TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) VỀ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Hiệu lực: Còn hiệu lực

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 9108-3:2011

ISO 16175-3:2010

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system

Lời nói đầu

TCVN 9108-3:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-3:2010

TCVN 9108-3:2011 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

– TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

– TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Bộ ISO 16175 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments còn có các tiêu chuẩn sau:

– ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems

1. Tổng quan

Các tổ chức xây dựng hệ thống kinh doanh để tự động hóa các giao dịch và hoạt động kinh doanh. Kết quả là, các thông tin số được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh ngày càng được sử dụng để làm bằng chứng duy nhất hoặc bản ghi lại quá trình kinh doanh, mặc dù hệ thống không được thiết kế cho mục đích này. Nếu không có bằng chứng về các hoạt động này, các tổ chức sẽ gặp rủi ro và khó có thể đáp ứng các yêu cầu về mặt pháp lý, trách nhiệm, kinh doanh và sự mong đợi của cộng đồng.

Do bản chất động và vận hành được của hệ thống kinh doanh, việc nắm bắt các hồ sơ cố định và quản lý liên tục đối với tính xác thực, khả năng sử dụng, độ tin cậy và tính toàn vẹn của hồ sơ là một thách thức. Do đó, các tổ chức phải đối mặt với một số rủi ro chính như quản lý yếu kém, chi phí không cần thiết và kém hiệu quả.

Khi các tổ chức như thế này có thể sử dụng một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS),1 hệ thống này có thể không cần nắm giữ tất cả các hồ sơ của tổ chức. Tiêu chuẩn này được biên soạn để giải quyết các lỗ hổng trong quản lý hồ sơ gây ra bởi việc sử dụng ngày càng tăng các hệ thống kinh doanh.

Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn về việc xác định và giải quyết các nhu cầu về các hồ sơ, và một bộ các yêu cầu chung về chức năng quản lý hồ sơ trong phần mềm hệ thống kinh doanh. Tài liệu nhằm mục đích:

● giúp các tổ chức hiểu được các yêu cầu quản lý hồ sơ số;

● trợ giúp các tổ chức cải thiện cách quản lý hồ sơ số;

● giảm các công việc trùng lặp và chi phí liên quan khi xác định mức tối thiểu của chức năng hồ sơ trong hệ thống kinh doanh; và

● thiết lập tiêu chuẩn cao hơn về yêu cầu quản lý hồ sơ cho các nhà cung cấp phần mềm.

Tiêu chuẩn không quy định một phương pháp thực hiện cụ thể. Mục đích của những yêu cầu kỹ thuật này có thể được thực hiện thông qua sự giao diện hoặc tích hợp các hệ thống kinh doanh với một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử hoặc bằng cách xây dựng các chức năng gắn vào hệ thống kinh doanh.

1.1. Phạm vi và mục đích

Tiêu chuẩn này sẽ giúp các tổ chức đảm bảo bằng chứng (hồ sơ) của hoạt động kinh doanh được giao dịch thông qua hệ thống kinh doanh được quản lý và nhận dạng một cách thích hợp. Cụ thể, tài liệu sẽ giúp các tổ chức để:

● hiểu các yêu cầu và quy trình để quản lý và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh;

● phát triển các yêu cầu chức năng cho hồ sơ phải được đưa vào quy định thiết kế khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm cho hệ thống kinh doanh;

● đánh giá khả năng quản lý hồ sơ của các phần mềm thương mại hoặc tùy biến của hệ thống kinh doanh; và

● xem xét chức năng các hồ sơ hoặc đánh giá sự thích ứng của hệ thống kinh doanh hiện có.

Tiêu chuẩn không cung cấp một yêu cầu kỹ thuật hoàn chỉnh mà là vạch ra một số yêu cầu quản lý hồ sơ chủ chốt, với mức khuyến cáo đề xuất, có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu cho sự phát triển lâu dài. Như đã được nêu trong tiêu chuẩn, các tổ chức vẫn sẽ cần phải đánh giá, sửa đổi và lựa chọn các yêu cầu của mình dựa trên sự ràng buộc, môi trường pháp lý, kỹ thuật và kinh doanh.

Mô đun này chỉ chú tâm vào các yêu cầu quản lý hồ sơ và không bao gồm quản lý hệ thống nói chung. Các yêu cầu về thiết kế như tiện ích, báo cáo, tìm kiếm, thực thi và quản trị hệ thống là vượt quá phạm vi của tài liệu này. Ngoài ra , môđun cũng đề cập đến kiến thức ở mức độ nhất định về phát triển các yêu cầu kỹ thuật thiết kế, mua bán và quy trình đánh giá, tuy nhiên những vấn đề này không đi vào chi tiết.

Các yêu cầu bảo quản lâu dài các hồ sơ số không được đề cập cụ thể trong tài liệu này. Tuy nhiên, tiêu chuẩn có đề cập đến các yêu cầu xuất thông tin có hỗ trợ bảo quản bằng cách cho phép xuất hồ sơ vào một hệ thống có khả năng bảo quản lâu dài, hoặc cho phép di chuyển các hồ sơ hiện thời vào các hệ thống mới.

Dù hướng dẫn trình bày trong môđun này được áp dụng cho quản lý hồ sơ trong môi trường phần mềm tích hợp cao, dựa trên kiến trúc theo hướng dịch vụ, nhưng các kịch bản như vậy không được đề cập rõ ràng. Quy trình và nguyên tắc tương tự sẽ được áp dụng trong các môi trường như vậy, nhưng cần phân tích thêm để xác định quy trình và dữ liệu nào, qua nhiều hệ thống, bằng chứng hoặc hồ sơ được yêu cầu của bất kỳ giao dịch cụ thể.

Sử dụng thuật ngữ ‘hệ thống’ trong tài liệu này là để chỉ một hệ thống máy tính hoặc công nghệ thông tin. Điều này trái ngược với quản lý hồ sơ theo cách hiểu về thuật ngữ bao gồm khía cạnh rộng hơn về con người, chính sách, thủ tục và thực tiễn trong quản lý hồ sơ. Các tổ chức sẽ cần phải xem xét những khía cạnh rộng hơn, và để đảm bảo các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ cơ bản như là quyền xử lý,2 phân loại bảo mật thông tin và việc mở hồ sơ theo thứ tự, để đảm bảo rằng các hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh có thể được quản lý một cách thích hợp.

1.2. Đối tượng

Đối tượng đầu tiên của tài liệu này là cán bộ chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống kinh doanh trong các tổ chức, chẳng hạn như các nhà phân tích kinh doanh và các nhóm giám sát quyết định đầu tư hoặc mua bán công nghệ viễn thông và thông tin.

Đối tượng cũng bao gồm các chuyên gia tư vấn hoặc trợ giúp trong các quá trình tạo lập hồ sơ và các nhà cung cấp và phát triển phần mềm những người muốn hợp nhất các hồ sơ chức năng trong sản phẩm của họ.

Với đối tượng như vậy của tài liệu này, việc sử dụng thuật ngữ quản lý hồ sơ chuyên sâu được hạn chế ở mức tối thiểu. Khi cần thiết phải sử dụng các thuật ngữ như vậy, thì có thể tìm các định nghĩa trong Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A. Một số định nghĩa quan trọng cũng được cung cấp tại điều 1.4: Các định nghĩa quan trọng.

1.3. Các tiêu chuẩn liên quan

Dưới tiêu đề Lĩnh vực ưu tiên tự động hóa và Hồ sơ điện tử của mình, Hội đồng quốc tế về lưu trữ đã phát triển một bộ hướng dẫn và yêu cầu chức năng là một phần của Dự án về Nguyên tắc và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng số hóa:

Môđun 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

Môđun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng số hóa; và

Môđun 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Tài liệu này môđun 3 của dự án mở rộng. Được phát triển với sự hỗ trợ của Sáng kiến lưu trữ hồ sơ số của Úc.

Mặc dù mô đun này có thể sử dụng như một nguồn tài liệu độc lập, nhưng để hiểu rộng hơn về bối cảnh và nguyên tắc đã trình bày, người đọc cũng nên tham khảo thêm Môđun 1.

Các yêu cầu chức năng xác định trong Phần 2 được dựa trên các yêu cầu tối thiểu đối với các chức năng hồ sơ như được định nghĩa trong TCVN 7420 (ISO 15489) về Quản lý hồ sơ.

Việc tham khảo tiêu chuẩn siêu dữ liệu cho các yêu cầu này là ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation – Records Management Processes – Metadata for Records, Part 1 – Principles (Thông tin và Tư liệu – Quy trình quản lý bản ghi – Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 1 – Nguyên tắc); ISO 23081- 2: 2009, Information and Documentation – Records Management Processes – Metadata for Records, Part 2 – Conceptual and Implementation Issues (Thông tin và Tư liệu – Quy trình quản lý bản ghi – Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 2 – Các vấn đề khái niệm và thể hiện làm cơ sở cho các yêu cầu).

1.4. Thuật ngữ

Phải thừa nhận rằng nhiều thuật ngữ sử dụng trong tài liệu này có ý nghĩa khác nhau đối với các lĩnh vực khác nhau. Do đó, quan trọng là tài liệu này được dùng cùng với Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A. Một số khái niệm chính được sử dụng trong tài liệu này cũng được giải thích chi tiết dưới đây:

● Hồ sơ là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận được và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giao dịch của kinh doanh.3 Hồ sơ cung cấp bằng chứng về giao dịch kinh doanh và có thể tồn tại dưới bất kỳ hình thức nào.

● Hệ thống kinh doanh, Theo mục đích của tài liệu này, hệ thống kinh doanh là hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ chức. Bao gồm các ứng dụng có mục đích chính là tạo điều kiện giao dịch dễ dàng giữa một đơn vị tổ chức và khách hàng của mình – ví dụ, một hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu tùy biến hoặc cố định, và tài chính, hoặc hệ thống nguồn nhân lực. Hệ thống kinh doanh là hệ thống điển hình có chứa dữ liệu động, thường phải cập nhật (kịp thời), có thể được chuyển tải (thao tác) và chứa dữ liệu hiện hành (không dự phòng). Theo mục đích của tài liệu này, Hệ thống kinh doanh không nằm trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

● Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) được thiết kế đặc biệt để quản lý việc lưu giữ và sắp xếp hồ sơ. Hệ thống duy trì nội dung, cấu trúc ngữ cảnh, và các liên kết trong hồ sơ để cho phép khả năng tiếp cận hồ sơ và xác nhận giá trị của nó để làm bằng chứng. Trong tài liệu này, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử khác với với hệ thống kinh doanh, vì chức năng chính của nó là quản lý hồ sơ.

1.5. Cấu trúc

Tiêu chuẩn này được chia thành bốn phần chính:

Phần 1: Giới thiệu – mô tả phạm vi, mục đích, đối tượng và cấu trúc của tài liệu nói chung.

Phần 2: Hướng dẫn – cung cấp thông tin cơ bản về tầm quan trọng của quản lý hồ sơ, mô tả thuật ngữ và khái niệm chính, và phác thảo quá trình để xác định nhu cầu của một tổ chức cho các hồ sơ và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh. Nó cũng vạch ra một số vấn đề và quy trình cần cân nhắc khi xem xét, thiết kế, mua hoặc xây dựng hệ thống kinh doanh để hợp nhất chức năng của các hồ

Phần 3: Yêu cầu chức năng – cung cấp tổng quan yêu cầu chức năng trình độ cao đối với hồ sơ được tích hợp vào hệ thống kinh doanh, và phác thảo bộ yêu cầu chức năng quản lý hồ sơ bắt buộc và tùy chọn cho hệ thống kinh doanh (gọi tắt là ‘yêu cầu chức năng’).

Phần 4: Phụ lục – cung cấp một bảng giải thích thuật ngữ quan trọng và danh sách các tài liệu đọc thêm.

2. Hướng dẫn

2.1. Tại sao điều quan trọng là phải có bằng chứng về quá trình và hoạt động kinh doanh?

Phương thức chủ yếu để các tổ chức tính toán hoạt động của họ là thông qua các bằng chứng về giao dịch kinh doanh dưới hình thức hồ sơ. Hồ sơ là tài sản có giá trị kinh doanh cho phép tổ chức bảo vệ các hoạt động của họ, hỗ trợ việc ra quyết định, chứng minh quyền sở hữu tài sản vật chất và trí tuệ, và trợ giúp tất cả các quá trình kinh doanh.

Hồ sơ là ‘là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận được và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giao dịch kinh doanh’.4 Nó phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian phù hợp với quy định lưu trữ và xử lý hồ sơ.

Các tổ chức với hệ thống kinh doanh không đủ chức năng để quản lý hồ sơ sẽ có nguy cơ mất mát bằng chứng này, dẫn đến sự kém hiệu quả, không có khả năng đáp ứng trách nhiệm và yêu cầu pháp luật, và thiếu bộ nhớ chứa dữ liệu dùng chung cho toàn tổ chức.

Một hồ sơ không chỉ là một tập hợp các dữ liệu, mà còn là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện.5 Đặc trưng nổi bật của hồ sơ là nội dung của nó phải tồn tại dưới một hình thức cố định, nghĩa là, được trình bày một cách cố định các giao dịch kinh doanh. Điều này có thể là thách thức đặc biệt trong một hệ thống kinh doanh, vì bản chất của nó chứa dữ liệu động và được cập nhật thường xuyên.

Hồ sơ bao gồm không chỉ nội dung mà còn thông tin về bối cảnh và cấu trúc của hồ sơ. Thông tin này có thể được kết nối thông qua các siêu dữ liệu. Siêu dữ liệu gắn hồ sơ vào trong bối cảnh kinh doanh và các văn bản quản lý hồ sơ và sử dụng theo thời gian. Siêu dữ liệu của hồ sơ do đó phục vụ cho việc xác định, xác thực ngữ cảnh của hồ sơ, không chỉ tại thời điểm tạo lập, mà vẫn tiếp tục quản lý tài liệu và sử dụng theo thời gian.6 cho phép hồ sơ được định vị, diễn tả và hiểu một cách có ý nghĩa. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 23081-2: 2009, Information and Documentation – Records Management Processes – Metadata for Records, Part 2 – Conceptual and Implementation Issues (Thông tin và Tư liệu – Quy trình quản lý bản ghi – Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 2 – Các vấn đề khái niệm và thể hiện làm cơ sở cho các yêu cầu). Các tổ chức cũng có thể có các bộ yếu tố riêng mà họ phải tuân thủ.

Hồ sơ được quản lý một cách thích hợp sẽ:

– trợ giúp minh bạch, thông báo và lập kế hoạch và hỗ trợ ra quyết định một cách có chất lượng;

– cung cấp nguồn tài liệu thông tin sử dụng để chứng minh và báo cáo các hoạt động của tổ chức; và

– cho phép đảm bảo tính thống nhất, liên tục và hiệu quả trong quản trị và quản lý, và những lợi ích khác.

TCVN 7420 (ISO 15489) về quản lý hồ sơ, cung cấp hướng dẫn thực hành tốt nhất về cách quản lý hồ sơ để đảm bảo chúng được xác thực, đáng tin cậy, đầy đủ, không thay đổi và có thể sử dụng.

2.2. Hồ sơ và tổng quan về hệ thống kinh doanh

Hệ thống kinh doanh thường được tương ứng với một số hình thức của quá trình kinh doanh. Vì rằng hồ sơ là sản phẩm của giao dịch, còn các giao dịch, nói chung, lại là hình thức của quá trình kinh doanh (ví dụ, các giao dịch liên quan đến việc xử lý đơn xin cấp giấy phép), do đó mà việc tích hợp các chức năng về hồ sơ vào hệ thống kinh doanh nên được thực hiện theo cách nhìn của quá trình kinh doanh.

Các quá trình kinh doanh có tiềm năng lớn nhất để phản ánh quản lý tốt hồ sơ là các quá trình có cấu trúc ở mức cao với những giao dịch được xác định rõ. Ở những giao dịch này, dấu hiệu nhận biết vị trí trong các hồ sơ của quá trình kinh doanh được tạo ra và thậm chí cả các hồ sơ trông như thế nào (ví dụ, hình thức) là tương đối rõ ràng. Tương tự như vậy việc quản lý hồ sơ có nhiều tiềm năng được tích hợp thành công trong các hệ thống kinh doanh hỗ trợ quy trình kinh doanh như vậy bởi vì, bắt buộc thiết kế phải tương ứng với các giao dịch cần cho quy trình kinh doanh. Hơn nữa, sự phát triển của hệ thống kinh doanh hỗ trợ quá trình kinh doanh thông thường được tiến hành thông qua một loạt các bước có cấu trúc dựa trên việc sử dụng các công cụ phát triển hệ thống đã được chấp nhận và kỹ thuật thực hiện trong từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống, từ lập kế hoạch và thiết kế đến vận hành và xem xét. Ngoài ra, trong một dự án phát triển hệ thống kinh doanh được quản lý tốt, trách nhiệm giải trình tính toàn vẹn của thiết kế, phát triển, và bảo trì hệ thống (bao gồm cả sự toàn vẹn của dữ liệu được tạo ra bởi hệ thống) được phân công rõ ràng cho tất cả các cộng đồng trong tổ chức có một trách nhiệm với hệ thống (có nghĩa là, từ những người dùng của hệ thống cho đến các chuyên gia chịu trách nhiệm phát triển hệ thống). Tất cả những yếu tố đó tăng thêm khả năng xem xét hồ sơ để được tích hợp trong thiết kế hệ thống kinh doanh hỗ trợ cho quá trình kinh doanh được xây dựng và được xác định rõ.

Việc tích hợp quản lý hồ sơ là một thách thức đáng kể trong một môi trường mà quá trình kinh doanh được xác định một cách kém cỏi, nơi mà các công cụ và kỹ thuật để thiết kế một cách hệ thống và phát triển hệ thống còn yếu kém, và nơi chịu trách nhiệm giải trình các công nghệ hỗ trợ môi trường (và đặc biệt là các thông tin được tạo ra trong môi trường) đã không được phân định rõ ràng. Trong một môi trường như vậy, các cá nhân (thường là “nhân viên văn phòng” ở tất cả các cấp của tổ chức) có mức độ tự chủ cao trong việc quyết định những thông tin nào họ được tạo lập và chia sẻ, họ chia sẻ thông tin như thế nào, họ nhập thông tin vào đâu, làm thế nào tổ chức, mô tả và lưu giữ thông tin, và họ sắp xếp thông tin như thế nào. Một môi trường như vậy thường bị chi phối bởi tin nhắn thư điện tử và file đính kèm nhưng lại ít có các quy định của kinh doanh hướng dẫn tạo lập, truyền tải và quản lý chúng. Việc tích hợp quản lý hồ sơ trong một môi trường như vậy là vô cùng khó khăn bởi vì không có các nền tảng của quá trình kinh doanh xác định (hoặc dòng công việc theo cách nói của các văn phòng hiện đại), không có một cách tiếp cận có cấu trúc để phát triển hệ thống và trách nhiệm giải trình chưa được giao (xem Phụ lục B để có thêm thông tin).

2.3. Xác định nhu cầu về bằng chứng của các sự kiện, giao dịch và quyết định trong hệ thống kinh doanh

Không phải tất cả thông tin chứa trong một hệ thống kinh doanh nhất thiết sẽ phải được ghi lại làm bằng chứng. Trước khi xem xét, thiết kế, xây dựng hoặc mua các phần mềm hệ thống kinh doanh, cần thiết xác định nhu cầu của một tổ chức đối với hồ sơ để phát triển và thực hiện các chiến lược thích hợp. Quá trình này được trình bày trong Hình 1 và thảo luận trong các phần sau.

2.3.1. Phân tích quá trình làm việc

Hệ thống kinh doanh thông thường lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu được cập nhật thường xuyên. Chính vì điều đó mà hệ thống khó mà biết được những thông tin nào trong hệ thống cần phải được quản lý dưới dạng hồ sơ để cung cấp bằng chứng về quá trình kinh doanh hoặc giao dịch.

Hệ thống kinh doanh có thể bao gồm:

– một tập hợp các yếu tố dữ liệu (hoặc dữ liệu có cấu trúc) được liên kết và kiểm soát bởi hệ thống, ví dụ, các mục trong cơ sở dữ liệu7

– các đối tượng số riêng biệt được kiểm soát bởi hệ thống có một định dạng dữ liệu được xác định rõ ràng (hoặc thông tin phi cấu trúc / bán cấu trúc), ví dụ, tài liệu, thư điện tử hoặc bảng tính; hoặc

– kết hợp của các điều ở trên.

Quá trình nhận dạng hồ sơ phải bắt đầu bằng quay trở lại chính trong hệ thống công nghệ thông tin, và tiến hành phân tích các quy trình công việc, bao gồm các yêu cầu về kinh doanh và pháp lý có liên quan, để xác định bằng chứng nào được yêu cầu lưu giữ8

Đối với những hồ sơ trực tiếp liên quan đến quá trình kinh doanh, việc nhận dạng hồ sơ được hỗ trợ bằng các công cụ và kỹ thuật chuẩn phân tích quá trình kinh doanh, chẳng hạn như sơ đồ hoạt động, biểu đồ và phân tách quy trình9

Điều quan trọng là phải làm việc chặt chẽ với các chuyên gia lưu trữ và quản lý hồ sơ của cơ quan trong quá trình này, có thể công việc này đã được thực hiện khi phát triển chương trình quản lý hồ sơ của cơ quan (bao gồm cả quyền xử lý hồ sơ)10

Quá trình nhận dạng hồ sơ đòi hỏi hai nhiệm vụ chính. Đó là:

1 – xác định các yêu cầu về bằng chứng của việc kinh doanh đang được tiến hành trong hệ thống kinh doanh; và

2 – xác định các thông tin ghi lại chứng cứ này, tức là ‘hồ sơ’.

2.3.2. Xác định các yêu cầu về bằng chứng kinh doanh 11

Bước 1 – Xác định chức năng chính và hoạt động cụ thể của kinh doanh và các giao dịch được thực hiện toàn bộ hoặc một phần bởi hệ thống kinh doanh

Phân tích này có thể bao gồm việc xem xét các tài liệu về quy trình kinh doanh và hệ thống đầu vào, đầu ra, và các thủ tục và chính sách liên quan.12 Trong môi trường tích hợp cao, có thể cần phân tích nhiều hệ thống để có được một bức tranh hoàn chỉnh về hoạt động hoặc quá trình kinh doanh. Đặc biệt trong lĩnh vực nhà nước, hệ thống cũng có thể được chia sẻ bởi nhiều tổ chức.

Bước 2 -Tổ chức sẽ xem xét bằng chứng nào cần thiết phải lưu giữ đối với từng chức năng, hoạt động và giao dịch hoặc quản lý quá trình kinh doanh bởi hệ thống

Yêu cầu có thể xuất phát từ một số nguồn. Hãy xem xét các vấn đề như:

– Có nghĩa vụ pháp lý để ghi lại bằng chứng chính xác không? Một số luật nói rõ hoặc ngầm định phải tạo lập hồ sơ chính xác dưới hình thức nhất định.

– Có phải tôn trọng các công cụ điều tiết và yêu cầu bằng chứng để chứng minh sự tuân thủ, ví dụ, các tiêu chuẩn bắt buộc, quy phạm thực hành… không?

– Có quy định của cơ quan đó yêu cầu ghi lại bằng chứng không, ví dụ, chính sách, quy chế hướng dẫn, báo cáo v.v…?

– Bằng chứng nào được yêu cầu để giúp cho chính quá trình kinh doanh hoặc ra quyết định trong tương lai?

– Có phải bất kỳ các chức năng hoặc hoạt động nào của tổ chức cũng được coi là có nguy cơ cao hoặc bị tranh chấp đòi hỏi phải có bằng chứng giải thích rõ ràng?

– Các bên liên quan là ai và sự kỳ vọng khác nhau về về những bằng chứng gì cần thiết để được lưu giữ lại?

– Sự mong đợi của cộng đồng về những bằng chứng gì đối với quá trình làm việc?

Quá trình này có thể bao gồm một loạt các tham vấn và xác nhận với quản lý cấp cao. Tiêu chuẩn quốc tế về phân tích quy trình làm việc cho hồ sơ ISO / TR 26122-2008, và Tài liệu hướng dẫn DIRKS của Úc là nguồn tài liệu hữu ích cho những mục đích này.13

2.3.3. Xác định nội dung và thông tin quản lý có liên quan ghi lại làm bằng chứng

Không phải tất cả thông tin chứa trong một hệ thống kinh doanh nhất thiết sẽ phải được ghi lại làm bằng chứng.

Bước 3 – đối với từng yêu cầu về bằng chứng, xác định nội dung hoặc dữ liệu tạo nên bằng chứng

Trong hệ thống quản lý các đối tượng số riêng biệt, chẳng hạn như các tài liệu xử lý văn bản, dữ liệu đã được tích hợp với nhau thành một cấu trúc logic. Điều này có nghĩa là có thể dễ dàng nhận dạng các văn bản hoặc báo cáo cụ thể có chứa nội dung mà có thể xem như là bằng chứng của một giao dịch hoặc hoạt động kinh doanh cụ thể.

Đối với các hệ thống khác, đó sẽ là yêu cầu phân tích cấu trúc dữ liệu, mô hình dữ liệu và mô hình lớp làm nền tảng cho hệ thống để xác định các yếu tố dữ liệu cụ thể cùng tạo thành nội dung và cung cấp bằng chứng cần thiết (xem Hình 2 và 3 minh họa điều này dưới đây).

Điều quan trọng cần lưu ý là nội dung hoặc dữ liệu tạo nên bằng chứng có thể không chỉ có trong phạm vi một hệ thống. Nó cũng có thể có trong các hệ thống khác, trong các tài liệu nói về hệ thống, thủ tục, giấy tờ v.v… Đặc biệt trong môi trường tích hợp cao, các phần của bằng chứng cần thiết có thể được chứa trên nhiều hệ thống, một số hệ thống hoặc các thành phần có thể được chia sẻ với các tổ chức khác.

Có một số yếu tố nội dung khác nhau có thể phục vụ cho việc tạo bằng chứng. Quyết định nội dung thích hợp nhất để làm bằng chứng cần thiết sẽ được dựa trên đánh giá về nhu cầu kinh doanh và rủi ro. Hồ sơ cần phải được đầy đủ, đó là, cần ghi lại đầy đủ các bằng chứng về việc tiến hành các hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch. Do đó một sáng kiến quan trọng sẽ được ghi lại một cách rõ ràng, trong khi một hành động theo thói quen với độ rủi ro thấp chỉ được ghi lại với một lượng thông tin tối thiểu.

