoạch chuyển đổi và di trú cụ thể ở mức chiến thuật. Tuy nhiên, việc thừa nhận sự cần thiết phải duy trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu sẽ được đề cập, và vấn đề lỗi thời của định dạng tiềm tàng cũng nên được xem xét khi áp dụng các yêu cầu chức năng này.

Tiêu chuẩn này đưa ra tập hợp các yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số. Những yêu cầu này áp dụng cho hồ sơ không phân biệt vật mang mà trong đó chúng được tạo ra và/ hoặc được lưu trữ. Các yêu cầu này được dự định để:

a) thiết lập các quy trình và yêu cầu để nhận dạng và quản lý hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ số.

b) thiết lập chức năng quản lý hồ sơ để đưa vào đặc điểm kỹ thuật thiết kế, khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số;

c) thông báo về yêu cầu chức năng quản lý hồ sơ phục vụ cho việc lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ số thương mại hiện có;

d) xem xét chức năng quản lý hồ sơ, hoặc đánh giá tính phù hợp của một hệ thống quản lý hồ sơ số hiện tại.

2. Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử- Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc)

TCVN 9108-3:2011(ISO 1617-3:2010) Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử -Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin và tư liệu- Quản lý hồ sơ. Phần 1: Yêu cầu chung

ISO 2788:1986, Documentation – Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (Tư liệu – Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đơn ngữ).

ISO 5964:1985, Documentation-Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri (Tư liệu – Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đa ngữ).

ISO/TR 15801:2009, Document management – Information stored electronically – Part 2: Recommendations for trustworthiness and reliability (Quản lý tư liệu-thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử. Phần 2: Đề xuất về sự tin cậy và độ tin cậy)

ISO 23081-1:2006, Information and Docmentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu-Quá trình quản lý hồ sơ-Siêu dữ liệu cho hồ sơ-Phần 1: Nguyên tắc)

ISO 23081-2:2009, Information and Docmentation – Managing metadata for records – Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin và tư liệu: Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ -Phần 2: Các vấn đề khái niệm và thực hiện)

International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office environment, Part 1- Overview and Statement of Principles, 2008 (Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử, Phần 1 –Tổng quan và nội dung nguyên tắc)

International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office environment, Part 3- Guidelines and Functional Requirements for Records in Business information systems, 2008 (Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử, Phần 3 – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các hệ thống thông tin kinh doanh).

3. Thuật ngữ và định nghĩa

Với mục đích của tiêu chuẩn này, các thuật ngữ và định nghĩa trong các tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001, ISO/TR 15801:2009, ISO 23081-1:2006, ISO 23081-2:2009 sau đây được sử dụng.

Thuật ngữ

Định nghĩa

Hoạt động (Hoạt động kinh doanh)

Activity (business activity)

Mức thứ hai của khung phân loại kinh doanh

CHÚ THÍCH 1: Hoạt động là nhiệm vụ chủ yếu được thực hiện bởi một tổ chức để thực hiện từng chức năng của mình. Hoạt động được xác định bởi tên được gán và ghi chú phạm vi của nó. Phạm vi của hoạt động bao gồm tất cả các giao dịch diễn ra liên quan đến nó. Tùy thuộc vào bản chất của các giao dịch tham gia, hoạt động có thể được thực hiện liên quan đến một chức năng, hoặc có thể được thực hiện liên quan đến nhiều chức năng.

Tập hợp

(Aggregation)

Sự tích lũy bất kỳ của các thực thể hồ sơ ở một mức cao hơn một đối tượng hồ sơ.

Khung phân loại kinh doanh (Business classification scheme (BCS)

Khung phân loại kinh doanh

Cách biểu diễn phân cấp, khái niệm các chức năng và hoạt động được thực hiện bởi một tổ chức.

CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại kinh doanh thường là phép phân loại bắt nguồn từ việc phân tích các hoạt động kinh doanh.

Hoạt động kinh doanh (Business activity)

Thuật ngữ chung chỉ tất cả các chức năng, quy trình, hoạt động và các giao dịch của một tổ chức và nhân viên của tổ chức đó. Bao gồm hành chính công cũng như kinh doanh thương mại.

Hệ thống thông tin kinh doanh

(Business information system)

Hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ chức.

CHÚ THÍCH 1: Hệ thống thông tin kinh doanh (thường nhiều hoặc có liên quan) là các ứng dụng mà mục đích chính của nó là để tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch giữa một đơn vị có tổ chức và khách hàng của nó, ví dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu chuyên dụng hoặc tùy chỉnh, hệ thống nguồn nhân lực hoặc tài chính.

CHÚ THÍCH 2: Hệ thống thông tin kinh doanh thường có chứa dữ liệu động, đó thường là đối tượng được cập nhật liên tục, có thể thao tác được và chứa dữ liệu hiện tại.

CHÚ THÍCH 3: Mặc dù các hệ thống quản lý hồ sơ số có thông tin kinh doanh, nhưng chúng khác với hầu hết những hệ thống khác ở chỗ chức năng chính là quản lý hồ sơ hơn là để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh.

Phân loại

(Classification)

Việc xác định và sắp xếp có hệ thống các hoạt động kinh doanh và/ hoặc hồ sơ vào các loại theo quy ước có cấu trúc hợp lý, các phương pháp và quy tắc thủ tục được nêu trong hệ thống phân loại.

CHÚ THÍCH 1: Phân loại bao gồm nhận dạng tài liệu hoặc quy ước đặt tên cho tệp tin, cấp phép cho người sử dụng và ràng buộc bảo mật trên hồ sơ.

Thành phần

(Component)

Tập hợp các bộ phận cấu thành tạo nên hồ sơ số.

Hồ sơ hỗn hợp

(Compound record)

Hồ sơ chứa nhiều đối tượng số.

Hủy bỏ

(Destruction)

Quá trình loại bỏ hoặc xóa hồ sơ mà không có khả năng khôi phục.

CHÚ THÍCH 1: Hủy bỏ hồ sơ số là một quá trình xử lý theo đó hồ sơ số và siêu dữ liệu của hồ sơ bị loại bỏ, xóa hoặc xóa sạch vĩnh viễn theo ủy quyền và được chấp thuận theo kế hoạch của cơ quan xử lý.

Tệp tin số

(Digital file)

Tập hợp các hồ sơ liên quan được lưu giữ trong mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ trong hệ thống kinh doanh và được quản lý như một đối tượng đơn lẻ.

CHÚ THÍCH 1: Một loại tập hợp hồ sơ số, cũng được gọi là tệp chứa.

Đối tượng số

(Digital object)

Đối tượng có thể được biểu diễn bằng máy tính, chẳng hạn như một tệp tin được tạo ra bởi một hệ thống hoặc phần mềm ứng dụng cụ thể.

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số có thể bao gồm một hoặc nhiều đối tượng số.

Hệ thống quản lý hồ sơ số

(Digital records mangement system)

Hệ thống tự động có chức năng chính là quản lý việc tạo lập, sử dụng, bảo trì và thanh lý các hồ sơ số được tạo ra với mục đích cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh.

CHÚ THÍCH 1: Các hệ thống này duy trì thông tin (siêu dữ liệu) theo ngữ cảnh thích hợp và mối liên kết giữa các hồ sơ.

Xử lý

(Disposition)

Một loạt quy trình liên quan đến việc thực hiện các quyết định lưu giữ, hủy bỏ hoặc chuyển giao được tư liệu hóa trong sắp xếp, xử lý hoặc các công cụ khác.

Chức năng

(Function)

Mức cao nhất của một khung phân loại kinh doanh.

CHÚ THÍCH 1: Chức năng đại diện cho những trách nhiệm lớn được quản lý bởi tổ chức để thực hiện các mục tiêu của mình.

Tệp tin kép

(Hybrid file)

Tập hợp các tệp tin số và các tệp tin vật lý liên quan được quản lý như một thực thể riêng biệt.

Hồ sơ kép

(Hybrid record)

Hồ sơ bao gồm các thành phần số và phi số.

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số và các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan của nó được duy trì trong các hệ thống quản lý hồ sơ số cùng với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan đến hồ sơ phi số.

Bản đánh dấu

(Marker)

Bản mô tả sơ lược siêu dữ liệu của một hồ sơ về mặt vật lý được tổ chức bên ngoài hệ thống số.

CHÚ THÍCH 1: Bản đánh dấu có thể biểu thị một hồ sơ vật lý (chẳng hạn như một bản thiết kế xây dựng hoặc một tập lớn đóng bìa hoặc hồ sơ số được lưu trữ trên các phương tiện thông tin di động (ví dụ đĩa CD-ROM hoặc video).

CHÚ THÍCH 2: Bản đánh dấu có thể hoạt động như một đường liên kết đại diện cho một hồ sơ thích hợp trong hệ thống quản lý hồ sơ số để cảnh báo người sử dụng về sự tồn tại của hồ sơ có liên quan cần thiết được truy cập tại hai địa điểm trở lên.

Siêu dữ liệu

(Metadata)

Thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc, cho phép tạo lập, quản lý và sử dụng hồ sơ theo thời gian, trong và qua các miền.

Hồ sơ (Record)

Thông tin ở bất kỳ định dạng nào do một tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, tiếp nhận và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin, làm căn cứ cho các nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh doanh.

Loại hồ sơ

(Record category)

Một tiểu phân mục của khung phân loại hồ sơ, có thể được chia tiếp thành một hoặc nhiều loại hồ sơ cấp dưới.

CHÚ THÍCH 1: Một loại hồ sơ được tạo thành từ siêu dữ liệu có thể được kế thừa từ hồ sơ mẹ và đưa sang hồ sơ con.

CHÚ THÍCH 2: Tập hợp đầy đủ các loại hồ sơ, ở tất cả các cấp, cùng tạo thành khung phân loại hồ sơ.

Quản lý hồ sơ

(Records management)

Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát có hệ thống và hiệu quả việc tạo lập, tiếp nhận ,bảo trì, sử dụng và hủy bỏ hồ sơ, bao gồm cả các quá trình lưu giữ và duy trì các chứng cứ và thông tin về các hoạt động và giao dịch kinh doanh dưới dạng hồ sơ.

Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ

(Records management metadata)

Dữ liệu được định danh, xác thực và ngữ cảnh hóa hồ sơ và con người, các quy trình và các hệ thống tạo lập, quản lý, duy trì và sử dụng hồ sơ, và các chính sách điều chỉnh chúng.

Hệ thống quản lý hồ sơ

(Records management system)

Khuôn khổ để nắm bắt, duy trì và cho phép truy cập tới bằng chứng qua thời gian, theo yêu cầu của khu vực có pháp quyền mà trong đó nó được vận hành và phù hợp với thực tiễn kinh doanh chung.

CHÚ THÍCH 1: Hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm cả người làm hồ sơ và người dùng hồ sơ; tập hợp các chính sách được cho phép, các trách nhiệm được giao, các đoàn có thẩm quyền, thủ tục và thực hành, bản trình bày chính sách, hướng dẫn thủ tục, hướng dẫn người sử dụng và tài liệu khác được sử dụng để cấp phép và ban hành các chính sách, thủ tục và thực tiễn; bản thân các hồ sơ; thông tin chuyên ngành và hệ thống hồ sơ được sử dụng để kiểm soát các hồ sơ này; phần cứng, phần mềm, các thiết bị khác và văn phòng phẩm.

Biên tập (Redaction)

Quá trình che dấu hoặc xóa thông tin trong hồ sơ.

Người quản trị hệ thống (System adminstrator)

Người dùng có trách nhiệm thiết kế, giám sát và quản trị hệ thống kinh doanh và sử dụng hệ thống đó.

Từ điển từ chuẩn

(Thesaurus)

Công cụ phân loại hồ sơ bao gồm cách trình bày theo trật tự chữ cái danh sách các thuật ngữ có kiểm soát được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ ngữ nghĩa, thứ bậc, liên kết hoặc tương đương.

CHÚ THÍCH 1: Trong từ điển từ chuẩn, ý nghĩa của thuật ngữ được quy định cụ thể và các mối quan hệ với các thuật ngữ khác được chỉ ra. Từ điển từ chuẩn cung cấp đủ điểm truy nhập thích hợp cho phép người dùng chuyển từ các thuật ngữ không ưu tiên đến các thuật ngữ ưu tiên được thông qua bởi tổ chức.

Phân loại tự nhiên

(Taxonomy)

Việc phân loại các thực thể trong một hệ thống được sắp xếp cho biết các mối quan hệ tự nhiên.

Theo dõi (Tracking)

Tạo lập, nắm bắt và duy trì thông tin về sự di chuyển và sử dụng hồ sơ.

Giao dịch

(Transaction)

Đơn vị nhỏ nhất của hoạt động kinh doanh. Việc sử dụng hồ sơ chính là các giao dịch.

CHÚ THÍCH 1: Cấp độ thứ ba hoặc cấp thấp nhất trong khung phân loại kinh doanh.

Chuyển giao

(Transfer)

Quá trình chuyển nhượng bao gồm xuất hồ sơ số và siêu dữ liệu có liên quan đến hệ thống khác, tổ chức ứng dụng hoặc đại lý.

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ có thể được chuyển giao hành chính từ một tổ chức sang một tổ chức khác, từ một tổ chức sang cơ quan lưu trữ, từ một tổ chức sang một nhà cung cấp dịch vụ, từ chính phủ sang khu vực tư nhân hoặc từ một chính phủ sang chính phủ khác.

Tập (Volume)

Sự phân chia nhỏ một tập hợp số hoặc phi số.

CHÚ THÍCH 1: còn được gọi là ‘phần’.

CHÚ THÍCH 2: Tập thường là một phần tệp tin đã đóng do những hạn chế về kích thước hoặc thời gian, ví dụ, ‘các đơn yêu cầu chi tiêu giai đoạn 2007-2008.

4. Hướng dẫn

4.1. Tại sao thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số?

4.1.1. Thuộc tính hồ sơ là gì?

Hồ sơ không chỉ là một sưu tập dữ liệu, mà còn là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện, hoạt động hoặc giao dịch kinh doanh, và do đó gắn bó chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh. Đặc điểm khác biệt của hồ sơ là nội dung của chúng tồn tại dưới một hình thức cố định, có nghĩa là, cách trình bày giao dịch kinh doanh cố định. Hồ sơ bao gồm không chỉ nội dung thông tin mà còn các thông tin về ngữ cảnh và cấu trúc của hồ sơ. TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Yêu cầu chung đưa ra các thuộc tính cơ bản của hồ sơ và những nghiên cứu và quy trình mức độ cao để quản lý hồ sơ hiệu quả, và phải được xem là một tài liệu tham khảo quan trọng cho việc thực hiện điều này. Các thuộc tính thiết yếu của hồ sơ có thể được tóm tắt như sau:

a) Tính xác thực – Hồ sơ có thể được chứng minh là có nội dung là gì, đã được tạo ra hoặc được gửi bởi người đã tạo ra hoặc gửi nó, và đã được tạo ra hoặc được gửi tại thời điểm có mục đích.

b) Độ tin cậy – Hồ sơ có thể được tin cậy như là một đại diện đầy đủ và chính xác của các giao dịch mà nó chứng thực, và có thể phụ thuộc vào quá trình giao dịch tiếp theo.

c) Tính toàn vẹn – Hồ sơ đầy đủ và không thay đổi, và cố định. Đặc tính này cũng được gọi là ‘bất khả xâm phạm’.

d) Tính khả dụng – Hồ sơ có thể được định vị, truy vấn, bảo quản và đưa ra.

Để duy trì những hồ sơ thuộc tính này của hồ sơ có hiệu quả và đáng tin cậy theo thời gian, cần thiết thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số.

4.1.2. Thuộc tính của Hệ thống quản lý hồ sơ số là gì ?

Việc sử dụng thuật ngữ ‘hệ thống’ trong tài liệu này nhằm chỉ một tập hợp phần cứng và/hoặc phần mềm máy tính và bao gồm các kết nối hoặc các thành phần của hệ thống công nghệ thông tin khác. Điều này là trái ngược với quan niệm về quản lý hồ sơ theo nghĩa của thuật ngữ này, trong đó bao gồm các khía cạnh rộng hơn về con người, chính sách, thủ tục và thực hành được kết hợp để tạo thành một phương pháp tiếp cận hệ thống tổng thể. Trong khi trọng tâm chính của phần này là các ứng dụng phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số, thì các tổ chức sẽ cần phải chú ý đến các khía cạnh rộng hơn của khuôn khổ quản lý hồ sơ, chính sách và công cụ đảm bảo cho hồ sơ có thể được quản lý một cách thích hợp. Ví dụ, để hệ thống quản lý hồ sơ số hoạt động hiệu quả, các công cụ quản lý hồ sơ cơ bản, như thẩm quyền xử lý và phân loại an ninh thông tin phải được đặt đúng chỗ và hoạt động theo văn hóa quản lý hồ sơ đã được thiết lập trong tổ chức.

Thông thường, hệ thống quản lý hồ sơ số có các thuộc tính sau mà yêu cầu để đảm bảo rằng các đặc điểm chính của hồ sơ được duy trì:

a. tạo ra và nắm bắt hồ sơ trong ngữ cảnh.

b. quản lý và duy trì việc kiểm soát hồ sơ.

c. duy trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu.

d. thực hiện xử lý hồ sơ.

e. quản lý siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.

4.1.3. Rủi ro và lợi ích của việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số

4.1.3.1. Rủi ro của việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số

Những rủi ro của việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm:

– Không đáp ứng các yêu cầu quy phạm pháp luật;

– Gây rắc rối cho giám đốc điều hành, thương hiệu, tổ chức hoặc các viên chức nhà nước và tư nhân, đặc biệt là nếu không có khả năng quản trị thành thạo thông tin được làm nổi bật trong các phương tiện truyền thông tin tức;

– Lập kế hoạch chiến lược và các quyết định kém dựa trên những thông tin không chính xác;

– Thông tin quan trọng cho kinh doanh không thể truy cập để quản lý kinh doanh, giải quyết tranh chấp, thách thức pháp lý hoặc mục đích chứng cứ;

– Mất uy tín, giảm niềm tin của công chúng, hoặc các tình thế bất lợi về tài chính hoặc luật pháp do không có khả năng đưa trình các hồ sơ hoặc cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh khi yêu cầu phải kịp thời;

– Không có khả năng cung cấp bằng chứng về hoạt động hoặc cam kết của tổ chức với các tổ chức bên ngoài, khách hàng hoặc các nhà thầu;

– Tiến hành kinh doanh không nhất quán và không hiệu quả;

– Không có khả năng khai thác thông tin và kiến thức của tổ chức với đầy đủ tiềm năng;

– Sử dụng bất hợp pháp hồ sơ và không có khả năng khai thác đầy đủ kiến thức và dữ liệu của công ty;

– Lặp lại công sức, quản lý tài sản và nguồn lực kém;

– Giảm khả năng thể hiện hiệu suất tốt và tăng hiệu quả hoặc cải thiện việc cung cấp dịch vụ;

– Bối rối về tổ chức và tổn hại danh tiếng.