Hình 2 trình bày nội dung của một cơ sở dữ liệu được điều khiển bởi một hệ thống kinh doanh.14 Trong ví dụ này, hồ sơ15 được tạo thành từ một nhóm các yếu tố dữ liệu liên quan đến nhiều trường khác nhau. Mỗi hồ sơ sẽ bao gồm các yếu tố dữ liệu xác định trong cơ sở dữ liệu và siêu dữ liệu liên quan cần thiết để liên kết các yếu tố và cung cấp cấu trúc và ngữ cảnh cần thiết để hỗ trợ cho hồ sơ.

Hình 2- Xác định các hợp phần thông tin / các yếu tố dữ liệu có trong một hồ sơ số trong cơ sở dữ liệu

Lưu ý rằng có thể một hồ sơ đơn bao gồm nhiều yếu tố từ một bảng hoặc một trường của cơ sở dữ liệu đơn, và cũng có thể có một phần tử dữ liệu đơn tạo thành một phần của nhiều hồ sơ.

Hình 3 đưa ra một ví dụ đơn giản về các bảng là một phần của một cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Mỗi bảng đại diện cho một phần cơ sở dữ liệu có chứa thông tin liên quan chặt chẽ. Bảng A, B và C cung cấp dữ liệu liên quan đến nhân sự, tiền lương và các trung tâm chi trả. Bảng D và E cung cấp các mối liên kết giữa các yếu tố dữ liệu trong các bảng khác. Bảng D liên kết nhân viên với mức chi trả có liên quan của họ, khi Bảng E liên kết nhân viên với các trung tâm chi trả của họ.

Mỗi bảng bao gồm một số cột đại diện cho các trường chứa yếu tố dữ liệu. Các hàng trong mỗi bảng thiết lập mối liên kết giữa các yếu tố dữ liệu trong các trường khác nhau. Trong tài liệu về cơ sở dữ liệu, các hàng trong bảng đôi khi được gọi là “hồ sơ”, mặc dù các yếu tố dữ liệu được liên kết này không phải luôn là hồ sơ theo nghĩa của thuật ngữ trong quản lý hồ sơ.

Có nhiều hồ sơ trong Hình 3 để phân tích quá trình kinh doanh. Những hồ sơ này đại diện cho một số yếu tố dữ liệu liên quan đến nhau có thể được kết nối qua một hoặc nhiều bảng và bao gồm các yếu tố dữ liệu từ một hoặc nhiều trường.

Bảng A: Nhân sự

Mã số nhân viên	Họ	Tên	Địa chỉ	Thành phố
0078652	Larsen	Sevren	78/1 Hoddle st, Carlton	Melbourne
0078653	Lee	Jamie	55 Ramsey St, Vermont	Melbourne
0078654	Smith	Bob	7 Pollie Crt, Barton	Canberra
0078655	Schmidt	Helmutt	1/123 North Rd, Balmain	Sydney
0078656	Darcy	Kyra	67 Green St, Mt Lawley	Perth

Bảng B: Tiền lương

Mã trả lương	Cấp bậc	Năm	Tiền trả
A41	APS4	Năm 1	$45,000
A42	APS4	Năm 2	$46,000
A43	APS4	Năm 3	$47,000
A44	APS4	Năm 4	$48,000
A51	APS5	Năm 1	$54,000
A52	APS5	Năm 2	$55,000
A53	APS5	Năm 3	$56,000

Bảng C: Trung tâm chi trả

Mã số nhân viên	Mã số chi trả
0078652	A53
0078653	A42
0078654	A42
0078655	A41
0078656	A51

Bảng D: Chi trả cho cán bộ nòng cốt theo mức

Mã trung tâm	Trung tâm chi trả	Giám đốc
M001	Văn phòng Melbourne	Shay Jones
S001	Văn phòng Sydney	Fred Nguyen
P001	Văn phòng Perth	Alberta
C001	Văn phòng Canberra	Johnson John Wasp

Bảng E: Cán bộ là đối tượng của Trung tâm chi trả

Mã số cán bộ	Mã số trung tâm
0078652	M001
0078653	M001
0078654	C001
0078655	S001
0078656	P001

Hình 3 – Ví dụ tiếp tục về việc xác định các hợp phần thông tin/các yếu tố dữ liệu có trong một bản ghi số trong cơ sở dữ liệu

Cách trình bày:

Màu vàng	Các yếu tố dữ liệu chứa trong hồ sơ nhân sự của Kyra Darcy
Màu xanh	Các yếu tố dữ liệu chứa trong hồ sơ địa chỉ cụ thể của Bob Smith
Màu hồng	Các yếu tố dữ liệu chứa trong hồ sơ của cán bộ Văn phòng Melbourne

Ba dạng khác nhau của các hồ sơ đã được xác định trong hệ thống:

Các hàng màu vàng xác định các yếu tố dữ liệu tạo thành một hồ sơ nhân sự đơn lẻ. Hồ sơ này bao trùm các yếu tố dữ liệu trong tất cả năm bảng và chứa thông tin về nhân viên, tên, địa chỉ, mức lương và trung tâm chi trả.

Hàng màu xanh xác định yếu tố dữ liệu cung cấp hồ sơ về tên, địa chỉ và mã số nhân viên của một cá nhân. Hàng thông tin duy nhất này có thể được hiểu như một hồ sơ, nhưng trong trường hợp này hồ sơ được chỉ trong các hàng màu vàng là toàn diện và thích hợp hơn.

Các hàng màu hồng xác định yếu tố dữ liệu tạo thành hồ sơ về tất cả nhân viên thuộc một trung tâm chi trả cụ thể. Các dòng này có thể trình bày một phương pháp khác để truy vấn dữ liệu chứa trong các bảng.

Lưu ý rằng thông tin chứa trong Bảng B không tạo thành một hồ sơ trong kịch bản này, mà chỉ là một phần của hồ sơ tiền lương nhân viên. Điều này là do các dữ liệu chứa trong Bảng B chỉ là giá trị lợi ích bổ sung như là một thành phần của hồ sơ khi nó được đặt trong bối cảnh của một nhân viên ở Bảng A. Bản thân thông tin của Bảng B có thể lấy từ hồ sơ bên ngoài như hợp đồng làm việc.

Cần lưu ý rằng, có thể trong một số trường hợp, có sự chồng chéo giữa các hồ sơ được xác định trong cơ sở dữ liệu. Các yếu tố dữ liệu là một phần của một hồ sơ trong cơ sở dữ liệu quan hệ cũng có thể là một phần của hồ sơ khác được tạo ra bởi cùng một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, hồ sơ nhân viên của ‘Jamie Lee’ và hồ sơ nhân viên văn phòng Melbourne cả hai sẽ có cùng các yếu tố dữ liệu từ Bảng A.

Trường hợp xảy ra sự chồng chéo giữa các yếu tố dữ liệu trong hồ sơ số, hệ thống kinh doanh phải có khả năng đảm bảo không hủy bỏ các phần tử dữ liệu được chia sẻ cho đến khi cả hai xác định các hồ sơ kỹ thuật số đã đạt đến thời gian lưu giữ tối thiểu của nó.

Bước 4 – Xác định thông tin bổ sung cần thiết để quản lý nội dung của bằng chứng theo thời gian

Đây sẽ là siêu dữ liệu hồ sơ là một phần tích hợp của hồ sơ. Siêu dữ liệu hồ sơ có thể được dùng để điều khiển độ dài thời gian hồ sơ được duy trì, thiết lập và hạn chế quyền truy cập hồ sơ, và tạo điều kiện tìm kiếm và khai thác dễ dàng các hồ sơ.

Việc tạo lập, lưu giữ và quản lý siêu dữ liệu cho các hồ sơ là cần thiết để cho phép các hồ sơ nhận dạng được, hiểu và khai thác được, và để bảo vệ bằng chứng về độ tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của nó. Siêu dữ liệu cần được lưu giữ phù hợp với tiêu chuẩn siêu dữ liệu được xác định cho hồ sơ, theo yêu cầu của các tổ chức và/hoặc pháp luật đã quy định.

Siêu dữ liệu không cần phải được giữ lại cùng với nội dung, miễn là chúng được liên kết hoặc kết nối bằng một cách nào đó. Siêu dữ liệu có thể được chứa dưới dạng câu hỏi trong hệ thống bên ngoài hệ thống kinh doanh, hoặc có thể bao gồm tài liệu hoặc các công cụ như lược đồ XML và dữ liệu, và các mô hình lớp để cho phép các hồ sơ được hiểu và giữ được ý nghĩa theo thời gian.

Đặc biệt trong môi trường cơ sở dữ liệu, khó có thể phân biệt giữa nội dung hồ sơ và siêu dữ liệu của nó. Ví dụ, siêu dữ liệu cung cấp bằng chứng một người cụ thể truy cập hồ sơ vào một ngày và/hoặc thời gian cụ thể là chính hồ sơ đó. Thường thì siêu dữ liệu trong một hệ thống kinh doanh liên quan đến hệ thống như một tổng thể. Nghĩa là, siêu dữ liệu được áp dụng một cách tổng thể cho tất cả các hồ sơ trong hệ thống, chứ không phải cho các hồ sơ riêng lẻ. Siêu dữ liệu có thể có trong quy tắc hoặc trong tài liệu hệ thống và không được áp dụng cho các hồ sơ đơn lẻ.

2.3.4. Xác định các mối liên kết và phụ thuộc

Một đặc tính quan trọng của hồ sơ là nó không thể được hiểu theo từng hồ sơ riêng biệt. Để cung cấp ngữ cảnh cho các hồ sơ, thông tin bổ sung về quá trình làm việc hoặc hệ thống kinh doanh phải đảm bảo hồ sơ có thể hiểu được, nhằm chứng minh độ tin cậy của bằng chứng, hoặc liệu hồ sơ có cần phải được di chuyển từ một hệ thống sang hệ thống khác trong tương lai hay không. Các yêu cầu thông tin hệ thống có thể bao gồm:

– vị trí;

– các vấn đề / lỗi của hệ thống;

– kích thước;

– nguyên tắc kinh doanh được thực hiện;

– định dạng tệp;

– an ninh;

– quản lý sự riêng tư;

– cấu trúc dữ liệu;

– các mô hình lớp và dữ liệu;

– quy định quy trình làm việc; và

– kiểm định.

Thông tin cần thiết về quá trình làm việc có thể bao gồm các văn bản thủ tục và chính sách có liên quan để chứng minh rằng quyết định được thực hiện và quy trình được đảm bảo theo tiêu chuẩn cho phép.

Ngoài ra, như đã nêu trong điều 2.3.1: Phân tích quá trình làm việc, nhiều quá trình sẽ mở rộng ra ngoài một hệ thống kinh doanh đơn lẻ. Mối liên kết cần thiết đến hệ thống khác, hoặc các thông tin liên quan dưới dạng giấy, cũng phải được xem xét trước khi phát triển chiến lược quản lý hồ sơ trong hệ thống kinh doanh.

Một sự phụ thuộc chính ở đây là các hồ sơ cần phải được lưu giữ trong bao lâu. Hồ sơ phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian phù hợp với yêu cầu luật pháp và nhu cầu kinh doanh. Quyết định về hồ sơ phải được lưu giữ bao lâu sẽ được quyết định bởi cơ quan có thẩm quyền xử lý xếp. Tổ chức sẽ cần phải đáp ứng yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền lưu giữ và xử lý hồ sơ 16

Hồ sơ được yêu cầu lưu giữ trong thời gian lâu hơn bình thường sẽ yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt hơn để đảm bảo hồ sơ có thể được quản lý và vẫn truy cập được trong khoảng thời gian cần thiết, theo quy định của cơ quan có thẩm quyền sắp xếp. Tùy thuộc vào nhu cầu truy cập các hồ sơ cũ, tổ chức có thể quyết định không giữ tất cả các hồ sơ trong hệ thống hoạt động. Tuy nhiên, điều quan trọng là các hồ sơ có thể vẫn được xác định và khai thác theo mức độ dịch vụ thỏa thuận.

‘Lưu trữ’, lưu giữ và xử lý hồ sơ

Thuật ngữ ‘lưu trữ’ có các nghĩa khác nhau trong quản lý hồ sơ và cộng đồng CNTT (xem Giải thích thuật ngữ ở Phụ lục A)

‘Lưu trữ’ dữ liệu ở tầng thứ hai hoặc bảo quản phi trực tuyến không làm thay đổi yêu cầu về hồ sơ và có thể không được xét đến khi thực hiện yêu cầu liên quan đến lưu giữ và sắp xếp hồ sơ. Hơn nữa, việc sao dự phòng trong hệ thống kinh doanh có kinh doanh liên tục hoặc để khôi phục những rủi ro không phải là thực hiện yêu cầu xử lý

Thông tin chi tiết, xem điều 3.4.: Lưu trữ và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

2.3.5. Đặt ra chiến lược để xử lý các hồ sơ cốt lõi dựa trên đánh giá lựa chọn

Sau khi nhận dạng các yêu cầu về bằng chứng dưới hình thức hồ sơ, và các mối liên kết và phụ thuộc có liên quan, có thể đặt ra chiến lược thích hợp để quản lý hồ sơ. Chiến lược phải được dựa trên sự đánh giá về rủi ro liên quan đến các hồ sơ.

Để được coi là bằng chứng xác thực và đáng tin cậy, nội dung phải được cố định vào một thời điểm nhất định và không thay đổi. Chiến lược duy trì hồ sơ “cố định” phải được thực hiện vì hệ thống kinh doanh nói chung có chứa dữ liệu động, dữ liệu hiện hành là đối tượng thường xuyên được cập nhật. Những chiến lược này sẽ bị ảnh hưởng bởi các quyết định liên quan đến hệ thống quản lý các hồ sơ và được thông tin bởi cách đánh giá lựa chọn.

Trước khi sử dụng yêu cầu chức năng, tổ chức sẽ cần phải xem xét mức độ mà chức năng cho các hồ sơ sẽ được cung cấp thông qua các cơ chế nội bộ trong ứng dụng hệ thống kinh doanh riêng của mình, hoặc các yêu cầu sẽ được đáp ứng bằng cách tương tác với các phần mềm ứng dụng bên ngoài đến hệ thống có khả năng cung cấp các chức năng quản lý hồ sơ cần thiết.

Các yêu cầu chức năng bắt buộc trong tài liệu này đưa ra những vấn đề chính mà xử lý hồ sơ phải thực hiện. Tùy chọn để thực hiện các yêu cầu này, thể hiện trong Hình 4, có thể bao gồm:

– thiết kế hệ thống kinh doanh để thực hiện chức năng quản lý hồ sơ nội bộ;

– tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ đã xác định, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử; hoặc

– thiết kế chức năng xuất dữ liệu vào hệ thống kinh doanh để xuất trực tiếp bản ghi và các siêu dữ liệu liên quan vào hệ thống quản lý hồ sơ.

Hình 4 – Một số ví dụ lựa chọn hệ thống khả dĩ để quản lý hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Các tùy chọn này không đầy đủ và những tùy chọn khác có thể được các tổ chức khảo sát khi xác định một cách tiếp cận phù hợp với mình.

Đối với hệ thống kinh doanh quản lý các đối tượng số riêng biệt, “ấn định” một hồ sơ có thể được thực hiện thông qua kiểm soát hệ thống, chẳng hạn như thiết lập các đối tượng “chỉ được đọc”, và áp dụng siêu dữ liệu hồ sơ chứng minh việc quản lý hồ sơ và sử dụng theo thời gian, ví dụ, siêu dữ liệu về lịch sử sự kiện.

Ngược lại, hệ thống cơ sở dữ liệu thường chứa dữ liệu được cập nhật thường xuyên, không trùng lặp, và do đó có thể đặt ra những thách thức để đảm bảo tính cố định của hồ sơ. Chiến lược để thực hiện điều này có thể bao gồm:

● Thiết kế kiểm soát ngăn ngừa sự ghi đè lên hoặc xóa các dữ liệu cụ thể trong hệ thống. Ví dụ, điều này có thể liên quan đến việc cho phép cập nhật dữ liệu nhưng vẫn ghi lại các giá trị trước đó trong trường hiện trạng lịch sử. Hồ sơ được tạo lập bởi sự kết hợp của các trường xác định và thông tin sự kiện lịch sử có liên quan. Điều này không có nghĩa là tất cả thay đổi dữ liệu trong hệ thống yêu cầu phải được giữ lại. Điều đó chỉ áp dụng đối với các yếu tố dữ liệu được xác định tạo nên nội dung của yêu cầu bằng chứng.

VÍ DỤ:

Một nhân viên nhập thông tin chi tiết về một khách hàng mới vào hệ thống. Sau đó khách hàng thay đổi tên và nhân viên cập nhật các chi tiết mới vào hệ thống. Tên cũ của khách hàng vẫn được hệ thống lưu giữ, quản lý và duy trì như một phần của hồ sơ.

VÍ DỤ:

Giá trị tài sản có bảo hiểm được tự động lập chỉ mục hàng năm và trường ‘giá trị tài sản’ được cập nhật tự động. Để chứng minh giá trị của tài sản tại thời gian yêu cầu, thông tin từ trường ‘giá trị tài sản’ được chuyển đến trường ‘giá trị lần trước’ khi tiến hành cập nhật. Hệ thống lưu giữ giá trị lần trước sau ba năm (vì yêu cầu là lưu giữ ba năm đối với một sự kiện), và hàng năm yêu cầu được thực hiện, đúng như chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền xử lý. Hệ thống ghi lại việc xóa những dữ liệu hết hạn, bao gồm cả sự chấp thuận tương ứng.

● Kết hợp các yếu tố dữ liệu được chọn (có thể là trong cùng một bảng hoặc dữ liệu được chọn từ các hàng trong các bảng khác nhau) và tạo ra một đối tượng số riêng biệt cố định và không thay đổi. Chiến lược này có thể đáp ứng việc tạo báo cáo và một phiên bản cơ sở dữ liệu chỉ được đọc về ‘lịch sử’.

VÍ DỤ:

Một tổ chức sử dụng hệ thống kinh doanh với công cụ quy trình công việc để hỗ trợ xử lý các yêu cầu cho vay. Khi yêu cầu hoàn tất, hệ thống sẽ tự động tạo ra một báo cáo đưa ra chi tiết của quá trình, sau đó được lưu trữ như một hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Các thông tin theo ngữ cảnh thích hợp của quá trình, dưới hình thức siêu dữ liệu, được thu thập như đã được chuyển qua công cụ và xuất cùng với hồ sơ vào hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

Bất kể những nào chiến lược đã lựa chọn, đều là cần thiết để đảm bảo tất cả việc xử lý hồ sơ cốt lỗi được giải quyết để hồ sơ không chỉ được tạo lập và quản lý, mà còn được sắp xếp một cách thích hợp.

VÍ DỤ:

Một cơ sở dữ liệu được sử dụng để duy trì đơn đặt hàng của khách hàng. Theo cơ quan thẩm quyền xử lý của tổ chức, các chi tiết đặt hàng yêu cầu được giữ lại trong hai năm sau khi đơn đặt hàng được hoàn thành. Mỗi năm một lần, một truy vấn cho chạy trên hệ thống để xác định tất cả các đơn đặt hàng đã được hoàn thành hơn hai năm trước đây. Kết quả của truy vấn này được kiểm tra bởi các nhân viên có liên quan để đảm bảo chúng không có quan hệ với bất kỳ vấn đề chưa giải quyết xong, và một khi được phê duyệt, các trường có liên quan sẽ bị xóa. Báo cáo, ký và xác nhận xóa được lưu giữ như là bằng chứng của quá trình này.

Quá trình này được thiết kế cẩn thận để đảm bảo các trường duy nhất có liên quan đến đơn đặt hàng sẽ bị xóa, và chi tiết khách hàng (được yêu cầu phải được giữ lại lâu hơn) không bị ảnh hưởng.

Điều 3: Các yêu cầu chức năng bao gồm các yêu cầu cốt lõi này. Nó cũng được phác thảo trong điều 2.4.1: Các kết quả chính.

Quyết định dùng cách tiếp cận nào đối một hệ thống kinh doanh cụ thể sẽ bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố:

– nhu cầu kinh doanh, bao gồm mức độ rủi ro đối với chức năng kinh doanh cụ thể. Các chức năng nguy cơ cao đòi hỏi sự kiểm soát quản lý hồ sơ và tài liệu nghiêm ngặt hơn;

– khung quản lý bao quát hồ sơ, bao gồm cả việc dùng tiếp cận phân phối hay tập trung để quản lý hồ sơ là ưu tiên, và

– Việc xem xét những gì có thể khả thi về kỹ thuật, chẳng hạn đối với hệ thống cụ thể có liên quan, có thể bao gồm liệu cơ quan đã có một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử chưa, có dễ dàng tích hợp với các chức năng hiện có của hệ thống kinh doanh không và những thay đổi nào sẽ là cần thiết, tuổi thọ dự kiến của hệ thống hiện có và liệu nâng cấp hệ thống để thêm các chức năng cần thiết là có khả thi không.

Bảng 1 đưa ra một số thách thức và lợi ích cho mỗi lựa chọn quản lý hệ thống.

Bảng 1 – Một số cân nhắc khi lựa chọn cách tiếp cận quản lý hồ sơ được tạo lập trong hệ thống kinh doanh

Tùy chọn hệ thống	Lợi ích	Thách thức
Thiết kế hệ thống kinh doanh thực hiện chức năng quản lý hồ sơ nội bộ	● Biến việc tạo lập và quản lý hồ sơ là thành phần cốt lõi của quá trình kinh doanh ● Nếu kiến trúc kỹ thuật dựa trên thành phần được sử dụng, thành phần quản lý hồ sơ có thể được tái sử dụng cho các hệ thống khác ● Đảm bảo khả năng dữ liệu lịch sử bổ sung	● Các vấn đề lưu giữ ● Tăng chi phí ● Bảo đảm quản lý thống nhất các hồ sơ liên quan trong toàn bộ tổ chức
Tích hợp với một hệ thống quản lý hồ sơ xác định, chẳng hạn như một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (quản lý hồ sơ liên đoàn)	● Hồ sơ hệ thống kinh doanh có thể được quản lý chung với các hồ sơ được tạo ra bởi các hệ thống khác ● Khai thác tái sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ bên ngoài	● Sự liên tục của quá trình có thể bị ảnh hưởng bởi năng lực của hệ thống quản lý hồ sơ xác định ● Phát sinh phức tạp khi nâng cấp hệ thống ● Thách thức đối với việc phục hồi thảm họa và duy trì kiểm định thích hợp ● Có thể yêu cầu giao diện tùy biến
Thiết kế chức năng xuất dữ liệu trong hệ thống kinh doanh để xuất trực tiếp hồ sơ và siêu dữ liệu liên quan sang hệ thống hệ thống quản lý hồ sơ xác định	● Hồ sơ hệ thống kinh doanh có thể được quản lý chung với các hồ sơ được tạo ra bởi các hệ thống khác ● Có thể phù hợp hơn với hệ thống hiện có	● Trùng lặp hồ sơ trong hệ thống kinh doanh và hệ thống quản lý hồ sơ xác định ● Có thể bị lỗi trong quá trình xuất / nhập dữ liệu ● Người dùng sẽ cần phải biết hai hệ thống – hệ thống thông tin về hoạt động kinh doanh, và hệ thống các hồ sơ thông tin cũ hơn – trừ khi một giao diện liên tục được cung cấp

2.3.6. Đánh giá lựa chọn và rủi ro

Rủi ro là một yếu tố quan trọng trong đánh giá các chiến lược thích hợp. Rủi ro có thể phát sinh do không tạo ra các hồ sơ ở vị trí đầu tiên, do xóa bỏ hồ sơ quá sớm, hoặc không đảm bảo khả năng tiếp cận và khả năng đọc các hồ sơ theo thời gian. Hậu quả phát sinh từ những rủi ro này có thể là quảng cáo bất lợi, hoạt động kinh doanh không hiệu quả và giảm năng lực của tổ chức để theo đuổi hoặc bảo vệ lý lẽ.

Một đánh giá rủi ro vững chắc sẽ thông báo mức chứng cứ cần thiết và cần kiểm soát chặt chẽ các hồ sơ đến mức nào. Các tổ chức có thể có khung pháp lý để quản lý các rủi ro cụ thể cho phép xác định các mức độ rủi ro khác nhau để ưu tiên cho các yêu cầu xác định đối với bằng chứng.

Thực hiện một đánh giá rủi ro là đặc biệt cần thiết ở những nơi mà một phần của bằng chứng hay hồ sơ được cung cấp bởi một tổ chức bên ngoài, hoặc nơi mà thông tin chứa trong hệ thống được chia sẻ bởi nhiều tổ chức. Cần phải xem xét liệu có thể dựa vào tổ chức bên ngoài hoặc hệ thống chia sẻ được không để duy trì các bằng chứng cần thiết theo thời gian yêu cầu. Chiến lược giảm thiểu rủi ro này có thể bao gồm việc đảm bảo bằng chứng cần thiết được giữ trong hệ thống dưới sự kiểm soát của tổ chức, hoặc thỏa thuận với các hệ thống chia sẻ các yêu cầu này.

Một phân tích mang tính khả thi có thể giúp các tổ chức xem xét, một cách có cấu trúc, khả năng tài chính, kỹ thuật, pháp lý hoặc hoạt động của tổ chức để đáp ứng yêu cầu. Một phân tích tính có tính khả thi sẽ tạo thuận lợi cho việc ra quyết định sáng suốt tại các thời điểm quan trọng trong quá trình phát triển.

Việc đánh giá tính khả thi của hoạt động có thể đòi hỏi xem xét các vấn đề như bản chất, mức độ tham gia của người dùng trong việc phát triển và vận hành hệ thống, và hỗ trợ quản lý hệ thống mới. Một đánh giá tính khả thi về kỹ thuật có thể xem xét trình độ hiện tại và các giải pháp công nghệ đang phát triển và đội ngũ nhân viên có đủ trình độ kỹ thuật trong suốt thời gian của dự án và giai đoạn bảo trì tiếp theo.17

2.3.7. Thực hiện

Vì các hoạt động thực hiện là riêng biệt đối với từng chiến lược được lựa chọn nên chúng vượt quá phạm vi của tiêu chuẩn này. Yêu cầu vận hành hệ thống nói chung, chẳng hạn như sự quản lý thay đổi cũng vượt ra ngoài phạm vi của tiêu chuẩn.

Tuy nhiên, một khía cạnh quan trọng của việc vận hành là đảm bảo vai trò và trách nhiệm phù hợp thì đã được quy định và thỏa thuận. Bảng 2 chỉ ra một sự cố có thể có của vai trò. Trong thực tế, các tổ chức sẽ cần phải xác định vai trò rõ hơn nữa. Trong trường hợp hệ thống kinh doanh được chia sẻ giữa các tổ chức, vai trò và trách nhiệm của tất cả các bên cũng cần được làm rõ, và hiểu rõ ràng và giải thích cặn kẽ.

Bảng 2 – Vai trò của người sử dụng

Người sử dụng	Bất kỳ người nào được phép truy cập vào ứng dụng hệ thống kinh doanh. Đó là, bất cứ ai tạo lập, tiếp nhận, xem và/hoặc sử dụng hồ sơ lưu trữ trong hệ thống kinh doanh. Đây là mức chuẩn truy cập mà hầu hết nhân viên của một tổ chức sẽ có.
Người quản trị hồ sơ	Người sử dụng có thẩm quyền truy cập đặc biệt cho phép truy cập bổ sung, và/hoặc kiểm soát hồ sơ chứa các ứng dụng của hệ thống kinh doanh. Người quản trị hồ sơ trong một số trường hợp có thể được giao quyền thực hiện nhiệm vụ tương tự như quản trị hệ thống kinh doanh, chẳng hạn như đóng và mở hồ sơ, tạo lập xuất nhập hồ sơ và chỉnh sửa siêu dữ liệu hồ sơ. Các quyền hạn được giao cho người quản trị hồ sơ sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của tổ chức và mức độ trách nhiệm của vai trò này.
Người quản trị hệ thống kinh doanh	Người có vai trò trách nhiệm được phân công vận hành hệ thống kinh doanh, ví dụ, có chức năng quản trị hệ thống và cấu hình. Người quản trị hệ thống kinh doanh sẽ có trách nhiệm cấp phép và xóa bỏ quyền cho người dùng và người quản trị hồ sơ.

Bảng 3 đưa ra ví dụ về ma trận các vai trò và một số chức năng mà các vai trò có thể thực hiện. Bảng này đòi hỏi các tổ chức tiếp tục phát triển thêm. ‘Có’ có nghĩa là hệ thống kinh doanh phải cho phép các vai trò có chức năng đó. ‘Không’ có nghĩa là hệ thống kinh doanh phải ngăn chặn các vai trò có chức năng. ‘Tùy chọn’ chỉ ra rằng hệ thống kinh doanh có thể cho phép hoặc ngăn chặn chức năng đối vai trò, và như vậy tổ chức phải xác định chính sách và thủ tục nào sẽ cho phép hoặc ngăn chặn sự kết hợp này.

Bảng 3 – Vai trò và chức năng

Chức năng	Người dùng	Người quản trị hồ sơ	Người quản trị hệ thống
Tạo hồ sơ mới	Có	Có	Có
Bổ sung / hiệu đính siêu dữ liệu hồ sơ khi nhận dạng hồ sơ 18	Có	Có	Tùy chọn
Cấp phép sắp xếp hồ sơ, hoặc một tập hợp các hồ sơ	Không	Có	Tùy chọn
Xem kết quả kiểm định	Tùy chọn 19	Tùy chọn	Có
Hiệu đính dữ liệu theo dõi kiểm định 20	Không	Không	Không

2.4. Sử dụng các yêu cầu chức năng

Các yêu cầu chức năng có thể được các tổ chức sử dụng cho một số mục đích, bao gồm:

– phát triển các yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong đặc tả thiết kế và cho mục đích đánh giá khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm hệ thống kinh doanh; và

– xem xét chức năng đối với các hồ sơ hoặc đánh giá sự phù hợp của hệ thống kinh doanh hiện có.

Trước khi sử dụng các yêu cầu chức năng, các hồ sơ và nhu cầu quản lý hồ sơ sẽ cần phải được xác định như đã nêu tại điều 2.3.

2.4.1. Các kết quả chính

Các yêu cầu chức năng được sắp xếp thành bốn lĩnh vực chính.

Tạo lập hồ sơ trong bối cảnh		Quản lý và duy trì hồ sơ
Tạo lập hồ sơ cố định Siêu dữ liệu hồ sơ Quản lý tập hợp hồ sơ Công cụ phân loại hồ sơ		Cấu hình siêu dữ liệu Tra trùng, phân loại lại, tách và đóng hồ sơ Tường trình về hồ sơ Quy trình an ninh trực tuyến

Hỗ trợ xuất nhập và khả năng tương tác		Lưu giữ và xử lý hồ sơ
Nhập Xuất		Tuân thủ xử lý Ứng dụng xử lý Xem xét lại Hủy bỏ Siêu dữ liệu sắp xếp Tường trình hoạt động xử lý

Hình 5 – Các lĩnh vực kết quả chính

Tạo hồ sơ trong bối cảnh kinh doanh – hệ thống thông tin trợ giúp cho hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch đòi hỏi có các bằng chứng về hoạt động đó. Trong các hệ thống kinh doanh, điều này liên quan đến việc xác định một tập hợp các thông tin số để phục vụ như dạng hồ sơ. Hồ sơ phải được liên kết với bối cảnh kinh doanh của hệ thống.

Quản lý và duy trì hồ sơ – hồ sơ số phải được quản lý một cách chủ động như bằng chứng của hoạt động kinh doanh, duy trì tính xác thực, độ tin cậy, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng. Nhiều chức năng yêu cầu để đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ được kế thừa từ thiết kế của hệ thống kinh doanh và do đó nó vượt quá phạm vi của tài liệu, mặc dù tầm quan trọng của nó được công nhận. Thay vào đó, thành phần ‘Quản lý và duy trì hồ sơ’ của yêu cầu chức năng được tập trung vào các chức năng ít phổ biến hơn.

Hỗ trợ xuất nhập và khả năng tương tác – các hệ thống phải đảm bảo khả năng tương tác trên các nền tảng và lĩnh vực và theo thời gian. Như vậy, thông tin hồ sơ phải được mã hóa theo cách hiểu được và có thể sửa đổi được, nếu cần thiết khi chuyển sang nền công nghệ mới hơn.

Lưu giữ và sắp xếp hồ sơ – hồ sơ phải được lưu giữ và phải để cho người dùng có thẩm quyền truy cập được khi có yêu cầu về pháp luật, cộng đồng và nhu cầu kinh doanh, và sau đó được sắp xếp một cách có hệ thống để quản lý và kiểm định được. Một dấu xác nhận quản lý hồ sơ thích hợp là lưu giữ và sắp xếp thích hợp các hồ sơ theo quy định.

Điều này được giải thích thêm trong Điều 3: Các yêu cầu chức năng.

Tầm quan trọng của hồ sơ siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu hồ sơ là thông tin có cấu trúc để nhận dạng, xác thực và theo bối cảnh hồ sơ và con người, quy trình và hệ thống nhằm tạo lập, quản lý, lưu giữ và sử dụng chúng, và các chính sách nhằm khống chế chúng. Một số siêu dữ liệu hồ sơ được nắm bắt tại điểm các hồ sơ tạo ra, còn siêu dữ liệu tiếp tục tích lũy vào trong hồ sơ. Như vậy, nó làm cơ sở cho tất cả các quy trình hồ sơ. Vì vậy, yêu cầu chức năng cho các siêu dữ liệu hồ sơ được bao gồm trong tài liệu này.

2.4.2. Phát triển đặc tả thiết kế phần mềm cho một hệ thống kinh doanh với chức năng quản lý hồ sơ

Yêu cầu chức năng có thể được sử dụng để nêu các khía cạnh quản lý hồ sơ trong đặc tả thiết kế. Là một phần của quá trình mua hoặc thiết kế, phần mềm hệ thống kinh doanh sẽ được đánh giá theo các yêu cầu quy định trong đặc tả thiết kế, bao gồm các yêu cầu về chức năng quản lý hồ sơ21. Vì các yêu cầu chức năng là chung chung, nên các tổ chức cần phải xem xét một cách rõ ràng các nhu cầu quản lý hồ sơ và nhu cầu kinh doanh cụ thể của cơ quan. Phân tích này sẽ giúp xác định các chức năng phần mềm hệ thống kinh doanh được yêu cầu cung cấp.

Điều quan trọng là đội dự án đưa ra một đội ngũ cán bộ chuyên môn, bao gồm các chủ kinh doanh, các chuyên gia về rủi ro lưu trữ, các cán bộ chuyên nghiệp về quản lý hồ sơ và đánh giá rủi ro, để đảm bảo hệ thống không vượt quá quy định, nhưng phù hợp với việc đánh giá rủi ro của hệ thống.

Bước 1 – Đánh giá các yêu cầu chức năng

Thiết lập phạm vi mà các hồ sơ sẽ được quản lý trong hệ thống kinh doanh. Ví dụ, nếu hệ thống kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm tạo lập hồ sơ, và các hồ sơ sau đó được xuất sang một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử để quản lý liên tục, cần đánh giá các yêu cầu chức năng để xác định yêu cầu phù hợp và có liên quan để đưa vào quy định kỹ thuật, cùng với bất kỳ yêu cầu bổ sung liên quan đến xuất/tích hợp hệ thống.

Ngoài ra cũng cần đánh giá sự phù hợp của yêu cầu bắt buộc và tùy chọn để xác định xem chức năng nào được mô tả là phù hợp với nhu cầu quản lý hồ sơ và kinh doanh của cơ quan.

Câu hỏi để xem xét bao gồm:

– Yêu cầu có phù hợp với nhu cầu quản lý hồ sơ và kinh doanh của cơ quan?

– Người dùng sẽ sử dụng các chức năng được mô tả trong yêu cầu?

– Liệu có năng suất cao hay chi phí có hiệu quả hơn không nếu thực hiện các yêu cầu này ngoài phần mềm hệ thống kinh doanh?

Xem xét việc cài đặt thêm chức năng bổ sung để tăng giá trị cho các hệ thống kinh doanh, và hỗ trợ thực hiện giao dịch và hoạt động kinh doanh của tổ chức. Hủy bỏ bất kỳ chức năng thừa đối với nhu cầu của tổ chức.

Bước 2 – Kiểm tra mức độ phù hợp của các yêu cầu

Xem xét liệu việc phân chia các yêu cầu chức năng thành các giai đoạn được áp dụng trong Bước 1 có phù hợp với tổ chức không. Mô tả về một số yêu cầu có thể cần phải được điều chỉnh để phản ánh tốt hơn nhu cầu kinh doanh của tổ chức.

Trong trường hợp yêu cầu được rút ra từ những yêu cầu chức năng, tổ chức nên áp dụng các định nghĩa có liên quan trực tiếp từ Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A. Các yêu cầu có sử dụng cấu trúc thuật ngữ phức tạp phải được giữ trong ngữ cảnh nếu chúng cần giữ nguyên ý nghĩa đã định trước.

Bước 3 – Kiểm tra sự phù hợp của mức độ bắt buộc

Đánh giá mức độ bắt buộc gắn liền với các yêu cầu để xác định xem mức độ nên là bắt buộc hay mong muốn, phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Mức độ bắt buộc gắn liền với yêu cầu chức năng sẽ cung cấp hướng dẫn sử dụng trong xây dựng đặc tả thiết kế phần mềm riêng cho tổ chức. Tùy thuộc vào quyết định chức năng quản lý hồ sơ ở phạm vi nào thì sẽ đạt được bằng cách cài đặt chức năng vào hệ thống, hoặc tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, một số yêu cầu (bao gồm yêu cầu khuyến cáo bắt buộc) có thể là không thích đáng.

Các tổ chức nên xem xét cẩn thận việc loại bỏ yêu cầu bắt buộc hoặc thay đổi mức độ bắt buộc. Điều này có thể liên quan đến việc xác định làm thế nào các chức năng được mô tả trong yêu cầu có thể đạt được thông qua một cách làm thay thế. Ví dụ, một số yêu cầu có thể phác thảo một chức năng mà được giải quyết thông qua việc thực hiện các quy tắc kinh doanh thích hợp hơn là một giải pháp phần mềm.

Bước 4 – Xác định kẽ hở trong các yêu cầu chức năng

Đánh giá yêu cầu chức năng được xác định là thích hợp trong tổng thể của nó để xác định cho dù tổ chức có đòi hỏi một chức năng mà không trong phạm vi thỏa đáng hay không. Thêm bất kỳ yêu cầu bổ sung cần thiết để loại bỏ kẽ hở trong chức năng yêu cầu.

2.4.3. Xem xét rà soát, đánh giá và kiểm định hệ thống kinh doanh hiện có

Các tổ chức có thể sử dụng các yêu cầu chức năng để xem xét và đánh giá chức năng của hồ sơ trong hệ thống kinh doanh. Như vậy việc xem xét sẽ cung cấp cho tổ chức:

– hiểu biết những thế mạnh của quản lý hồ sơ và những điểm yếu của hệ thống kinh doanh hiện có;

– đánh giá đúng sự phơi bày tiềm năng việc kinh doanh liên quan đến các hồ sơ và những rủi ro về trách nhiệm (do các điểm yếu được xác định trong hệ thống kinh doanh); và

– làm cơ sở cho việc phát triển các chiến lược để cải thiện chức năng quản lý hồ sơ.

2.4.4. Cam kết thực hiện quá trình xem xét

Bản chất của quá trình xem xét là ‘phân tích kẽ hở’, so sánh một hệ thống kinh doanh cụ thể với các yêu cầu chức năng như một điểm chuẩn được thiết lập.

Khi thực hiện việc rà soát, điều quan trọng là phải xem xét các môi trường hệ thống rộng hơn bao gồm cả quy tắc kinh doanh, quy trình và hệ thống vật lý hoặc kỹ thuật số liên quan, chứ không chỉ chức năng phần mềm, mà một số yêu cầu quản lý hồ sơ có thể được thỏa mãn qua hỗ trợ cơ chế cơ sở hạ tầng chứ không phải do chính phần mềm.

Trường hợp hồ sơ đang được quản lý trong một hệ thống bên ngoài hệ thống kinh doanh, đánh giá mức độ phù hợp với các yếu tố bắt buộc của các yêu cầu kỹ thuật phải xem xét mức độ tuân thủ của đồng thời cả hai hệ thống.

Trọng tâm của quá trình đánh giá sẽ khác nhau tùy theo tính chất của việc xem xét. Việc xem xét được bắt đầu như một phần của quá trình kiểm định sẽ tập trung vào việc xác định mức độ phù hợp với tiêu chuẩn hiện có và các lĩnh vực mà hệ thống kinh doanh không hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu quản lý hồ sơ của tổ chức. Ngược lại, việc xem xét tiến hành như là một bước sơ bộ theo hướng nâng cấp một hệ thống kinh doanh hiện tại sẽ tập trung xác định điểm mạnh và điểm yếu trong phần mềm hiện có và các lĩnh vực chức năng bổ sung có thể được kết hợp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của tổ chức.

Tiến hành xem xét một hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các nhiệm vụ sau: 22

Chuẩn bị và nghiên cứu sơ bộ

Xác định phần mềm ứng dụng của hệ thống kinh doanh, hoặc các ứng dụng sẽ là đối tượng của việc xem xét, cùng với các thành phần của nó (bao gồm cơ sở dữ liệu tích hợp) và tài liệu cũng như hạ tầng cơ sở hỗ trợ. Tiến hành nghiên cứu sơ bộ để các nhân viên thực hiện việc xem xét có thể tự làm quen với quá trình kinh doanh được quản lý hoặc kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh, phần mềm và mục tiêu xem xét.

Xác định sự cần thiết của bằng chứng

Trước khi hệ thống được đánh giá về khả năng quản lý hồ sơ một cách thích hợp, đầu tiên phải phân tích và hiểu được quy trình kinh doanh và xác định yêu cầu của việc tạo ra bằng chứng về hoạt động kinh doanh và giao dịch dưới dạng hồ sơ, như được nêu tại điều 2.3.

Tạo một danh sách kiểm tra các yêu cầu

Ghi tất cả các yêu cầu có liên quan đến kinh doanh của tổ chức và nhu cầu quản lý hồ sơ thành một danh sách kiểm tra, bao gồm cả mức bắt buộc có liên quan.

Danh sách kiểm tra có thể bao gồm một danh mục đơn giản về các yêu cầu, hoặc có thể dưới dạng câu hỏi. Tùy thuộc vào mục đích của việc đánh giá, trả lời “có” và “không” để xác định mỗi yêu cầu thích hợp có thông qua được không, hoặc có thể sử dụng hệ thống đánh giá để xem xét mức độ tuân thủ (ví dụ, thang điểm từ 1-5 cho mỗi yêu cầu). Phương pháp sử dụng phải cho phép xác định rõ ràng xem liệu mỗi yêu cầu đã được hệ thống kinh doanh xử lý phù hợp chưa.

Danh sách kiểm tra phải có chỗ cho ý kiến cụ thể về cách đáp ứng từng yêu cầu. Nó đặc biệt hữu ích để nắm bắt thông tin về “cách giải quyết” đã được nhân viên thông qua để đối phó với mọi hạn chế của bản thân phần mềm.

Áp dụng danh sách kiểm tra với hệ thống kinh doanh

Để có thể áp dụng danh sách kiểm tra, cần hiểu rõ về cách mà hiện nay hệ thống quản lý các hồ sơ về quá trình kinh doanh. Đánh giá dựa trên AS NZS ISO 15504, CNTT – Đánh giá quy trình có thể hữu ích trong vấn đề này.

Quá trình áp dụng danh sách kiểm tra có thể là trình diễn “thực hành” phần mềm kết hợp thảo luận với các nhà quản lý kinh doanh có liên quan, các nhà quản trị hệ thống kinh doanh và người sử dụng hệ thống để hiểu được sự tương tác của chức năng phần mềm với các quy trình và thủ tục liên quan, để tạo ra một bức tranh toàn diện về từng khía cạnh chức năng quản lý hồ sơ được đáp ứng như thế nào.23

Trường hợp hệ thống kinh doanh được đánh giá là không đáp ứng yêu cầu chức năng, cần xác định xem điều này là do bất cập của hệ thống hay chỉ đơn giản bởi vì hệ thống là không định cấu hình để thực hiện các chức năng xác định.

Đánh giá kết quả của việc xem xét và cải tiến

Đánh giá thông tin thu thập được trong quá trình xem xét, xác định các điểm yếu và điểm mạnh, và đưa ra khuyến nghị để cải tiến chức năng cho hồ sơ. Khuyến nghị có thể được ưu tiên dựa trên tầm quan trọng, nguy cơ và tính khả thi, ví dụ, nếu hệ thống không sắp được phát triển trong tương lai gần thì cần tập trung cải tiến kiểm soát quản lý hồ sơ nhờ thực hiện sửa đổi các quá trình hoặc quy tắc kinh doanh, ngược lại nếu việc xem xét được thực hiện để tái phát triển hệ thống, thì nên ưu tiên cho cơ chế tự động để cải tiến quản lý hồ sơ.

2.5. Mô hình quan hệ thực thể

Các yêu cầu chức năng được phát triển bằng cách sử dụng mô hình quan hệ thực thể.24 Hình 6 đưa ra mô hình quan hệ khái niệm về quản lý hồ sơ kỹ thuật số bởi một hệ thống kinh doanh. Thông tin giải thích từng thực thể trong toàn hệ thống kinh doanh được tiếp tục mô tả dưới đây.

Hình 6 – Mô hình thực thể về quản lý hồ sơ số trong hệ thống kinh doanh

Cách diễn đạt

2.5.1. Loại hồ sơ và sơ đồ phân loại hồ sơ

Sơ đồ phân loại hồ sơ thường thường (trong hầu hết trường hợp) là một công cụ phân loại theo phân cấp để tạo điều kiện dễ dàng lưu giữ, đặt tên, khai thác, duy trì và hủy bỏ hồ sơ. Nó xác định cách thức mà các hồ sơ được nhóm lại với nhau (tổng hợp) và liên kết với bối cảnh kinh doanh, nơi mà hồ sơ được tạo lập hoặc trao đổi. Nhiều quá trình quản lý hồ sơ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhờ phân loại hồ sơ theo cách này

Người ta cho rằng hệ thống kinh doanh nói chung sẽ không hỗ trợ một chương trình phân loại hồ sơ nội bộ, nhưng các hồ sơ này sẽ cần phải được ánh xạ từ sơ đồ tới các loại hồ sơ liên quan.25

Tuy nhiên, đối với một số hệ thống kinh doanh có hỗ trợ nhiều dạng quá trình kinh doanh có thể cần bao gồm hỗ trợ cả một sơ đồ phân loại hồ sơ, hoặc một sơ đồ được trích xuất từ trong hệ thống kinh doanh. Các chức năng yêu cầu đối với sơ đồ phân loại hồ sơ trong Môđun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng số có thể được sử dụng cho mục đích này.

Hình 6 trình bày mô hình về các trích xuất của sơ đồ phân loại nằm trong hệ thống kinh doanh, nó cũng thích hợp để ánh xạ hồ sơ với các loại hồ sơ bên ngoài. Quy tắc hệ thống xác định trước được thiết lập bởi người quản trị hệ thống kinh doanh có thể đưa ra một cơ chế thích hợp để cho phép ánh xạ tự động siêu dữ liệu liên quan đến các loại hồ sơ bên ngoài để tương ứng với các hồ sơ số (hoặc tập hợp các hồ sơ số – xem điều 2.5.2) được kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh. Những quy tắc này có thể được thiết lập để đảm bảo khi một số loại hồ sơ được tạo ra hoặc được tiếp nhận qua hệ thống chúng sẽ được tự động gán vào một tệp tương ứng của các yếu tố siêu dữ liệu được xác định trước.

2.5.2. Tập hợp hồ sơ số

Tập hợp các hồ sơ kỹ thuật số chứa các thực thể hồ sơ số có liên quan, khi kết hợp, có thể tồn tại ở mức cao hơn đối tượng hồ sơ số đơn lẻ, ví dụ, một thư mục hoặc tệp tin. Tập hợp đại diện cho các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ số được kiểm soát bởi một hệ thống kinh doanh. Những mối quan hệ này được phản ánh trong các liên kết siêu dữ liệu và các kết nối giữa các hồ sơ số liên quan, và giữa các hồ sơ số và hệ thống.

Một hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các tập hợp hồ sơ, các hồ sơ riêng lẻ, hoặc cả hai. Việc tập hợp các hồ sơ số có liên quan có thể cải thiện khả năng của hệ thống kinh doanh để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ cho các hồ sơ này. Hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc tập hợp các hồ sơ số có thể không nhất thiết phải yêu cầu tất cả hồ sơ số phải được gán cho một tập hợp hồ sơ. Việc tập hợp có thể có nhiều cấp độ, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh.

Tập hợp các hồ sơ số có thể phản ánh mối quan hệ như đặc tính chia sẻ hoặc các thuộc tính, hay sự tồn tại của các mối quan hệ tuần tự giữa các hồ sơ kỹ thuật số liên quan. Bản chất của mối quan hệ giữa các hồ sơ số của một tập hợp cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như mục đích và cơ cấu của hệ thống kinh doanh, và các nội dung và định dạng của chính các hồ sơ.

Ví dụ, một tập hợp các hồ sơ số nói chung có thể tạo thành một chuỗi sự kiện (có nghĩa là, một loạt các giao dịch kinh doanh kết nối), trong đó các hồ sơ có thể có một mối quan hệ nối tiếp với nhau. Bất cứ mối quan hệ nối tiếp nào giữa hồ sơ số đều có thể được xác định thông qua các yếu tố siêu dữ liệu được liên kết với các hồ sơ, chẳng hạn như tiêu đề, năm xuất bản, tác giả, số ký hiệu kho (nếu có) và các thuộc tính khác. Trường hợp các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ được kiểm soát bởi hệ thống kinh doanh, hệ thống phải có khả năng xác định, lưu giữ, tư liệu hóa và bảo quản chúng.

Những tập hợp có thể là mối quan hệ cấu trúc hình thức, được hỗ trợ bởi hệ thống kinh doanh (ví dụ, danh mục số chứa các tài liệu số liên quan), hoặc có thể là các mối quan hệ siêu dữ liệu kém hình thức hơn, được ràng buộc chặt chẽ, được hệ thống nhận biết như một sự thiết lập các liên kết giữa các hồ sơ liên quan trong một tập hợp.

Các tập hợp phải được cố định và bảo trì theo thời gian. Bất kỳ thay đổi nào của tập hợp cũng phải được ghi lại cùng với lời giải thích. Không nên nhầm lẫn tập hợp có mục đích quản lý hồ sơ này với, hoặc thay thế bằng, việc tạo ra nhiều tập hợp khác nhau trong việc đáp ứng yêu cầu tìm tin hoặc truy vấn thông tin.

2.5.3. Hồ sơ số

Hệ thống phải có khả năng quản lý nhiều hồ sơ số đa dạng và siêu dữ liệu liên quan. Quản lý các hồ sơ số được kiểm soát bởi hệ thống chủ yếu sẽ được xác định bằng quy tắc hệ thống được xác định trước do người quản trị hệ thống kinh doanh thiết lập. Quy tắc hệ thống cung cấp cầu nối giữa phần mềm hệ thống kinh doanh và các hồ sơ kiểm soát bởi hệ thống. Những quy định này là những phương tiện mà quá trình quản lý hồ sơ có thể áp dụng cho các hồ sơ và chủ yếu là xác định cách hệ thống sẽ hoạt động.

2.5.4. Trích xuất

Trích xuất là một bản sao của một hồ sơ số, mà từ đó một số tài liệu đã được xóa bỏ hoặc vĩnh viễn cất giấu. Trích xuất được thực hiện khi hồ sơ đầy đủ không thể cho truy cập, nhưng một phần hồ sơ thì có thể.

Hệ thống kinh doanh có thể hỗ trợ việc tạo ra và duy trì một hoặc nhiều trích xuất của một hồ sơ số. Các trích xuất có thể được tạo ra, lưu giữ và quản lý bởi hệ thống kinh doanh hoặc bằng cách tích hợp hoặc xen kẽ với một phần mềm ứng dụng bên ngoài.

2.5.5. Các thành phần

Thành phần cấu thành là các bộ phận của một hồ sơ số, ví dụ, các thành phần đa phương tiện của một trang web. Hồ sơ số sẽ bao gồm ít nhất một thành phần. Hồ sơ số bao gồm nhiều thành phần có thể được gọi là “hồ sơ phức”.