4.1.3.2. Lợi ích của việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số

Lợi ích của việc thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm:

– Bảo vệ và hỗ trợ khi kiện tụng, bao gồm cả quản lý rủi ro gắn liền với sự tồn tại hoặc thiếu bằng chứng về hoạt động của tổ chức;

– Bảo vệ lợi ích của tổ chức và các quyền của người lao động, khách hàng và các bên liên quan hiện tại và tương lai;

– Cải thiện an ninh của các hồ sơ kinh doanh và quản lý mạnh mẽ niềm tin trong kinh doanh, thông tin nhạy cảm hoặc bí mật cá nhân;

– Khả năng cung cấp các dịch vụ hiệu quả và nhất quán;

– Khả năng hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu và phát triển hiện tại và tương lai;

– Cải thiện tính toàn diện và độ tin cậy của bộ nhớ của công ty;

– Sẵn có các hồ sơ hoạt động kinh doanh thích hợp để hỗ trợ cho việc ra quyết định và phát triển chính sách được thông tin đầy đủ khi cần thiết;

– Giảm nguy cơ mất dữ liệu hoặc hủy hoại bất ngờ của hồ sơ;

– Đo hiệu suất đáng tin cậy của kết quả đầu ra của kinh doanh;

– Tăng sự tin tưởng của công chúng và/hoặc khách hàng vào sự chính trực của các hoạt động của tổ chức;

– Xác định các hồ sơ quan trọng cho việc lập kế hoạch thảm họa, để các tổ chức có thể tiếp tục hoạt động trong trường hợp có sự gián đoạn nghiêm trọng.

4.2. Tổng quan về các yêu cầu chức năng

4.2.1. Cấu trúc của các yêu cầu chức năng

Điều này xác định và mô tả ngắn gọn các yêu cầu chức năng bằng cách sử dụng mô hình mức cao nhóm các yêu cầu này lại để làm nổi bật mối quan hệ qua lại giữa chúng (Hình 1).

Yêu cầu đối với việc bảo quản lâu dài các hồ sơ, yêu cầu chung cho tất cả các ứng dụng phần mềm và chức năng quản lý tài liệu không phải hồ sơ không được nêu chi tiết trong điều này, nhưng được nêu ra trong mô hình mức cao (tô màu xám đậm). Các điểm tích hợp tiềm năng với kiến trúc công nghệ thông tin(IT) và các ứng dụng phần mềm khác được thể hiện trong mô hình này như là đầu vào hệ thống.

Yêu cầu cụ thể trong Điều 5: Yêu cầu chức năng được phân nhóm theo cụm trong mô hình mức cao:

1. Tạo lập

2. Duy trì

3. Phổ biến

4. Quản lý.

CHÚ THÍCH 1: Màu xám đậm cho biết chức năng không được nêu chi tiết trong Phần 5: yêu cầu chức năng.

CHÚ THÍCH 2: Mô hình này mô tả yêu cầu chức năng là các thành phần của hệ thống quản lý hồ sơ số. Nó không phản ánh chính xác trình tự của quy trình công việc mà hệ thống quản lý hồ sơ số thực hiện.

Hình 1 – Mô hình yêu cầu chức năng mức cao đối với hệ thống quản lý hồ sơ số

4.3. Hướng dẫn thực hiện các yêu cầu chức năng mức cao

4.3.1. Tạo lập

4.3.1.1. Thu thập

Hệ thống quản lý hồ sơ số thu thập, phân loại và nhận dạng hồ sơ một cách độc đáo để đảm bảo rằng nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh tạo lập ra chúng được ấn định theo không gian và thời gian. Chúng cũng cung cấp chức năng để tạo lập hồ sơ mới bằng cách sử dụng lại nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của các hồ sơ một khi đã được thu thập. Trong khi việc kiểm soát tài liệu/phiên bản nằm ngoài phạm vi của điều này, thì việc gán chức năng này vào hệ thống quản lý hồ sơ số có thể vẫn hữu ích.

4.3.1.2. Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ

Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số là một thành phần chính của quản lý hồ sơ, phục vụ nhiều chức năng và mục đích. Trong ngữ cảnh của quản lý hồ sơ, siêu dữ liệu được định nghĩa là dữ liệu mô tả cấu trúc, nội dung và ngữ cảnh của hồ sơ và việc quản lý chúng qua thời gian. Như vậy, siêu dữ liệu là thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc đảm bảo cho việc tạo lập, đăng ký, phân loại, truy cập, bảo quản và sử dụng hồ sơ qua thời gian, trong và giữa các lĩnh vực.

Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được dùng để nhận dạng, phân biệt và ngữ cảnh hóa hồ sơ và con người, các quá trình và hệ thống tạo lập, quản lý, duy trì và sử dụng hồ sơ và các chính sách quản lý chúng. Ban đầu, siêu dữ liệu xác định hồ sơ tại điểm lưu giữ, gắn hồ sơ này vào ngữ cảnh kinh doanh của nó và thiết lập việc kiểm soát quản lý hồ sơ. Trong thời gian duy trì một hồ sơ hoặc tập hồ sơ, các lớp siêu dữ liệu mới sẽ được bổ sung do các hành động mới hoặc việc sử dụng nội dung này trong ngữ cảnh kinh doanh hoặc mục đích sử dụng khác. Điều này có nghĩa là siêu dữ liệu tiếp tục tích luỹ thông tin liên quan đến ngữ cảnh quản lý hồ sơ và quy trình kinh doanh mà trong đó hồ sơ được sử dụng và đến thay đổi cấu trúc hồ sơ hoặc sự xuất hiện của nó.

Siêu dữ liệu có thể có nguồn gốc từ, hoặc tái sử dụng bởi nhiều hệ thống và với nhiều mục đích. Siêu dữ liệu áp dụng cho hồ sơ trong vòng đời hoạt động của chúng cũng có thể tiếp tục áp dụng khi ngừng yêu cầu đối với mục đích kinh doanh hiện tại nhưng được giữ lại cho nghiên cứu đang tiến hành hoặc các giá trị khác. Mục đích của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ là đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính khả dụng và tính toàn vẹn theo thời gian và cho phép quản lý và hiểu biết các đối tượng thông tin, cho dù đây là vật lý, kỹ thuật tương tương tự hoặc kỹ thuật số. Tuy nhiên, siêu dữ liệu cũng cần phải được quản lý như một hồ sơ hoặc là thành phần của hồ sơ.

Quản lý hồ sơ luôn bao gồm quản lý siêu dữ liệu. Tuy nhiên, môi trường số đòi hỏi cách trình bày khác với yêu cầu truyền thống và cơ chế khác để xác định, lưu giữ, gán và sử dụng siêu dữ liệu. Trong môi trường số, hồ sơ có thẩm quyền là những hồ sơ đi kèm với siêu dữ liệu xác định các đặc tính quan trọng của chúng. Những đặc điểm này sẽ được tư liệu hóa một cách rõ ràng, hơn là để ngầm hiểu như phổ biến ở một số quy trình trên giấy.

Tiêu chuẩn ISO 23081-2:2009, Thông tin và tư liệu-Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ- Phần 2: Các vấn đề khái niệm và thực hiện: Nêu nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và nên được sử dụng như một tài liệu tham khảo chính khi thực hiện các yêu cầu chức năng. Các tổ chức cũng có thể có các tập hợp các yếu tố đặc thù cho khu vực pháp quyền mà họ phải tuân thủ.

4.3.1.3. Tập hợp hồ sơ số

Tập hợp hồ sơ số là sự tích lũy của các đơn vị hồ sơ số liên quan mà khi kết hợp, có thể tồn tại ở mức cao hơn một đối tượng hồ sơ số, ví dụ, một tập tin. Các tập hợp biểu diễn mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ số liên quan và hệ thống hoặc môi trường mà trong đó chúng được tạo ra và mối quan hệ này được ghi lại trong các liên kết siêu dữ liệu và/hoặc các kết hợp khác. Các tập hợp này thường được kiểm soát trong một khung phân loại ở trong hệ thống quản lý hồ sơ.

Tập hợp hồ sơ số có thể phản ánh các mối quan hệ như đặc điểm hoặc thuộc tính được chia sẻ, hay sự tồn tại của các mối quan hệ liên tục giữa các hồ sơ số liên quan. Bản chất mối quan hệ giữa các hồ sơ số của một tập hợp cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như mục đích và cấu trúc của chúng, nội dung và định dạng của chính hồ sơ. Tập hợp hồ sơ có thể nhiều hơn một mức, và có thể có nhiều mối quan hệ trong các tập hợp riêng biệt.

Ví dụ, Tập hợp hồ sơ số có thể cũng tạo thành một bản tường thuật các sự kiện (có nghĩa là, một loạt các giao dịch kinh doanh liên tiếp), trong đó các hồ sơ có thể có mối quan hệ tuần tự. Bất cứ mối quan hệ tuần tự nào như vậy giữa các hồ sơ số có thể được xác định thông qua các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với hồ sơ, như nhan đề, ngày tháng, tác giả, tệp chứa (nếu có), và thuộc tính khác tương tự. Trường hợp có các mối quan hệ này giữa các hồ sơ được nhập vào, hoặc trích xuất từ các hệ thống kinh doanh bên ngoài, hệ thống hồ sơ quản lý số sẽ có khả năng xác định, nắm bắt, tư liệu hóa và bảo quản chúng.

Những tập hợp này có thể là mối quan hệ chính thức, có cấu trúc (ví dụ, các tệp tin số chứa các tài liệu số liên quan), hoặc có thể tồn tại như mối quan hệ siêu dữ liệu ít chính thức hơn được công nhận là thiết lập liên kết giữa các hồ sơ liên quan trong một tập hợp.

Các tập hợp này sẽ được cố định và duy trì qua thời gian. Bất kỳ thay đổi nào đối với tập hợp sẽ được ghi lại cùng với một lời giải thích. Tập hợp với các mục đích quản lý hồ sơ không nên nhầm lẫn với, hoặc thay thế bằng, việc tạo thành nhiều tập hợp khác nhau để đáp ứng các yêu cầu tìm kiếm hoặc yêu cầu báo cáo.

Hình 2 – Tập hợp hồ sơ

4.3.1.4. Hỗ trợ nhập, xuất và khả năng liên tác

Khả năng nhập và xuất hồ sơ, và khả năng liên tác với các hệ thống khác hoặc phiên bản mới hơn của hệ thống quản lý hồ sơ số hiện có, là tập hợp cốt lõi các chức năng yêu cầu. Hồ sơ có thể cần được xuất sang các tổ chức khác, các hệ thống khác hoặc cho việc lưu trữ nội bộ.

Nhiều hồ sơ có thể cần phải được giữ lại lâu hơn tuổi thọ của chính phần mềm hoặc hệ thống, và do đó nhu cầu đặt ra là có thể xuất hồ sơ khi chuyển sang hệ thống quản lý hồ sơ số mới. Cũng có thể cần nhập hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh hợp tác.

Để dễ dàng nhập và xuất, việc sử dụng định dạng mở và các tiêu chuẩn công nghiệp sẽ tăng mức độ khả năng liên tác, giảm chi phí và khó khăn của bất kỳ quá trình nhập /xuất nào.

Chức năng này sẽ được đề cập ở giai đoạn lập kế hoạch như là một phần yêu cầu của doanh nghiệp.

4.3.1.5. Nhận dạng – Dấu định danh duy nhất

Để xác minh sự tồn tại của chúng trong hệ thống, mỗi hồ sơ và tập hợp liên kết sẽ phải có một dấu định danh duy nhất liên tục liên kết với nó. Điều này cho phép người dùng định vị hồ sơ và giúp họ phân biệt giữa các phiên bản.

4.3.1.6. Phân loại

Trong việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số, tập hợp thường được sử dụng để cho phép kế thừa các đặc tính của hồ sơ được tạo ra hoặc có liên quan ở mức tập hợp thấp hơn. Điển hình trong hệ thống quản lý hồ sơ số, thông tin được quản lý như bộ sưu tập của các đối tượng hồ sơ, và gộp chung các đối tượng này vào một tập hợp các bộ hoặc thư mục hoặc tập tin. Các tổ chức cần tính đến các nhu cầu kinh doanh riêng của mình khi xác định tập hợp hồ sơ phù hợp (ví dụ, theo chức năng, hoạt động hoặc giao dịch) trong tổ chức của mình. Trong bảng phân loại kinh doanh, các đặc điểm của hồ sơ theo ngữ cảnh được gán thuộc tính thông qua việc cấu trúc chúng theo quy trình kinh doanh có thể nhận dạng được.

Khung phân loại chủ đề sẽ cho phép các hồ sơ liên kết đến các lĩnh vực chủ đề rộng hơn được nhóm lại với nhau, có nghĩa là, các giao dịch và hoạt động tiến hành theo một chủ đề duy nhất, chẳng hạn như một tài sản hoặc khách hàng riêng biệt. Tuy nhiên, theo phân loại chủ đề, việc tập trung nhằm vào khoản dữ liệu hoặc đối tượng hơn là vào mục đích hoặc hoạt động mà hồ sơ này được tạo ra để làm tư liệu. Vì vậy, ngữ cảnh của hoạt động kinh doanh có thể được tách ra, làm cho hành động sắp xếp các tệp tin theo chủ đề khó khăn hơn vì chúng sẽ chứa các hồ sơ với thời gian lưu giữ khác nhau.

Khung phân loại chức năng dựa vào sự phân tích các chức năng kinh doanh và các hoạt động độc đáo của tổ chức và độc lập với cơ cấu hành chính của tổ chức này. Điều này làm cho việc phân loại theo chức năng linh hoạt và ổn định hơn là vì đơn vị kinh doanh và cơ cấu có khả năng thay đổi theo thời gian. Hệ thống này phá vỡ silô (những rào cản truyền thông) thông tin tổ chức truyền thống và cho phép duy trì và thanh lý dễ dàng hơn.

4.3.1.7. Khung phân loại kinh doanh

Khung phân loại kinh doanh là công cụ phân loại khái niệm thứ bậc tạo điều kiện cho việc nắm bắt, đặt tên, tìm kiếm, duy trì và xử lý hồ sơ. Nó xác định cách thức mà trong đó hồ sơ được nhóm lại với nhau (tổng hợp) và được liên kết với ngữ cảnh kinh doanh mà trong đó chúng được tạo ra hoặc được truyền tải. Ví dụ, các hồ sơ riêng lẻ trong hệ thống quản lý hồ sơ số trong phạm vi tổ chức có thể được tập hợp thành bộ với các phần hồ sơ cấu thành và siêu dữ liệu theo ngữ cảnh của chúng, hoặc sau đó có thể được tập hợp vào các tệp tin hoặc thư mục. Hồ sơ được tập hợp thường xuyên theo một khung phân loại chức năng ba mức như sau:

Mức 1	Chức năng kinh doanh
Mức cao nhất ( bộ), bao gồm tập hợp các tệp tin, có thể được gọi là ‘Lớp’ hoặc ‘Loại’
Mức 2	Hoạt động
Tệp tin, bao gồm tập hợp các hồ sơ riêng lẻ, có thể được gọi là”Thư mục” hoặc “tệp chứa”. Có thể được chia nhỏ thành nhiều tập.
Mức 3	Giao dịch
Khoản dữ liệu – trong tiêu chuẩn này được gọi là ‘hồ sơ’. Có thể bao gồm nhiều thành phần.

Hình 3 – Khung phân loại theo chức năng ba lớp

CHÚ THÍCH 1: Đây là mô hình cơ bản. Tập hợp từ bốn mức trở lên có thể cần thiết tùy thuộc vào các quá trình kinh doanh được mô tả, hoặc để định nghĩa rõ hơn các chủ đề phức tạp.

CHÚ THÍCH 2: Hồ sơ (đối tượng) được đặt ở dưới cùng của hệ phân cấp tập hợp nhằm mục đích phân loại, mặc dù các đối tượng hồ sơ có thể bao gồm nhiều thành phần liên quan. Một số giá trị siêu dữ liệu có thể được thừa kể từ mức cao hơn của tập hợp bởi tất cả những tệp tin hoặc các đối tượng này nằm bên dưới.

CHÚ THÍCH 3: Bất kể có bao nhiêu mức tập hợp dưới mức bộ hoặc mức tệp tin được thực hiện, mỗi mức cần phải nhất quán với yêu cầu siêu dữ liệu đối với mức tập hợp cao hơn.

4.3.2. Duy trì

4.3.2.1. Quản lý hồ sơ xác thực và đáng tin cậy

Hồ sơ được đưa vào hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ được duy trì chủ động để đảm bảo khả năng tiếp cận liên tục của chúng. Việc thiết lập kiểm soát an ninh thích hợp, xây dựng các kết quả báo cáo xử lý và việc đảm bảo quản lý hồ sơ kép tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ hợp lý, chống giả mạo, sử dụng được, xác thực và toàn diện.

4.3.2.2. Kiểm soát và bảo mật

Hồ sơ được thu thập vào hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ được bảo vệ chống lại sự vô tình hay cố ý làm thay đổi bối cảnh, cấu trúc và nội dung của chúng trong suốt vòng đời để duy trì tính xác thực của hồ sơ. Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ thực hiện kiểm soát việc truy cập hoặc sửa đổi siêu dữ liệu. Việc theo dõi vị trí, kiểm soát truy cập và kiểm soát bất kỳ thay đổi nào với hồ sơ đảm bảo tính xác thực của hồ sơ trong một hệ thống quản lý hồ sơ số. Hệ thống quản lý hồ sơ số cần phải tự động cảnh báo người quản trị khi có thay đổi xảy ra và có đủ khả năng dự phòng bằng các bản sao lưu mà có thể được khôi phục được một phiên bản chính xác.

4.3.2.3. Xác thực, mã hóa và các biện pháp bảo vệ công nghệ

Việc áp dụng các vấn đề quản lý quyền số, mã hóa và xác thực có thể có tác động đáng kể đến độ tin cậy của hồ sơ. Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cho phép hồ sơ được quản lý hiệu quả khi chúng là đối tượng của các biện pháp bảo vệ công nghệ, chữ ký số và các hình mờ số hoặc các giao thức quản lý quyền số khác. Những người quản trị hệ thống nên xem xét cụ thể việc duy trì tiếp tục các hồ sơ được mã hóa và /hoặc các quá trình quản lý quyền số khác.