Bản chất các thành phần tạo nên hồ sơ số sẽ khác nhau giữa các hệ thống. Một thành phần có thể là một đối tượng số, chẳng hạn như một tài liệu số, hoặc phần tử dữ liệu, một thực thể trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, một thành phần của hồ sơ kỹ thuật số trong một hệ thống quản lý các tài liệu có thể là một tài liệu văn bản đơn giản, trong khi các thành phần tạo nên hồ sơ số trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực có thể bao gồm một số các thực thể dữ liệu liên quan chặt chẽ trong cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như tất cả các dữ liệu nhập vào để kết nối với hồ sơ nhân sự về một nhân viên).

3. Yêu cầu chức năng

Phần này liệt kê một loạt các yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong hệ thống kinh doanh. Chúng được chia thành bốn phần theo quy trình và khái niệm quản lý hồ sơ chính.

Các yêu cầu chức năng tập trung vào kết quả cần thiết để đảm bảo các hồ sơ được quản lý một cách thích hợp. Như vậy, chúng sẽ không chỉ nêu rõ quy trình cụ thể vì ta thường cho rằng các kỹ thuật và chiến lược để đạt được các kết quả sẽ phụ thuộc vào loại hệ thống được sử dụng.

Mỗi yêu cầu trình bày chi tiết một khía cạnh cụ thể của các chức năng quản lý hồ sơ. Các yêu cầu được chia thành các phần và tiểu mục được trình bày trong Hình 5 tại điều 2.4.1: Các kết quả chính. Các văn bản giới thiệu cho mỗi phần cung cấp thông tin tóm tắt về các khái niệm quản lý hồ sơ và mục tiêu bao quát của các yêu cầu tiếp theo.

Siêu dữ liệu hồ sơ

Siêu dữ liệu là cần thiết để quản lý các hồ sơ một cách thích hợp. Không giống như siêu dữ liệu các nguồn tin, siêu dữ liệu hồ sơ không phải tĩnh mà được tích lũy qua thời gian, ghi lại thay đổi và việc sử dụng hồ sơ. Vì lý do này, yêu cầu đối với siêu dữ liệu hồ sơ được tích hợp vào tất cả các phần của yêu cầu chức năng.

Tích hợp với các hệ thống khác

Như đã nêu trong điều 2, các tổ chức có thể lựa chọn để thực hiện việc quản lý hồ sơ bên ngoài với hệ thống kinh doanh. Điều này có thể đạt được bằng cách hoặc trực tiếp xuất hồ sơ hoặc bằng cách tích hợp với hệ thống quản lý hồ sơ bên ngoài, như được nêu trong Hình 4 tại điều 2.3.5.

Lựa chọn cách quản lý hồ sơ sẽ ảnh hưởng đến mức độ mà các yêu cầu đề ra được lựa chọn hoặc sửa đổi để đưa vào trong một hệ thống kinh doanh. Khi các yêu cầu diễn đạt về chức năng mà một hệ thống kinh doanh “phải” hay “nên” thực hiện, thì điều đó có nghĩa là, tùy thuộc vào mô hình lựa chọn, yêu cầu không phải đáp ứng hoàn toàn trong ứng dụng kinh doanh liên quan, nhưng có thể được đáp ứng thông qua việc sử dụng các công cụ bổ sung, phần mềm điều hành hoặc tích hợp với, hoặc xuất báo cáo cho hệ thống quản lý hồ sơ bên ngoài.

Loại trừ

Dù các yêu cầu chức năng không bao gồm yêu cầu thiết kế và quản lý hệ thống nói chung, như khả năng sử dụng, tìm kiếm, báo cáo, truy cập, bảo mật và sao lưu, thì phải công nhận rằng các quá trình này cũng hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ của hệ thống. Ví dụ, truy cập và kiểm soát an ninh giúp bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ, và các báo cáo có thể được sử dụng để xác định các hồ sơ đáng hủy bỏ.

Các yêu cầu chức năng giả sử rằng nhu cầu về bằng chứng giao dịch kinh doanh dưới hình thức hồ sơ đã được xác định (xem điều 2.3).

Các loại yêu cầu

Đặc tả kỹ thuật bao gồm hai loại yêu cầu:

Yêu cầu không điều kiện – yêu cầu độc lập với bất kỳ yêu cầu khác được liệt kê.

VÍ DỤ

Hệ thống kinh doanh phải có khả năng để bắt giữ và duy trì siêu dữ liệu có liên quan đến bất kỳ sơ đồ phân loại kinh doanh hoặc các công cụ phân loại hồ sơ mà chúng hỗ trợ theo đúng tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan.

Yêu cầu có điều kiện – yêu cầu phụ thuộc vào hệ thống hỗ trợ một yêu cầu cụ thể không điều kiện để yêu cầu có điều kiện được áp dụng. Yêu cầu có điều kiện bắt đầu với thuật ngữ: “Khi hệ thống kinh doanh [hỗ trợ hoặc không hỗ trợ một yêu cầu cụ thể] thì phải / nên / có thể…”

VÍ DỤ

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ các liên kết giữa chức năng xử lý và các cơ chế quản lý hồ sơ khác được hỗ trợ bởi hệ thống kinh doanh, cần phải cảnh báo người quản trị hệ thống kinh doanh khi cơ chế kiểm soát liên kết đến các lớp sắp xếp được cập nhật và bảo vệ các lớp sắp xếp từ sửa đổi cho đến khi các phiên bản chỉnh lý được hoàn thành.

Yêu cầu có điều kiện được nhóm lại theo yêu cầu không điều kiện có liên quan, bất kể mức độ bắt buộc hoặc khía cạnh liên quan của chức năng quản lý hồ sơ. Ví dụ, yêu cầu có điều kiện về hỗ trợ sơ đồ phân loại hồ sơ đã nêu trong điều 3.1.4: Phân loại hồ sơ.

Mỗi yêu cầu không điều kiện đã được đưa ra theo số tuần tự đơn giản (1-1240). Yêu cầu có điều kiện được đưa ra một số có hai phần dựa trên các yêu cầu không điều kiện có liên quan (ví dụ, điều 3.1, điều 3.2).

Mức bắt buộc

Mức bắt buộc chỉ ra tầm quan trọng tương đối của từng yêu cầu chức năng. Các từ khóa ‘phải’, ‘nên’ và ‘có thể’ xuất hiện trong các đặc tả được giải thích như sau:

‘Phải’ – Yêu cầu mà sử dụng từ ‘phải’ là một yêu cầu tuyệt đối phù hợp với đặc tả.

‘Nên’ – Yêu cầu mà sử dụng từ “nên” có thể được bỏ qua nếu có lý do hợp lệ, nhưng ý nghĩa đầy đủ của bỏ qua phải được hiểu và cân nhắc cẩn thận trước khi chọn một cách giải quyết khác.

‘Có thể’ – Yêu cầu mà sử dụng từ ‘có thể’ là tùy chọn.

Mức bắt buộc phải được hiểu đúng theo các lời bàn đã nêu về sự tích hợp với các hệ thống khác.

3.1. Tạo hồ sơ theo tình huống

Danh mục các yêu cầu chức năng sau đây được xem xét để đảm bảo:

Một hồ sơ cố định được tạo lập – hệ thống kinh doanh tạo ra thông tin ở từng giai đoạn của quá trình kinh doanh. Việc xác định nhu cầu của hồ sơ nên thiết lập ở thời điểm nào trong quá trình hồ sơ cần được tạo lập. Bất kỳ quá trình tiếp tục nào xảy ra trong hệ thống sau thời điểm này đều phải là kết quả của việc tạo ra hồ sơ mới hoặc tăng thêm hồ sơ hiện tại, hơn là sửa đổi hồ sơ. Điều này có nghĩa là không được ghi đè lên các dữ liệu được lưu giữ để ghi lại quá trình hoặc các quyết định trước đó nhưng có thể thêm dữ liệu mới. Tùy thuộc vào việc đánh giá yêu cầu về hồ sơ, có thể không cần phải giữ lại các dữ liệu đó và có thể ghi đè lên nó.

Một khi các hồ sơ mà tổ chức cần dùng như một bằng chứng của quá trình kinh doanh đã được xác định, cần đảm bảo hệ thống kinh doanh có khả năng tạo lập các hồ sơ.

Loại và số lượng hồ sơ mà hệ thống kinh doanh tạo ra sẽ khác nhau tùy thuộc vào bản chất của kinh doanh đang được tiến hành bởi hệ thống và yêu cầu quản lý hồ sơ liên quan. Một số hệ thống kinh doanh có khả năng tạo ra một loạt các hồ sơ số sử dụng định dạng dữ liệu phức tạp (ví dụ, hệ thống dữ liệu không gian địa lý), trong khi các hệ thống khác chỉ có thể hỗ trợ tạo ra hồ sơ số tương đối cơ bản thuộc một loại.

Các hồ sơ kỹ thuật số được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh có thể bao gồm các đối tượng số – chẳng hạn như tài liệu số (ví dụ, tài liệu xử lý văn bản hoặc bảng tính), các trang web, âm thanh và video – hoặc các định dạng dữ liệu chuyên dụng khác, và/hoặc các yếu tố dữ liệu và siêu dữ liệu liên quan.26

Quyết định cho phép ghi đè lên dữ liệu có thể được coi như thao tác xử lý và tùy thuộc vào yêu cầu pháp lý, có thể yêu cầu ủy quyền thông qua cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ.

Tạo các hồ sơ có thể bao gồm xác định đối tượng số hiện có được quản lý như hồ sơ, cấu hình hệ thống để đảm bảo các giao dịch được ghi lại và không bị ghi đè, hoặc xác định một số trường (và mối quan hệ giữa chúng) có thể được “cất giữ” như hồ sơ về một sự kiện cụ thể.

● Thu thập Siêu dữ liệu cho các hồ sơ – có ý nghĩa như là bằng chứng của quá trình kinh doanh, các hồ sơ phải gắn với bối cảnh của việc tạo lập và sử dụng chúng. Để làm điều này, hồ sơ phải được kết hợp với siêu dữ liệu về bối cảnh kinh doanh.

Phần lớn thông tin này có thể được tự động tạo ra bởi hệ thống. Siêu dữ liệu tích hợp trong các yêu cầu chức năng đã được thực hiện ở một mức độ tương đối cao. Thay vì chi tiết hóa cụ thể từng yếu tố siêu dữ liệu được yêu cầu, thì các yêu cầu cung cấp tài liệu tham khảo rộng rãi cho sự cần thiết của một số lĩnh vực nhất định của chức năng hệ thống kinh doanh để có khả năng tạo lập, lưu giữ và duy trì các yếu tố siêu dữ liệu. Dự kiến, mỗi tổ chức sẽ lưu giữ siêu dữ liệu cho các hồ sơ theo một tiêu chuẩn siêu dữ liệu đã xác định, phù hợp với yêu cầu của tổ chức và/hoặc về mặt pháp lý.

● Trong trường hợp thích đáng, có thể quản lý một tập hợp các hồ sơ và hỗ trợ một công cụ phân loại hồ sơ có thể được hỗ trợ – siêu dữ liệu về kinh doanh có thể được diễn tả dưới dạng giá trị dữ liệu được lựa chọn từ một kinh doanh hoặc từ sơ đồ phân loại hồ sơ, có thể được sử dụng để phân loại hồ sơ. Thông thường một hệ thống kinh doanh sẽ không có một sơ đồ phân loại nội bộ và do đó yêu cầu chi tiết không có trong tài liệu này.27 Đối với hệ thống mà chỉ có liên quan đến một số lượng hạn chế các giao dịch, thì siêu dữ liệu này có thể được tìm thấy trong hệ thống tư liệu,28 hơn là trực tiếp liên kết với từng hồ sơ trong hệ thống.

3.1.1. Tạo hồ sơ cố định

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

1	Đảm bảo rằng các hồ sơ số tạo ra hoặc nhận được qua hệ thống kinh doanh có thể được duy trì và lưu trữ lâu dài cùng với siêu dữ liệu liên quan, bất kể đặc tính định dạng và kỹ thuật.29
2	Cơ chế hỗ trợ để lưu giữ hồ sơ số qua hệ thống là: ● tự động; hoặc ● kết hợp giữa tự động và thủ công.
3	Cơ chế hỗ trợ để đảm bảo có thể lưu giữ tất cả hồ sơ số mà nó có khả năng nhận được từ hệ thống tạo lập hồ sơ bên ngoài.30 Ví dụ, chúng có thể bao gồm: ● gói văn phòng nói chung; ● ứng dụng quy trình làm việc; ● hệ thống nhắn tin số hóa; ● hệ thống thương mại điện tử; ● hệ thống quản lý nội dung trang web; ● hình ảnh và các hệ thống thiết kế đồ họa; ● ứng dụng đa phương tiện; ● hệ thống các công ty; ● hệ thống quản lý an ninh; và các hệ thống thông tin kinh doanh khác. Hồ sơ cũng có thể bao gồm nhiều thành phần. 3.1. Trường hợp hệ thống kinh doanh nắm bắt hồ sơ số được tạo lập từ nhiều thành phần, hệ thống phải duy trì mối quan hệ giữa tất cả các thành phần và siêu dữ liệu liên quan để chúng có thể được quản lý như một hồ sơ đơn lẻ và duy trì toàn vẹn cấu trúc của hồ sơ. 3.2. Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo ra hoặc nhận hồ sơ kỹ thuật số được tạo lập bởi hệ thống thư điện tử, hệ thống sẽ lưu giữ các file đính kèm và đối tượng nhúng cùng với thư điện tử là hồ sơ liên kết hoặc là hồ sơ ghép. 3.3. Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo ra hoặc nhận hồ sơ số được tạo lập bởi hệ thống thư điện tử, hệ thống cần có thể lưu giữ số lượng lớn các thư điện tử liên quan đến cùng một giao dịch. 3.4. Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo ra hoặc nhận được hồ sơ kỹ thuật số dựa trên web, chẳng hạn như một trang web động, hệ thống cần có thể nắm bắt hồ sơ như: ● một hồ sơ phức hợp duy nhất; ● tập hợp các hồ sơ có thành phần liên kết; ● một bản “hình chụp” – “ổn định” theo thời gian; ● tập hợp các thành phần có thể được phục hồi hoặc tái tạo theo yêu cầu, hoặc ● sự kết hợp của các loại đã nêu trên. 3.5. Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo lập hoặc nhận hồ sơ số được tạo ra bởi hệ thống thư điện tử, hệ thống có thể cho phép nắm bắt thư điện tử và các file đính kèm từ hệ thống thư điện tử, chẳng hạn như một khách hàng thư điện tử. 3.6. Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo lập hoặc nhận hồ sơ số được tạo ra bởi hệ thống thư điện tử,31 hệ thống có thể cho biết thư điện tử trong hệ thống có gắn file đính kèm hay không, lưu ý Yêu cầu ở điều 3.5. 3.7. Trường hợp hệ thống kinh doanh tạo lập hoặc nhận hồ sơ số được tạo ra bởi hệ thống thư điện tử,32 hệ thống phải có khả năng nắm bắt và xác định tất cả các thư điện tử và file đính kèm được gửi vào và lấy ra.
4	Đảm bảo mỗi hồ sơ số được định danh duy nhất và lưu trữ việc nhận dạng này như siêu dữ liệu cùng với hồ sơ. 33

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Cung cấp một giao diện lập trình ứng dụng hoặc tương tự để hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác, bao gồm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, để:

● cho phép hồ sơ số được tạo ra hoặc nhận được từ hệ thống kinh doanh có thể xuất được sang một hệ thống bên ngoài;

● cho phép, khi cần thiết, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử thiết lập giao diện với hệ thống kinh doanh để hệ thống có thể áp dụng việc quản lý hồ sơ thích hợp để kiểm soát các hồ sơ số chứa trong hệ thống kinh doanh; và

● quy định cơ chế cho phép hệ thống kinh doanh nhập trực tiếp hồ sơ số từ hệ thống kinh doanh bên ngoài,34 theo yêu cầu hỗ trợ chức năng kinh doanh của hệ thống.

Cho phép người dùng lưu giữ và bảo quản tất cả hồ sơ số đã nhận được bởi hệ thống với định dạng riêng của họ.

Không giới hạn số lượng hồ sơ được lưu giữ và duy trì bởi hệ thống.35

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

8	Cho phép tổ chức xác định hình thức hoặc kiểu dáng của các định danh duy nhất, hoặc thông qua cấu hình hoặc thông qua các yêu cầu đã quy định.
9	Yêu cầu chuyển đổi hồ sơ số trong quá trình lưu giữ từ định dạng gốc của chúng, hòa nhập vào hệ thống tạo lập hồ sơ, để định dạng tương thích với hệ thống kinh doanh36. 9.1. Trường hợp hệ thống kinh doanh hỗ trợ chuyển đổi hồ sơ số từ định dạng gốc của chúng như là một phần của quá trình lưu giữ,37 hệ thống phải đảm bảo rằng ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của định dạng hồ sơ ban đầu được giữ lại và các yêu cầu có liên quan đến việc chuyển đổi vẫn được tôn trọng. 38
10	Hỗ trợ đặt tên cho hồ sơ số: ● qua các mục hướng dẫn sử dụng tên của người dùng, hoặc ● qua quá trình đặt tên tự động được xác định trước bởi người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc thông qua các yêu cầu quy định. 10.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc đặt tên cho hồ sơ số, hệ thống sẽ cung cấp các tính năng để hỗ trợ quá trình đặt tên các hồ sơ số. Ví dụ: ● kiểm tra chính tả tự động; hoặc ● hệ thống sẽ cảnh báo nếu người dùng cố tạo ra một hồ sơ sử dụng tên đã tồn tại trong hệ thống kinh doanh. 10.2. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ đặt tên cho hồ sơ số, hệ thống nên hạn chế khả năng sửa đổi tên của hồ sơ số đối với người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người dùng khác có thẩm quyền.
11	Đưa ra cơ chế để đảm bảo hồ sơ kỹ thuật số nhận được bởi hệ thống có thể được lưu giữ, ngay cả khi ứng dụng tạo ra không được hỗ trợ bởi môi trường hoạt động của tổ chức.39

3.1.2. Siêu dữ liệu hồ sơ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

12	Hỗ trợ một loạt các yếu tố siêu dữ liệu được trình bày chi tiết trong các tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan và bất cứ siêu dữ liệu nào khác cần thiết để hỗ trợ cho kinh doanh của tổ chức.
13	Có khả năng tự động lưu giữ siêu dữ liệu thu được trực tiếp từ một ứng dụng tác chủ,40 từ hệ điều hành, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử41 hoặc được tạo ra bởi chính hệ thống kinh doanh.42
14	Lưu giữ tất cả các siêu dữ liệu được quy định trong cấu hình hệ thống, và luôn giữ siêu dữ liệu với các hồ sơ kỹ thuật số trong một mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ.43
15	Hạn chế khả năng sửa đổi siêu dữ liệu hồ sơ, để: ● chỉ những yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn có thể được chỉnh sửa bởi người sử dụng bất kỳ trong quá trình tạo lập; ● các yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn chỉ có thể được chỉnh sửa bởi một người dùng có thẩm quyền trong quá trình tạo lập; và ● các yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn có thể được chỉnh sửa bởi một người dùng có thẩm quyền. Các hạn chế có thể được quy định trong các yêu cầu, hoặc được cấu hình bởi người quản trị hệ thống kinh doanh.
16	Hỗ trợ khả năng cho người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người dùng khác có thẩm quyền sửa đổi hoặc ghi đè siêu dữ liệu được kế thừa của hồ sơ và tập hợp các hồ sơ.
17	Cho phép cập nhật thủ công hoặc tự động tất cả các thuộc tính của siêu dữ liệu được xác định bằng phân loại, tiếp theo phân loại lại hồ sơ, hoặc tập hợp các hồ sơ.44
18	Có thể lưu trữ siêu dữ liệu được lựa chọn theo thời gian, bất kể hồ sơ liên quan đã được lưu trữ, bị xóa hoặc bị phá hủy.45

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

19	Có khả năng lưu giữ siêu dữ liệu được nhập theo cách thủ công bởi người dùng.
20	Cho phép xác định: ● các trường siêu dữ liệu tùy chỉnh cho hồ sơ số; ● tệp yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn cho các loại ghi cụ thể; ● mức bắt buộc46 cho các yếu tố siêu dữ liệu được lựa chọn hoặc là thông qua các yêu cầu quy định hoặc thông qua cấu hình của người quản trị hệ thống kinh doanh.
21	Cho phép người dùng xác định các trường siêu dữ liệu của thực thể thông tin mô tả về các hồ sơ, hoặc, tập hợp các hồ sơ.
22	Giữ lại hiện trạng siêu dữ liệu của quá trình phân loại lại hồ sơ, hoặc tập hợp các hồ sơ, bao gồm cả vị trí ban đầu của tập hợp các hồ sơ.47

Hệ thống kinh doanh có thể:

Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh định cấu hình cho quy tắc hệ thống được xác định trước48 để gán siêu dữ liệu khi nắm bắt hồ sơ, hoặc tập hợp hồ sơ có một dạng hồ sơ cụ thể nào đó.

23.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ sử dụng quy tắc hệ thống xác định trước để gán siêu dữ liệu tiếp tục lưu giữ, việc thiết lập và sửa đổi các quy tắc như vậy chỉ được giới hạn cho người quản trị hệ thống kinh doanh

23.2. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ sử dụng các quy tắc hệ thống đã xác định trước để gán siêu dữ liệu tiếp tục lưu giữ, nó phải kích hoạt hồ sơ, và hệ thống phải gán siêu dữ liệu cho hồ sơ, và tập hợp các hồ sơ, theo sự thay đổi các quy tắc của hệ thống đã xác định.

3.1.3. Quản trị tập hợp hồ sơ số

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hỗ trợ việc tạo lập và/hoặc tiếp nhận tập hợp các hồ sơ số, theo đó các hồ sơ số liên quan có thể được liên kết với nhau thông qua siêu dữ liệu hồ sơ để quá trình quản lý hồ sơ có thể được áp dụng cho tất cả hồ sơ trong tập hợp này.49 Trường hợp hệ thống kinh doanh hỗ trợ tập hợp hồ sơ, hệ thống phải:

24.1. Có thể tạo ra một định danh duy nhất cho mỗi tập hợp hồ sơ được xác định bởi hệ thống50.

24.2. Có khả năng tự động ghi lại thời gian và ngày tạo ra tập hợp hồ sơ vào trong siêu dữ liệu của tập hợp hồ sơ.

24.3. Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh định cấu hình cơ chế đặt tên cho tập hợp hồ sơ.

24.4. Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng khác có thẩm quyền gán các hồ sơ từ một tập hợp hồ sơ số sang một tập hợp hồ sơ số khác.

24.5. Đảm bảo các hồ sơ thuộc một tập hợp hồ sơ còn lại được phân bổ một cách chính xác theo sơ đồ phân loại lại của tập hợp hồ sơ đó, để tất cả các liên kết cấu trúc vẫn được giữ nguyên.

24.6. Đảm bảo bất kỳ sửa đổi về nội dung của tập hợp hồ sơ đều được lưu giữ và duy trì trong siêu dữ liệu có liên quan.

24.7. Ngăn ngừa sự phá hủy hoặc xóa tập hợp hồ sơ vào mọi lúc, trừ trường hợp quy định tại điều 3.4: Lưu giữ và sắp xếp các hồ sơ theo yêu cầu.

24.8. Đảm bảo bất kỳ lệnh sắp xếp áp dụng cho tập hợp hồ sơ số đều được thực hiện trên tất cả các hồ sơ.

3.1.4. Phần loại hồ sơ

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

25	Cho phép hồ sơ, và tập hợp các hồ sơ, được phân loại theo sơ đồ phân loại hồ sơ của tổ chức.51
26	Hỗ trợ đóng liên kết và tương tác giữa phân loại của một hồ sơ và các quá trình quản lý của các hồ sơ khác, chẳng hạn như lưu giữ, truy cập và bảo mật, sắp xếp, tìm kiếm, truy vấn và báo cáo.

3.2. Quản lý và duy trì hồ sơ

Một khi các hồ sơ đã được tạo ra, chúng phải được quản lý và duy trì cho những khi cần. Hồ sơ phải được quản lý để bảo đảm chúng có các đặc điểm sau:52

Tính xác thực – hồ sơ có thể chứng minh là những gì nội dung nó có là, đã được tạo ra hoặc được gửi bởi người đã tạo ra hoặc gửi nó tại thời điểm có mục đích.

Độ tin cậy – hồ sơ có thể được tin cậy như một kết quả đầy đủ và chính xác của các giao dịch mà nó chứng thực, và có thể phụ thuộc vào quá trình giao dịch tiếp theo.

Tính toàn vẹn – hồ sơ là đầy đủ và không thay đổi, và bảo vệ chống lại sự thay đổi trái phép. Đặc điểm này cũng được gọi là “bất khả xâm phạm’.

Tính khả dụng – hồ sơ có thể được định vị, truy vấn, bảo quản và xuất ra.

Các yêu cầu chức năng chi tiết dưới đây không đủ để đảm bảo rằng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh có tất cả những đặc trưng này. Hệ thống thông thường kiểm soát truy cập và hỗ trợ bảo mật việc duy trì tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng sử dụng, và do đó nên được vận hành một cách thích hợp. Tuy nhiên, như đã nêu tại điều 3.1, chức năng này là phổ biến cho hệ thống kinh doanh, không nằm trong các yêu cầu chức năng dưới đây.

Đánh giá rủi ro có thể cho biết quyết định kinh doanh cần phải được kiểm soát nghiêm ngặt như thế nào. Ví dụ, trong môi trường có nguy cơ cao, có thể cần phải chứng minh chính xác những gì đã xảy ra, khi nào và bởi ai. Điều này liên quan đến các quyền của hệ thống đăng nhập và kiểm định để chứng minh rằng hành động đã phê duyệt được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Ví dụ, an ninh, các hồ sơ kiểm định, kiểm soát truy cập (bao gồm cả giới hạn về những người có thể hiệu đính và sửa đổi thông tin) và các công cụ tìm kiếm là các yêu cầu hệ thống nói chung đảm bảo các hồ sơ có những đặc trưng cần thiết.

Danh sách về các yêu cầu chức năng sau đây có liên quan với việc đảm bảo:

● Siêu dữ liệu cho hồ sơ có thể được định hình – hệ thống kinh doanh có thể xử lý một loạt các yếu tố siêu dữ liệu và quy trình hỗ trợ quản lý.

● Hồ sơ có thể được gán hoặc phân loại lại và nếu cần có thể được sao chép và trích xuất – hồ sơ có thể được phân loại phục vụ cho mục đích quản lý và truy vấn.

Trong trường hợp thay đổi, hệ thống kinh doanh phải có cơ chế cho phép gán hoặc phân loại lại các hồ sơ này.

Các tổ chức có thể muốn tạo một bản sao nội dung hồ sơ hiện có để tạo thuận lợi cho việc tạo ra một hồ sơ mới và riêng biệt. Họ cũng có thể muốn tạo một bản sao của hồ sơ và loại bỏ hoặc cất giấu vĩnh viễn một số tài liệu. Điều này thực hiện khi hồ sơ đầy đủ không cho truy cập, nhưng một phần hồ sơ thì có thể. Nếu cần thiết, hệ thống kinh doanh có thể hỗ trợ các quá trình này.

● Đưa ra các báo cáo về quản lý hồ sơ.

● Hồ sơ được quản lý hiệu quả khi chúng được áp dụng mã hóa và chữ ký số – cần phải xem xét đặc biệt đối với việc bảo trì các hồ sơ đã được áp dụng mã hóa hoặc chữ ký số.

Khi mã hóa và chữ ký số có giá trị hiển thị để bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ trong chuyển tải, thì chúng cũng có rủi ro đối với việc sử dụng liên tục của các hồ sơ, chẳng hạn như khóa giải mã và khóa công khai của chữ ký số có thể đã hết hạn trong khi vẫn yêu cầu hồ sơ. Vì lý do này mà hồ sơ lưu trữ ở dạng mã hóa là không nên. Siêu dữ liệu có thể ghi lại các quá trình mã hóa và giải mã và chứng thực để giải mã thành công hồ sơ.

Nếu các biện pháp an ninh như vậy được sử dụng như một phương tiện bảo vệ tính xác thực và toàn vẹn của hồ sơ, thì cần phải xem xét việc quản lý mã khóa.

3.2.1. Cấu hình siêu dữ liệu

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

27	Ngăn ngừa sự phá hủy hoặc xóa các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan vào mọi lúc, trừ trường hợp quy định tại điều 3.4: Lưu giữ lại và xử lý hồ sơ theo yêu cầu.
28	Có thể vạch ra tất cả các yếu tố siêu dữ liệu để tạo ra một hồ sơ siêu dữ liệu cho hồ sơ số, hoặc, tập hợp hồ sơ số.
29	Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh xác định nguồn dữ liệu cho từng yếu tố siêu dữ liệu trong cấu hình hệ thống.
30	Có khả năng sử dụng nội dung của yếu tố siêu dữ liệu để xác định quá trình chức năng,53 khi yếu tố siêu dữ liệu liên quan đến hoạt động chức năng của hệ thống kinh doanh. 30.1. Khi hệ thống kinh doanh liên kết chặt chẽ siêu dữ liệu hồ sơ với các chức năng của nó, các siêu dữ liệu cần cung cấp cả thông tin mô tả và hỗ trợ tích cực cho việc đạt được chức năng tự động. 30.2. Trường hợp hệ thống kinh doanh hỗ trợ liên kết giữa chức năng sắp xếp và cơ chế quản lý hồ sơ khác được hỗ trợ bởi hệ thống,54 thì phải cảnh báo cho người quản trị hệ thống kinh doanh khi cơ chế kiểm soát liên quan đến các lớp sắp xếp được cập nhật, và bảo vệ các lớp sắp xếp từ khi sửa đổi cho đến khi sửa đổi được hoàn tất.
31	Hỗ trợ cơ chế chứng thực nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu, chẳng hạn như: ● định dạng nội dung yếu tố; ● phân loại giá trị; ● xác nhận lại danh mục giá trị và ● tài liệu tham khảo sơ đồ phân loại có giá trị (khi được hỗ trợ).
32	Có thể quản lý hồ sơ siêu dữ liệu theo thời gian – duy trì các liên kết đến hồ sơ và xử lý bổ sung thêm siêu dữ liệu về các hoạt động quản lý hồ sơ.55

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

33	Có thể quản lý hồ sơ siêu dữ liệu như một thực thể duy nhất.
34	Không giới hạn số lượng yếu tố siêu dữ liệu được cho phép đối với mỗi hồ sơ hoặc một thành phần của hồ sơ trong hệ thống.56
35	Cho phép đặc tả các yếu tố siêu dữ liệu được duy trì và nhập thủ công, thông qua đặc tả yêu cầu hoặc thông qua cấu hình.
36	Hỗ trợ các định dạng khác nhau hoặc kết hợp các định dạng cho các yếu tố siêu dữ liệu, bao gồm: ● chữ cái; ● chữ số; ● số; ● ngày / giờ; và ● theo logic (nghĩa là Có / Không hoặc Đúng / Sai).
37	Cho phép các giá trị siêu dữ liệu được lấy từ bảng tra cứu hoặc từ các lệnh của hệ điều hành, nền ứng dụng hoặc phần mềm ứng dụng khác, theo yêu cầu.

Hệ thống kinh doanh có thể:

38	Hỗ trợ xác nhận siêu dữ liệu bằng cách gọi đến phần mềm ứng dụng khác

3.2.2. Gán lại chỉ số, phân loại lại, nhân bản và trích xuất hồ sơ

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hỗ trợ di chuyển các hồ sơ số bằng cách đưa ra cơ chế gán hoặc phân loại lại các hồ sơ trong hệ thống (bao gồm cả gán hồ sơ từ một tập hợp hồ sơ sang một tập hợp khác, nơi mà tập hợp các hồ sơ được hỗ trợ).

Hỗ trợ cơ chế để nhân bản các hồ sơ số.57

Khi hệ thống kinh doanh có thể sao chép nội dung của một hồ sơ số hiện có để tạo ra một hồ sơ số mới và riêng biệt, nó phải đảm bảo hồ sơ gốc vẫn còn nguyên vẹn và không bị thay đổi.

40.2. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ nhân bản hồ sơ số, hệ thống có thể cung cấp một bản sao dễ dàng kiểm soát được hoặc cho phép hệ thống kinh doanh liên kết đến một hệ thống bên ngoài có khả năng cung cấp bản sao dễ dàng kiểm soát được.

40.3. Hệ thống kinh doanh có thể tạo thuận lợi cho việc theo dõi các bản sao được làm từ hồ sơ số, ghi thông tin về truy cập vào các bản sao trong hồ sơ kiểm định.58

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Cho phép tạo trích xuất từ hồ sơ số, nhờ đó thông tin nhạy cảm được loại bỏ hoặc không thấy được trong trích xuất, trong khi hồ sơ gốc vẫn giữ nguyên vẹn.

41.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ trích xuất, nó phải ghi chú trích xuất trong siêu dữ liệu của hồ sơ gốc, bao gồm ngày, thời gian, người tạo lập và lý do tạo trích xuất.59

41.2. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ trích xuất, hệ thống phải sao chép các thuộc tính siêu dữ liệu từ hồ sơ gốc để trích xuất – cho phép lựa chọn các yếu tố siêu dữ liệu để sửa đổi khi cần60

41.3. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ trích xuất, hệ thống có thể tạo liên kết điều hướng giữa trích xuất và hồ sơ số. Như vậy liên kết giữ được mối quan hệ giữa trích xuất và hồ sơ số mà không ảnh hưởng đến truy cập và kiểm soát an ninh của hồ sơ.

Đưa ra các giải pháp xóa thông tin nhạy cảm bằng cách tạo ra các bản sao của hồ sơ dưới nhiều dạng định dạng nhờ sự hỗ trợ của hệ thống, bao gồm cả âm thanh và video.

3.2.3. Báo cáo hồ sơ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

43	Báo cáo hành động thực hiện trên hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ số, bằng chính hệ thống của nó hoặc bằng cách tích hợp hoặc tương thích với cơ chế quản lý hồ sơ bên ngoài, trong một khoảng thời gian nhất định.

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

44	Viết báo cáo liệt kê các chi tiết và kết quả của bất kỳ quá trình chuyển đổi để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ số.61

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

45	Có khả năng tạo lập thông tin thống kê về hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ số, được lưu giữ và duy trì bởi hệ thống, chẳng hạn như lưu giữ số và vị trí của hồ sơ số bằng các dạng ứng dụng và phiên bản của hệ thống.

3.2.4 Quy trình bảo mật trực tuyến

Quy trình bảo mật trực tuyến bao gồm hai mục con về mã hóa và chữ ký số. Đa số các yêu cầu đó là với điều kiện hệ thống kinh doanh phải có yêu cầu hỗ trợ quá trình bảo mật trực tuyến.

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

46	Tự động ghi chi tiết tất cả quy trình bảo mật trực tuyến (ví dụ như trong bản kê kiểm định.).
47	Hỗ trợ ngày và thời gian đóng dấu cho tất cả chủ đề hồ sơ của quy trình bảo mật trực tuyến.

Mã hóa

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hỗ trợ mã hóa các hồ sơ số.

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ mã hóa các hồ sơ số, hệ thống phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

48.1. Hỗ trợ lưu giữ siêu dữ liệu cho hồ sơ số được tạo ra hoặc nhận được ở dạng mã hóa theo tiêu chuẩn có liên quan, bao gồm:

● số sêri hoặc định danh duy nhất của một chứng chỉ số;

● loại thuật toán và mức độ mã hóa, và

● ngày và thời gian liên quan đến quá trình mã hóa và/hoặc giải mã.62

48.2. Đảm bảo hồ sơ được mã hóa chỉ có thể được truy cập bởi những người dùng có liên kết với khóa mật mã có liên quan, ngoài ra việc kiểm soát các truy cập khác được xác định rõ đối với hồ sơ.

48.3. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc lưu giữ, nhận dạng và/hoặc truyền tải các hồ sơ số đã được mã hóa và siêu dữ liệu liên quan, hệ thống phải hỗ trợ thực hiện kế hoạch quản lý khóa bảo mật63

48.4. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc lưu giữ, nhận dạng và/hoặc truyền tải các hồ sơ số đã được mã hóa và siêu dữ liệu liên quan, hệ thống phải có khả năng duy trì các khóa mật mã cho sự an toàn của hồ sơ kỹ thuật số, hoặc hồ sơ, mà chúng có liên quan.

48.5. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc lưu giữ, nhận dạng và/hoặc truyền tải các hồ sơ số đã được mã hóa và siêu dữ liệu liên quan, hệ thống phải hỗ trợ lưu trữ an toàn, tách biệt các hồ sơ đã được mã hóa và các khóa giải mã có liên quan.

Trường hợp hệ thống kinh doanh hỗ trợ mã hóa hồ sơ số, hệ thống nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

48.6. Có khả năng lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số được mã hóa dưới hình thức không bị mã hóa.

48.7. Cho phép mã hóa được gỡ bỏ khi một hồ sơ được lưu giữ hoặc xác định, trừ khi mã hóa là cần thiết để duy trì an ninh của hồ sơ trong trong hệ thống kinh doanh.64

Chữ ký số

Những yêu cầu này chỉ áp dụng nếu hệ thống gửi hoặc nhận được hồ sơ đã ký kết. Các yêu cầu sẽ không áp dụng nếu hệ thống chỉ sử dụng chữ ký số để thiết lập một kênh an toàn. Tài liệu này không bao gồm các yêu cầu cụ thể cho các hệ thống quản lý chữ ký số.

Hệ thống kinh doanh phải:

49	Khi hệ thống kinh doanh có thể lưu các chứng chỉ số cho các hồ sơ được mã hóa và hồ sơ có chữ ký số, hệ thống cần cảnh báo cho người quản trị hệ thống kinh doanh về sự gần hết hạn của bất kỳ giấy chứng nhận.

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Có khả năng đảm bảo bất cứ hồ sơ số được tạo ra hoặc nhận được qua hệ thống kinh doanh có sử dụng công nghệ chữ ký số đều có thể được lưu giữ và nhận dạng bởi hệ thống cùng với siêu dữ liệu xác thực liên quan65

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ sử dụng chữ ký số, thì hệ thống phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

50.1. Hỗ trợ sử dụng siêu dữ liệu cho các hồ sơ số truyền hoặc lưu giữ bằng chữ ký số, phù hợp với tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan. Tối thiểu siêu dữ liệu này phải ghi rõ chữ ký số đã được chứng thực.

50.2. Có thể kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số tại thời điểm lưu giữ hồ sơ số.

50.3. Có khả năng lưu trữ cùng với hồ sơ số:

● chữ ký số kết hợp với hồ sơ đó;

● chứng chỉ số có chứng thực chữ ký;

● bất kỳ chi tiết xác nhận khác;

theo cách như vậy chữ ký số được lấy ra với hồ sơ, nhưng không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của khóa bí mật.

50.4. Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh định hình mức độ mà siêu dữ liệu xác thực được lưu trữ thường xuyên với hồ sơ số. Ví dụ:

● giữ lại chỉ những sự việc xác thực thành công;

● giữ lại siêu dữ liệu về quá trình xác thực; và

● giữ lại tất cả siêu dữ liệu xác thực, bao gồm cả chữ ký.

50.5. Có thể chứng minh tính toàn vẹn liên tục của hồ sơ có chữ ký số, có hoặc không được ủy quyền thay đổi đã thực hiện cho các siêu dữ liệu của hồ sơ.66

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ sử dụng chữ ký số, thì hệ thống nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

50.6. Có khả năng hợp nhất, hoặc tương tác với công nghệ chữ ký số để siêu dữ liệu xác thực có thể tự động lưu giữ bởi hệ thống.

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ sử dụng chữ ký số, thì hệ thống có thể, hoặc độc lập độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

50.7. Có thể áp dụng chữ ký số cho:

● hồ sơ số, hoặc

● tập hợp hồ sơ số;

● trong quá trình truyền tải hoặc xuất hồ sơ có hỗ trợ xác thực bên ngoài.67

Xác thực

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Có khả năng hỗ trợ xác thực thông qua giao diện với công nghệ bảo mật dựa trên PKI.

Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ giao diện xác thực với công nghệ bảo mật dựa trên PKI thì phải:

51.1. Có khả năng lưu trữ siêu dữ liệu về quá trình xác thực, bao gồm:

● số sêri hoặc định danh duy nhất của chứng chỉ số;

● đăng ký và cấp giấy chứng nhận chịu trách nhiệm về chứng thực; và ngày và thời gian chứng thực.

51.2. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ xác thực, hệ thống phải cho phép siêu dữ liệu xác thực được lưu trữ hoặc là:

● với hồ sơ số mà nó liên quan; hoặc

● riêng biệt nhưng liên kết chặt chẽ đến hồ sơ số

Cung cấp kiến trúc linh hoạt để thích ứng công nghệ bảo mật trực tuyến mới khi chúng được tách ra

3.3. Hỗ trợ xuất, nhập và khả năng liên tác

Khả năng nhập và xuất hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh, và khả năng tương tác với hệ thống khác, là chức năng được yêu cầu thường xuyên. Hồ sơ có thể cần phải được xuất sang hệ thống khác như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, hoặc xuất sang các tổ chức khác trong trường hợp sáp nhập, hoặc trong khu vực chính phủ, khi bộ máy nhà nước thay đổi.

Nhiều hồ sơ có thể cần phải được lưu giữ lâu hơn tuổi thọ của chính hệ thống phần mềm, và do đó có nhu cầu xuất hồ sơ khi chuyển sang một hệ thống kinh doanh mới. Cũng có thể có nhu cầu nhập hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh khác, đặc biệt trong môi trường kinh doanh hợp tác. Chuyển hồ sơ cho một cơ quan lưu trữ hoặc một hệ thống lưu trữ thứ cấp cũng nên được xem xét.

Để dễ dàng nhập và xuất hồ sơ, sử dụng định dạng mở và tiêu chuẩn công nghiệp sẽ làm tăng mức độ khả năng liên tác và giảm chi phí và khó khăn của bất kỳ quá trình xuất / nhập hồ sơ.

Khi sự nhu cầu chức năng này được thấy rõ nhất khi ngừng hoạt động hệ thống, thì điều quan trọng là phải xem xét kỹ chức năng này ở giai đoạn thiết kế.

Các nguồn tin hữu ích bao gồm trong Đặc tả yêu cầu chuẩn hóa việc trao đổi hồ sơ kinh doanh của Trung tâm Tiêu chuẩn Châu Âu và Tiêu chuẩn xuất hồ sơ số của Sáng kiến lưu trữ hồ sơ số của Úc.68

3.3.1. Nhập dữ liệu

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

53	Có khả năng nhập bất kỳ thông tin kiểm định được kết hợp trực tiếp với các hồ sơ số, hoặc tập hợp các hồ sơ số, lưu giữ và duy trì bởi hệ thống và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin được nhập.

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Có thể nhập một số lượng lớn hồ sơ số được xuất từ hệ thống tạo lập hồ sơ,69 để lưu giữ:

● hồ sơ số dưới dạng định dạng có sẵn, duy trì nội dung và cấu trúc của hồ sơ;

● hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, để duy trì quan hệ giữa chúng và ánh xạ siêu dữ liệu để tiếp nhận cấu trúc; và

● cấu trúc hệ thống mà hồ sơ và siêu dữ liệu có liên quan đến, và tập hợp hồ sơ, được gán, duy trì tất cả các mối quan hệ giữa chúng.

54.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ nhập số lượng lớn hồ sơ số, hệ thống sử dụng cơ chế hỗ trợ quá trình nhập, bao gồm:

● Nhập nhiều tệp tin giao dịch được xác định trước;

● chỉnh sửa quy tắc tùy chỉnh nhận dạng tự động hồ sơ;

● xử lý đánh giá tính toàn vẹn của dữ liệu; và

● nhập dữ liệu theo chuỗi, bao gồm nhiều chuỗi của các loại tài liệu khác nhau.

Có thể thực hiện nhập gián tiếp hồ sơ số với siêu dữ liệu không liên quan, hoặc siêu dữ liệu trình bày dưới hình thức không chuẩn, ánh xạ chúng để cấu trúc tiếp nhận.

3.3.2. Xuất hồ sơ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

56	Có khả năng xuất hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, và nếu có thể là tập hợp hồ sơ số, để: ● xuất sang một hệ thống khác trong tổ chức; ● xuất sang một hệ thống trong một tổ chức khác, hoặc ● xuất sang một cơ quan lưu trữ hoặc chương trình bảo quản lâu dài các hồ sơ số được đánh giá là có giá trị lưu trữ.
57	Đảm bảo rằng bất kỳ hành động xuất hồ sơ nào đều có thể bao gồm: ● tất cả hồ sơ số, và nếu có thể là tập hợp các hồ sơ số; ● tất cả các siêu dữ liệu liên quan đến hồ sơ số hoặc tập hợp hồ sơ số được xuất ra; và ● tất cả dữ liệu kiểm định liên quan đến hồ sơ số được xuất ra.
58	Có khả năng xuất hồ sơ số, và nếu có thể là tập hợp hồ sơ số, theo một chuỗi các hoạt động sao cho: ● nội dung và cấu trúc của hồ sơ số, và có thể là tập hợp hồ sơ số, không bị thay đổi; ● giữ được mối liên kết giữa hồ sơ số được xuất và siêu dữ liệu liên quan của nó; và ● duy trì mối quan hệ giữa các thành phần được xuất của một hồ sơ số, giữa các hồ sơ số, và tập hợp các hồ sơ số được xuất, để liên kết cấu trúc của chúng có thể được cài sẵn trong hệ thống tiếp nhận.
59	Có khả năng xuất tất cả các loại hồ sơ mà hệ thống lưu giữ, bất kể định dạng hoặc định dạng của ứng dụng tạo ra.
60	Cho phép đối tượng được xuất nhiều hơn một.70

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

61	Đảm bảo bất cứ hành động xuất dữ liệu nào cũng được minh chứng bằng siêu dữ liệu liên kết với hồ sơ.

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

62	Có thể xuất hồ sơ số đã được chuyển đổi dưới dạng file tài liệu đầy đủ, dạng mở.

3.4. Lưu giữ và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

Danh sách các yêu cầu chức năng sau đây là để đảm bảo:

● Phù hợp với các chế độ ủy quyền xử lý – một phần của quá trình đánh giá quản lý hồ sơ liên quan đến việc xác định các hồ sơ nên được lưu giữ bao lâu để giải thích nghĩa vụ pháp lý, nhu cầu kinh doanh và yêu cầu của cộng đồng. Tài liệu sắp xếp đưa ra thời gian lưu giữ các nhóm khác nhau của hồ sơ. Những quyết định lưu giữ này được ghi rõ trong tài liệu xử lý, nên được cấp phép ở mức độ cao phù hợp với yêu cầu pháp lý. Những yêu cầu chức năng này chấp nhận sự tồn tại của cơ quan sắp xếp kiểm soát các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh.

● Xử lý được áp dụng có hiệu quả – cần đảm bảo tạo điều kiện cho duy trì và xử lý hoặc là trong hệ thống, hoặc thông qua tích hợp với các thành phần phần mềm bên ngoài. Việc giữ mọi thứ trong suốt thời gian tồn tại của hệ thống sẽ gây ra chi phí cao và không phù hợp với hoạt động của hệ thống.

Có thể có một số trường hợp, khi phân tích chi phí-lợi nhuận và phân tích rủi ro đưa ra kết luận rằng tốt hơn hết là lưu giữ hồ sơ cho trong suốt thời gian tồn tại của hệ thống. Tuy nhiên, đây chỉ đơn giản là trì hoãn quyết định về việc lưu giữ hồ sơ thích hợp cho đến thời điểm ngừng hoạt động.71

● Cần xem xét lại các hồ sơ chuẩn bị xử lý – trước khi thực hiện bất cứ lệnh xử lý nào, người dùng phải xem xét lại những lệnh sắp xếp và có thể sửa đổi nó / áp dụng các lệnh khác nhau.

● Hồ sơ bị hủy bỏ – không nên xóa hồ sơ trừ trường hợp được sự đồng ý và có chữ ký của nhân viên có thẩm quyền xử lý hồ sơ.

● Lưu giữ siêu dữ liệu của hồ sơ bị hủy bỏ – bằng chứng thực hiện các lệnh xử lý cũng phải được lưu giữ, hoặc thông qua các siêu dữ liệu trong hệ thống kinh doanh, hoặc thông qua tích hợp với hệ thống khác.

● Báo cáo có thể được thực hiện cho các lệnh xử lý.

Lưu ý là một số yêu cầu sắp xếp có liên quan đến việc sử dụng tập hợp.

Vì các yêu cầu này là có điều kiện khi sử dụng tập hợp, chúng được nêu trong điều 3.1.3.

3.4.1. Tuân thủ chế độ cấp phép xử lý

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

63	Hỗ trợ sắp xếp có kiểm soát các hồ sơ có thẩm quyền pháp lý phải xử lý.
64	Cho phép xác định rõ các lớp sắp xếp,72 có thể được áp dụng cho các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, và nếu có thể là tập hợp các hồ sơ số, hoặc thông qua các chức năng nội bộ của73 phần mềm hệ thống kinh doanh hoặc thông qua một cơ chế tự động74 hoặc75 thủ công bên ngoài (lưu ý Yêu cầu 77).
65	Đảm bảo xác định mỗi lớp sắp xếp bao gồm: ● kích hoạt sắp xếp để bắt đầu bố trí thời gian lưu giữ; ● thời gian lưu giữ để thiết lập hồ sơ sẽ được lưu giữ bao lâu; và ● lệnh xử lý, quy định việc hủy bỏ của hồ sơ.
66	Hỗ trợ xác định và ứng dụng các lệnh xử lý sau: ● xem xét lại; ● xuất; ● chuyển giao;76 và ● xóa bỏ.
67	Linh hoạt trong xác định các lớp sắp xếp để cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh chỉ định lệnh sắp xếp và thời gian lưu giữ phi chuẩn.77
68	Cho phép một dấu nhận dạng duy nhất được gán cho mỗi lớp sắp xếp và, nếu phù hợp, cho phép lớp sắp xếp liên kết với tài liệu xử lý.
69	Cho phép xác định thời gian lưu giữ từ một ngày đến không hạn định.
70	Hạn chế khả năng tạo lập, chỉnh sửa và xóa các lớp sắp xếp và quyền xử lý đối với người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác.
71	Có thể lưu lại lịch sử tất cả các thay đổi của các lớp sắp xếp, bao gồm cả ngày thay đổi và lý do thay đổi.
72	Đảm bảo việc sửa đổi lớp sắp xếp có hiệu lực ngay lập tức trên tất cả hồ sơ và siêu dữ liệu liên quan, và có thể là tập hợp các hồ sơ kỹ thuật số mà đã được áp dụng lớp sắp xếp.

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Có thể nhập78 và xuất79 một tập hợp các lớp sắp xếp dưới dạng định dạng chuẩn.80

Có thể quản lý quan hệ nhiều – một khi các lớp sắp xếp có thể liên kết đến một hồ sơ số duy nhất, hoặc có thể là một tập hợp các hồ sơ số.

74.1. Nếu hệ thống kinh doanh không có khả năng hỗ trợ quan hệ nhiều – một cho các lớp sắp xếp, thì hệ thống phải hỗ trợ tối thiểu khả năng phân bổ quan hệ một-một để liên kết lớp sắp xếp với hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ số, và phải cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh, hoặc người dùng có thẩm quyền khác, tự xác định và ánh xạ các lớp sắp xếp phù hợp với thời gian lưu giữ cao nhất.81

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

75	Hỗ trợ xác định các lớp sắp xếp từ nhiều tài liệu xử lý.82
76	Cho phép một hoặc nhiều tài liệu xử lý được sáp nhập trong quá trình nhập dữ liệu.