Trong khi mã hóa và chữ ký số có một vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính xác thực và tính toàn vẹn của hồ sơ trong truyền tải, thì chúng cũng có mặt rủi ro đối với khả năng sử dụng liên tục của các hồ sơ này, vì các khóa giải mã và các khóa chung cho chữ ký số có thể hết hạn trong khi hồ sơ này vẫn còn được yêu cầu. Vì lý do này, việc lưu trữ hồ sơ ở dạng mã hóa không được khuyến cáo. Siêu dữ liệu có thể được áp dụng để ghi lại quá trình mã hóa và giải mã, và chứng thực việc giải mã hồ sơ thành công.

Nếu chữ ký số được sử dụng như một phương tiện bảo vệ tính xác thực và tính toàn vẹn của hồ sơ, thì việc quản lý khóa cần được xem xét. Thông tin về chữ ký số và việc xác nhận nó nên được ghi lại trong siêu dữ liệu.

4.3.2.4. Quản lý hồ sơ kép

Các tổ chức thường quản lý hồ sơ trên nhiều vật mang tin số và phi số. Hệ thống quản lý hồ số có thể chấp nhận và duy trì hồ sơ số cũng như hồ sơ phi số và bất kỳ siêu dữ liệu quản lý liên quan nào. Về cơ bản, các hồ sơ liên quan về mặt ngữ cảnh bất kể chúng có định dạng số hoặc phi số sẽ được quản lý và theo cùng một quy trình quản lý hồ sơ trong tập hợp của chúng.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng quản lý hồ sơ kép, hệ thống quản lý hồ sơ số phải có khả năng lưu giữ và duy trì siêu dữ liệu liên quan đến hồ sơ vật lý. Điều này đòi hỏi việc tạo ra các bản đánh dấu thuộc diện siêu dữ liệu của các hồ sơ được tổ chức về mặt vật lý bên ngoài hệ thống kinh doanh. Các bản đánh dấu chứa siêu dữ liệu được hệ thống kinh doanh yêu cầu để định vị và quản lý hồ sơ vật lý và phân bổ việc kiểm soát quản lý hệ thống với chúng. Một dấu hiệu có thể biểu thị một hồ sơ vật lý, chẳng hạn một bản đồ hoặc một hồ sơ giấy, hoặc một hồ sơ số hoặc tập hợp hồ sơ số được lưu trữ trên các vật mang tin di động, chẳng hạn như một ổ đĩa cứng vĩnh cửu, CD-ROM, băng từ hay vi dạng.

4.3.2.5. Lưu giữ và xử lý

Thẩm quyền xử lý là chính sách ủy quyền xử lý hồ sơ, bất kể bằng cách tiêu hủy, chuyển giao kiểm soát, áp dụng một thời gian điểm lại hoặc các hành động xử lý khác. Thẩm quyền xử lý bao gồm hành động xử lý và thời hạn lưu giữ đối với tập hợp hồ sơ mà có thể có căn cứ tổ chức hoặc pháp lý.

Các tổ chức phải xem xét các hành động xử lý khi thời gian lưu giữ tương ứng đã hết hạn thay vì tự động tiêu hủy hồ sơ.

Hồ sơ thường được chuyển giao giữa các hệ thống quản lý hồ sơ số bởi rất nhiều lý do khác ngoài xử lý, ví dụ, di trú đến một hệ quản lý hồ sơ số mới như là kết quả của sự đổi mới công nghệ hoặc tái cơ cấu tổ chức. Trong mọi trường hợp, khi có sự chuyển giao hồ sơ (dù điều này có liên quan đến việc đổi hệ quản lý hồ sơ số khác hay không) và /hoặc sự tiêu hủy hồ sơ tiếp theo từ các hệ thống quản lý hồ sơ số ban đầu, bất kỳ siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào còn tồn tại và điểm nắm bắt siêu dữ liệu sẽ được xem xét cùng lúc với các hồ sơ mà chúng liên quan.

4.3.3. Phổ biến

Hệ thống quản lý hồ sơ số phải có khả năng tìm kiếm, truy hồi và đưa ra các hồ sơ mà nó duy trì. Các chức năng này tạo thuận lợi cho hồ sơ sử dụng được.

4.3.3.1. Tìm kiếm

Tìm kiếm là quá trình nhận dạng hồ sơ hoặc tập hợp hồ sơ thông qua các tham số do người sử dụng xác định để các hồ sơ, tập hợp hồ sơ và/hoặc siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan có thể được truy hồi. Công cụ tìm kiếm và truy lướt là cần thiết để định vị hồ sơ, hoặc tập hợp hồ sơ hoặc siêu dữ liệu quản lý hồ sơ bằng cách sử dụng nhiều kỹ thuật tìm kiếm để phục vụ cho cả những người dùng mới và những người dùng đã thành thạo. Truy hồi là quá trình chuẩn bị các hồ sơ có vị trí xác định để lấy ra và xem xét.

4.3.3.2. Đưa ra phục vụ

Đưa ra phục vụ là đưa ra một hình thức trình bày hoặc phiên bản một hồ sơ mà con người có thể đọc được, thường là màn hình hiển thị hoặc dạng in trên giấy. Hệ thống quản lý hồ sơ số thường chứa các hồ sơ dưới nhiều định dạng tập tin. Người dùng sẽ có thể truy cập đọc máy vào hồ sơ được lưu trữ ở tất cả các định dạng thông qua một giao diện phục vụ thích ứng. Khi cần in bản giấy của hồ sơ, các hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cung cấp chức năng cho phép tất cả người sử dụng có được bản in của hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng khi cần.

4.3.4. Quản trị

Vì với hầu hết các ứng dụng phần mềm, cần có một người quản trị hệ thống để thực hiện bảo trì hệ thống và các chức năng hỗ trợ khác, như duy trì nhóm truy cập và cập nhật hệ thống phân loại kinh doanh. Phần này chỉ đề cập đến việc quản trị hệ thống theo nghĩa của chức năng quản lý hồ sơ số và việc áp dụng thường xuyên các thủ tục quản lý hồ sơ. Bảng sau đây đưa ra ví dụ về các vai trò của người quản trị/ người sử dụng.

Bảng 1- Các mức truy cập hệ thống

Người sử dụng	Bất kỳ người nào được phép truy cập vào hệ thống quản lý hồ sơ số. Nghĩa là, bất cứ ai tạo lập, tiếp nhận, xem xét và/ hoặc sử dụng hồ sơ lưu trữ trong hệ thống. Đây là mức truy cập chuẩn mà hầu hết nhân viên trong tổ chức sẽ có.
Người sử dụng được phép (được ủy quyền)	Người dùng với quyền truy cập đặc biệt được phép truy cập bổ sung tới, và /hoặc kiểm soát đối với các hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ số. Người dùng được phép trong một số trường hợp có thể được giao quyền để thực hiện một số nhiệm vụ giống như người quản trị hệ thống, như khả năng đóng và mở lại hồ sơ, tạo trích xuất hồ sơ và biên tập siêu dữ liệu của hồ sơ. Quyền hạn được giao cho người dùng được phép sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của tổ chức và mức độ trách nhiệm được phân bổ cho người dùng được phép này.
Người quản trị hồ sơ (người quản trị hồ sơ)	Người quản trị hệ thống, thường là người quản lý hồ sơ, với trách nhiệm được quy định là cấu hình, giám sát và quản lý nội dung hệ thống quản lý hồ sơ số và việc sử dụng.
Người quản trị hệ thống công nghệ thông tin (IT)	Người có trách nhiệm cấp phép hoặc tước bỏ phép cho người sử dụng hoặc người sử dụng được phép.

5. Yêu cầu chức năng

Điều này đưa ra tập hợp các yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số. Chúng được chia làm bốn điều theo khái niệm và quy trình quản lý hồ sơ cơ bản như đã đề ra ở điều 4: Hướng dẫn:

5.1. Tạo lập

5.2. Duy trì

5.3. Phổ biến

5.4. Quản lý

Các yêu cầu chức năng này tập trung vào các kết quả cần thiết để đảm bảo hồ sơ được quản lý một cách thích hợp. Chúng không đặc tả các quá trình cụ thể, vì thừa nhận rằng các kỹ thuật và chiến lược đạt kết quả phụ thuộc vào tổ chức và hệ thống quản lý hồ sơ được sử dụng. Các đoạn giới thiệu mỗi điều cung cấp thông tin tóm tắt về các hồ sơ theo khái niệm quản lý hồ sơ và bao quát mục tiêu của các yêu cầu sau đó.

Trong khi các yêu cầu chức năng không bao quát các yêu cầu tổng hợp chung cho quản lý hệ thống và thiết kế tất cả các hệ thống và ứng dụng, như khả năng liên tác, khả năng mở rộng và hiệu quả, nên thừa nhận rằng các quá trình này cũng hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ của hệ thống quản lý hồ sơ số. Các yêu cầu chức năng này giả sử rằng khuôn khổ quản lý hồ sơ cơ bản đã sẵn có, chẳng hạn như chính sách, thủ tục, phân loại và duy trì kinh doanh.

Yêu cầu chức năng tập trung vào các kết quả cần thiết để đảm bảo cho hồ sơ được quản lý một cách thích hợp, bất kể loại hình hệ thống quản lý hồ sơ số nào được áp dụng.Vì yêu cầu chức năng cung cấp khả năng mô tả chức năng quản lý hồ sơ cấp cao chứ không phải là thông số kỹ thuật chi tiết, nên thừa nhận rằng các kỹ thuật và chiến lược đạt kết quả sẽ tùy thuộc vào loại hình hệ thống được sử dụng. Với mục đích để mỗi tổ chức có thể điều chỉnh các yêu cầu chức năng này nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh riêng của mình.

Rủi ro là một yếu tố quan trọng cần được xem xét trong việc quản lý hồ sơ và áp dụng những mức độ và yêu cầu bắt buộc này. Rủi ro có thể bao gồm quảng cáo phản tác dụng, hoạt động kinh doanh không hiệu quả, khả năng cung cấp các dịch vụ suy giảm và giảm khả năng của tổ chức với việc truy tố hoặc bảo vệ các cáo buộc.

Có rất nhiều yêu cầu cần chỉ ra bằng chứng của các quá trình kinh doanh. Nếu có bất kỳ yêu cầu nào mà một tổ chức đang xem xét không đáp ứng, thì một phân tích tính khả thi và nguy cơ có thể giúp xác định một quá trình hành động thích hợp và đảm bảo trách nhiệm trong việc ra quyết định.

Các tổ chức có thể có các khuôn khổ quản lý rủi ro đặc thù cho khu vực pháp quyền ở chỗ xác định các mức độ rủi ro khác nhau, mà có thể được sử dụng để ưu tiên các yêu cầu về bằng chứng xác định. Một phân tích tính khả thi có thể giúp các tổ chức xem xét một cách có cấu trúc về năng lực hoạt động, pháp luật, kỹ thuật và tài chính của tổ chức.

5.1. Tạo lập

5.1.1. Lưu giữ

Hồ sơ được tạo lập dưới rất nhiều định dạng, có thể bao gồm nhiều đối tượng đơn lẻ (hồ sơ hỗn hợp), và được truyền tải qua đủ loại kênh truyền thông (quy trình công việc, thư điện tử, thư bưu điện). Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ lưu giữ nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của hồ sơ để đảm bảo rằng chúng là đại diện đáng tin cậy và đích thực của các hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch mà trong đó chúng được tạo ra hoặc được truyền đi. Điều này được gọi là siêu dữ liệu điểm lưu giữ, và bản thân nó có thể được lưu giữ như là một hồ sơ; không có khả năng thay đổi bất kỳ đặc điểm siêu dữ liệu nào mà không có theo dõi và có thể kiểm tra.

5.1.2. Quá trình nắm bắt

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

1	Tạo khả năng tích hợp các ứng dụng kinh doanh để các hồ sơ giao dịch được tạo ra bởi những ứng dụng này có thể được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số (bao gồm thư điện tử, xem các Yêu cầu 21-25)
2	Cho biết khi nào một hồ sơ đơn lẻ được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số.
3	Ngăn chặn sự thay đổi nội dung của bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng hoặc người quản trị nào trong quá trình lưu giữ hồ sơ (xem thêm các Yêu cầu 88 và 89).
4	Ngăn chặn sự hủy bỏ hoặc xóa bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng nào, bao gồm cả người quản trị, trừ các trường hợp ngoại lệ: 1. Hủy bỏ theo quy định với cơ quan có thẩm quyền xử lý (xem điều 5.6: Lưu giữ và xử lý); 2. Xóa được phép của người quản trị (xem điều 5.8: Quản trị)
5	Hỗ trợ đặt tên thủ công cho các hồ sơ số, và cho phép tên này khác với tên tệp tin hiện có (bao gồm cả dòng tiêu đề thư điện tử được sử dụng để xây dựng các tên hồ sơ). Nếu tên tệp tin hiện tại được lấy theo mặc định, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cho phép tên này được sửa đổi, bổ sung tại thời điểm lưu giữ.
6	Cho phép người quản trị thay đổi siêu dữ liệu của hồ sơ trong hệ thống nếu cần, để cho phép hoàn tất/chỉnh sửa diện hồ sơ này. Những hành động như vậy sẽ được lưu giữ trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.
7	Bất kỳ sửa đổi hoặc thay đổi nào đối với siêu dữ liệu quản lý/lưu giữ hồ sơ cũng được lưu giữ như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ bổ sung.
8	Cảnh báo cho người sử dụng bất kỳ sự thất bại nào để lưu giữ hồ sơ thành công.
9	Có khả năng, nếu có thể và thích hợp, đưa ra cảnh báo khi có một nỗ lực được thực hiện để lưu giữ một hồ sơ không đầy đủ hoặc không nhất quán bằng cách thỏa hiệp về tính xác thực rõ ràng trong tương lai của nó.

5.1.3. Điểm thu thập siêu dữ liệu

Để có ý nghĩa như là bằng chứng của quá trình kinh doanh, các hồ sơ phải được liên kết với ngữ cảnh của việc tạo lập và sử dụng chúng. Để làm điều này, hồ sơ đó phải được kết hợp với siêu dữ liệu về ngữ cảnh kinh doanh, trong đó nó được tạo ra, và với điểm lưu giữ vào hệ thống của nó.

Nhiều thông tin này có thể được tạo ra tự động bởi hệ thống và siêu dữ liệu được gán thuộc tính về người sử dụng cần được giảm thiểu để dễ dàng tạo lập và để tránh lỗi do con người. Dự kiến rằng mỗi tổ chức sẽ thu thập siêu dữ liệu quản lý hồ sơ phù hợp với tiêu chuẩn về siêu dữ liệu hệ thống quản lý hồ sơ số. (phù hợp với bộ tiêu chuẩn ISO 23081), và bất kỳ các yêu cầu tổ chức và/hoặc pháp lý.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

10	Hỗ trợ việc sử dụng siêu dữ liệu ổn định cho các hồ sơ.
11	Có được các yếu tố siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ và liên tục liên kết chúng đến hồ sơ theo thời gian.
12	Đảm bảo rằng các giá trị cho các yếu tố siêu dữ liệu phù hợp với lược đồ mã hóa quy định.
13	Cho phép người quản trị xác định trước (và xác định lại) các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với mỗi hồ sơ, bao gồm cả các yếu tố bắt buộc hay tùy chọn.
14	Cho phép người dùng xem xét tất cả các siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ, tùy theo quyền truy cập cho từng cá nhân hoặc nhóm người dùng.
15	Tự động lưu giữ ngày tháng và thời gian thu thập hồ sơ như các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với mỗi hồ sơ.
16	Hỗ trợ trích xuất tự động hoặc di trú siêu dữ liệu từ: 1. ứng dụng phần mềm tạo ra hồ sơ này; 2. hệ điều hành hoặc dây chuyền của hệ thống kinh doanh; 3. hệ thống quản lý hồ sơ số; 4. phần đầu tập tin, bao gồm cả siêu dữ liệu định dạng tập tin, của mỗi hồ sơ và các thành
17	Ngăn chặn thay đổi siêu dữ liệu được lưu giữ trong Yêu cầu 16, trừ khi được phép của người quản trị hệ thống.
18	Cho phép người dùng nhập siêu dữ liệu bổ sung trong quá trình thu thập hồ sơ và/hoặc giai đoạn sau khi xử lý bởi người dùng này.
19	Đảm bảo rằng chỉ có những người dùng được phép và những người quản trị mới có thể thay đổi nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.
20	Phân bổ tự động một định danh duy nhất trong hệ thống, cho mỗi hồ sơ tại điểm thu thập

5.1.4. Tập hợp hồ sơ số

Trường hợp các yếu tố siêu dữ liệu có liên quan với việc xác định và duy trì các mối quan hệ của tập hợp, chẳng hạn như nhan đề, ngày tháng, tác giả, tệp chứa (nếu có), và các thuộc tính khác tồn tại, hệ thống phải có khả năng xác định, thu thập, tư liệu hóa và duy trì hoặc xử lý chúng một cách hệ thống.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

21	Đảm bảo rằng tất cả hồ sơ được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số có liên kết với ít nhất một tập hợp.
22.	Quản lý tính toàn vẹn của tất cả các dấu hiệu hoặc thẻ tham chiếu khác tới hồ sơ (được sử dụng), bằng cách đảm bảo rằng: 1. sau một điểm đánh dấu, tùy theo tập hợp mà hồ sơ có đánh dấu nằm trong đó, sẽ luôn đưa ra một kết quả tìm chính xác hồ sơ này; 2. bất kỳ sự thay đổi nào về vị trí của hồ sơ cũng sẽ đổi hướng bất kỳ dấu hiệu tham chiếu nào đến hồ sơ.
23.	Không áp đặt bất kỳ giới hạn thực tế nào về số lượng hồ sơ có thể được thu thập vào một tập hợp, hoặc về số lượng hồ sơ có thể được được lưu trữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số. Tuy nhiên, hệ thống có thể cho phép người quản trị thiết lập giới hạn về số lượng các mục tin trong tập hợp nếu cần thiết cho mục đích kinh doanh.
24.	Cho phép người dùng lựa chọn ít nhất một trong những lựa chọn sau đây, nơi một đối tượng số có từ hai cách biểu thị trở lên: 1. đăng ký tất cả cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ; 2. đăng ký một cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ; 3. đăng ký mỗi cách biểu diễn diễn của đối tượng này là một hồ sơ riêng biệt.

Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

25	Hỗ trợ khả năng gán các hồ sơ cho nhiều tập hợp mà không nhân bản chúng1).

5.1.5. Nhập số lượng lớn

Hồ sơ và siêu dữ liệu của chúng có thể được lưu giữ vào hệ thống quản lý một hồ sơ số với số lượng lớn theo nhiều cách, ví dụ, từ một hệ thống quản lý hồ sơ số khác hoặc bằng cách chuyển số lượng lớn từ một hệ thống quản lý tài liệu số hay ứng dụng quy trình làm việc. Hệ thống quản lý hồ sơ số có thể chấp nhận việc này, và sẽ có các tính năng để quản lý quá trình thu thập số lượng lớn.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

Có thể lưu giữ hồ sơ với số lượng lớn được xuất từ các hệ thống khác, bao gồm lưu giữ:

1. hồ sơ số ở định dạng hiện tại của chúng mà không phá hủy nội dung hoặc cấu trúc, bằng cách giữ lại bất kỳ mối quan hệ theo ngữ cảnh nào giữa các thành phần của bất kỳ hồ sơ cá biệt nào;

2. hồ sơ số và tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ đúng theo ngữ cảnh giữa các hồ sơ cá biệt và các thuộc tính siêu dữ liệu của chúng;

3. cấu trúc của các tập hợp mà các hồ sơ này được gán với chúng, và tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ chính xác giữa các hồ sơ và các tập hợp2).

Có thể nhập bất kỳ siêu dữ liệu sự kiện lịch sử liên quan trực tiếp với hồ sơ và/ hoặc tập hợp, bằng cách duy trì điều này một cách an toàn trong cấu trúc được nhập.

5.1.6. Các định dạng tài liệu số

Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ phải làm việc với rất nhiều các định dạng, cả các ứng dụng chung và là các định dạng thường đặc thù cho kinh doanh. Hệ thống quản lý hồ sơ số có các chức năng để đối phó với các định dạng mà tổ chức thường sử dụng hoặc được phổ biến cho môi trường kinh doanh có liên quan. Điều này sẽ thay đổi tùy theo hệ thống và tổ chức.

Để dễ dàng di trú và xuất, việc sử dụng các định dạng mở và các tiêu chuẩn công nghiệp sẽ tăng mức độ khả năng liên tác, giảm chi phí và khó khăn của việc duy trì hồ sơ một cách có hiệu quả.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

Hỗ trợ lưu giữ các hồ sơ được tạo ra trong các định dạng tệp tin bản địa từ các phần mềm ứng dụng dùng chung như:

1. ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn (xử lý văn bản, bảng biểu, trình bày, cơ sở dữ liệu đơn giản);

2. các ứng dụng máy khách gửi thư điện tử;

3. các ứng dụng tạo ảnh;

4. công cụ tác nghiệp trên web.

Có thể mở rộng phạm vi các định dạng tệp tin được hỗ trợ như là các định dạng tệp tin mới được giới thiệu cho các mục đích kinh doanh hoặc để bảo quản lưu trữ (ví dụ PDF/A).3)

5.1.7. Hồ sơ phức

Hồ sơ số sẽ bao gồm ít nhất một thành phần. Hồ sơ số chẳng hạn một tài liệu văn bản thường sẽ là một hồ sơ riêng biệt và bao gồm một đối tượng hồ sơ duy nhất.

Hồ sơ số bao gồm từ hai thành phần trở lên hoặc nhiều đối tượng hồ sơ, ví dụ, báo cáo kỹ thuật lớn với các liên kết động tới biểu đồ và bảng điện tử có thể được gọi là một hồ sơ phức.

Bản chất của các thành phần tạo nên một hồ sơ số xác định sẽ khác nhau giữa các hệ thống. Một thành phần có thể là một đối tượng số, chẳng hạn như một tài liệu số, hoặc phần tử dữ liệu, chẳng hạn như ô hoặc hàng, trong một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, trong hệ thống quản lý tài liệu, một hồ sơ có thể bao gồm một hộp văn bản xử lý từ duy nhất, bảng hoặc hình ảnh trong tài liệu, trong khi các thành phần tạo nên một hồ sơ số trong bảng quản lý nhân sự có thể bao gồm một số các mục dữ liệu có liên quan chặt chẽ trong một cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như tất cả các dữ liệu nhập vào để kết nối với hồ sơ cá nhân của một nhân viên).

Hệ thống quản lý kỹ thuật số hồ sơ cần:

Lưu giữ các hồ sơ số hỗn hợp (hồ sơ bao gồm từ hai thành phần trở lên) để:

1. mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;

2. sự toàn vẹn về cấu trúc của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;

3. mỗi hồ sơ hỗn hợp được đưa ra, hiển thị và quản lý như một đơn vị duy nhất.

Có thể lưu giữ hồ sơ hỗn hợp một cách dễ dàng, tốt hơn với một hành động, ví dụ, một nhấp chuột duy nhất.

5.1.8. Thư điện tử

Thư điện tử được sử dụng cho việc gửi cả tin nhắn đơn giản và các văn bản (là tệp đính kèm), trong và giữa các tổ chức. Các đặc điểm của thư điện tử có thể làm cho nó khó theo dõi và đăng ký. Tổ chức có trách nhiệm cung cấp cho người dùng khả năng lưu giữ lựa chọn thư điện tử và tệp đính kèm.

Hệ thống quản lý số hồ sơ cần:

32	Cho phép người dùng lưu giữ thư điện tử (văn bản và tệp đính kèm) là các hồ sơ đơn lẻ cũng như hồ sơ cá nhân liên kết đến siêu dữ liệu.
33	Cho phép người dùng cá nhân lưu giữ các thông điệp thư điện tử và tệp đính kèm từ trong ứng dụng thư điện tử của họ.
34	Cho phép người dùng chọn để lưu giữ thư điện tử và tệp đính kèm như: 1. Chỉ nội dung thư điện tử; 2. Nội dung thư điện tử với tệp đính kèm4); hoặc 3. Chỉ mình tệp đính kèm.
35	Đảm bảo việc lưu giữ dữ liệu truyền thư điện tử như là siêu dữ liệu liên tục liên kết với hồ sơ thư điện tử.
36	Đảm bảo rằng nội dung thư điện tử và thông tin chi tiết về việc truyền tải nó không thể sửa đổi bằng bất kỳ cách nào khi thư điện tử đã được lưu giữ. Cũng như dòng chủ đề của thư điện tử không thể tự thay đổi, mặc dù nhan đề của hồ sơ có thể được chỉnh sửa để truy cập dễ dàng hơn bằng, ví dụ, từ khóa hoặc các quy ước đặt tên tệp tin.
37	Đảm bảo rằng một phiên bản con người có thể đọc được của một địa chỉ thư điện tử cũng được ghi lại nơi nó tồn tại5)

5.2. Nhận dạng

Để xác minh sự tồn tại của hồ sơ trong hệ thống, mọi hồ sơ và tập hợp liên kết sẽ có một định danh duy nhất liên tục liên kết với nó. Điều này cho phép người dùng định vị hồ sơ và giúp họ phân biệt giữa các phiên bản.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

38	Liên kết mỗi thứ sau đây với một định danh duy nhất: 1. Hồ sơ; 2. Trích xuất của hồ sơ; 3. Tập hợp.
39	Yêu cầu tất cả các dấu định danh là duy nhất và không trùng lặp trong toàn bộ hệ thống quản lý hồ sơ số.
40	Có thể lưu trữ các dấu định danh duy nhất như là yếu tố siêu dữ liệu của các thực thể mà chúng tham chiếu.
41	Hoặc là: Tạo ra các dấu định danh duy nhất tự động, và ngăn chặn người dùng nhập vào các dấu định danh duy nhất thủ công và sửa đổi nó sau đó (ví dụ, số thứ tự).
42	Hoặc: Cho phép người dùng nhập vào dấu định danh duy nhất, nhưng xác nhận rằng nó là duy nhất trước khi được chấp nhận (ví dụ, số tài khoản).
43	Cho phép định dạng của các dấu định danh duy nhất này được quy định tại thời điểm cấu hình6)
44	Cho phép người quản trị xác định tại thời điểm cấu hình số đầu tiên (ví dụ, 1, 10, 100) và số gia (ví dụ, 1, 10) được sử dụng trong mọi trường hợp.

Trường hợp dấu định danh duy nhất được tạo ra tự động, hệ thống quản lý hồ sơ kỹ thuật số phải:

5.3. Phân loại

Khung phân loại hồ sơ là một công cụ phân loại phân cấp để tạo điều kiện dễ dàng lưu giữ, đặt tên, khai thác, duy trì và xử lý hồ sơ. Khung phân loại có vị trí trung tâm của bất kỳ hệ thống quản lý hồ sơ số nào, vì nó xác định cách thức mà theo đó các hồ sơ cá nhân số được nhóm lại với nhau (tổng hợp) và liên kết đến ngữ cảnh kinh doanh, nơi hồ sơ được tạo lập hoặc trao đổi. Khi không có sẵn khung hoặc hệ thống phân loại tiền kết hợp, cần phải tạo ra một khung phân loại.

CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại cũng có thể được thể hiện như khuôn khổ siêu dữ liệu cũng như là cấu trúc được thiết kế hoặc áp dụng bên ngoài.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

45	Hỗ trợ và tương thích với khung phân loại của tổ chức.
46	Có thể hỗ trợ khung phân loại mà có thể biểu diễn các tập hợp hồ sơ (ở mức chức năng, hoạt động, giao dịch) như được tổ chức trong hệ thống phân cấp với tối thiểu ba mức.
47	Cho phép kế thừa các giá trị từ một khung phân loại.
48	Cho phép xác định các quy ước đặt tên hoặc từ điển từ chuẩn tại thời điểm hệ thống quản lý hồ sơ số được cấu hình.
49	Hỗ trợ xây dựng ban đầu và liên tục cập nhật khung phân loại.
50	Cho phép người quản trị tạo ra các tập hợp mới ở bất kỳ cấp nào trong bất kỳ tập hợp hiện tại nào.
51	Không hạn chế số lượng cấp trong thứ bậc của khung phân loại trừ khi đã được cài đặt bởi người quản trị.
52	Hỗ trợ việc định nghĩa các loại hồ sơ khác nhau kết nối với một tập hợp siêu dữ liệu quy định được áp dụng khi lưu giữ.
53	Hỗ trợ việc phân bổ dấu định danh duy nhất cho hồ sơ trong cấu trúc phân loại.

Trường hợp dấu định danh duy nhất dựa trên số thứ tự, các hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

54	Có khả năng tự động tạo ra các số thứ tự tiếp theo trong khung phân loại cho mỗi tập hợp số mới7)

Hệ thống quản lý hồ sơ số nên:

55	Hỗ trợ một khung phân loại phân phối được duy trì qua một mạng lưới các kho lưu trữ hồ sơ số

Trường hợp hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng giao diện người dùng đồ họa phải:

56	Hỗ trợ duyệt và điều hướng đồ họa các tập hợp và cấu trúc khung phân loại, và việc lựa chọn, tìm kiếm và hiển thị tập hợp số và nội dung của chúng thông qua cơ chế này.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

57	Hỗ trợ xác định và sử dụng đồng thời nhiều khung phân loại. Điều này có thể được yêu cầu, ví dụ, sau khi sáp nhập hai tổ chức, di trú các hệ thống di sản. Nó không dành cho việc sử dụng thường ngày.

5.3.2. Các mức phân loại

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

58	Hỗ trợ siêu dữ liệu cho các mức trong phạm vi khung phân loại.
59	Cung cấp ít nhất hai cơ chế đặt tên cho hồ sơ trong khung phân loại: 1. Cơ chế phân bổ theo mã tham chiếu cấu trúc alpha, số hoặc chữ cái (có nghĩa là, một dấu định danh duy nhất trong khung phân loại) cho mỗi lớp phân loại; 2. Cơ chế phân bổ một nhan đề văn bản cho mỗi tập hợp số. 3. Có thể áp dụng các dấu định danh riêng biệt hoặc cùng nhau.
60	Cho phép chỉ những người dùng có thẩm quyền được tạo ra các chỉ số phân loại mới mức cao nhất trong khung phân loại (ví dụ, mức chức năng kinh doanh).
61	Ghi lại ngày mở một tập hợp mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên kết của nó.
62	Tự động đưa vào siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của mỗi tập hợp mới những thuộc tính được lấy từ vị trí của nó trong khung phân loại (ví dụ tên ký hiệu phân loại)8)
63	Cho phép tạo ra tự động và duy trì danh sách các mức phân loại.
64	Hỗ trợ cơ chế đặt tên dựa trên các thuật ngữ từ vựng có kiểm soát và các mối quan hệ rút ra (nếu phù hợp) từ từ điển từ chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO 5964 và hỗ trợ việc kết nối từ điển từ chuẩn tới khung phân loại.
65	Hỗ trợ cơ chế đặt tên tập hợp tùy chọn bao gồm tên (ví dụ, tên người) và/hoặc ngày tháng (ví dụ, ngày sinh) là tên tệp tin, bao gồm cả việc xác nhận các tên trong danh sách đã có.
66	Hỗ trợ phân bổ thuật ngữ từ vựng có kiểm soát phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO 5964 như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ, ngoài các các yêu cầu khác trong phần này.

5.3.3 Khung phân loại

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

67	Cho phép tập hợp số (bao gồm các tập) được di chuyển đến vị trí khác trong khung phân loại, và đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ số đã được gán vẫn còn được gán cho các tập hợp (bao gồm các tập) đang được di chuyển 9)
68	Cho phép một hồ sơ số được phân loại lại theo tập khác của tập hợp số10).
69	Hạn chế để người dùng thẩm quyền có khả năng di chuyển tập hợp (bao gồm các tập) và các hồ sơ cá nhân.
70	Giữ nguồn gốc rõ ràng về vị trí của các tập hợp được phân loại lại (bao gồm các tập) trước khi phân loại lại chúng, để cho toàn bộ lịch sử chúng có thể được xác định dễ dàng11).
71	Ngăn chặn việc xóa tập hợp số hoặc một phần nội dung của nó bất kỳ lúc nào, trừ các trường hợp ngoại lệ: 1. tiêu hủy theo quy định của cơ quan có thẩm quyền xử lý; 2. xóa bởi người quản trị như là một phần của thủ tục kiểm toán.
72	Cho phép tập hợp số được đóng theo thủ tục của người quản trị cụ thể, và hạn chế chức năng này đối với người quản trị.
73	Ghi lại các ngày đóng một tập trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của các tập.
74	Duy trì tính toàn vẹn nội bộ (tính toàn vẹn của quan hệ hoặc đặc điểm khác) tại mọi thời điểm, bất kể: 1. Các hoạt động được duy trì; 2. Các hành động của người dùng khác12); 3. Thiếu xót của các thành phần hệ thống.
75	Không cho phép bất kỳ tập nào đã tạm thời mở lại được duy trì mở sau khi người quản trị mở nó đã truy xuất.
76	Cho phép người dùng tạo ra tham chiếu chéo giữa các tập hợp có liên quan hoặc giữa các tập hợp và hồ sơ cá biệt.
77	Cung cấp các công cụ báo cáo để cung cấp các số liệu thống kê cho người quản lý trên các khía cạnh hoạt động bằng cách sử dụng khung phân loại, bao gồm cả số của tập hợp số (kể cả tập) hoặc hồ sơ được tạo ra, bị đóng hoặc bị xóa trong một khoảng thời gian nhất định, theo từng nhóm người dùng hoặc vai trò chức năng.

78	Cho phép người dùng có thẩm quyền nhập vào lý do của việc phân loại lại các tập hợp (kể cả bộ đĩa) và hồ sơ cá nhân.
79	Có thể tự động đóng một tập của một tập hợp số khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác định ở cấu hình, bao gồm ít nhất là: 1. tập được mô tả theo ngày giới hạn hàng năm (ví dụ, kết thúc năm dương lịch, tài chính năm hoặc chu kỳ được xác định hàng năm khác); 2. thời gian trôi qua kể từ một sự kiện quy định (ví dụ, bổ sung mới nhất của một hồ sơ số vào tập đó)13); 3. số của hồ sơ số trong tập.
80	Có thể mở tự động bộ đĩa mới của một tập hợp khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác định ở cấu hình.
81	Cho phép người quản trị khóa hoặc đóng băng các tập hợp để ngăn chặn di chuyển, xóa, đóng hoặc sửa đổi khi hoàn cảnh đòi hỏi, ví dụ, khi đang chờ giải quyết pháp lý.

5.3.4. Các tập của hồ sơ

Điều này bao gồm các yêu cầu liên quan đến việc sử dụng các tập, thường được dùng để chia nhỏ các tập hợp lớn và không có khả năng quản lý. Các yêu cầu về tập chỉ áp dụng đối với những tập hợp ở mức hoạt động. Chúng được dự tính chủ yếu hữu ích cho các tệp tin vật lý trong hệ thống lai.

Trường hợp hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng tập sẽ cần:

82	Cho phép người quản trị thêm (mở) các tập số cho bất kỳ tập hợp số nào không bị đóng.
83	Ghi lại ngày mở tập mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập.
84	Tự động đưa vào trong siêu dữ liệu của các tập mới những thuộc tính của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp cha mẹ mà gán theo ngữ cảnh (ví dụ: tên, ký hiệu phân loại).
85	Hỗ trợ các khái niệm tập mở và đóng cho các tập hợp số, như sau: 1. chỉ có tập được tạo ra gần đây nhất trong tập hợp có thể được mở; 2. tất cả các tập khác trong tập hợp đó được đóng lại (tùy theo các trường hợp ngoại lệ tạm thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68)14).
86	Ngăn chặn người dùng bổ sung hồ sơ số vào tập đã đóng (tùy theo các trường hợp ngoại lệ tạm thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68).
87	Cho phép người quản trị bổ sung hồ sơ vào tệp tin đã đóng15).

5.4. Bảo trì

5.4.1. Truy cập và bảo mật

Các tổ chức cần phải kiểm soát việc truy cập vào hồ sơ của mình với mức độ khác nhau. Thông thường, việc truy cập hồ sơ được giới hạn cho những người sử dụngvà/hoặc những nhóm người sử dụng cụ thể. Ngoài ra việc kiểm soát truy cập của người sử dụng và nhóm người sử dụng, một số tổ chức sẽ cần tiếp tục hạn chế quyền truy cập bằng cách sử dụng phân loại an ninh. Điều này được thực hiện bằng cách gán ký hiệu phân loại các mức độ bảo mật theo vai trò của người sử dụng, theo các tập hợp hồ sơ hoặc hồ sơ cá biệt. Sau đó, người sử dụng sẽ được gỡ bỏ an ninh cho phép truy cập lựa chọn vào các tập hợp hoặc hồ sơ tại các danh mục bảo mật cao hơn.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

88	Đảm bảo rằng hồ sơ được duy trì đầy đủ và không thay đổi gì, ngoại trừ những trường hợp như lệnh của tòa án sửa đổi về nội dung và siêu dữ liệu của hồ sơ, trong các trường hợp đó chỉ có những người quản trị hệ thống có thể thực hiện các thay đổi theo thẩm quyền cho phép.
89	Tư liệu hóa bất kỳ thay đổi đặc biệt nào với hồ sơ theo mô tả trong Yêu cầu 88) trong siêu dữ liệu có liên quan.
90	Duy trì tính toàn vẹn về quan hệ, cấu trúc và kỹ thuật của hồ sơ và siêu dữ liệu trong hệ thống.