3.4.2. Ứng dụng xử lý/sắp xếp

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

77	Cho phép các lớp sắp xếp được áp dụng một cách có hệ thống cho các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, và khi có thể là tập hợp hồ sơ số. Các phương tiện sử dụng cho hệ thống kinh doanh để áp dụng các lớp sắp xếp và quá trình sắp xếp liên quan có thể bao gồm: ● kết hợp chức năng sắp xếp vào trong phần mềm hệ thống kinh doanh;83 ● tích hợp các ứng dụng phần mềm bên ngoài với hệ thống kinh doanh để giúp cho việc áp dụng các chức năng xử lý;84 ● người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác tự ánh xạ và áp dụng quyền xử lý cho các hồ sơ của hệ thống kinh doanh;85 hoặc ● bất kỳ sự kết hợp ở trên.86 77.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc sử dụng quy tắc hệ thống được xác định trước, hệ thống phải cho phép cập nhật thủ công, hoặc kế thừa có hiệu quả các lớp sắp xếp khi lớp sắp xếp mới được áp dụng sau việc thay đổi quy tắc hệ thống được xác định trước.
78	Cho phép các lớp sắp xếp được áp dụng cho bất kỳ và tất cả hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc khi có thể là tập hợp các hồ sơ số, được lưu giữ bởi hệ thống.
79	Ghi lại tất cả các lệnh xử lý trong hồ sơ siêu dữ liệu.
80	Tự động theo dõi việc bắt đầu và tiến triển của thời gian lưu giữ, để xác định ngày sắp xếp cho các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc nếu có thể là tập hợp các hồ sơ số.
81	Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác áp dụng lớp sắp xếp khác nhau cho hồ sơ số bất cứ lúc nào.
82	Hạn chế khả năng áp dụng và tái áp dụng các lớp sắp xếp đối với người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác.
83	Hỗ trợ quá trình sắp xếp bao gồm: ● xác định các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, và có thể là tập hợp các hồ sơ số, mà thời gian lưu giữ đã qua; ● thông báo của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác; ● áp dụng lại87 lớp sắp xếp nếu cần; ● thực hiện các lệnh xử lý có liên quan sau xác nhận của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác; có thể áp dụng tự động hoặc bằng tay những điều đã được xác định bởi cơ chế xử lý đã được hệ thống kinh doanh sử dụng, như đã nêu trong Yêu cầu 77.
84	Hạn chế vận hành quá trình xử lý của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác.
85	Hỗ trợ kích hoạt xử lý dựa trên siêu dữ liệu hiện hành.88 Ví dụ: ● ngày tạo lập hồ sơ; ● ngày truy vấn sau cùng của một hồ sơ; ● ngày mở hoặc đóng một tập hợp hồ sơ (nếu có); ● ngày xem xét cuối cùng của hồ sơ, hoặc tập hợp hồ sơ.
86	Hỗ trợ kích hoạt xử lý bên ngoài dựa vào thông báo của sự kiện được xác định hoặc tự nhập vào hệ thống bởi người dùng hoặc tự động bổ sung thông qua hệ thống kinh doanh bên ngoài tích hợp với cơ chế sắp xếp.
87	Đảm bảo thời gian lưu giữ được tính theo thời gian thực và không phải nhân tạo.
88	Cho phép ngừng hoạt động sắp xếp trên hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc tập hợp các hồ sơ, để ngăn chặn bất kỳ lệnh xử lý diễn ra trong suốt thời gian ngừng hoạt động.89
89	Ngăn chặn việc xóa hoặc hủy bỏ bất kỳ chủ đề hồ sơ số để ngừng hoạt động xử lý.90
90	Hạn chế khả năng người quản trị hệ thống hoặc người dùng khác có thẩm quyền gỡ bỏ lệnh ngừng hoạt động.
91	Có thể xác định bất kỳ xung đột của các lệnh xử lý và hoặc là: ● tự động áp dụng lệnh xử lý đúng theo tuần tự đã được quy định của tổ chức;91 hoặc ● thông báo cho người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác và yêu cầu khắc phục hậu quả.

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

92	Có khả năng tạo lập92 bằng cách tự động áp dụng lớp sắp xếp cho hồ sơ số mới được tạo ra hoặc nhận được và siêu dữ liệu liên quan, hoặc tập hợp các hồ sơ số, dựa trên tệp lệnh được xác định trước.93
93	Có thể thông báo một cách thường xuyên cho người quản trị hệ thống kinh doanh về tất cả các hoạt động xử lý xảy ra trong một thời gian nhất định.

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Hỗ trợ sắp xếp tự động hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc tập hợp các hồ sơ số, dựa trên nội dung của chúng, các yếu tố siêu dữ liệu cụ thể, hoặc kết hợp cả hai.94

94.1. Khi sắp xếp được tự động, hệ thống kinh doanh phải tự động tìm sự xác nhận của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác trước khi thực hiện bất kỳ lệnh xử lý nào.

Hỗ trợ giao diện với quy trình công việc để tạo thuận lợi cho quá trình xử lý.

2.4.3. Xem xét

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

Cung cấp phương tiện mà nội dung của một hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ số, được xác định để sắp xếp có thể được xem xét trước khi áp dụng lệnh xử lý.

Xem xét lại toàn bộ nội dung của hồ sơ số, hoặc tập hợp các hồ sơ số, dưới sự xem xét của người xét duyệt để hạn chế truy cập.

Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh tái sử dụng lớp sắp xếp để có thể:

● đánh dấu hồ sơ số, và tập hợp các hồ sơ số, để tiếp tục duy trì và xem xét sau;

● đánh dấu hồ sơ kỹ thuật số, và tập hợp các hồ sơ số, để xuất ngay lập tức, chuyển giao, xử lý bảo quản (thông qua kỹ thuật chẳng hạn như di chuyển) hoặc hủy bỏ;

● đánh dấu hồ sơ số, và tập hợp các hồ sơ số, để tiếp tục duy trì và sau đó xuất, chuyển giao, xử lý bảo quản (thông qua kỹ thuật chẳng hạn như di chuyển) hoặc hủy bỏ; khi lệnh xem xét xử lý được kích hoạt.

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

99	Đưa ra chi tiết lớp sắp xếp có thể áp dụng cho các hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ số để người duyệt xem lại bằng cách tìm kiếm hoặc di chuyển.
100	Tự động ghi ngày xem xét cuối cùng của siêu dữ liệu hiện hành, và cho phép người duyệt lại cập nhật lý do về quyết định xem xét lại siêu dữ liệu mô tả.

3.4.4. Hủy bỏ

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

101	Đảm bảo kết quả hủy bỏ được xóa sạch hoặc không truy cập được toàn bộ hồ sơ số (bao gồm tất cả các thành phần của mỗi hồ sơ), và chúng cũng không thể phục hồi thông qua các tính năng hệ điều hành hoặc chuyên gia kỹ thuật phục hồi dữ liệu.95
102	Yêu cầu xác nhận việc hủy bỏ từ người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác như là một phần của quá trình xử lý.
103	Ngăn chặn hủy bỏ hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ, cho đến khi nhận được xác nhận, và cho phép quá trình này bị hủy bỏ nếu không nhận được xác nhận.
104	Phân biệt giữa chức năng xóa đặc biệt và chức năng hủy bỏ trong quá trình sắp xếp, để mỗi chức năng có thể được giao cho từng người sử dụng có thẩm quyền.
105	Ngăn chặn chức năng xóa được sử dụng trong quá trình xử lý, như vậy việc hủy bỏ ngay lập tức các hồ sơ số được xác định chỉ có thể đạt được thông qua việc phân bổ lớp sắp xếp.

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

106	Có khả năng đảm bảo rằng khi một hồ sơ số được phép hủy bỏ, thì tất cả bản dịch thay thế của hồ sơ cũng bị phá hủy. 106.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ hủy bỏ bản dịch thay thế, hệ thống cần cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh tắt các chức năng được nêu trong Yêu cầu 105 nếu cần.96

3.4.5. Xử lý siêu dữ liệu

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

107	Hỗ trợ bổ sung siêu dữ liệu vào hồ sơ số, và tập hợp các hồ sơ số, để hỗ trợ sắp xếp như quy định trong tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan.
108	Chủ động liên kết siêu dữ liệu sắp xếp tới chức năng của nó, để nó có thể kích hoạt quá trình tự động.97
109	Có thể phát hiện bất kỳ thay đổi của siêu dữ liệu có ảnh hưởng đến thời gian lưu giữ của hồ sơ số, và tính toán thời gian sắp xếp mới theo lớp sắp xếp.98
110	Có thể hạn chế người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác sửa đổi siêu dữ liệu có ảnh hưởng đến thời gian lưu giữ của hồ sơ số.
111	Có khả năng lưu giữ siêu dữ liệu cho hồ sơ số, và tập hợp hồ sơ số, đã được chuyển giao hoặc hủy bỏ.
112	Có thể ghi lại ngày và chi tiết của tất cả các lệnh xử lý trong tệp siêu dữ liệu của hồ sơ số, hoặc tập hợp các hồ sơ số.

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

113	Cho phép người dùng thêm bất kỳ yếu tố siêu dữ liệu cần thiết cho việc quản lý lưu trữ những hồ sơ số được lựa chọn để chuyển đi lưu trữ.
114	Có khả năng lưu giữ lịch sử các lớp sắp xếp đã được áp dụng cho một hồ sơ số đặc biệt, trong siêu dữ liệu của hồ sơ số đó.
115	Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh xác định tệp con của siêu dữ liệu99 để giữ lại cho hồ sơ số, và tập hợp các hồ sơ số, đã được chuyển đi, hủy bỏ hoặc dời ra ngoại tuyến.

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

116	Có khả năng xuất siêu dữ liệu theo quy định của các tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan.
117	Hỗ trợ các trường văn bản tự do cho người dùng tự định nghĩa.100
118	Hỗ trợ nhập siêu dữ liệu quản lý lớp sắp xếp và tài liệu xử lý, bao gồm: ● ngày xem xét được ghi trong lịch trình; ● ngày và chi tiết sửa đổi; và ● ngày và các chi tiết hủy bỏ.
119	Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh lưu trữ101 siêu dữ liệu được lưu giữ cho hồ sơ kỹ thuật số, và tập hợp hồ sơ số, đã được chuyển giao hoặc hủy bỏ.

3.4.6. Báo cáo hoạt động xử lý

Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

120	Có thể làm báo cáo về tất cả các hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống, bao gồm hoạt động xử lý thực hiện cơ chế sắp xếp bên ngoài được tích hợp hoặc giao diện với hệ thống.
121	Có thể tạo ra danh sách các báo cáo về: ● tất cả các lớp sắp xếp hiện đang được xác định trong hệ thống; ● tất cả các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, và tập hợp hồ sơ số, mà một lớp sắp xếp cụ thể hiện đang được áp dụng; ● tất cả hồ sơ số mà ở đó hoạt động sắp xếp cụ thể sẽ xảy ra trong một thời gian nhất định; ● tất cả hồ sơ số được sắp xếp trong một thời gian nhất định (cung cấp thông tin định lượng về khối lượng và loại hồ sơ); và ● tất cả hồ sơ số quá hạn sắp xếp vào thời điểm định sẵn (cung cấp thông tin định lượng về khối lượng và loại hồ sơ).
122	Có thể tạo báo cáo chi tiết về thất bại trong việc xuất hồ sơ số từ hệ thống, xác định các hồ sơ số này đã bị lỗi trong quá trình xử lý hoặc xuất không thành công.
123	Có thể tạo báo cáo chi tiết về kết quả của quá trình hủy bỏ, chi tiết về tất cả hồ sơ số đã được hủy bỏ thành công và xác định các hồ sơ số hủy bỏ không thành công.102

Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

124	Có thể báo cáo về tất cả hồ sơ số chịu cố định sắp xếp.103

Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:

125	Có thể báo cáo về quyết định xem xét lại trong một thời gian nhất định

PHỤ LỤC A

(tham khảo)

GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ

Thuật ngữ

Định nghĩa

Truy cập

Access

Quyền, cơ hội, phương tiện để tìm kiếm, sử dụng hoặc truy vấn thông tin. Nguồn: ISO 15489-3, điều 3.1.

Kiểm soát truy cập

Access Controls

Lược đồ về cơ cấu không phân cấp, có thể được áp dụng cho các hồ sơ số để ngăn chặn truy cập của người sử dụng trái phép. Có thể bao gồm xác định nhóm người truy cập và danh sách đặc biệt của người dùng có tên cá nhân. Xem thêm Kiểm soát an ninh, Kiểm soát truy cập hệ thống và Nhóm người truy cập. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, p. 28.

Tập hợp

Aggregation

Sự tích luỹ bất kỳ của các thực thể hồ sơ ở mức trên một đối tượng hồ sơ (tài liệu, đối tượng số), ví dụ, thư mục số, seri. Xem thêm Thư mục và Loại hồ sơ.

Dữ liệu kiếm định

Audit trail

Dữ liệu cho phép tái thiết hoạt động trước đó, hoặc cho phép các thuộc tính của sự thay đổi (như ngày, thời gian, người điều hành) được lưu trữ để cho chuỗi các sự kiện có thể được xác định trong thứ tự thời gian chính xác. Thông thường dưới hình thức của cơ sở dữ liệu hoặc một hoặc nhiều danh mục các dữ liệu hoạt động. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, p.1.

Xác thực

Authentication

Quá trình thử nghiệm một xác nhận để thiết lập mức độ tin tưởng vào độ tin cậy của sự xác nhận. Nguồn: Australian Government Information Management Office, The Australian Government e-Authentication Framework.

Hệ thống kinh doanh

Business system

Theo mục đích của tài liệu này, hệ thống kinh doanh là hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ chức. Bao gồm các ứng dụng có mục đích chính là tạo điều kiện giao dịch dễ dàng giữa một đơn vị tổ chức và khách hàng của mình – ví dụ, một hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu tùy biến hoặc cố định, và hệ thống tài chính hoặc nguồn nhân lực. Hệ thống kinh doanh là hệ thống điển hình có chứa dữ liệu động, thường phải cập nhật (kịp thời), có thể được chuyển tải (thao tác) và chứa dữ liệu hiện hành (không dự phòng). Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có chứa dữ liệu mà không phải là liên kết động với hoạt động kinh doanh (có thời hạn), không thể được thay đổi (bất khả xâm phạm), và có thể sẽ không hiện hành (dự phòng). Xem thêm Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS).

Người quản trị hệ thống kinh doanh

Business system administrator

Người sử dụng với trách nhiệm được giao là điều hành hệ thống, bao gồm cả cấu hình, giám sát và quản lý hệ thống kinh doanh và sử dụng hệ thống. Tùy thuộc vào thâm niên công tác của người quản trị hệ thống để giao nhiệm vụ quản trị hệ thống và một số quy trình quản lý hồ sơ.

Lưu giữ

Capture

Quá trình gửi tài liệu hoặc đối tượng số vào trong hệ thống quản lý hồ sơ và gán siêu dữ liệu để mô tả hồ sơ và đặt nó vào ngữ cảnh, do đó cho phép quản lý phù hợp hồ sơ theo thời gian. Đối với một số hoạt động kinh doanh chức năng này có thể được gắn vào hệ thống kinh doanh để lưu giữ hồ sơ và siêu dữ liệu liên quan là đồng thời với việc tạo ra các hồ sơ. Xem thêm Đăng ký. Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004. Adapted from AS 4390, Part 1, Clause 4.7.

Cơ quan cấp chứng chỉ

Certification authority

Cơ quan tạo ra, ký và cấp giấy chứng nhận khóa công khai để ràng buộc các thuê bao dùng khóa công khai của họ. Nguồn: Australian Government Information Management Office, The Australian Government e-Authentication Framework.

Phân loại

Classification

1 Xác định và sắp xếp một cách có hệ thống các hoạt động kinh doanh và/hoặc các hồ sơ thành các loại theo quy ước có cấu trúc logic, phương pháp và quy tắc được trình bày trong một hệ thống phân loại.

2 Phân loại bao gồm xác định tài liệu hoặc tệp tin theo quy định, giấy phép người dùng và hạn chế bảo mật hồ sơ. Xem thêm Sơ đồ phân loại hồ sơ. Nguồn: Theo điều 3.5 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1); điều 4.8 của AS 4390-1.

Thành phần

Component

Các bộ phận cấu thành một hồ sơ số (chẳng hạn như các thành phần đa phương tiện của một trang web). Cần phải lưu giữ siêu dữ liệu theo các thành phần để cho phép hồ sơ được quản lý theo thời gian, ví dụ, cho mục đích di chuyển hồ sơ. Không nên nhầm lẫn với khái niệm thành phần của ‘phần mềm’ hay ‘hệ thống’. Xem thêm Đối tượng số, Yếu tố dữ liệu và Hồ sơ số. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Digital Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 1.

Hồ sơ phức

Compound record

Một hồ sơ bao gồm nhiều thành phần đa dạng. Ví dụ, các trang web với đồ họa nhúng và các biểu mẫu.

Kiểm soát

Control

Quản lý về mặt vật lý và/hoặc trí tuệ được thiết lập trên các hồ sơ bằng cách tư liệu hóa thông tin về trạng thái vật lý và logic, nội dung, xuất xứ của hồ sơ và các mối quan hệ của chúng với các hồ sơ khác. Các hệ thống và quá trình kiểm soát bao gồm: đăng ký, phân loại, lập chỉ mục và theo dõi. Xem thêm Phân loại và đăng ký.

Chuyển đổi

Conversion

Quá trình thay đổi hồ sơ từ một phương tiện sang một phương tiện khác hoặc từ một định dạng sang một định dạng khác. Chuyển đổi liên quan đến sự thay đổi định dạng của hồ sơ, nhưng vẫn đảm bảo hồ sơ lưu giữ lại nội dung chính xác của thông tin chính. Xem thêm Di trú và Bản dịch. Nguồn: Theo điều 3.7 của TCVN 7420-1(ISO 15489-1) và điều 4.3.9.2 của TCVN 7420-2 (ISO 15489-2)

Khóa mật mã

Cryptographic key

Yếu tố dữ liệu được sử dụng để mã hóa hoặc giải mã các thông điệp điện tử. Bao gồm một chuỗi các ký hiệu điều khiển thao tác chuyển đổi mật mã, chẳng hạn như giải mã. Xem thêm Mã hóa và Hạ tầng khóa công cộng (PKI). Nguồn: National Archives of Australia, Recordkeeping and Online Security Processes: Guidelines for Managing Commonwealth Records Created or Received Using Authentication and Encryption, 2004.

Dữ liệu

Data

Sự kiện hoặc lệnh được trình bày một cách chính thức, phù hợp để truyền tải, diễn giải hoặc xử lý tự động hoặc thủ công. Nguồn: International Council on Archives, Dictionary of Archival Terminology, KG Saur, Munich, 1988, tr. 48.

Yếu tố dữ liệu

Data element

Một đơn vị dữ liệu logic, nhận dạng được tạo nên các thành phần cơ bản về mặt tổ chức trong một cơ sở dữ liệu. Thường là sự kết hợp của các ký tự hay bit đề cập đến một mảng riêng biệt của thông tin. Yếu tố dữ liệu có thể kết hợp với một hoặc nhiều yếu tố dữ liệu khác hoặc đối tượng số để tạo thành một hồ sơ số. Xem thêm Dữ liệu, Thành phần, Cơ sở dữ liệu, Hồ sơ số, Trường và Bảng xác định trường.

Cơ sở dữ liệu

Database

Một tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan. Cơ sở dữ liệu thường được cấu trúc và lập chi mục để hỗ trợ người dùng truy cập và tìm thông tin. Cơ sở dữ liệu có thể tồn tại ở dạng vật lý hoặc kỹ thuật số. Xem thêm Dữ liệu, Yếu tố dữ liệu, Trường, Bảng và cơ sở dữ liệu quan hệ.

Xóa

Deletion

Quá trình loại bỏ, xóa hoặc hủy bỏ thông tin ghi được từ phương tiện bên ngoài quá trình sắp xếp. Xóa trong hệ thống kỹ thuật số thường đề cập đến việc loại bỏ chỉ điểm (ví dụ, thông tin vị trí) cho phép hệ thống xác định nơi một phần cụ thể của dữ liệu được lưu trữ trên phương tiện. Xem thêm Hủy bỏ và Xử lý.

Thuật ngữ mô tả

Descriptor

Thuật ngữ hạn định không phân cấp (ví dụ, ‘nhân sự’) thuộc danh mục bảo mật để giới hạn truy cập vào hồ sơ cụ thể. Thuật ngữ mô tả có thể cung cấp thông tin hoặc tư vấn nhưng không thể chủ động kiểm soát truy cập. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 27-8.

Hủy bỏ

Destruction

1 Quá trình loại bỏ hoặc xóa hồ sơ mà không có khả năng khôi phục.

2 Trong tài liệu này, hủy bỏ liên quan đến quá trình xử lý, theo đó các hồ sơ số, các thực thể tổ chức hồ sơ và siêu dữ liệu của hồ sơ bị loại bỏ vĩnh viễn hoặc xóa sạch theo ủy quyền và được chấp thuận của đối tượng có thẩm quyền xử lý. Xem thêm Xóa. Nguồn: Theo điều 3.8 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)

Chứng chỉ số

Digital certificate

Tài liệu số được ký bởi tượng có thẩm quyền cấp chứng chỉ xác định người giữ khóa và cơ quan kinh doanh mà họ đại diện; liên kết người giữ khóa với cặp khóa bằng cách chỉ định khóa công cộng của cặp khóa đó; và phải chứa mọi thông tin khác theo yêu cầu của diện cấp chứng chỉ. Nguồn: National Archives of Australia, Recordkeeping and Online Security Processes: Guidelines for Managing Commonwealth Records Created or Received Using Authentication and Encryption, 2004.

Thư mục số

Digital folder

Tập hợp các hồ sơ số có liên quan giữ mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ trong hệ thống kinh doanh và được quản lý như một đối tượng duy nhất. Một dạng của tập hợp các hồ sơ số. Cũng có thể được gọi thư mục chứa. Xem thêm Tập hợp và Thư mục.

Đối tượng số

Digital object

Một đối tượng có thể được trình bày bằng máy tính, chẳng hạn như một tệp tin được tạo ra bởi một hệ thống cụ thể hoặc phần mềm ứng dụng (ví dụ, một tài liệu được xử lý trong văn bản, bảng tính, hình ảnh). Hồ sơ số có thể bao gồm một hoặc nhiều đối tượng số. Xem thêm Thành phần và Hồ sơ số.

Hồ sơ số

Digital record

Hồ sơ trên phương tiện lưu trữ kỹ thuật số, được tạo ra, truyền đi, lưu trữ và/hoặc truy cập bằng các phương tiện thiết bị kỹ thuật số.

Chữ ký số

Digital signature

Cơ chế bảo mật trong hồ sơ số cho phép xác định người tạo ra đối tượng số và cũng có thể sử dụng để phát hiện và theo dõi bất kỳ thay đổi đã được thực hiện cho đối tượng số. Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004. Adapted from Australian Government Information Management Office, Trusting the Internet: A Small Business Guide to E-security, 2002. tr. 43.

DIRKS

Viết tắt của “thiết kế và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ”, phương pháp quản lý hồ sơ và thông tin kinh doanh khác được trình bày trong Tiêu chuẩn Quốc tế về Quản lý hồ sơ (điều 8.4 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) và được trình bày chi tiết trong ấn phẩm Lưu trữ Quốc gia 2001, DIRKS: Chiến lược tiếp cận quản lý thông tin kinh doanh.

Xử lý

Disposition

Một loạt quy trình liên quan đến việc thực hiện các quyết định lưu giữ, hủy bỏ hoặc chuyển giao được diễn tả trong sắp xếp hoặc các tài liệu khác. Nguồn: điều 3.9 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)

Hiệu lực xử lý

Disposition action

Thao tác được ghi trong tài liệu xử lý chỉ rõ thời gian lưu giữ tối thiểu cho một hồ sơ và sự kiện mà ngày xử lý được tính toán từ đó. Xem thêm Kích hoạt xử lý và Thời gian lưu giữ.

Công cụ kiểm soát xử lý

Disposition authority

Công cụ chính thức xác định thời gian lưu giữ và hiệu lực xử lý hợp lý quy định cho các lớp của hồ sơ được ghi trong công cụ kiểm soát xử lý. Xem thêm Hiệu lực xử lý, Sắp xếp lớp và Thời gian lưu giữ.

Lớp sắp xếp

Disposition class

Mô tả đặc tính của một nhóm hồ sơ diễn tả các hoạt động tương tự, cùng với thao tác xử lý được áp dụng cho nhóm. Bao gồm mô tả chức năng và điều kiện hoạt động, ghi chú phạm vi mô tả hồ sơ và hiệu lực xử lý. Thành phần của tài liệu xử lý được thực hiện trong hệ thống kinh doanh như là một bộ quy tắc tạo kích hoạt xử lý, thời gian lưu giữ và hiệu lực xử lý, có thể được áp dụng cho thực thể hồ sơ.

Kích hoạt xử lý

Disposition trigger

Thời điểm mà từ đó hiệu lực xử lý được tính. Đây có thể là ngày xảy ra hoặc hoàn thành xử lý. Xem thêm Thời gian lưu giữ.

Hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử (EDRMS)

Electronic document and records management system (EDRMS)

Hệ thống quản lý hồ sơ số có khả năng cung cấp chức năng quản lý tài liệu.

Tin nhắn điện tử

Electronic messages

Mọi loại thông tin liên lạc sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý kinh doanh trong nội bộ kinh doanh, giữa các tổ chức, hoặc với thế giới bên ngoài. Ví dụ phổ biến có: thư điện tử, tin nhắn nhanh và dịch vụ tin nhắn ngắn (SMS). Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004.

Hệ thống tin nhắn điện tử

Electronic messaging systems

Các ứng dụng được sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân để gửi và nhận, cũng như lưu trữ và truy vấn các tin nhắn điện tử. Các hệ thống này thường không có chức năng quản lý hồ sơ. Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004.

Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS)

Electronic records management system (ERMS)

Hệ thống tự động được dùng để quản lý việc tạo lập, sử dụng, lưu trữ và xử lý các hồ sơ số được tạo ra nhằm mục đích cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh. Hệ thống này duy trì thông tin theo ngữ cảnh thích hợp (siêu dữ liệu) và các liên kết giữa các hồ sơ để xác nhận giá trị của nó như là bằng chứng. Mục đích chính của hệ thống quản lý hồ sơ điện tử là thu thập và quản lý hồ sơ số. Xem thêm Hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử (EDRMS). Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004.

Mã hóa

Encryption

Quá trình chuyển đổi dữ liệu vào một mã an toàn thông qua việc sử dụng thuật toán mã hóa để truyền trên mạng công cộng. Bài toán để các mã thuật toán được mã hóa và truyền dữ liệu, nhờ đó mà cung cấp các phương tiện để dữ liệu có thể được giải mã khi nhận và phục hồi dữ liệu gốc. Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004. Adapted from Australian Government Information Management Office, Trusting the Internet: A Small Business Guide to E-security, 2002, tr. 43.

ERMS

Xem Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

Bằng chứng

Evidence

Bằng chứng của một giao dịch kinh doanh.