5.4.2. Kiểm soát truy cập

Hệ thống quản lý hồ sơ cần:

91	Hạn chế truy cập vào chức năng hệ thống theo vai trò của người sử dụng và kiểm soát quản lý hệ thống nghiêm ngặt16)

5.4.3. Thiết lập hệ thống kiểm soát an ninh

Kiểm soát an ninh một cách có hệ thống việc tiếp cận, khả năng tìm kiếm và hỗ trợ tìm kiếm việc duy trì tính toàn vẹn, tính xác thực, độ tin cậy và tính khả dụng, và do đó cần được thực hiện một cách thích hợp.

Đánh giá rủi ro có thể cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh, cũng như để biết được việc kiểm soát cần phải được nghiêm ngặt như thế nào. Ví dụ, trong môi trường có rủi ro cao, điều cần thiết là xác định được chính xác những gì đã xảy ra, khi nào và bởi ai ở mức độ tỉ mỉ và rất chi tiết. Điều này có liên quan đến quyền truy cập hệ thống và kiểm tra đăng nhập để chứng minh rằng các hành động đã chấp thuận được thực hiện bởi người có thẩm quyền.

92	Cho phép chỉ ngưởi quản trị được thiết lập diện người sử dụng và phân bổ người sử dụng vào các nhóm.
93	Cho phép người quản trị có quyền giới hạn việc truy cập vào các hồ sơ, tập hợp và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cho người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng cụ thể.
94	Cho phép người quản trị có quyền thay đổi loại bảo mật của các hồ sơ cá biệt17)
95	Cho phép những thay đổi về thuộc tính bảo mật cho các nhóm hoặc người dùng (ví dụ, quyền truy cập, cấp độ bảo mật, quyền ưu đãi, cấp phát mật khẩu ban đầu (và quản lý) chỉ được thực hiện bởi người quản trị.

5.4.4. Gán cấp độ bảo mật

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

96	Chỉ cho phép người quản trị đính kèm vào diện người sử dụng những thuộc tính nhằm xác định các đặc điểm, các trường siêu dữ liệu quản lý hồ sơ , hồ sơ hoặc tập hợp mà người sử dụng có quyền truy cập. Các thuộc tính này của hồ sơ sẽ: 1. cấm truy cập hệ thống quản lý hồ sơ số mà không có một cơ chế xác thực chấp nhận gán cho diện người sử dụng; 2. giới hạn người dùng truy cập các hồ sơ hoặc tập hợp cụ thể; 3. giới hạn người dùng truy cập theo giấy phép bảo mật của người sử dụng; 4. giới hạn người sử dụng truy cập vào các tính năng cụ thể (ví dụ như đọc, cập nhật và/hoặc xóa các trường siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cụ thể); 5. từ chối truy cập sau một ngày quy định; 6. phân bổ người sử dụng thành một nhóm hoặc nhiều nhóm18)
97	Có thể cung cấp các chức năng quản lí tương tự cho vai trò khác nhau, cũng như đối với người sử dụng khác nhau19)
98	Có thể thành lập các nhóm người sử dụng có liên quan tới một tập hợp20)
99	Cho phép một người sử dụng là thành viên của nhiều nhóm.

Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số duy trì một danh sách các tập hợp cần:

100	Có thể hạn chế truy cập của người sử dụng đến các phần của danh sách này (được quy định khi thiết lập cấu hình).
101	Cho phép người sử dụng đặt điều kiện người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng khác nào có thể truy cập hồ sơ mà người sử dụng này đảm nhiệm21).

5.4.5. Thực hiện kiểm soát an ninh

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

102	Cho phép người quản trị theo điều 5.4.6: Các loại bảo mật, đổi loại bảo mật của tất cả các hồ sơ trong tập hợp với một thao tác. Hệ thống quản lý hồ sơ số có trách nhiệm đưa ra cảnh báo nếu phân loại bảo mật của bất kỳ hồ sơ bị hạ thấp, và đang chờ đợi xác nhận trước khi hoàn thành thao tác này22).
103	Cho phép người quản trị thay đổi loại bảo mật của tập hợp, tùy theo các yêu cầu của điều 5.4.6: Các loại bảo mật.
104	Ghi lại chi tiết đầy đủ bất kỳ thay đổi nào về loại bảo mật trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của hồ sơ, tập hoặc tập hợp bị ảnh hưởng.
105	Cung cấp một trong các phản hồi sau (được lựa chọn lúc cấu hình) bất cứ khi nào người sử dụng có yêu cầu truy cập, tìm kiếm một hồ sơ, tập hoặc tập hợp mà họ không có quyền truy cập: 1. hiển thị nhan đề và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ; 2. hiển thị sự tồn tại của tập hợp hoặc hồ sơ (tức là, hiển thị số hồ sơ hoặc tệp tin của nó), nhưng không phải là nhan đề của nó hoặc các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ khác; 3. không hiển thị bất kỳ thông tin nào của hồ sơ hoặc không chỉ ra sự tồn tại của nó dưới bất kỳ hình thức nào23).
106	Không bao giờ đưa vào một danh sách các văn bản đầy đủ hoặc kết quả tìm kiếm khác, bất cứ hồ sơ nào mà người dùng không có quyền truy cập24).

Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số cho phép người dùng thực hiện các cố gắng trái phép để truy cập các tập hợp (và tập của chúng) hoặc hồ sơ cần:

107	Ghi lại tất cả các nỗ lực trái phép để truy cập tập hợp (và tập của chúng) hoặc các hồ sơ trong siêu dữ liệu duy nhất tương ứng của chúng25).

5.4.6. Các loại bảo mật

Các yêu cầu chức năng trong điều này chỉ áp dụng đối với tổ chức quản lý các hồ sơ được phân loại thuộc phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ số của họ. Nên tham khảo các yêu cầu an ninh và yêu cầu lập pháp cục bộ. Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

108	Cho phép gán ký hiệu phân loại bảo mật cho hồ sơ26).
109	Cho phép các ký hiệu phân loại bảo mật được lựa chọn và được gán ở mức hệ thống cho: 1. tất cả các mức của các tập hợp hồ sơ (bao gồm cả tập); 2. hồ sơ cá biệt hoặc các đối tượng hồ sơ.
110	Cho phép gán phân loại bảo mật: 1. ở cấp độ nhóm (có thể thiết lập truy cập nhóm đến các tập hợp cụ thể, an ninh của các loại hồ sơ hoặc các mức gỡ bỏ an ninh); 2. theo vai trò của tổ chức; 3. theo loại hồ sơ 4. ở cấp độ người sử dụng 27); 4. kết hợp các nội dung trên.
111	Cho phép gán loại bảo mật: 1. tại bất kỳ cấp độ tập hợp hồ sơ nào; 2. sau một khoảng thời gian hoặc sự kiện quy định28); và 3. cho một loại hồ sơ.
112	Hỗ trợ áp dụng tự động giá trị mặc định ‘Không được phân loại’ cho tập hợp hoặc hồ sơ không được gán bất kỳ loại bảo mật nào khác.
113	Cho phép hệ thống con bảo mật của nó làm việc hiệu quả cùng với các sản phẩm bảo mật chung.
114	Có thể xác định loại bảo mật cao nhất của bất kỳ hồ sơ nào trong bất kỳ tập hợp nào bằng một yêu cầu đơn giản.
115	Hỗ trợ rà soát lại thường xuyên theo lịch trình các ký hiệu phân loại bảo mật.
116	Hạn chế truy cập tập hợp/hồ sơ số có ký hiệu phân loại bảo mật cao hơn việc gỡ bỏ bảo mật của người dùng.

Nếu ký hiệu phân loại bảo mật đã được gán cho các tập hợp cũng như hồ sơ cá biệt (mỗi yêu cầu theo Yêu cầu 107), thì hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

117	Có khả năng ngăn chặn tập hợp số có phân loại bảo mật thấp hơn bất cứ hồ sơ số nào trong tập hợp đó.

5.4.7 Siêu dữ liệu của quá trình quản lý hồ sơ

Siêu dữ liệu về các quá trình quản lý hồ sơ, bao gồm cả việc xử lý hồ sơ, cần phải được tư liệu hóa để đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của hồ sơ này, do đó, tất cả các thay đổi, liên kết và sử dụng hồ sơ có thể được phép theo dõi qua thời gian. Hồ sơ tồn tại ở các mức khác nhau của tập hợp, ví dụ, như tài liệu, đề mục, tệp tin hoặc bộ. Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ sẽ được áp dụng cho hồ sơ ở tất cả các mức tập hợp. Mặc dù hồ sơ có thể ổn định và bất khả xâm phạm, nhưng siêu dữ liệu quản lý hồ sơ sẽ tiếp tục tích luỹ trong suốt vòng đời hành chính của hồ sơ. Nó được liên kết liên tục đến hồ sơ để đảm bảo rằng hồ sơ này xác thực, không thay đổi gì và đáng tin cậy.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

118	Có khả năng tạo ra siêu dữ liệu không thay đổi của các hành động quản lý hồ sơ (hành động được quy định bởi mỗi tổ chức) được thực hiện với hồ sơ, tập hợp hoặc khung phân loại. Siêu dữ liệu có thể bao gồm các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ sau đây: 1. loại hành động quản lý hồ sơ; 2. người sử dụng bắt đầu và/hoặc thực hiện các hành động29) 3. ngày tháng và thời gian của hành động
119	Theo dõi sự kiện, khi chức năng siêu dữ liệu đã được kích hoạt, mà không cần có sự can thiệp thủ công, và lưu trữ trong thông tin siêu dữ liệu.
120	Duy trì siêu dữ liệu lâu dài theo yêu cầu.
121	Cung cấp siêu dữ liệu của tất cả các thay đổi được thực hiện với: 1. Tập hợp số (bao gồm các tập); 2. Hồ sơ số cá biệt; 3. Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên kết với bất kỳ cái nào ở trên30).
122	Tư liệu hóa tất cả những thay đổi được thực hiện với các thông số quản lý (ví dụ, những thay đổi được thực hiện bởi người quản trị về quyền truy cập của người dùng).
123	Có khả năng thu giữ và lưu trữ thông tin siêu dữ liệu về các hành động sau đây: 1. ngày và thời gian lưu giữ của tất cả các hồ sơ số; 2. phân loại lại hồ sơ số trong một tập số khác; 3. phân loại lại tập hợp số bằng khung phân loại khác; 4. bất kỳ thay đổi nào về thẩm quyền xử lý tập hợp hồ sơ số; 5. bất kỳ thay đổi nào được thực hiện với bất kỳ siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào liên quan đến các tập hợp hoặc hồ sơ số; 6. ngày tháng và thời gian tạo lập, sửa đổi và xóa siêu dữ liệu lý quản hồ sơ; 7. thay đổi các đặc quyền truy cập ảnh hưởng đến tập hợp số, hồ sơ số hoặc người sử dụng; 8. các hành động xuất, chuyển giao được thực hiện trên tập hợp số; 9. ngày tháng và thời gian hồ sơ được đưa ra phục vụ; 10. hiệu lực xử lý trên tập hợp hoặc hồ sơ số.
124	Đảm bảo cho siêu dữ liệu có sẵn để kiểm tra theo yêu cầu, để một sự kiện cụ thể có thể được xác định và tất cả dữ liệu liên quan có thể truy cập được, và đảm bảo rằng việc truy cập này có thể được thực hiện bởi người được phép bên ngoài tổ chức, người ít hoặc không quen thuộc với hệ thống.
125	Có thể xuất siêu dữ liệu cho các hồ sơ quy định và các nhóm hồ sơ lựa chọn mà không ảnh hưởng đến các siêu dữ liệu được lưu trữ bởi các hệ thống quản lý hồ sơ số31).
126	Có thể thu thập và lưu trữ các vi phạm (nghĩa là cố gắng của người sử dụng để truy cập hồ sơ hoặc tập hợp, bao gồm cả tập, mà với chúng họ bị từ chối truy cập), và (nơi mà hành vi vi phạm có thể thực hiện được) các vi phạm cơ chế kiểm soát truy cập32).
127	Có thể, ở mức tối thiểu, cung cấp báo cáo về hành động thực hiện với hồ sơ và tập hợp hồ sơ được tổ chức: 1. theo hồ sơ hoặc tập hợp; 2. theo người dùng; 3. theo thứ tự thời gian.
128	Cho phép các phương tiện siêu dữ liệu được cấu hình bởi người quản trị để các chức năng cho phép tự động lưu trữ thông tin có thể được lựa chọn. Hệ thống quản lý hồ số cần đảm bảo rằng lựa chọn này và tất cả các thay đối với nó được lưu trữ trong siêu dữ liệu.
129	Có thể cung cấp báo cáo về những hành động trên hồ sơ và các tập hợp được tổ chức bởi trạm làm việc và (nơi kỹ thuật cho phép) theo địa chỉ mạng.
130	Cho phép người quản trị thay đổi bất kỳ yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào được người sử dụng nhập vào. Thông tin về bất kỳ thay đổi nào như thế phải được lưu trữ trong siêu dữ liệu33).

5.4.8. Theo dõi sự di chuyển hồ sơ

Vị trí có thể tham khảo vị trí vật lý của một hồ sơ ghi lai, hoặc vị trí trong một cấu trúc phân loại, hoặc cấu trúc tệp tin cho các hồ sơ số. Di chuyển đề cập đến sự thay đổi vị trí của cả hồ sơ số và hồ sơ vật lý.

Hệ thống quản lý kỹ thuật số hồ sơ cần:

131

Cung cấp tính năng theo dõi giám sát và ghi lại thông tin về vị trí và sự di chuyển của cả hai loại tập hợp số và phi số.

132

Ghi lại thông tin về sự di chuyển, bao gồm:

1. dấu nhận dạng nhất của tập hợp hoặc hồ sơ;

2. vị trí hiện tại cũng như số lượng người dùng được xác định trước đây (vị trí có thể được người dùng định nghĩa);

3. ngày đề mục được gửi/di dời từ vị trí;

4. ngày đề mục nhận được tại vị trí (đối với chuyển giao);

5. người dùng chịu trách nhiệm về việc di chuyển (nếu phù hợp).

133

Duy trì việc truy cập vào nội dung hồ sơ số, bao gồm khả năng đưa ra phục vụ, và duy trì cấu trúc và định dạng của nó theo thời gian và qua các thế hệ phần mềm ứng dụng văn phòng34).

5.5. Quản lý hồ sơ kép

5.5.1. Quản lý hồ sơ số và phi số

Không phải tất cả các hệ thống quản lý hồ sơ số được giới hạn để quản lý hồ sơ ở định dạng số, một số cũng được thiết kế đặc biệt với mục đích quản lý hồ sơ vật lý. Do đó, yêu cầu chức năng bao gồm các yêu cầu về quản lý hệ thống lai có tính đến chức năng quản lý hồ sơ và các tệp tin ở định dạng số và vật lý.

5.5.1.1. Tệp tin lai

Mối quan hệ giữa các tệp tin vật lý và các hồ sơ trong các định dạng số khác nhau đáng kể. Các đối tượng vật lý, hồ sơ phi số (như các tập trên giấy) không thể được thu thập và đăng ký trực tiếp vào hệ thống kinh doanh. Chúng cần một thành phần số để gắn kết với các đối tượng số khác. Hệ thống quản lý hồ sơ số cần tạo ra và duy trì các bản đánh dấu (cấu hình siêu dữ liệu của hồ sơ số hoặc vật lý ) để tạo lập và duy trì mối liên hệ giữa các tệp tin vật lý và số.

Nhìn chung, bảnđánh dấu sẽ xác định nhan đề và định danh duy nhất của hồ sơ vật lý, phác thảo nội dung của hồ sơ và cung cấp thông tin vị trí để tìm kiếm.

Tệp tin lai tồn tại nơi một tập hợp liên quan đến các tệp tin vật lý và tập hợp hồ sơ số (ví dụ, các tệp tin số) giao dịch với cùng chức năng, hoạt động hoặc giao dịch, và sẽ được quản lý như là một tập hợp hồ sơ duy nhất. Việc quản lý những tệp tin lai này liên quan đến việc hợp nhất tập hợp các quy trình quản lý hồ sơ số và vật lý.

5.5.1.2. Hồ sơ kép

Hồ sơ số có thể được liên kết với hồ sơ vật lý hoặc các tệp tin thông qua mối quan hệ siêu dữ liệu ràng buộc chặt chẽ để tạo thành hồ sơ kép hoặc tệp tin kép theo cách tương tự như các tệp tin vật lý, và các tập hợp hồ sơ số có thể được liên kết để tạo ra các tệp tin kép. Mối liên kết siêu dữ liệu giữa các hồ sơ số và hồ sơ vật lý được thiết lập thông qua bản đánh dấu, xác định các hồ sơ vật lý và vị trí của nó. Bản đánh dấu có thể được gắn trực tiếp với thành phần hồ sơ số của hồ sơ kép hoặc được tạo ra và liên kết một cách riêng biệt.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

134	Có thể xác định tập và tập hợp phi số trong khung phân loại, và sẽ cho phép sự hiện diện của hồ sơ phi số trong các tập này được phản ánh và quản lý với cùng một cách như hồ sơ số.
135	Cho phép cả hai loại hồ sơ được quản lý theo cách tích hợp.
136	Cho phép tập hợp phi số được kết hợp như là tập hợp kép với tập hợp số để sử dụng cùng một nhan đề và mã tham chiếu số, nhưng với chỉ thị bổ sung cho biết nó là tập hợp kép phi số.
137	Cho phép tập hợp các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ khác nhau được cấu hình cho các tập hợp số và phi số; siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp phi số sẽ chứa thông tin về vị trí vật lý của tập hợp phi số.
138	Đảm bảo rằng việc truy vấn tập hợp phi số hiển thị siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cho cả hai hồ sơ số và phi số kết hợp với nó.
139	Bao gồm các tính năng để kiểm soát và ghi lại việc truy cập các tập hợp số, bao gồm việc kiểm soát dựa trên loại bảo mật, mà có thể so sánh với các tính năng dành cho tập hợp số.
140	Hỗ trợ theo dõi các tập hợp phi số bằng cách cung cấp yêu cầu, các phương tiện kiểm tra xuất-nhập phản ánh vị trí hiện tại của tài liệu có liên quan.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

141	Hỗ trợ in ấn và nhận dạng mã vạch cho các đối tượng phi số (ví dụ, tài liệu, hồ sơ và các loại tệp chứa khác), hoặc phải hỗ trợ các hệ thống theo dõi khác để tự động nhập dữ liệu để theo dõi sự di chuyển của các hồ sơ phi số này.
142	Hỗ trợ các giao thức lưu giữ và xử lý, và thường xuyên áp dụng cho cả hai yếu tố số và phi số các trong tập hợp kép

Nơi các tập hợp có danh mục bảo mật, hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

143	Đảm bảo rằng hồ sơ phi số được phân bổ cùng loại bảo mật với hồ sơ số liên kết trong tập hợp hồ sơ kép

5.6. Lưu giữ và xử lý

5.6.1. Kiểm soát xử lý

Hồ sơ thường không được xử lý nếu không có kiểm soát lưu giữ và xử lý cho phép hợp lệ. Chúng thiết lập khoảng thời gian tối thiểu trước khi hành động xử lý có thể được áp dụng cho hồ sơ. ‘Hủy bỏ’ hoặc ‘Giữ lại như lưu trữ vĩnh viễn’ là các hành động xử lý thông thường nhất đối với hồ sơ. Hủy bỏ hồ sơ là quá trình đơn giản khi xử lý phá hủy các hình thức vật lý của hồ sơ phi số, công việc hủy bỏ còn phức tạp hơn đối với hồ sơ số.

Xóa bỏ thường được coi là hủy bỏ (vĩnh viễn), tuy nhiên tài liệu vẫn có thể được truy cập, tìm được hoặc khôi phục nhờ sao lưu, trên ổ đĩa cứng cá nhân…, và thông qua pháp định số. Những vấn đề kỹ thuật này có thể được giải quyết ở cấp chính sách,hoặc kỹ thuật và có thể yêu cầu được xem xét nghiêm túc khi các yêu cầu pháp lý hay an ninh là tối thượng.

5.6.1.1. Thiết lập các kiểm soát xử lý

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

144	Cung cấp một chức năng mà: 1. quy định cụ thể việc kiểm soát xử lý; 2. tự động thực hiện hành động báo cáo và hủy bỏ; 3. xử lý hồ sơ phức như là một hành động đơn lẻ; 4. cung cấp các phương tiện tích hợp để xuất hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.
145	Có thể hạn chế việc thiết lập và thay đổi việc kiểm soát xử lý chỉ dành cho người quản trị.
146	Cho phép người quản trị xác định và lưu trữ tập hợp các kiểm soát xử lý chuẩn tùy biến.
147	Hỗ trợ thời gian lưu giữ tối thiểu từ một tháng đến không hạn định.

5.6.1.2. Áp dụng kiểm soát xử lý

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

148	Có khả năng gán việc kiểm soát xử lý cho bất kỳ tập hợp hoặc loại hồ sơ nào.
149	Theo mặc định, đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ trong tập hợp được điều chỉnh bởi kiểm soát xử lý liên kết với tập hợp đó.
150	Bao gồm hành động xử lý, thời gian lưu giữ của tổ chức và kích hoạt trong hồ sơ (siêu dữ liệu) này các quyết định đối với từng kiểm soát xử lý.
151	Đối với mỗi tập hợp: 1. tự động theo dõi thời gian lưu giữ đã được gán cho tập hợp; 2. khởi động quá trình xử lý bằng cách nhắc nhở người quản trị xem xét, và phê duyệt và thực hiện khi thích hợp, hiệu lực xử lý khi cần.
152	Cho phép ít nhất các quyết định sau đây đối với mỗi kiểm soát xử lý: 1. giữ lại không hạn định; 2. trình xem xét vào một ngày trong tương lai; 3. tiêu hủy vào một ngày trong tương lai; 4. chuyển giao vào một ngày trong tương lai.
153	Cho phép thời gian lưu giữ đối với từng kiểm soát xử lý được quy định tại một ngày trong tương lai, ngày này có thể được thiết lập theo tối thiểu các cách sau đây: 1. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ lúc tập hợp được mở ra; 2. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi tập hợp được đóng lại; 3. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi hồ sơ mới nhất được gán cho tập hợp; 4. sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi một sự kiện cụ thể (sự kiện đã được xác định trong lịch trình, và sẽ được người quản trị thông báo cho hệ thống quản lý hồ sơ số, chứ không phải là được phát hiện tự động bởi hệ thống quản lý hồ sơ số); 5. quy định cụ thể là ‘không hạn định’ để chỉ việc bảo quản lâu dài hồ sơ35).
154	Cho phép gán kiểm soát xử lý được chỉ định cho tập hợp ghi đè lên kiểm soát xử lý được chỉ định cho tập hợp cha mẹ36).
155	Cho phép người quản trị sửa đổi bất kỳ kiểm soát xử lý nào được phân bổ cho bất kỳ tập hợp nào tại mọi điểm trong vòng đời của tập hợp đó.
156	Cho phép người quản trị thay đổi kiểm soát xử lý liên kết tới tập hợp tại bất kỳ thời điểm nào.
157	Cho phép định nghĩa các bộ quy tắc xử lý có thể được áp dụng như một phương tiện cảnh báo cho các tập hợp quy định trước khi bắt đầu quá trình xử lý37).
158	Cung cấp tùy chọn cho phép hồ sơ hoặc tập hợp số đang được di chuyển giữa các tập hợp bởi người quản trị để có kiểm soát xử lý tập hợp mới, thay thế kiểm soát xử lý tập hợp hiện có áp dụng cho những hồ sơ này.

5.6.1.3. Thực hiện hành động kiểm soát xử lý

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

159

Cho phép người quản trị xóa tập hợp,tập và hồ sơ

(xem điều 5.4.6: Các loại An ninh)38).

160

Khi thực hiện các kiểm soát xử lý, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ có thể:

1. tạo ra một báo cáo đặc biệt cho người quản trị;

2. xóa toàn bộ nội dung của tập hợp hoặc tập khi nó đã bị xóa;

3. nhắc nhở người quản trị nhập vào lý do của hành động này;

4. đảm bảo rằng không có đề mục nào bị xóa nếu việc xóa chúng sẽ tạo ra sự thay đối với một hồ sơ khác (ví dụ, nếu tài liệu tạo thành một phần của hai hồ sơ, xem 3.1.3: Tập hợp các hồ sơ số- một trong số đó đang được xóa);

5. thông báo cho người quản trị bất kỳ liên kết nào từ tập hợp hoặc hồ sơ khác đến tập hợp hoặc tập sắp bị xóa, và yêu cầu xác nhận trước khi hoàn tất việc xóa;

6. cảnh báo cho người quản trị bất kỳ xung đột nào, ví dụ, các tài liệu được liên kết với từ hai hành động kiểm soát xử lý trở lên liên quan đến con trỏ;

7. duy trì tính toàn vẹn hoàn chỉnh của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ ở tất cả các lần.

Nếu có từ hai hành động kiểm soát xử lý trở lên được liên kết với tập hợp, hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

161	Tự động theo dõi tất cả thời gian lưu giữ được quy định trong các hành động kiểm soát xử lý này, và bắt đầu quá trình xử lý một khi đến ngày cuối cùng của tất cả các ngày lưu giữ.
162	Cho phép các người quản trị khóa hoặc đóng băng tự động hoặc thủ công các quá trình xử lý hồ sơ (ví dụ như đóng băng với các mục đích khám phá kiện tụng hoặc pháp lý, mục đích tự do thông tin, ..).

5.6.1.4. Tư liệu hóa hoạt động xử lý

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

163	Ghi lại bất kỳ hoạt động xử lý hoặc xóa toàn diện nào trong siêu dữ liệu của quá trình.
164	Tự động ghi lại và báo cáo tất cả các hoạt động xử lý cho người quản trị.

5.6.1.5 Quá trình xem xét xử lý

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

165	Hỗ trợ quá trình xem xét bằng cách đưa ra các tập hợp số để xem xét, cùng với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng và thông tin kiểm soát xử lý, theo cách thức cho phép người rà soát duyệt nội dung tập hợp và/hoặc siêu dữ liệu quản lý hồ sơ một cách có hiệu quả.
166	Cho phép người rà soát thực hiện ít nhất một trong các hành động sau đây đối với mỗi tập hợp trong quá trình xem xét: 1. đánh dấu tập hợp để hủy bỏ; 2. đánh dấu tập hợp để chuyển giao; 3. đánh dấu tập hợp để lưu giữ vô hạn định, ví dụ, đang chờ giải quyết kiện tụng; 4. thay đổi hành động kiểm soát xử lý (hoặc chỉ định một lịch trình khác) để tập hợp được giữ lại và xem xét lại vào một ngày sau đó, như được xác định trong điều này.
167	Cho phép người rà soát nhập nhận xét vào siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp này để ghi lại lý do cho các quyết định xem xét.
168	Cảnh báo cho người quản trị các tập hợp đến hạn xử lý trước khi thực hiện hành động xử lý, và dựa vào phê chuẩn của người quản trị sẽ có khả năng bắt đầu hành động xử lý, được quy định trong điều này.
169	Lưu trữ trong siêu dữ liệu tất cả các quyết định được thực hiện bởi những người xem xét trong quá trình xem xét.
170	Tạo ra một báo cáo kiểm soát xử lý cho người quản trị, xác định tất cả các kiểm soát xử lý được áp dụng trong khoảng thời gian quy định, và cung cấp các báo cáo định lượng về số lượng và các loại hồ sơ được bao quát.
171	Có thể xác định tần suất của báo cáo về hành động kiểm soát xử lý, thông tin được báo cáo và các trường hợp ngoại lệ nổi bật như quá hạn xử lý.
172	Cảnh báo cho người quản trị nếu tập hợp số phải hủy bỏ được tham chiếu liên kết tới một tập hợp khác và tạm dừng quá trình hủy bỏ để cho phép các hành động khắc phục hậu quả sau đây được thực hiện: 1. xác nhận bởi người quản trị để thực hiện hoặc hủy bỏ quá trình; 2. tạo ra một báo cáo trình bày chi tiết tập hợp hoặc hồ sơ có liên quan và tất cả các tham chiếu hoặc liên kết chỉ đến nó.
173	Hỗ trợ các công cụ phân tích và báo cáo để người quản trị quản lý các công cụ kiểm soát xử lý và lưu giữ, bao gồm khả năng: 1. liệt kê tất cả các hành động kiểm soát xử lý; 2. liệt kê tất cả các tập hợp số mà các kiểm soát xử lý quy định được gán cho nó; 3. liệt kê danh sách các kiểm soát xử lý áp dụng cho tất cả các tập hợp ở dưới một điểm quy định trong hệ thống phân cấp của khung phân loại; 4. xác định, so sánh và xem xét các kiểm soát xử lý (bao gồm cả nội dung của chúng) qua khung phân loại; 5. xác định các mâu thuẫn chính thức trong các kiểm soát xử lý qua khung phân loại.
174	Cung cấp hoặc hỗ trợ khả năng giao diện với, cơ sở quy trình công việc để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch, xem xét và quá trình xuất/chuyển giao bằng cách theo dõi: 1. tiến độ/tình trạng xem xét, chẳng hạn như đang đợi hoặc đang xem xét, chi tiết về người xem xét và ngày tháng; 2. hồ sơ đang chờ xử lý như là kết quả của một quyết định xem xét; và 3. tiến độ của quá trình chuyển giao.

Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

175	Có thể tích lũy số liệu thống kê của các quyết định xem xét trong một khoảng thời gian nhất định và cung cấp các báo cáo bảng biểu và đồ thị về hoạt động này.

5.6.2. Di trú, xuất và hủy bỏ

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

176	Cung cấp một quá trình được quản lý tốt để chuyển hồ sơ sang hệ thống khác hoặc cho một tổ chức bên thứ ba và hỗ trợ quá trình di trú.
177	Đưa vào tất cả các tập hợp, tập, hồ sơ và siêu dữ liệu liên quan trong các tập hợp bất cứ khi nào hệ thống quản lý hồ sơ số chuyển giao bất kỳ tập hợp hoặc tập nào.
178	Có thể chuyển hoặc xuất tập hợp (ở mọi mức) trong một chuỗi các hoạt động để: 1. nội dung và cấu trúc hồ sơ số của nó không bị suy giảm; 2. tất cả các thành phần của hồ sơ số (khi hồ sơ này bao gồm từ hai thành phần trở lên) được xuất như là một đơn vị trọn vẹn bao gồm bất kỳ biện pháp bảo vệ kỹ thuật nào; 3. tất cả các liên kết giữa hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của nó được giữ lại; 4. tất cả các liên kết giữa hồ sơ số, tập và các tập hợp được giữ lại.
179	Có thể chứa bản sao của toàn bộ tập hợp siêu dữ liệu liên quan đến hồ sơ và tập hợp được chuyển giao hoặc được xuất từ hệ thống quản lý hồ sơ số.
180	Tạo ra một báo cáo trình bày chi tiết bất kỳ thất bại nào xảy ra trong quá trình xuất, chuyển giao hoặc tiêu hủy. Báo cáo này sẽ xác định bất kỳ hồ sơ nào dành để chuyển giao mà đã tạo ra lỗi xử lý và bất kỳ tập hợp hoặc hồ sơ nào không được chuyển giao, xuất hoặc tiêu hủy thành công.
181	Giữ lại bản sao của tất cả các tập hợp số và hồ sơ đã được chuyển giao của chúng, ít nhất là cho đến thời gian chừng nào việc chuyển giao thành công được xác nhận 39).
182	Có thể tiếp tục quản lý các hồ sơ và tập hợp đã được xuất từ hệ thống quản lý hồ sơ sang các hình thức phương tiện lưu trữ khác.
183	Có khả năng giữ lại siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cho các hồ sơ và tập hợp đã bị hủy bỏ hoặc chuyển giao.
184	Cho phép người quản trị xác định tập hợp con của tập hợp siêu dữ liệu quản lý hồ sơ được giữ lại cho các tập hợp đã được hủy bỏ, chuyển đi hoặc di chuyển đoạn tuyến 40).
185	Có thể tiêu hủy toàn bộ số hồ sơ (cho dù được xác định theo mức hoặc cá biệt) được lưu trữ trên các phương tiện có thể ghi lại bằng cách phá hủy hoàn toàn để chúng không thể khôi phục lại nhờ các phương tiện phục hồi dữ liệu của chuyên gia.

Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

186	Cung cấp công cụ chuyển đổi hoặc tiện ích hỗ trợ việc chuyển đổi các hồ sơ được đánh dấu để chuyển giao hoặc xuất sang định dạng tệp tin xuất hoặc chuyển giao theo quy định.
187	Cung cấp khả năng thêm các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ do người dùng xác định cần thiết cho mục đích quản lý lưu trữ đối với các tập hợp số được lựa chọn để chuyển giao.
188	Cung cấp khả năng sắp xếp các tập hợp số được lựa chọn để chuyển giao vào các danh sách được sắp xếp theo các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ do người dùng lựa chọn.

Trường hợp các tập hợp lai được chuyển giao, xuất hoặc tiêu hủy, hệ thống quản lý hồ sơ cần:

189	Yêu cầu người quản trị xác nhận rằng phần phi số của cùng tập hợp này đã được chuyển giao, xuất hoặc tiêu hủy trước khi chuyển giao, xuất hoặc tiêu hủy phần số.

5.6.3. Lưu giữ và xử lý hồ sơ số và phi số

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

190	Hỗ trợ việc phân bổ tư liệu kiểm soát xử lý cho mỗi tập hợp phi số trong khung phân loại. Các công cụ kiểm soát thực hiện chức năng nhất quán đối với các tập hợp số và phi số, bằng cách thông báo cho người quản trị khi đến ngày xử lý, nhưng chú ý tới quá trình xử lý hồ sơ số và phi số khác nhau.
191	Hỗ trợ việc áp dụng kiểm soát xử lý cho cả hai tập hợp số và phi số mà tạo ra một tập hợp kép.
192	Có thể áp dụng bất kỳ quyết định đánh giá nào được thực hiện trên tập hợp kép số cho tập hợp phi số mà nó liên kết.
193	Cảnh báo cho người quản trị sự tồn tại và vị trí của bất kỳ tập hợp phi số lai nào liên kết với tập hợp số lai được xuất hoặc chuyển giao.
194	Có thể ghi lại trong siêu dữ liệu tất cả các thay đổi được thực hiện với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ tham chiếu đến các tập hợp hoặc hồ sơ kép hoặc phi số.
195	Có khả năng cung cấp các phương tiện kiểm tra xuất-nhập đối với các tập hợp phi số được được phân diện trong hệ thống, đặc biệt cho phép khả năng ghi lại người sử dụng cụ thể hoặc vị trí mà tại đó tập hợp phi số được kiểm tra xuất, và hiển thị thông tin này nếu tập hợp phi số đã được yêu cầu bởi người sử dụng khác.
196	Có khả năng cung cấp phương tiện yêu cầu cho các hồ sơ phi số được mô tả trong hệ thống tập hợp kép, cho phép người dùng nhập vào ngày mà yếu tố phi số được yêu cầu và tạo ra thông báo kết quả chuyển cho chủ sở hữu hiện tại của tập hợp phi số này hoặc người quản trị, tùy theo cấu hình.
197	Có thể xuất và chuyển giao siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của các hồ sơ và tập hợp số.

Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

198	Hỗ trợ việc áp dụng quyết định xem xét tiến hành trên nhóm tập hợp với bất kỳ tập hợp phi số nào trong nhóm đó, bằng cách thông báo cho người quản trị các hành động cần thiết được thực hiện trên các tập hợp phi số.