Xuất

Export

Quá trình sắp xếp, theo đó các bản sao của hồ sơ kỹ thuật số (hoặc một nhóm các hồ sơ) cùng với siêu dữ liệu từ một hệ thống được được đưa sang hệ thống khác trong cùng tổ chức hoặc ở nơi khác. Xuất hồ sơ không liên quan đến việc loại bỏ hồ sơ từ hệ thống đầu tiên. Xem thêm Chuyển giao. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 3.

Trích xuất

Extract

Bản sao của một hồ sơ kỹ thuật số mà ở đó một số tài liệu được gỡ bỏ hoặc vĩnh viễn giấu đi. Trích xuất được thực hiện khi hồ sơ đầy đủ không được đưa ra để truy cập, nhưng một phần của hồ sơ thì có thể. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 3.

Trường

Field

Tập hợp của một hoặc nhiều yếu tố dữ liệu có liên quan, trình bày một dạng thông tin trong cơ sở dữ liệu. Xem thêm Yếu tố dữ liệu, Cơ sở dữ liệu và Bảng.

Tệp tin

File

1 (danh từ) Một đơn vị tổ chức các tài liệu được tích lũy trong quá trình sử dụng và lưu giữ cùng nhau bởi vì chúng thường đề cập đến cùng một chủ đề, hoạt động hoặc giao dịch.

2 (động từ) thao tác đặt tài liệu vào vị trí định trước theo một sơ đồ kiểm soát. Xem thêm Thư mục. CHÚ Ý: Đối với mục đích của tài liệu này, định nghĩa của thuật ngữ này sẽ được áp dụng cho việc quản lý hồ sơ. Điều này khác với định nghĩa trong CNTT, trong đó xác định một tệp tin được gọi là bộ sưu tập thông tin được lưu trữ trên máy tính và được xử lý như một đơn vị duy nhất Nguồn: Adapted from J Ellis (ed.). Keeping Archives, 2nd edition, Australian Society of Archivists and Thorpe, Melbourne, 1993, tr. 470.

Cố định

Fixed

Bảo vệ chống lại sự sắp xếp hoặc sửa đổi trái phép.

Tính cố định

Fixty

Trạng thái hay chất lượng được cố định.

Thư mục

Folder

Tập hợp hồ sơ được trình bày trong hệ thống kinh doanh được phân bổ vào một loại hồ sơ trong sơ đồ phân loại hồ sơ. Một thư mục được cấu thành từ siêu dữ liệu có thể kế thừa từ thư mục mẹ (loại hồ sơ) và chuyển sang thư mục con (hồ sơ). Xem thêm Thư mục số. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 3.

Định dạng

Format

Dạng vật lý (chẳng hạn như giấy hoặc vi phim) hoặc định dạng tệp tin máy tính, trong đó hồ sơ được lưu giữ. Xem thêm Định dạng gốc. Nguồn: Adapted from Department of Defense (US). Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications, DoD 5015.2- STD, 2002, tr. 14.

Chức năng

Function

1 – Cấp thứ nhất của một sơ đồ phân loại kinh doanh. Chức năng đại diện cho trách nhiệm chính được quản lý bởi tổ chức để thực hiện mục tiêu của mình. Nguồn: Adapted from AS 4390, Part 4. Clause 7.2.

2 – Đơn vị lớn nhất của hoạt động kinh doanh trong một tổ chức hoặc một khu vực có pháp quyền.

Nhận dạng

Identification

Hành vi gán cho một hồ sơ hoặc tệp tin một dấu duy nhất để cung cấp bằng chứng rằng nó đã được tạo ra hoặc được lưu giữ. Nhận dạng bao gồm việc ghi lại thông tin ngắn mô tả về bối cảnh của hồ sơ và mối quan hệ với các hồ sơ khác.

Nhập

Import

Tiếp nhận hồ sơ số và siêu dữ liệu có liên quan vào trong một hệ thống từ một hệ thống khác trong tổ chức hoặc ở nơi khác.

Kế thừa

Inherit

Nhận một thuộc tính siêu dữ liệu từ một thực thể mẹ. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 4.

Bản thể

Instance

Sự xuất hiện của hồ sơ số dưới dạng định dạng đặc biệt hoặc tại một thời điểm cụ thể. Ví dụ, một hiện dạng hồ sơ có thể ở dạng định dạng gốc trong khi hiện dạng khác là một bản dịch. Bản thể có thể được tạo ra như là một sản phẩm của quá trình di chuyển hoặc chuyển đổi.

Tích hợp

Integration

Quan hệ liên kết chặt chẽ giữa hệ thống kinh doanh với một cơ chế hoặc ứng dụng khác. Tích hợp hàm ý chỉ dữ liệu được chia sẻ giữa các hệ thống, hoặc chỉ phong cách giao diện chung của một ứng dụng nào đó. Nguồn: Adapted from NSW Department of Public Works and Services, Request for Tender No. ITS2323 for the Supply of Records and Information Management Systems, Part B: Specifications, 2001, tr. 13.

Giao diện

lnterface

Cơ chế, theo đó dữ liệu có thể được trao đổi giữa các ứng dụng. Nguồn: Adapted from NSW Department of Public Works and Services, Request for Tender No. ITS2323 for the Supply of Records and Information Management Systems, Part B: Specifications, 2001, tr. 13.

Siêu dữ liệu

Metadata

Thông tin cấu trúc để mô tả và/hoặc cho phép người dùng tìm kiếm, quản lý, kiểm soát, hiểu hoặc lưu giữ các thông tin khác theo thời gian. Nguồn: Adapted from A Cunningham, ‘Six degrees of separation: Australian metadata initiatives and their relationships with international standards’. Archival Science, vol. 1, no. 3. 2001, tr. 274.

Di trú

Migration

Hành động di chuyển hồ sơ từ một hệ thống sang một hệ thống khác, trong khi đó vẫn duy trì tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ. Di trú liên quan đến một loạt các thao tác có tổ chức được thiết kế để định kỳ chuyển giao tài liệu số từ một cấu hình phần cứng hoặc cấu hình phần mềm sang cấu hình một phần cứng hoặc phần mềm khác, hoặc từ một thế hệ công nghệ sang thế hệ công nghệ khác. Xem thêm Chuyển đổi. Nguồn: Theo điều 3.13 của TCVN 7420-1; điều 4.3.9.2 của TCVN 7420-2.

Định dạng gốc

Native format

Định dạng trình bày hồ sơ được tạo ra, hoặc dạng thức mà chương trình ứng dụng lưu trữ hồ sơ. Xem thêm Chuyển đổi. Nguồn: Adapted from NSW Department of Public Works and Services, Request for Tender No. ITS2323 for the Supply of Records and Information Management Systems, Part B: Specifications, 2001, tr. 13.

Hồ sơ

Record

(Danh từ) Thông tin dưới bất kỳ dạng thức được tạo ra, nhận được và lưu giữ làm bằng chứng và thông tin do tổ chức, cá nhân, tạo lập khi theo đuổi các giao ước pháp lý hoặc trong giao dịch kinh doanh. Xem thêm Hồ sơ số. Nguồn: điều 3.15 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)

Loại hồ sơ

Record category

Một tiểu phân mục của sơ đồ phân loại hồ sơ, có thể được chia tiếp thành một hoặc nhiều loại hồ sơ cấp dưới. Một loại hồ sơ được tạo thành từ siêu dữ liệu có thể được kế thừa từ hồ sơ mẹ (ví dụ, loại hồ sơ) và đưa sang hồ sơ con (ví dụ, thư mục hoặc tập hợp các hồ sơ số). Tập hợp đầy đủ các loại hồ sơ, ở tất cả các cấp, cùng tạo thành sơ đồ phân loại hồ sơ. Xem thêm Sơ đồ phân loại hồ sơ. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 1.

Siêu dữ liệu hồ sơ

Record metadata

Xác định, xác thực và đặt bối cảnh hồ sơ, con người, quy trình và hệ thống tạo lập, quản lý, lưu giữ và sử dụng hồ sơ và các chính sách điều chỉnh chúng. Nguồn: điều 4, ISO 23081-1.

Dạng hồ sơ

Record type

Định nghĩa về một đối tượng hồ sơ quy định các yêu cầu quản lý cụ thể, các thuộc tính siêu dữ liệu và các hình thức hành vi. Dạng hồ sơ mặc định là hồ sơ chuẩn. Dạng hồ sơ cụ thể là hồ sơ biến tấu/ phi chuẩn, cho phép một tổ chức đáp ứng các yêu cầu quy định (chẳng hạn như bảo mật thông tin hay kết hợp dữ liệu) cho các nhóm đặc biệt của hồ sơ. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 5.

Sơ đồ phân loại hồ sơ

Records classification scheme

Một công cụ phân loại theo thứ bậc, khi áp dụng cho một hệ thống kinh doanh, có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, đặt tên, truy vấn, duy trì và xử lý hồ sơ. Sơ đồ phân loại hồ sơ bắt nguồn từ sơ đồ phân loại kinh doanh của tổ chức.

Công cụ phân loại hồ sơ

Records classification tool

Thiết bị hoặc phương pháp được sử dụng để hỗ trợ phân loại, đặt tên, truy cập, kiểm soát và truy vấn hồ sơ. Có thể bao gồm sơ đồ phân loại hồ sơ, từ điển từ chuẩn, sơ đồ lập chỉ mục hoặc kiểm soát từ vựng.

Quản lý hồ sơ

Records management

Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát hiệu quả và có hệ thống đối với việc tạo lập, tiếp nhận, thu thập, sử dụng và xử lý hồ sơ, bao gồm cả quá trình lưu giữ và duy trì bằng chứng, và thông tin về hoạt động kinh doanh và giao dịch dưới dạng hồ sơ. Nguồn: điều 3.16. TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)

Cơ sở dữ liệu quan hệ

Relational database

Một tập hợp các yếu tố dữ liệu được tổ chức thành một tệp các bảng được mô tả chính thức mà từ đó dữ liệu có thể được truy cập và tập hợp lại theo nhiều cách khác nhau mà không cần tổ chức lại các bảng cơ sở dữ liệu. Xem thêm Yếu tố dữ liệu, Cơ sở dữ liệu, Trường và Bảng xác định trường.

Bản thể hiện

Rendition

Bản thể đặc biệt của một hồ sơ số được định sẵn dưới một dạng thức khác hoặc trên một phương tiện khác bởi một quy trình xử lý trong sự kiểm soát hệ thống kinh doanh, mà không mất nội dung. Một bản thể hiện cần hiển thị siêu dữ liệu tương tự và được quản lý trong mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ với các hồ sơ dạng gốc. Bản thể hiện có thể được yêu cầu để truy cập, bảo quản và hiển thị. Xem thêm Chuyển đổi.

Thời gian lưu giữ

Retention period

Khoảng thời gian mà sau khi kích hoạt xử lý mà một hồ sơ phải còn được lưu giữ và có thể truy cập. Khi hết hạn thời gian lưu giữ, hồ sơ được đưa vào xử lý. Xem thêm Thao tác xử lý và Kích hoạt xử lý.

Loại bảo mật

Security category

Một chỉ định phân cấp (chẳng hạn như “tối mật” hoặc “được bảo vệ”) được phân bổ cho người dùng, vai trò người dùng, hồ sơ số hoặc các hồ sơ khác để chỉ ra mức độ được phép truy cập. Loại bảo mật phản ánh mức độ bảo vệ phải được áp dụng trong quá trình sử dụng, lưu trữ, truyền, chuyển giao và xử lý hồ sơ. Xem thêm kiểm soát an ninh. Nguồn: Adapted from Cornwell Management Consultants (for the European Commission Interchange of Documentation between Administrations Programme), Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq Specilication), 2001, tr. 107.

Hệ thống phân loại bảo mật

Security classification system

Một tập hợp các thủ tục để xác định và bảo vệ thông tin chính thức, mà việc tiết lộ có thể có hậu quả xấu. Hệ thống phân loại bảo mật được thực hiện bằng cách gán nhãn giá trị của thông tin và chỉ ra mức độ bảo vệ tối thiểu. Xem thêm Phân loại và Loại bảo mật Nguồn: Adapted from Attorney-General’s Department, Commonwealth Protective Security Manual, 2000.

Kiểm soát an ninh

Security controls

Sơ đồ các dấu hiệu bảo vệ quy định cho người dùng, hồ sơ Kỹ thuật số và các thực thể hồ sơ để hạn chế truy cập. Có thể bao gồm một danh mục bảo mật thứ bậc, kết hợp với hạn định không phân cấp. Xem thêm Kiểm soát truy cập và Bộ mô tả.

Kiểm soát truy cập hệ thống

System access control

Bất kỳ cơ chế sử dụng để ngăn chặn người dùng trái phép truy cập vào hệ thống kinh doanh. Bao gồm xác định diện người dùng, hoặc sử dụng nhận dạng và mật khẩu đăng nhập. Xem thêm Kiểm soát truy cập và kiểm soát an ninh.

Quy tắc hệ thống

System rules

Chính sách nội bộ để người quản trị hệ thống kinh doanh thiết lập và/hoặc định cấu hình cho phần mềm hệ thống để quản lý chức năng của hệ thống và xác định bản chất của các quá trình thao tác được áp dụng bởi hệ thống đó.

Bảng xác định trường

Table

Tập hợp của một hoặc nhiều trường có liên quan trong cơ sở dữ liệu, mỗi một trường bao gồm các yếu tố dữ liệu liên quan. Một hoặc nhiều bảng có thể kết hợp tạo thành một cơ sở dữ liệu. Xem thêm Yếu tố dữ liệu, Cơ sở dữ liệu và Trường.

Theo dõi

Tracking

Tạo lập, lưu giữ và duy trì thông tin về sự di chuyển và sử dụng các hồ sơ. Nguồn: điều 3.19, TCVN 7420-1 (ISO 15489-1).

Giao dịch

Transaction

Đơn vị nhỏ nhất của hoạt động kinh doanh. Việc sử dụng các hồ sơ chính là các giao dịch.

Cấp độ thứ ba trong sơ đồ phân loại kinh doanh.

Xem thêm Hoạt động, Sơ đồ phân loại kinh doanh và Chức năng. Nguồn: Theo điều 4.27, tiêu chuẩn AS 4390-1; điều 4.2.2.2, TCVN 7420-2 (ISO 15489-2)

Chuyển giao

Transfer

Quá trình xử lý, bao gồm xuất hồ sơ số và siêu dữ liệu có liên quan, và khi có thể là tập hợp hồ sơ số, và tiếp theo là hủy bỏ hồ sơ đã xuất trong hệ thống kinh doanh. Chuyển giao từ một tổ chức sang một tổ chức khác do có sự thay đổi hành chính, từ một tổ chức sang cơ quan lưu trữ, từ một tổ chức sang nhà cung cấp dịch vụ, từ cơ quan chính phủ sang khu vực tư nhân, hoặc từ một cơ quan chính phủ sang cơ quan chính phủ khác. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 6.

Nhóm người truy cập

User access group

Một tập hợp rời rạc tên cá nhân (người dùng được biết đến với hệ thống kinh doanh) tạo nên một nhóm ổn định và có tên gọi. Thành viên của nhóm người truy cập có thể bị hạn chế truy cập vào các hồ sơ cụ thể hoặc các thực thể tệp tin khác. Xem thêm Kiểm soát truy cập. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 28.

Diện người dùng

User profile

Bản tóm tắt về tất cả thuộc tính liên quan đến người dùng của hệ thống kinh doanh. Bao gồm tất cả dữ liệu được hệ thống biết đến, chẳng hạn như tên người dùng, định danh và mật khẩu, quyền bảo mật và truy cập, quyền truy cập theo chức năng. Xem thêm Kiểm soát truy cập.

Vai trò người dùng

User role

Tập hợp chuẩn các quyền chức năng trong hệ thống kinh doanh có thể được cấp cho một tập hợp con được xác định trước của người dùng hệ thống. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 6.

PHỤ LỤC B

(tham khảo)

HỢP NHẤT HỒ SƠ CÓ TÍNH ĐẾN VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG

Hệ thống kinh doanh thường được phát triển thông qua một loạt các giai đoạn, bắt đầu với quy hoạch và thiết lập điều lệ dự án, tiếp đến là phát triển các đặc tả thiết kế và các yêu cầu chức năng, và kết thúc là việc vận hành và duy trì hệ thống cũng như xem xét và đánh giá hệ thống. Nếu quản lý hồ sơ sẽ được tích hợp trong thiết kế của hệ thống kinh doanh, thì sau đó cần thiết phải xem xét hồ sơ được tạo lập ở từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống. Trong tất cả các giai đoạn trong vòng đời, giai đoạn lập kế hoạch là quan trọng nhất vì trong giai đoạn này các vấn đề cơ bản của hồ sơ được nhận dạng và xác định, và yêu cầu nguồn lực nói chung cần lấy ở đâu để giải quyết các vấn đề đều được xác định.

Việc cố tạo lập hồ sơ ở các giai đoạn sau trong vòng đời của hệ thống kinh doanh sẽ rất khó khăn. Đó là vì các nỗ lực sẽ được xem như là sự ‘thêm vào’ đòi hỏi nguồn lực bổ sung, chứ không phải là một thành phần thiết yếu của hệ thống khi nguồn lực đã được xác định và khi việc thiết kế và vận hành được xem xét kết hợp vào trong các giai đoạn thiết kế và vận hành của chính hệ thống.

Tổng quan của mỗi giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống và tác động hồ sơ như sau:104

1. Bắt đầu dự án

Giai đoạn bắt đầu của vòng đời phát triển hệ thống bắt đầu khi xác định quản lý là cần thiết để tăng cường quá trình kinh doanh thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin. Mục đích của giai đoạn khởi đầu là:

● xác định và thông qua cơ hội để cải thiện hiệu suất kinh doanh của tổ chức hoặc một thiếu sót liên quan đến nhu cầu kinh doanh;

● xác định các hạn chế và giả định chính để giải quyết các nhu cầu đó; và

● đề nghị khảo sát tỉ mỉ các khái niệm và phương pháp thay thế để đáp ứng các nhu cầu.

Dự án kinh doanh có thể được bắt đầu như kết quả của hoạt động cải tiến quy trình kinh doanh, thay đổi chức năng kinh doanh hoặc tiến bộ trong CNTT, hoặc có thể do động lực từ bên ngoài như luật pháp và chính sách, đưa ra hướng chiến lược mới của chính phủ hoặc theo đuổi các cơ hội của tổ chức bên ngoài (ví dụ, phát triển và tổ chức trợ giúp liên quan). Các nhà tài trợ dự án nêu rõ nhu cầu này trong tổ chức để bắt đầu vòng đời của hệ thống/dự án. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án chuẩn bị bài trình bày về nhu cầu hoặc đề xuất chung. Các vấn đề như an ninh và hồ sơ (ví dụ, bảo đảm tính xác thực của hồ sơ được duy trì theo thời gian, thiết lập các thông số kỹ thuật lưu giữ các hồ sơ, liên kết hồ sơ giấy và hồ sơ kỹ thuật số, thiết lập tài liệu sắp xếp hồ sơ, v.v…) và quyền sở hữu của các vấn đề được xác định ở mức chung chung (đó là những vấn đề cần được giải quyết như số tiền thu được của dự án). Như vậy, người quản lý dự án thường tập hợp tất cả những người sẽ cần phải đóng góp cho nỗ lực phát triển (có nghĩa là, những người sẽ cần phải giải quyết vấn đề quản lý hồ sơ và tích hợp nó trong thiết kế hệ thống).

2. Lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, nhu cầu cho hệ thống và khái niệm được đề xuất cho hệ thống mới hoặc hệ thống sửa đổi được tiếp tục phân tích để thông báo sự phát triển của một “tầm nhìn” của các kinh doanh sẽ hoạt động như thế nào một khi hệ thống được phê duyệt đã được thực hiện. Để đảm bảo rằng các giai đoạn còn lại của vòng đời phát triển hệ thống có khả năng thực hiện đúng hạn và trong phạm vi ngân sách, nguồn lực dự án, hoạt động, lịch trình, các công cụ và đánh giá phải được xác định rõ ràng. Các yêu cầu bậc cao khác như bảo mật (có nghĩa là, bản chất của chứng nhận và xác nhận bảo mật) và quản lý hồ sơ sẽ tiếp tục được cải tiến dựa trên đánh giá mối đe dọa và rủi ro.

3. Phân tích yêu cầu

Các yêu cầu chức năng người dùng được xác định chính thức và vạch ra yêu cầu về dữ liệu, hiệu năng hệ thống, an ninh và yêu cầu bảo trì hệ thống. Tất cả các yêu cầu được xác định chi tiết đủ cho tiến hành thiết kế hệ thống. Tất cả các yêu cầu cần phải đo lường và kiểm chứng được, và hiểu được nhu cầu kinh doanh, cơ hội trong giai đoạn khởi đầu. Tài liệu liên quan đến yêu cầu người dùng từ giai đoạn lập kế hoạch được sử dụng làm cơ sở phân tích nhu cầu người dùng và phát triển yêu cầu người dùng chi tiết hơn. Trong giai đoạn phân tích yêu cầu, hệ thống xác định chi tiết hơn đối với đầu vào, quá trình, đầu ra và giao diện hệ thống. Quá trình xác định này xảy ra ở cấp độ chức năng (có nghĩa là, hệ thống mô tả về chức năng thực hiện, chứ không phải về các chương trình máy tính, tệp tin và các dòng dữ liệu). Tầm quan trọng của giai đoạn này là xác định những chức năng phải được thực hiện chứ không phải là làm thế nào để thực hiện các chức năng.

4. Thiết kế

Đặc tính vật lý của hệ thống được thiết kế trong giai đoạn này. Môi trường hoạt động được thiết lập, hệ thống con chủ yếu và các đầu vào đầu ra được xác định, và các quá trình được phân bổ cho các nguồn lực. Tất cả mọi thứ yêu cầu đầu vào hoặc đầu ra của người dùng được xem xét cẩn thận. Đặc tính vật lý của hệ thống được quy định cụ thể và được chuẩn bị thiết kế chi tiết. Các hệ thống con được xác định trong giai đoạn thiết kế được dùng để tạo ra cấu trúc chi tiết của hệ thống. Mỗi hệ thống được phân chia thành một hoặc nhiều đơn vị thiết kế hoặc module. Thông số kỹ thuật logic chi tiết được chuẩn bị cho từng phần của phần mềm.

Giai đoạn thiết kế phải được tính toán cho các yêu cầu chức năng của hồ sơ và các yêu cầu khác liên quan (ví dụ, quản lý, thủ tục và kỹ thuật) được xác định là kết quả của giai đoạn phân tích yêu cầu trước đó. Tương tự như yêu cầu bảo mật, thông số kỹ thuật thiết kế liên quan đến hồ sơ phải được đan kết với các thông số kỹ thuật thiết kế vật lý và logic (có nghĩa là, kiến trúc dữ liệu, mô hình dữ liệu, v.v…) cho hệ thống.

5. Lắp đặt

Hoạt động của giai đoạn này là chuyển thiết kế hệ thống được xây dựng trong giai đoạn thiết kế thành một hệ thống thông tin làm việc có khả năng giải quyết các yêu cầu hệ thống. Giai đoạn phát triển bao gồm các hoạt động xây dựng hệ thống, kiểm tra hệ thống và tiến hành kiểm tra định tính chức năng để đảm bảo các quy trình chức năng của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu quá trình chức năng. Một bước quan trọng trước khi cài đặt và vận hành hệ thống trong một môi trường sản xuất là phải tùy thuộc vào hệ thống để hoạt động chứng nhận và công nhận. Một số dạng thử nghiệm được tiến hành trong giai đoạn này. Đầu tiên, thử nghiệm tích hợp hệ thống con được thực hiện và đánh giá của nhóm phát triển để chứng minh rằng các thành phần chương trình tích hợp đúng cách vào hệ thống con và các hệ thống con tích hợp hợp thức vào một ứng dụng. Đây là nơi thử nghiệm để đánh giá khả năng của hệ thống lưu giữ và duy trì hồ sơ (theo yêu cầu chức năng) được tiến hành. Tiếp theo, thử nghiệm hệ thống được tiến hành và đánh giá để đảm bảo hệ thống phát triển đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật, bao gồm các yêu cầu thực thi. Hơn nữa, kiểm tra khả năng hồ sơ sẽ là một phần của thử nghiệm tổng thể và quá trình đánh giá. Kiểm tra tập trung vào tính toàn vẹn dữ liệu từ khía cạnh an ninh và triển vọng quản lý hồ sơ sẽ xác nhận khả năng của hệ thống đảm bảo các yêu cầu về độ tin cậy, tính xác thực, độ đầy đủ, v.v… Cuối cùng, người dùng tham gia thử nghiệm để xác nhận rằng hệ thống phát triển đáp ứng tất cả yêu cầu người dùng bao gồm cả khả năng hệ thống tạo dễ dàng tiếp cận và truy vấn hồ sơ. Một khi hệ thống được chấp nhận, nó sẽ chuyển sang ‘sản xuất’, dựa trên thông báo chính thức về việc lắp đặt cho người dùng cuối, thực hiện kế hoạch đào tạo được xác định trước, nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu, và xem xét sau lắp đặt.

6. Bảo trì

Trong giai đoạn này, hệ thống được giám sát tiếp tục thực hiện theo yêu cầu của người dùng, và được kết hợp với yêu cầu sửa đổi hệ thống. Hệ thống vận hành được đánh giá định kỳ thông qua việc xem xét xác định làm thế nào hệ thống có thể được vận hành hiệu quả và hiệu quả hơn. Vận hành tiếp tục chừng nào mà hệ thống được thích nghi một cách hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của một tổ chức. Điều này có nghĩa là thay đổi các yêu cầu liên quan đến hồ sơ, (do luật mới, thay đổi yêu cầu kinh doanh, những thay đổi trong thiết kế của các quá trình kinh doanh, v.v…) phải được điều chỉnh trong khi giám sát và các quá trình thay đổi phải được thực hiện trong giai đoạn này. Cung cấp hỗ trợ người dùng là một hoạt động liên tục. Người sử dụng mới sẽ yêu cầu được đào tạo. Trọng tâm của giai đoạn này là đảm bảo nhu cầu của người dùng được đáp ứng và hệ thống tiếp tục thực hiện theo quy định trong môi trường hoạt động. Khi cần thiết sửa đổi hoặc thay đổi, hệ thống có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch. Các hoạt động liên quan đến sắp xếp của hệ thống đảm bảo kết thúc có trật tự và bảo toàn thông tin quan trọng về hệ thống mà một số hoặc tất cả các thông tin (bao gồm cả thông tin trong hồ sơ) có thể được kích hoạt trong tương lai nếu cần thiết.