5.7. Phổ biến

5.7.1. Tìm kiếm, truy hồi và đưa ra phục vụ

Hệ thống quản lý hồ sơ số có thể tái lập nội dung nhằm mục đích con người có thể đọc được theo yêu cầu một cách kịp thời và không có vấn đề rắc rối hoặc phức tạp về mặt kỹ thuật. Điều cần thiết là các hệ thống quản lý hồ sơ số không bao giờ trình bày thông tin cho bất kỳ người sử dụng nào không có thẩm quyền truy cập nó. Tất cả các tính năng và chức năng trong phần này phải chịu kiểm soát truy cập như được mô tả trong điều 5.4.1: Truy cập và bảo mật. Để tránh phức tạp, điều này được công nhận và không được nhắc lại nhiều lần trong mỗi yêu cầu dưới đây.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

199	Cung cấp nhiều chức năng linh hoạt thao tác trên siêu dữ liệu liên quan đến mọi mức tập hợp và các nội dung của hồ sơ thông qua các tham số do người dùng xác định với các mục đích tìm kiếm, truy cập và định vị hồ sơ cá biệt hoặc nhóm hồ sơ và/hoặc siêu dữ liệu.
200	Cho phép tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của hồ sơ,tập và của tập hợp được tìm kiếm.
201	Cho phép nội dung văn bản của hồ sơ (nơi chúng tồn tại) được tìm kiếm.
202	Cho phép người sử dụng thiết lập yêu cầu tìm kiếm cá biệt với tập hợp siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và/hoặc nội dung hồ sơ.
203	Cho phép người quản trị thiết lập cấu hình và thay đổi các trường tìm kiếm để: 1. chỉ định bất kỳ yếu tố nào của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp, hồ sơ và tập và nội dung hồ sơ đầy đủ tùy chọn, là các trường tìm kiếm; 2. thay đổi cấu hình của trường tìm kiếm.
204	Cung cấp công cụ tìm kiếm để: 1. tìm kiếm văn bản tự do kết hợp các hồ sơ và tập hợp các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và nội dung hồ sơ; 2. tìm kiếm với các toán tử Boole các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ (cũng xem Yêu cầu 219).
205	Cho phép tìm kiếm bằng ‘ký tự biểu diễn” các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ mà cho phép chuyển đi, chuyển lại, mở rộng chúng 41).
206	Cho phép tìm kiếm trong một tập hợp duy nhất hoặc trên nhiều tập hợp.
207	Có thể tìm kiếm, truy hồi và đưa ra tất cả các hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan đến tập hợp số, hoặc tập, như là một đơn vị duy nhất.
208	Có thể tìm kiếm, truy hồi và đưa ra tập hợp số theo tất cả các nguyên tắc đặt tên được thực hiện, bao gồm: 1. tên; 2. dấu nhận dạng (mã phân loại).
209	Hiển thị tổng số kết quả tìm kiếm trên màn hình của người sử dụng và cho phép người sử dụng sau đó hiển thị danh sách kết quả, hoặc lọc theo tiêu chí tìm kiếm và đưa ra yêu cầu khác.
210	Cho phép các hồ sơ và tập hợp được đưa ra trong danh sách kết quả tìm để lựa chọn, sau đó mở (có kiểm soát truy cập) bởi một nhấp chuột hoặc gõ phím.
211	Cho phép người sử dụng tìm các tập hợp và hồ sơ trực tiếp bằng cách sử dụng dấu định danh duy nhất.
212	Không bao giờ cho phép chức năng tìm kiếm hoặc truy hồi được để lộ cho người sử dụng bất kỳ thông tin nào (siêu dữ liệu quản lý hồ sơ hoặc nội dung hồ sơ) mà việc thiết lập bảo mật và truy cập được dự tính để ẩn với người sử dụng đó.
213	Có phương tiện tìm kiếm tích hợp cho tất cả các mức của khung phân loại 42).
214	Cho phép tìm siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và tìm văn bản tự do theo cách thức nhất quán và tích hợp.
215	Đưa ra chức năng liền mạch khi tìm kiếm qua các tập hợp kép, số và phi số.
216	Cho phép người sử dụng lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm.
217	Cho phép người sử dụng đang xem hoặc làm việc với một hồ sơ hoặc tập hợp, cho dù có kết quả tìm hay không, được xem hồ sơ trong thứ tự phân cấp của tập hợp hoặc phân loại dễ dàng mà không phải dời hoặc đóng hồ sơ 43).
218	Cho phép người sử dụng tinh chỉnh (có nghĩa là thu hẹp) cuộc tìm44).

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

219	Cho phép tìm từ lân cận, có thể chỉ định một từ phải xuất hiện cách từ khác một khoảng cách nhất định trong hồ sơ để hạn định kết quả tìm (cũng xem Yêu cầu 202, 203 và 204).
220	Cho phép siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của bất kỳ đối tượng nào (chẳng hạn như hồ sơ, tập hoặc tập hợp) được tìm kiếm, cho dù chính bản thân đối tượng này ở dạng số hoặc không, và bất kể là đối tượng được lưu trữ trực tuyến, cận tuyến hoặc ngoại tuyến.
221	Cung cấp các dạng thức hiển thị kết quả tìm được cấu hình bởi người sử dụng hoặc người quản trị, bao gồm cả tính năng và chức năng như: 1. chọn trật tự mà theo đó kết quả tìm được trình bày; 2. xác định số lượng kết quả tìm hiển thị trên màn hình; 3. thiết lập số lượng kết quả tìm tối đa; 4. lưu kết quả tìm; 5. chọn các trường của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ được hiển thị trong danh sách kết quả tìm.
222	Cho phép sắp xếp phù hợp các kết quả tìm.
223	Có thể liên kết ‘trích xuất’ của hồ sơ số tới hồ sơ gốc, để việc truy xuất cái này cho phép truy xuất cái kia, trong khi giữ lại siêu dữ liệu quản lý hồ sơ riêng và kiểm soát truy cập trên hai hồ sơ này.
224	Cho phép tìm kiếm khái niệm thông qua việc sử dụng từ điển từ chuẩn được tích hợp như là bảng tra trực tuyến 45)

Trường hợp giao diện người dùng đồ họa được sử dụng, hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

225	Cung cấp cơ chế duyệt lướt cho phép hiển thị đồ họa hoặc hiển thị các kỹ thuật duyệt khác ở bất kỳ mức độ tập hợp nào46).

5.7.2. Đưa ra phục vụ: hiển thị hồ sơ

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

226	Đưa ra hoặc tải về các hồ sơ yêu cầu đã tìm được47).

Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

227	Đưa ra các hồ sơ yêu cầu đã tìm được mà không cần tải phần mềm ứng dụng liên quan48).
228	Có thể đưa ra tất cả các loại hồ sơ số được quy định bởi tổ chức theo cách lưu giữ thông tin trong hồ sơ (ví dụ, tất cả các tính năng trình bày trực quan và cách trình bày được tạo ra bởi các gói ứng dụng phát sinh), và đưa ra tất cả các thành phần của hồ sơ trong mối quan hệ ban đầu của chúng49).

5.7.3. Phục vụ: In ấn

Điều này áp dụng đối với hồ sơ, siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng và dữ liệu khác trong hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được in đúng nghĩa.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

229	Cung cấp cho người sử dụng các tùy chọn linh hoạt để in hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan của chúng, bao gồm cả khả năng in hồ sơ với siêu dữ liệu quản lý hồ sơ theoquy định của người dùng.
230	Cho phép in siêu dữ liệu quản lý hồ sơ đại diện cho tập hợp.
231	Cho phép người sử dụng có thể in danh sách tóm tắt các hồ sơ được lựa chọn (ví dụ, nội dung của tập hợp), bao gồm tập hợp con của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ do người dùng quy định (Ví dụ, nhan đề, tác giả, ngày tạo lập) cho mỗi hồ sơ.
232	Cho phép người sử dụng in danh sách kết quả từ tất cả các cuộc tìm.
233	Có thể in tất cả các loại hồ sơ số theo quy định của tổ chức. Việc in ấn sẽ bảo toàn cách trình bày được tạo ra bởi các gói phần mềm ứng dụng khởi tạo và bao gồm tất cả các thành phần (có thể in được) của hồ sơ số50).
234	Cho phép người quản trị xác định rằng tất cả các bản in của hồ sơ có các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ lựa chọn gán thêm vào chúng, Ví dụ, nhan đề, số đăng ký, ngày, tháng và loại an ninh.
235	Cho phép người quản trị in từ điển từ chuẩn, khi từ điển từ chuẩn tồn tại trong hệ thống.
236	Cho phép người quản trị in bất kỳ và tất cả các thông số hành chính.
237	Cho phép người quản trị in các tư liệu kiểm soát xử lý.
238	Cho phép người quản trị in khung phân loại.
239	Cho phép người quản trị in lược đồ hoặc bộ yếu tố siêu dữ liệu.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

240	Cho phép tất cả hồ sơ trong tập hợp được in, theo thứ tự do người dùng quy định, với một thao tác.

Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng khung phân loại và từ điển từ chuẩn phải:

241	Cho phép người quản trị in danh sách tệp tin.

5.7.4. Đưa ra phục vụ: Biên tập hồ sơ

Hồ sơ đã biên tập là bản sao của một hồ sơ số mà từ đó một số tài liệu đã được gỡ bỏ hoặc bị che giấu vĩnh viễn (đã biên tập). Trích xuất được thực hiện khi hồ sơ đầy đủ có thể không được đưa ra để truy cập, nhưng một phần của hồ sơ thì có thể được.

Hệ thống quản lý số hồ sơ cần:

242	Cho phép người quản trị lấy một bản sao của hồ sơ cho các mục đích biên tập51).
243	Ghi lại việc tạo lập các trích xuất từ các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ, bao gồm ít nhất ngày, giờ, lý do tạo lập và người tạo lập.
244	Lưu trữ trong siêu dữ liệu bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đáp ứng các yêu cầu trong phần này.

Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:

245	Cung cấp chức năng để biên tập (xem Bảng thuật ngữ tại Phụ lục A) thông tin nhạy cảm từ trích xuất. Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số không trực tiếp cung cấp các phương tiện này, nó sẽ cho phép các gói phần mềm khác làm việc đó52).
246	Nhắc nhở người tạo ra trích xuất gán nó vào tập hợp.
247	Lưu trữ tham chiếu chéo đến trích xuất trong cùng tập hợp và tập như là hồ sơ gốc, ngay cả khi tập đó đã đóng.

5.7.5. Đưa ra phục vụ: các vấn đề khác

Điều này chỉ áp dụng cho các hồ sơ không thể được in đúng nghĩa, chẳng hạn như âm thanh, hình ảnh và các tệp tin cơ sở dữ liệu.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

248	Bao hàm các tính năng để đưa ra hồ sơ mà không thể được in đúng nghĩa với một thiết bị đầu ra thích hợp53).

5.8. Quản trị

5.8.1. Quản trị

Trong những tình huống đặc biệt, nội dung hồ sơ có thể được thay đổi hoặc bị xóa bởi người quản trị hệ thống. Trong trường hợp này hệ thống có thể tạo ra bản sao của các hồ sơ đã biên tập. Người quản trị hệ thống cũng cần có khả năng quản lý các tham số hệ thống, sao lưu và khôi phục dữ liệu, và tạo ra các báo cáo hệ thống. Điều này bao gồm các yêu cầu để quản lý tham số hệ thống, sao lưu và khôi phục, quản lý hệ thống và quản trị người dùng. Việc quản lý phân loại và kiểm soát an ninh được đề cập trong các yêu cầu liên quan đến an ninh thích hợp ở điều 5.8.2. Các chức năng của người quản trị.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

250	Cho phép người quản trị tìm được, hiển thị và cấu hình lại các tham số hệ thống và phân bổ lại người dùng và chức năng giữa vai trò của người dùng.
251	Cung cấp phương tiện sao lưu để các hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng có thể được tái tạo bằng cách sử dụng tổ hợp các chức năng sao lưu và siêu dữ liệu phục hồi54).
252	Cung cấp các phương tiện phục hồi và hủy giao dịch trong trường hợp có lỗi hệ thống hoặc lỗi cập nhật, và phải thông báo kết quả cho người quản trị55).
253	Giám sát không gian lưu trữ có thể dùng và thông báo cho người quản trị khi cần hành động vì không gian có thể dùng ở mức thấp, hoặc cần có sự chú ý hành chính khác.
254	Cho phép người quản trị thực hiện thay đổi số lượng lớn đối với khung phân loại nhờ đảm bảo cho tất cả siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và dữ liệu siêu dữ liệu được xử lý một cách chính xác và hoàn chỉnh mọi lúc, để tạo ra các hình thức thay đổi tổ chức sau đây: 1. bộ phận của một đơn vị tổ chức phân làm hai; 2. kết hợp hai đơn vị tổ chức thành một; 3. di chuyển hoặc đặt tên lại một đơn vị tổ chức56);
255	Hỗ trợ di chuyển người dùng giữa các đơn vị của tổ chức.
256	Cho phép định nghĩa vai trò của người sử dụng, và sẽ cho phép một số người sử dụng được kết hợp với từng vai trò.
257	Thông báo bất kỳ lỗi nào gặp phải khi lưu dữ liệu vào phương tiện lưu trữ.

5.8.3. Quản trị siêu dữ liệu

Lược đồ siêu dữ liệu sẽ được quản trị, bao gồm cả việc tạo lập, bổ sung, xóa hoặc thay đổi các yếu tố siêu dữ liệu, và bất kỳ quy tắc ngữ nghĩa và cú pháp nào và điều kiện bắt buộc áp dụng cho những yếu tố này.

258	Cho phép người quản trị tạo lập, định nghĩa và xóa các yếu tố siêu dữ liệu, bao gồm các trường tùy chỉnh.
259	Cho phép người quản trị áp dụng và sửa đổi các quy tắc của lược đồ siêu dữ liệu, bao gồm quy tắc ngữ nghĩa và cú pháp, cơ chế mã hóa và điều kiện bắt buộc.
260	Cho phép người quản trị cấu hình hệ thống để hạn chế việc xem hoặc sửa đổi các yếu tố siêu dữ liệu theo nhóm, vai trò chức năng, hoặc người dùng.
261	Tư liệu hóa tất cả các hoạt động quản trị siêu dữ liệu.

5.8.4. Báo cáo

Điều này nêu rõ các yêu cầu báo cáo cơ bản. Điều này không trình bày cụ thể các yêu cầu cho hệ thống con báo cáo toàn diện.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

262	Cung cấp phương tiện báo cáo linh hoạt cho người quản trị. Chúng bao gồm, ở mức tối thiểu, khả năng báo cáo sau đây: 1. số lượng các tập hợp,bộ đĩa và hồ sơ; 2. số liệu thống kê giao dịch của các tập hợp,bộ đĩa và hồ sơ; 3. báo cáo hoạt động cho người dùng cá nhân.
263	Cho phép người quản trị báo cáo về siêu dữ liệu dựa trên lựa chọn: 1. tập hợp; 2.bộ đĩa; 3. đối tượng hồ sơ ; 4. người dùng; 5. khoảng thời gian; 6. định dạng tệp tin và ví dụ về từng định dạng.
264	Có thể đưa ra báo cáo liệt kê các tập hợp, được cấu trúc để phản ánh khung phân loại, cho tất cả hoặc một phần của khung phân loại.
265	Cho phép người quản trị yêu cầu báo cáo định kỳ thường xuyên và báo cáo đột xuất.

Chú ý rằng yếu tố này sẽ được áp dụng đặc biệt cho khung phân loại dựa trên sơ đồ tổ chức và ít cần thiết khi phân loại được đánh giá về mặt chức năng.

266	Cho phép người quản trị báo cáo về siêu dữ liệu dựa trên lựa chọn: 1. danh mục bảo mật; 2. nhóm người dùng; 3. siêu dữ liệu quản lý hồ sơ khác.
267	Bao gồm các tính năng để lựa chọn và sắp xếp thông tin báo cáo.
268	Bao gồm các tính năng để tóm tắt và tổng hợp thông tin báo cáo.
269	Cho phép người quản trị hạn chế người dùng truy cập vào các báo cáo được lựa chọn.

5.8.5. Sao lưu và khôi phục

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần kiểm soát toàn diện để tạo ra sao lưu thường xuyên hồ sơ và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ mà chúng duy trì. Việc sao lưu này cần cho phép hệ thống quản lý hồ sơ số nhanh chóng khôi phục lại hồ sơ nếu có bất kỳ hồ sơ nào bị mất vì lỗi hệ thống, rủi ro hoặc vi phạm an ninh. Trong thực tế, chức năng sao lưu và khôi phục có thể được phân chia giữa những người quản trị hệ thống quản lý hồ sơ số và nhân viên công nghệ thông tin (IT). Quá trình máy chủ “phản chiếu”(Miror) là một cách khác để thu thập hồ sơ trong thời gian thực và giảm thiểu rủi ro.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:

270	Cung cấp các thủ tục sao lưu và khôi phục tự động.
271	Cho phép người quản trị sắp xếp công việc sao lưu bằng cách: 1. xác định tần suất sao lưu; 2. bố trí phương tiện lưu trữ, hệ thống hoặc địa điểm sao lưu (Ví dụ, lưu trữ ngoại tuyến, hệ thống riêng biệt, trang web từ xa).
272	Cho phép chỉ người quản trị được khôi phục lại từ các bản sao lưu của hệ thống quản lý hồ sơ số. Tính toàn vẹn của dữ liệu được duy trì sau khi khôi phục.
273	Cho phép chỉ người quản trị được cuộn chuyển tiếp hệ thống quản lý hồ sơ số từ bản sao lưu đến trạng thái mới nhất, duy trì tính toàn vẹn đầy đủ của dữ liệu.
274	Cho phép người dùng chỉ ra rằng các hồ sơ đã chọn sẽ được xem là “hồ sơ quan trọng”57)
275	Có thể thông báo cho người dùng mà việc cập nhật của họ có thể không được khôi phục đầy đủ, khi người đó sử dụng hệ thống lần kế tiếp, rằng việc khôi phục không đầy đủ đã được thực hiện.

PHỤ LỤC A

(tham khảo)

Mẫu danh sách kiểm tra các yêu cầu để xem xét hệ thống quản lý hồ sơ số hiện có

Phụ lục này chỉ nêu hướng dẫn. Công cụ này cung cấp tập hợp các yêu cầu để tổ chức đánh giá hệ thống quản lý hồ sơ số hiện có.

Bảng A.1 – Mẫu danh sách kiểm tra các yêu cầu

CHÚ THÍCH 1: Công cụ này giả định rằng hệ thống quản lý hồ sơ số đang xem xét chứa các hồ sơ và các công cụ quản lý hồ sơ cơ bản như công cụ kiểm soát xử lý, khung phân loại kinh doanh, an ninh và truy cập, khung phân loại được đưa ra trong tổ chức.

Số	Điểm kiểm tra	Bằng chứng thành tích/Bình luận	Mức thành tích (1–5): 5= Hài lòng 3= Tương đối hài lòng 1 = Không hài lòng
Phần chung
	Nhân sự được huấn luyện thích hợp để thực hiện các trách nhiệm quản lý hồ sơ của mình?
TẠO LẬP HỒ SƠ ĐƯỢC KẾT NỐI VỚI NGỮ CẢNH CỦA CHÚNG
	Hồ sơ ‘tỉnh’/cố định’ có thể được tạo ra bởi hệ thống hay không?
	Hệ thống có thể tạo ra những hồ sơ được liên kết đến ngữ cảnh kinh doanh của chúng hay không?
	Hệ thống có lưu giữ được các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ yêu cầu phù hợp với tiêu chuẩn thẩm quyền tài phán và nhu cầu kinh doanh hay không?
	Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ có được liên kết với các hồ sơ, và các mối liên kết có được duy trì theo thời gian hay không?
	Các chính sách và thủ tục được tư liệu hóa có được đặt ra cho việc quản lý các hồ sơ hay không?
	Các hồ sơ có thể được chứng minh là chúng mang ý nghĩ gì; chúng đã được tạo lập hoặc được gửi bởi người tạo lập hoặc gửi nó; và đã được tạo lập hoặc được gửi tại thời điểm có yêu cầu hay không?
	Có kiểm soát đủ để bảo vệ hồ sơ khỏi việc truy cập, sửa đổi, xóa và sử dụng trái phép hay không?
	Các hồ sơ có thể được tìm kiếm, hiển thị và truy cập một cách có ý nghĩa hay không?
	Có chính sách và thủ tục tại chỗ để tiến hành kiểm toán việc quản lý hồ sơ trên hệ thống một cách thường xuyên hay không?
	Có kế hoạch sao lưu và khôi phục thảm họa tại chỗ cho hệ thống hay không?
	Tập hợp đầy đủ và hiện hành các tài liệu về hệ thống có được duy trì hay không (ví dụ, thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, thiết kế, tích hợp, vv)?
	Nếu chữ ký số đang sử dụng, có thể hồ sơ được đọc như yêu cầu và khi cần thiết hay không?
XUẤT NHẬP HỒ SƠ VÀ KHẢ NĂNG TƯƠNG TÁC
	Trường hợp hồ sơ được lưu trữ với một tổ chức, nhưng trách nhiệm quản lý và kiểm soát lại thuộc về một tổ chức khác, trách nhiệm có được hiểu, theo dõi và tư liệu hóa rõ ràng hay không?
	Có quy trình và cơ chế thích hợp hỗ trợ truy cập liên tục đến hồ sơ, phù hợp với yêu cầu lưu giữ, sau thời gian tồn tại của hệ thống hay không?
	Hồ sơ có thể được chuyển giao từ hệ thống sang cơ quan lưu trữ để lưu trữ hay không?
LƯU GIỮ VÀ XỬ LÝ
	Bạn có thể thực hiện hiệu lực xử lý phù hợp với công cụ kiểm soát xử lý hay không?
	Hồ sơ được giữ lại có phù hợp với công cụ kiểm soát xử lý, và không được xóa hoặc ghi đè hay không?
HỆ THỐNG KÉP
	Trường hợp hệ thống quản lý cả hồ sơ số và vật lý, nó có hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ kép hay không?

PHỤ LỤC B

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] ISO 15489-1:2001, Information and documentation – Recordsmanagement – Part 1: General.

[2] ISO/TR 15489-1:2001, Information and documentation – Recordsmanagement – Part 2: Guidelines.

[3] ISO/TR 15801:2009, Electronic management – Information stored electronically – Part 2: Recommendations for trustworthiness and reliability.

[4] ISO16175-1, Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1:Overview and statement of principles.

[5] ISO16175-3, Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 3:Guidelines and functional requirements for records in business systems.

[6] ISO 23081-1: 2006, Information and documentation – Recordsmanagement processes – Metadata for records – Part 1: Principles.

[7] ISO 23081-2:2009, Information and documentation – Managing metadata for records – Part 2: Conceptual and implementation issues.

[8] ISO 2788:1986, Documentation – Guidelines for the establishment anddevelopment of monolingual thesauri.

[9] ISO 5964:1985, Documentation – Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri.

[10] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for records in Electronic Office Environments, Part 1 -Overview and Statement of Principles, 2008.

[11] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for records in Electronic Office Environments, Part 3 -Guidelines and Functional Requirements for Records in Businessinformation systems, 2008.

[12] Cornwell Management Consultants (for the European Commission Interchange of Documentation between Administrations Programme),Model Requirements for the Management of Digital Records, March 2001, http://www.cornwell.co.uk/moreq.

[13] International Council on Archives, Authenticity of Digital Records, ICA Study 13-1, November 2002.

[14] International Council on Archives, Authenticity of Digital Records, ICAStudy 13-2, January 2004.

1) Ví dụ, Hóa đơn có thể được thêm vào tệp tin nhà cung cấp bởi một người dùng và vào tệp tin sản phẩm bởi người dùng khác. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng một hệ thống đánh dấu.

2) Ví dụ, duy trì hồ sơ siêu dữ liệu được nhúng liên tục của khung phân loại gốc.

3) Không phải luôn có thể lưu giữ các hồ sơ chuyên ngành (hoặc hồ sơ từ các hệ thống chuyên ngành) với hệ thống quản lý hồ sơ số, tuy nhiên, nguy cơ này nên được giảm nhẹ phòng xa. Chiến lược chuẩn hóa các định dạng để lưu giữ hoặc quá trình lưu giữ toàn bộ hệ thống nên được xem xét. Trong trường hợp không thể, việc xây dựng năng lực quản lý hồ sơ cho hệ thống thông tin kinh doanh nên được xem xét.

4) Điều cơ bản là các quá trình này được ghi lại và nhúng vào các siêu dữ liệu của hồ sơ. Người dùng sẽ được cảnh báo về sự tồn tại của các đề mục liên quan.

5) Ví dụ, với ‘Samuel Johnson< samjo@worldintnet.org> – Samuel Johnson là phiên bản người có thể đọc được của địa chỉ thư điện tử samjo@worldintnet.org.

6) Dấu định danh có thể là số hoặc chữ cái, hoặc có thể bao gồm các dấu định danh kết nối của tập hoặc tập hợp số lớp trên hồ sơ này trong khung phân loại.

7) Ví dụ, nếu tập hợp sau đây nằm trong khung phân loại:

• 900 – 23 – 01 Sản xuất: Xử lý đơn đặt hàng: Xác nhận đơn đặt mua;

• 900 – 23 – 02 Sản xuất: Xử lý đơn đặt hàng: Làm hóa đơn;

• 900 – 23 – 03 Sản xuất: Xử lý đơn đặt hàng: Xử lý tín phiếu tín dụng;

và người quản trị bổ sung một tập hợp mới cho tập hợp ” Xử lý đơn đặt hàng”, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ tự động gán cho nó tham chiếu 900 – 23 – 04.Tương tự như vậy, nếu Người quản trị bổ sung thêm một lớp mới cho tập hợp “Sản xuất”, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ tự động gán tham chiếu 900 – 24.

8) Ví dụ, nếu một tệp tin thuộc đường dẫn phân cấp: ‘kế hoạch phát triển khu vực: tư vấn công: Đệ trình công cộng, và người quản trị bổ sung thêm một tệp tin mới có tên là ‘Kháng nghị chính thức ‘ở cùng mức với tệp tin đệ trình công cộng, thì sau đó nó sẽ tự động kế thừa tiền tố ‘kế hoạch phát triển khu vực: tư vấn công’.

9) Phương tiện này dành cho những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như sát nhập tổ chức hoặc tổ chức lại hoặc để sửa lỗi văn thư. Yêu cầu này cần phải được đọc cùng với yêu cầu 71, 72 và 80.

10) Phương tiện này dành cho những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn đề hiệu chỉnh sửa lỗi văn thư. Yêu cầu này phải được đọc cùng với yêu cầu 71, 72 và 80.

11) Ở mức tối thiểu, nó được lưu trữ trong siêu dữ liệu. Nó cũng có thể được mong muốn ghi lại nó ở nơi khác, Ví dụ, trong các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của đối tượng đang được di chuyển.

12) Nghĩa là, không để tình huống phát sinh nơi có bất kỳ hành động nào của người dùng hoặc bất kỳ kết quả thất bại của phần mềm do không thống nhất trong các hệ thống quản lý hồ sơ số hoặc cơ sở dữ liệu của nó.

13) Một tiêu chí khác có thể được mong muốn trong những hoàn cảnh cụ thể, ví dụ, kích thước các tập đạt đến giới hạn khả năng của các phương tiện lưu trữ.

14) Ghi nhớ là các hồ sơ trong tập có thể được truy cập bất kể tập mở hoặc đóng.

15) Phương tiện này được sử dụng để khắc phục lỗi của người dùng, ví dụ, nếu bộ đĩa đã bị đóng không chủ ý.

16) Ví dụ, cố gắng truy cập của một người dùng không được phép

17) Điều này thường được yêu cầu để làm giảm cấp độ bảo mật của hồ sơ vì độ nhạy cảm của chúng giảm dần theo thời gian.

18) Ví dụ về cơ chế xác thực chấp nhận là mật khẩu.

19) Tính năng này cho phép người quản trị quản lý và duy trì tập hợp hạn chế các quyền truy cập theo vai trò thay vì quản lý một số lượng lớn người dùng cá nhân. Ví dụ về vai trò có thể bao gồm những người quản lý, các cán bộ xử lý khiếu nại, người phân tích bảo mật hoặc người quản trị cơ sở dữ liệu.

20) Ví dụ về nhóm có thể là toàn thể cán bộ hoặc nhóm bán hàng.

21) Chức năng này được người quản trị cấp cho người dùng dựa trên chính sách của tổ chức

22) Điều này thường cần thiết để giảm mức độ bảo vệ được gán cho hồ sơ vì độ nhạy cảm của chúng giảm dần theo thời gian.

23) Các tùy chọn này được trình bày theo thứ tự mức độ bảo mật tăng dần. Chú ý rằng các yêu cầu trong tùy chọn thứ ba (có nghĩa là, nghiêm ngặt nhất) hàm ý rằng hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ không đưa ra hồ sơ như vậy trong bất kỳ số kết quả tìm kiếm nào.

24) Chú ý rằng nếu tùy chọn đầu tiên của Yêu cầu 103 được chọn, thì Yêu cầu 104 có thể xung đột với nó. Sự xung đột hiển nhiên này là có chủ ý, bởi nếu yêu cầu này là không xuất hiện, thì người sử dụng có thể tiên hành các cuộc tìm kiếm văn bản để nghiên cứu nội dung của tài liệu mà họ không được phép truy cập.

25) Thừa nhận tính năng này được kiểm soát để cho nó chỉ được áp dụng các loại bảo mật quy định bởi người quản trị. Mặc dù hệ thống nên nắm bắt được vị trí /giao diện và người dùng hoặc đăng nhập của người sử dụng cố gắng để được truy cập.

26) Phân loại bảo mật về mặt pháp lý hoặc tổ chức sẽ được gán, nhưng có thể bao gồm cấp độ phân loại như:

· Không được phân loại;

· Tin cậy (chính sách và sự riêng tư);

· Nhạy cảm (chính sách và sự riêng tư );

· Hạn chế (thông tin an ninh quốc gia);

· Mật (thông tin an ninh quốc gia);

· Tối mật (thông tin an ninh quốc gia);

Hơn nữa, thông báo trước có thể được gán cho bất kỳ gỡ bỏ an ninh nào.

27) Điều này sẽ cho phép người quản trị quản lý và duy trì một tập hợp hạn chế các giấy phép/các loại truy cập dựa trên vai trò trong tổ chức thay vì quản lý một số lượng lớn hồ sơ cấp phép-người sử dụng cá nhân cho truy cập được phân loại.

28) Chú ý rằng mức độ chính xác của việc gỡ bỏ an ninh có thể không đủ để có được truy cập. Các cuộc tìm kiếm sẽ chặn truy cập bằng cách không đưa ra kết quả tìm kiếm đối với các hồ sơ ở trên mức tước quyền truy cập của người tìm kiếm, xem Các yêu cầu 103 và 104.

29) Từ “Không thay đổi” có nghĩa là dữ liệu siêu dữ liệu không thể được sửa đổi bằng bất kỳ cách nào hoặc bị xóa bởi bất kỳ người dùng nào. Nó có thể là đối tượng để tổ chức lại và sao chép sang các phương tiện truyền thông di động nếu có yêu cầu, ví dụ, phần mềm cơ sở dữ liệu, miễn là nội dung của nó không thay đổi và với mục đích cụ thể.

30) Quá trình này không làm thay đổi dữ liệu của siêu dữ liệu gốc.

31) Chức năng này có thể được sử dụng bởi các kiểm toán viên bên ngoài, những người muốn kiểm tra hoặc phân tích hoạt động hệ thống.

32) Thừa nhận tính năng này có thể kiểm soát để nó chỉ áp dụng cho các loại an ninh được quy định bởi người quản trị.

33) Chức năng này nhằm cho phép những người quản trị sửa lỗi người dùng, chẳng hạn như lỗi dữ liệu đầu, và để duy trì việc truy cập của người dùng và nhóm người dùng.

34) Việc này có thể đạt được bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng kiểm tra đa định dạng.

35) Trong khi các quy định này được gộp chung vào, có thể một số hồ sơ sẽ thuộc loại yêu cầu lưu giữ không được liệt kê.

36) Ví dụ, nếu một tập hợp (‘mẹ’) chứa tập hợp khác (‘con’), khi ấy nó có thể được gán công cụ kiểm soát xử lý ‘con’ ghi đè lên công cụ kiểm soát xử lý ‘mẹ’.

37) Ví dụ, khi người quản lý hoặc quản trị xem xét tập hợp và nội dung, thông báo cho người quản trị này khi tập hợp có mức độ bảo mật nhất định.

38) Chức năng này chỉ dành cho các trường hợp đặc biệt.

39) Đây là thủ tục bảo vệ để đảm bảo cho hồ sơ sẽ không bị xóa trước khi việc chuyển giao thành công được xác nhận.

40) Điều này là cần thiết để tổ chức biết được các hồ sơ đã được họ giữ và ngày tháng chúng bị hủy bỏ hoặc xử lý, mà không nhất thiết phải gánh chịu các chi phí bảo quản tất cả siêu dữ liệu quản lý hồ sơ chi tiết đối với hồ sơ.

41) Ví dụ, tìm kiếm thuật ngữ ‘proj*’ có thể tìm được ‘project’ ‘hoặc’PROJA, thuật ngữ ‘C * t’ sẽ tìm được ‘Consultant’

42) Nói cách khác, người sử dụng sẽ thấy cùng một giao diện, tính năng và tùy chọn cho dù tìm kiếm theo lớp, tập hợp hoặc hồ sơ.

43) Ví dụ, khi đọc hồ sơ, người sử dụng có thể thấy tập và tập hợp mà hồ sơ này liên kết. Nếu xem siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập hợp, người sử dụng sẽ có thể tìm hiểu thông tin về tập hợp mà nó nằm trong đó.

44) Ví dụ, người dùng có thể khởi đầu với danh sách kết quả tìm từ một cuộc tìm, và sau đó bắt đầu cuộc tìm tiếp theo trong danh sách đó.

45) Điều này sẽ cho phép tìm tài liệu với thuật ngữ rộng hơn, hẹp hơn, hoặc có liên quan trong nội dung hoặc siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng. Ví dụ, tìm kiếm về dịch vụ nhãn khoa có thể tìm theo‘dịch vụ y tế ‘,’ thử mắt’ hoặc’ khoa mắt ‘.

46) Điều này có thể sử dụng với các kỹ thuật tìm được mô tả ở trên để cung cấp cái nhìn tổng quát về siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cho nhóm hồ sơ hoặc tập hợp đã đáp ứng các tiêu chí tìm cụ thể.

47) Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số đang lưu trữ các hồ sơ dưới định dạng ứng dụng độc quyền,có thể chấp nhận việc dựng hình được thực hiện bởi một ứng dụng bên ngoài hệ thống quản lý hồ sơ số.

48) Điều này thường được cung cấp bằng cách tích hợp một gói phần mềm người xem vào hệ thống quản lý hồ sơ số. Điều này là thường được mong muốn để tăng tốc độ đưa ra phục vụ.

49) Tổ chức sẽ quy định cụ thể các gói ứng dụng và các định dạng cần thiết.

50) Tổ chức này quy định cụ thể các gói ứng dụng và định dạng cần thiết.

51) Bản sao này được gọi là “trích xuất” của hồ sơ trong yêu cầu này.

52) Điều quan trọng là khi tính năng soạn thảo nào đó được sử dụng, không thông tin nào đã che dấu hoặc loại bỏ có thể nhìn thấy trong trích xuất này, dù là trên màn hình, in ra hoặc phát lại, bất kể sử dụng tính năng nào như xoay, phóng to , thu nhỏhoặc bất kỳ thao tác nào khác.

53) Các ví dụ bao gồm âm thanh, video và một số website.

54) Hủy giao dịch là hoàn tác các thay đổi đã hoàn thành một phần khi giao dịch được xác định là không thành công.

55) Đó là, hệ thống quản lý các hồ sơ số sẽ cho phép người quản trị viên ‘hoàn tác’ một loạt các giao dịch cho đến khi tình trạng toàn vẹn của cơ sở dữ liệu đảm bảo đạt được. Điều này chỉ được yêu cầu khi điều kiện lỗi phát sinh.

56) Khi thay đổi như vậy được thực hiện, các tệp tin đóng sẽ vẫn duy trì đóng, giữ lại tham chiếu của chúng đến khung phân loại trước khi thay đổi, và các tệp tin mở cũng sẽ được đóng lại, giữ lại tham chiếu của chúng đến khung phân loại trước khi thay đổi và tham khảo chéo đến tệp tin mới trong khung phân loại đã thay đổi, hoặc được tham chiếu đến khung phân loại đã thay đổi, nhưng rõ ràng giữ lại tất cả các tham chiếu trước đến khung phân loại trước khi thay đổi. Những thay đổi đối với các đơn vị tổ chức mô tả ở trên có thể bao hàm các thay đổi tương ứng với khung phân loại của các đơn vị này và người dùng của họ. Thuật ngữ ‘thay đổi số lượng lớn, có nghĩa là tất cả các tập hợp và hồ sơ bị ảnh hưởng có thể được xử lý với một số ít giao dịch, chứ không cần phải được xử lý riêng.

57) Hồ sơ quan trọng là hồ sơ cần thiết tuyệt đối cho khả năng của tổ chức trong việc tiếp tục kinh doanh của mình hoặc về khả năng để đối phó với các điều kiện khẩn cấp/thảm họa hoặc để bảo vệ các lợi ích tài chính và pháp lý. Việc xác định và bảo vệ các hồ sơ như vậy, do đó, có tầm quan trọng đặc biệt đối với bất kỳ tổ chức nào.

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-2:2013 (ISO 16175-2:2011) VỀ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ
Số, ký hiệu văn bản	TCVN9108-2:2013	Ngày hiệu lực
Loại văn bản	Tiêu chuẩn Việt Nam	Ngày đăng công báo
Lĩnh vực	Lĩnh vực khác	Ngày ban hành
Cơ quan ban hành		Tình trạng	Còn hiệu lực

Các văn bản liên kết

Văn bản được hướng dẫn		Văn bản hướng dẫn
Văn bản được hợp nhất		Văn bản hợp nhất
Văn bản bị sửa đổi, bổ sung		Văn bản sửa đổi, bổ sung
Văn bản bị đính chính		Văn bản đính chính
Văn bản bị thay thế		Văn bản thay thế
Văn bản được dẫn chiếu		Văn bản căn cứ

Tải văn bản

Tải văn bản về Bản PDF/Bản gốc