Điều quan trọng là phải bảo quản thích hợp các hồ sơ đã được xử lý bởi hệ thống (có nghĩa là, di chuyển các hồ sơ có giá trị sang các hệ thống khác bao gồm cả việc hỗ trợ kho lưu trữ), theo chính sách và quy định quản lý hồ sơ, để truy cập trong tương lai.

7. Xem xét và đánh giá

Xem xét và đánh giá hệ thống được dựa trên hai quan điểm. Đầu tiên là quan điểm của chính hệ thống kinh doanh. Xem xét được thực hiện ở mỗi giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống để đảm bảo các hoạt động thực hiện trong bất kỳ giai đoạn nhất định đạt được mục đích xác định trước và đạt được mục tiêu thực hiện của họ. Chẳng hạn xem xét phải được hỗ trợ bằng các phương pháp đánh giá và các biện pháp thực hiện đã được thỏa thuận. Nếu khả năng của hệ thống là tạo lập, lưu giữ và quản lý hồ sơ được cân nhắc, thì các biện pháp thực hiện quản lý hồ sơ và phương pháp thực hiện đánh giá khả năng của hồ sơ phải được phát triển, được áp dụng bất cứ nơi nào có thể, được tích hợp trong các biện pháp thực hiện và phương pháp đánh giá sử dụng trong xem xét được thực hiện ở từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống.

Thứ hai là quan điểm phương pháp luận được sử dụng để phát triển hệ thống. Liệu phương pháp phát triển hệ thống có phù hợp, hiệu quả, đầy đủ, v.v…? Việc đánh giá phương pháp luận tiến hành lúc kết thúc dự án hệ thống kinh doanh hoặc như là một phần của đánh giá tổng thể chung của sự phát triển và quản lý hệ thống kinh doanh. Hơn nữa, việc xem xét hồ sơ, bao gồm cả các biện pháp thực hiện và các tiêu chí khác, phải được phát triển và tích hợp vào các công cụ và kỹ thuật được sử dụng để đánh giá sự phát triển hệ thống kinh doanh nói chung.

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1) Cornwell Management Consultants (for the European Commission Interchange of Documentation between Administrations Programme), Model Requirements for the Management of Electronic Records, March 2001, http://www.cornwell.co.uk/edrm/moreq.asp.

2) Indiana University,: Electronic Records Project, http://www.libraries.iub.edu/index.php?pageld=3313.

3) International Council on Archives, Authenticity of Electronic Records, ICA Study 131, November 2002.

4) International Council on Archives, Authenticity of Electronic Records, ICA Study 132, January2004.

5) International Standards Organization, ISO 15489 – 1: 2001, Information and documentation – Records management – Part 1: General.

6) International Standards Organization, ISO 23081 – 1: 2006, Information and documentation – Records management processes – Metadata for records, Part 1 – Principles.

7) International Standards Organization, ISO TR 15489 – 2: 2001 Information and Documentation – Records Management – Part 2: Guidelines.

8) International Standards Organization, ISO/ TR 26122: 2008 Information and documentation – Work process analysis for records.

9) International Standards Organization, ISO 23081 – 2: 2009, Information and documentation – Records management processes – Metadata for records, Part 2 – Conceptual and implementation Issues.

10) University of Pittsburgh, Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping: The Pittsburgh Project, 1996, http://www.archimuse.com/papers/nhprc/BACartic.html.

MỤC LỤC

1. Tổng quan

1.1. Phạm vi và mục đích

1.2. Đối tượng

1.3. Các tiêu chuẩn liên quan

1.4. Thuật ngữ

1.5. Cấu trúc

2. Hướng dẫn

2.2. Hồ sơ và tổng quan về hệ thống kinh doanh

2.3. Xác định nhu cầu về bằng chứng của các sự kiện, giao dịch và quyết định trong hệ thống kinh doanh

2.3.2. Xác định các yêu cầu về bằng chứng kinh doanh

2.3.3. Xác định nội dung và thông tin quản lý có liên quan ghi lại làm bằng chứng

2.3.4. Xác định các mối liên kết và phụ thuộc

2.3.5. Đặt ra chiến lược để xử lý các hồ sơ cốt lõi dựa trên đánh giá lựa chọn

2.3.6. Đánh giá lựa chọn và rủi ro

2.3.7. Thực hiện

2.4. Sử dụng các yêu cầu chức năng

2.4.1. Các kết quả chính

2.4.3. Xem xét rà soát, đánh giá và kiểm định hệ thống kinh doanh hiện có

2.5. Mô hình quan hệ thực thể

2.5.1. Loại hồ sơ và sơ đồ phân loại hồ sơ

2.5.2. Tập hợp hồ sơ số

2.5.4. Trích xuất

3. Yêu cầu chức năng

3.1. Tạo hồ sơ theo tình huống

3.1.1. Tạo hồ sơ cố định

3.1.3. Quản trị tập hợp hồ sơ số

3.1.4. Phân loại hồ sơ

3.2. Quản lý và duy trì hồ sơ

3.2.2. Gán lại chỉ số, phân loại lại, nhân bản và trích xuất hồ sơ

3.2.3. Báo cáo hồ sơ

3.2.4. Quy trình bảo mật trực tuyến

3.3. Hỗ trợ xuất, nhập và khả năng liên tác

3.3.1. Nhập dữ liệu

3.3.2. Xuất hồ sơ

3.4. Lưu giữ và xử lý hồ sơ theo yêu cầu

3.4.1. Tuân thủ chế độ cấp phép xử lý

3.4.2. Ứng dụng xử lý/sắp xếp

3.4.3. Xem xét

3.4.4. Hủy bỏ

3.4.6. Báo cáo hoạt động xử lý

Phụ lục A

Phụ lục B

1. Bắt đầu dự án

3. Phân tích yêu cầu

4. Thiết kế

5. Lắp đặt

6. Bảo trì

7. Xem xét và đánh giá

Thư mục tài liệu tham khảo

1 Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử là một loại hệ thống kinh doanh được thiết kế đặc biệt để quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, để rõ ràng và ngắn gọn cho mục đích của tài liệu này, thì ‘hệ thống kinh doanh’ được coi là không kèm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử

2 Một công cụ chính thức xác định thời gian lưu giữ và các hoạt động logic được phép trong các lớp của hồ sơ được ghi trong cơ quan có thẩm quyền.

3 TCVN 7420 (ISO 15489) về quản lý hồ sơ.

4 TCVN 7420 (ISO 15489.)

5 Philip C Bantin, Chiến lược quản lý hồ sơ điện tử: Bài học rút ra từ Dự án Hồ sơ điện tử của Trường Đại học ở Ấn Độ, địa chỉ: http://www.indiana.edu/~libarch/ER/ecure2000.pdf. 2003.

6 ISO 23081 về Thông tin và tư liệu – Quy trình quản lý bản ghi – Siêu dữ liệu cho bản ghi

7 Tài liệu này chủ yếu tập trung vào việc quản lý các hồ sơ có cấu trúc hơn là dữ liệu phi cấu trúc.

8 Tham khảo: National Archives of Australia, DIRKS Manual: A Strategic Approach to Managing Business Information, ở địa chỉ: http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/publications/DIRKS-manual.aspx for further information.

9 Thông tin thêm về mô hình hóa quá trình kinh doanh mô hình, xem chú thích mô hình hóa quá trình kinh doanh tại website: http://www.bpmn.org/

10 Khi nói về một thẩm quyền đặc biệt, xem Queensland State Archives, Guideline for the Development of Retention and Disposal Schedules, tại địa chỉ http://www.archives.qld.gov.au/downloads/rdschedule.pdf

11 Thuật ngữ “bằng chứng” được sử dụng trong tài liệu này với ý nghĩa giải thích và chứng minh chứng cứ giao dịch kinh doanh, chứ không phải ý nghĩa về lĩnh vực pháp luật.

12 Phân tích này có thể được thực hiện, hoặc cho mục đích quản lý hồ sơ như sắp xếp hoặc phân loại, hoặc trong phát triển hệ thống thông qua việc xem xét lại quá trình kinh doanh.

13 DIRKS là viết tắt của Designing and Implementing Recordkeeping Systems – Thiết kế và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ. Các bước A- C bao gồm quá trình phân tích này. Để có thêm thông tin, xem Lưu trữ quốc gia của Úc, Tài liệu hướng dẫn về Thiết kế và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ: Chiến lược quản lý thông tin kinh doanh có tại địa chỉ http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx hoặc State Records NSW, The DIRKS Manual: Strategies for Documenting Government Business có tại http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual_4226.asp

14 Hình 2 trình bày tổng quan một cơ sở dữ liệu chuẩn. Khái niệm cơ sở dữ liệu quan hệ, mô hình hóa dữ liệu chuẩn và các kỹ thuật chuẩn hóa được tuân thủ để cung cấp cấu trúc và ngữ cảnh cần thiết để hỗ trợ truy xuất hồ sơ.

15 ‘Hồ sơ’ được sử dụng ở đây có nghĩa quản lý hồ sơ hơn là cơ sở dữ liệu

16 Thông tin chi tiết vè các yêu cầu xử lý, tham khảo ý kiến với cơ quan có thẩm quyền phù hợp của bạn, hoặc xem tiêu chuẩn TCVN 7420 (ISO 15489). điều 4.2.4.

17 Để biết thêm thông tin về phân tích tính khả thi, xem thêm: DIRKS Manual: A Strategic Approach to Managing Business Information, có ở http://www.naa.gov.au/Images/dirks_A12_feasibility_tcm2-940.pdf.

18 Người quản trị hệ thống kinh doanh người dùng và người dùng được ủy quyền tại thời điểm xác định hồ sơ có thể đóng góp các yếu tố siêu dữ liệu nào. Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố siêu dữ liệu kế thừa tự động, nếu có, có thể được sửa đổi hoặc ghi đè.

19 Tổ chức cần phải xác định xem liệu có lý do hoạt động hợp lệ cho phép người dùng xem các hồ sơ kiểm định.

20 Hệ thống phải ngăn chặn bất kỳ thay đổi nào của kết quả kiểm định, bao gồm cả sửa đổi bởi người quản trị hệ thống kinh doanh.

21 Số lượt thăm trên web tham khảo có thể hỗ trợ cho quá trình đánh giá, và cũng cho cơ hội tìm hiểu bản chất của các chức năng lưu trữ hồ sơ của một hệ thống kinh doanh.

22 Thông tin thêm về quá trình đánh giá hệ thống hiện có có thể tìm thấy trong Bước D của Lưu trữ quốc gia của Úc, Tài liệu hướng dẫn về Thiết kế và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ. Chiến lược quản lý thông tin kinh doanh có tại địa chỉ http://www.naa.gov.au/records management/publications/DIRKS-manual.aspx.

23 Ví dụ, một yêu cầu được đáp ứng nhờ cơ chế cơ sở hạ tầng hỗ trợ, chẳng hạn như một ứng dụng phần mềm tích hợp hoặc một quá trình thủ công thực hiện theo quy trình và chính sách quản lý thông tin của tổ chức, hơn là do chính phần mềm hệ thống kinh doanh.

24 Một mô hình khái niệm được sử dụng để thiết kế hệ thống thông tin

25 Loại hồ sơ là một nhánh của sơ đồ phân loại hồ sơ, có thể tiếp tục được chia nhỏ thành một hoặc nhiều loại hồ sơ cấp dưới. Xem Bảng thuật ngữ ở Phụ lục A về định nghĩa chi tiết hơn.

26 Nếu có thể, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng hệ thống không bị ‘khóa’ do lỗi đơn giản (như đánh máy sai tên) mà không thể sửa chữa được – mặc dù người quản trị hệ thống đã được phép thay đổi.

27 Để thêm thông tin về yêu cầu chức năng hỗ trợ sơ đồ phân loại hồ sơ, xem Mô đun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong mỗi trường văn phòng số

28 Hệ thống tài liệu có thể bao gồm các lược đồ, từ điển dữ liệu, dữ liệu và các mô hình lớp.

29 Định dạng tệp dữ liệu và các loại tài liệu nên được xác định theo nhu cầu kinh doanh

30 Hệ thống nên hỗ trợ theo nhu cầu kinh doanh. Mỗi hệ thống kinh doanh sẽ chỉ được nhận một lượng hồ sơ hạn chế từ các trình ứng dụng tạo lập hồ sơ cụ thể. Hơn nữa, không phải tất cả các hệ thống kinh doanh đều có khả năng tiếp nhận hồ sơ từ các trình ứng dụng tạo lập hồ sơ bên ngoài.

31 Ví dụ, bằng một biểu tượng hoặc biểu trưng đặc biệt.

32 Một số hệ thống kinh doanh, chẳng hạn như hệ thống thương mại điện tử, có khả năng soạn thảo và gửi thư điện tử hỗ trợ cho chức năng kinh doanh chính của họ.

33 Việc định danh phải thống nhất trong hệ thống. Nếu một hồ sơ được xuất ra ngoài hệ thống, định danh có thể cần phải thống nhất trong tổ chúc, ví dụ, bằng cách thêm một tiền tố cho nó.

34 Thường có thể có một vài hệ thống kinh doanh được tích hợp chặt chẽ với nhau để cho phép chia sẻ thông tin giữa các hệ thống như một phần của thực tế hoạt động bình thường của hệ thống. Điều này thường liên quan đến hồ sơ kỹ thuật số được chuyển giao giữa các hệ thống như là một phần của một quá trình công việc.

35 Hạn chế chỉ được phép nếu cần thiết để đáp ứng yêu cầu kinh doanh cụ thể của hệ thống. Những hạn chế do bất cập kỹ thuật của hệ thống thì không nên cho phép.

36 Trong một số trường hợp việc chuyển đổi định dạng hồ sơ có thể là một phần của chức năng cốt lõii của hệ thống kinh doanh. Ngoài ra, tình trạng này có thể xảy ra nơi hồ sơ số sử dụng một định dạng riêng mà không được hỗ trợ của hệ thống kinh doanh, nhưng có thể được chuyển đổi thành một định dạng khác có thể sử dụng được bởi hệ thống.

37 Yêu cầu này cũng áp dụng cho chuyển đổi định dạng được thực hiện như một phần của quá trình nhập dữ liệu, được mô tả trong Yêu cầu 54.

38 ‘Cấu trúc’ được sử dụng theo nghĩa quản lý hồ sơ của mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành hồ sơ, khác với cấu trúc lưu trữ dữ liệu trong một hệ thống cụ thể.

39 Yêu cầu này áp dụng đặc biệt cho hệ thống kinh doanh giao dịch thường xuyên nhận được nhiều dạng định dạng hồ sơ phải được lưu giữ bởi hệ thống.

40 Khi hồ sơ nhận được qua hệ thống kinh doanh, chứ không phải được tạo ra bởi hệ thống. Các ứng dụng tác chủ trong một số trường hợp có thể là hệ thống kinh doanh khác bên ngoài, xuất hồ sơ trực tiếp vào hệ thống.

41 Trường hợp hệ thống kinh doanh xuất hồ sơ do hệ thống tạo ra hoặc nhận được vào hệ thống quản lý hồ sơ điện tử để lưu trữ và quản lý, các siêu dữ liệu hồ sơ được tạo ra bởi hệ thống quản lý hồ sơ điện tử phải được lưu giữ và liên kết với hồ sơ. Mức độ tích hợp giữa hệ thống kinh doanh và hệ thống quản lý hồ sơ điện tử sẽ xác định cách hệ thống quản lý siêu dữ liệu hồ sơ.

42 Hệ thống kinh doanh sẽ tạo ra siêu dữ liệu hồ sơ liên quan đến hồ sơ được tạo lập bởi hệ thống, cũng như sẽ tạo ra siêu dữ liệu cho các hồ sơ được tạo ra bởi các ứng dụng phần mềm bên ngoài.

43 Tức là, một kết nối mạnh mẽ liên kết chặt chẽ các siêu dữ liệu và hồ sơ kỹ thuật số mà nó có liên quan

44 Yêu cầu này được áp dụng cho việc xem xét lại tất cả các sơ đồ phân loại có thể sẽ được áp dụng cho hệ thống kinh doanh, không chỉ những sơ đồ phân loại được xác định trong hệ thống quản lý hồ sơ được tổ chức bởi hệ thống kinh doanh. Trường hợp hệ thống kinh doanh không hỗ trợ xác định một sơ đồ phân loại, việc thay đổi sơ đồ phân loại của một tổ chức có thể cần phải được cập nhật bằng tay.

45 Siêu dữ liệu có thể được lưu trữ trực tiếp bởi hệ thống kinh doanh, trong kho tích hợp đối tượng số hoặc được xuất sang một hệ thống khác.

46 Mức bắt buộc cần phản ánh trong tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan

47 Ghi nhận các yêu cầu kiểm định thông thường cho hệ thống

48 Quy tắc xác định trước có thể đưa ra cơ chế thay thế cho việc gán siêu dữ liệu tại thời điểm tạo lập. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho hệ thống xử lý việc giới hạn số lớp hồ sơ và không thể kết hợp hoặc tích hợp các định nghĩa của một sơ đồ phân loại hồ sơ.

49 Bản chất của những tập hợp này sẽ khác nhau tùy thuộc vào các loại và chức năng của hệ thống kinh doanh

50 Định danh phải thống nhất trong hệ thống. Nếu tập hợp các hồ sơ là để xuất ra ngoài hệ thống, định danh cần phải thống nhất trong tổ chức, ví dụ, bằng cách thêm tiền tổ cho nó.

51 Việc kết hợp chức năng phân bại hồ sơ vào trong phần mềm hệ thống kinh doanh sẽ hỗ trợ các ứng dụng cho quá trình quản lý hồ sơ tự động. Khi phần mềm hệ thống kinh doanh khó có khả năng hỗ trợ các định nghĩa đầy đủ của sơ đồ phân loại, thì nó có thể chứa các phạm trù liên quan đến sơ đồ phân loại hồ sơ của tổ chức (xem Phần 2.5).

52 Điều này trích từ TCVN 7420 (ISO 15489-1) Quản lý hồ sơ, điều 7.2 Các đặc điểm của hồ sơ.

53 Chức năng này hoặc được kết hợp trong hệ thống kinh doanh hoặc được đưa ra qua tích hợp với một hệ thống bên ngoài, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử

54 Cơ chế quản lý hồ sơ này có thể tự sáp nhập vào trong hệ thống kinh doanh hoặc được đưa ra qua tích hợp với các ứng dụng phần mềm chuyên dụng hoặc hệ thống kinh doanh khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

55 Hệ thống kinh doanh có thể có khả năng quản lý độc lập hồ sơ siêu dữ liệu, bất kể các hồ sơ số được duy trì trong hệ thống kinh doanh hoặc trong kho đối tượng số bên ngoài. Trường hợp hệ thống kinh doanh không có khả năng quản lý độc lập hồ sơ siêu dữ liệu theo thời gian, và các hồ sơ số được duy trì trong hệ thống, thi hệ thống kinh doanh phải có khả năng hoặc là:

– xuất hồ sơ siêu dữ liệu sang một hệ thống bên ngoài, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, có khả năng quản lý thích hợp hồ sơ siêu dữ liệu và cho phép nó được kết nối với các hồ sơ chứa trong hệ thống kinh doanh ban đầu. Trong trường hợp này, bắt buộc hệ thống kinh doanh bên ngoài hỗ trợ việc nhập siêu dữ liệu từ hệ thống kinh doanh ban đầu. Hệ thống kinh doanh nhập dữ liệu phải có khả năng quản lý hồ sơ siêu dữ liệu theo yêu cầu chức năng lưu trữ hồ sơ đầy đủ đã quy định trong đặc tả này; hoặc

– cho phép giao diện với hệ thống bên ngoài, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, để hệ thống bên ngoài có thể quản lý hồ sơ siêu dữ liệu được duy trì trong hệ thống kinh doanh ban đầu. Hệ thống kinh doanh bên ngoài phải có khả năng hỗ trợ quản lý liên tục hồ sơ siêu dữ liệu theo yêu cầu chức năng về lưu trữ hồ sơ đầy đủ đã được nêu trong đặc tả này.

Khi hệ thống kinh doanh không có khả năng quản lý độc lập hồ sơ siêu dữ liệu theo thời gian, như yêu cầu 32, và các hồ sơ số được duy trì bên ngoài hệ thống, thì hệ thống kinh doanh phải có khả năng xuất siêu dữ liệu cùng với hồ sơ số vào kho đối tượng số tập trung, chẳng hạn như hệ thống quản ly hồ sơ điện tử, để quản lý liên tục.

56 Yêu cầu này có thể không có liên quan nếu hệ thống được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của tổ chức, bao gồm các yêu cầu về siêu dữ liệu.

57 Bản sao hồ sơ có thể được thực hiện trong hệ thống kinh doanh hoặc được tạo ra ở bên ngoài hệ thống. Trường hợp bản sao được tạo ra ở bên ngoài hệ thống kinh doanh, việc tồn tại của bản sao được ghi chú trong siêu dữ liệu của hồ sơ ban đầu.

58 Bản kiểm định có thể ghi chi tiết về bản sao được tạo ra ở bên ngoài hệ thống kinh doanh, cũng như bản sao được tạo ra trong hệ thống kinh doanh.

59 Việc trích xuất có cần được lưu giữ như một hồ sơ hay không phụ thuộc vào việc phân tích các quy trình kinh doanh (xem điều 2.1).

60Ví dụ, trích xuất có thể có tính chất bảo mật khác với hồ sơ gốc.

61 Khi việc di trú hồ sơ xuất hiện không thường xuyên, việc báo cáo có thể phải làm bằng tay.

62 Nếu có yêu cầu này có nghĩa là thông qua tích hợp với một hệ thống bên ngoài

63 Hoặc bằng cách kết hợp với kế hoạch quản lý khóa an toàn trong hệ thống kinh doanh hoặc bằng cách tích hợp hệ thống với hệ thống kinh doanh bên ngoài hoặc ứng dụng phần mềm chuyên dụng có khả năng hỗ trợ kế hoạch quản lý khóa an toàn.

64 Một số hệ thống kinh doanh có thể có những yêu cầu hợp pháp để nắm bắt và lưu trữ hồ sơ số ở dạng mã hóa phục vụ cho mục đích làm bằng chứng hoặc an ninh. Khi hệ thống kinh doanh tự kiểm soát an ninh và truy cập, hệ thống nên lưu trữ cả hai loại hồ sơ số được mã hóa và không được mã hóa cùng với khóa mã hóa cần thiết trong hệ thống kinh doanh, chú thích ở Yêu cầu 48.6.

65 Yêu cầu này chủ yếu dành cho hệ thống kinh doanh thường xuyên gửi hoặc nhận các hồ sơ số sử dụng công nghệ chữ ký số.

66 Thay đổi thực hiện cho siêu dữ liệu, nhưng không phải nội dung của hồ sơ.

67 Yêu cầu này sẽ chỉ áp dụng cho hệ thống kinh doanh với chữ ký số có sẵn được yêu cầu để tạo lập và chuyển tải hồ sơ đã có chữ ký số để hỗ trợ cho chức năng kinh doanh chính của họ.

68 Có sẵn tại địa chỉ: http://www.adri.gov.au/content.asp?clD=3

69 Điều này có thể bao gồm cả hồ sơ được xuất từ một hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoặc một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

70 Khi quyết định của kinh doanh thực hiện xóa thông tin trong hệ thống sau khi xuất hồ sơ, thì mục đích của yêu cầu này là để đảm bảo rằng chính hệ thống không hạn chế quá trình xuất hồ sơ.

71 Khi áp dụng cho phù hợp với một luật đặc biệt, Kho lưu trữ quốc gia Queensland, tài liệu Public Records Brief: Decommissioning Business Systems, có tại địa chỉ http://www.archives.qld.gov.au/publications/PublicRecordsBriefs/DecommissioningBusinessSystems.pdf phác thảo cho chúng ta một số vấn đề có thể cần xem xét khi lập kế hoạch ngừng hệ thống.

72 Hệ thống kinh doanh phải hỗ trợ tối thiểu một lớp sắp xếp cho phân loại hồ sơ mà nó quản lý. Các lớp sắp xếp này phải được xác định để chúng có thể được ánh xạ tới các hồ sơ thích hợp và đã được ứng dụng.

73 Một số hệ thống kinh doanh có khả năng đưa ra chức năng có sẵn để hỗ trợ xác định và ứng dụng các lớp sắp xếp có khả năng áp dụng đối với các hồ sơ được tạo ra hoặc nhận được bởi hệ thống.

74 Cơ chế tự động bên ngoài có thể bao gồm hệ thống kinh doanh bên ngoài với chức năng lưu trữ hồ sơ đầy đủ, như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, hoặc ứng dụng phần mềm bên ngoài được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ chức năng sắp xếp. Cơ chế tự động bên ngoài sẽ tích hợp hoặc giao diện với hệ thống kinh doanh để hỗ trợ xác định và ứng dụng các lớp sắp xếp.

75 Khi hệ thống kinh doanh không hỗ trợ cơ chế xử lý tự động, nó có thể vẫn cung cấp đầy đủ yêu cầu này bằng cách đưa ra cơ chế thủ công có tính khả thi để hỗ trợ xác định các lớp sắp xếp. Điều này đòi hỏi lập ánh xạ bằng tay các lớp sắp xếp từ người có thẩm quyền sắp xếp cho các hồ sơ số có liên quan được tạo ra hoặc nhận được bởi hệ thống kinh doanh.

76 Việc chuyển giao gồm có việc xuất dữ liệu được xác nhận sau việc xóa bỏ, một khi sự thành công của quá trình chuyển giao đã được xác nhận.

77 Ví dụ, “hủy bỏ khi thay thế”, “xử lý không được ủy quyền”.

78 Tức là, nhập một bộ các lớp sắp xếp có thẩm quyền vào hệ thống kinh doanh, hoặc có thể là cơ cấu quản lý sắp xếp bên ngoài có liên quan, do đó không cần người quản trị hệ thống kinh doanh định cấu hình một cách thủ công các lớp sắp xếp.

79 Có khả năng xuất một bộ các lớp sắp xếp có thẩm quyền từ hệ thống kinh doanh, hoặc khi phù hợp, là cơ cấu quản lý sắp xếp bên ngoài có liên quan, để chúng có thể được chuyển giao cho một hệ giống khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

80 Một bộ các lớp sắp xếp có cấu trúc được phát hành bởi một cơ quan lưu trữ có thể được biết đến như là một tài liệu sắp xếp hoặc sắp xếp / duy trì tiến độ.

81 Ánh xạ thủ công các lớp sắp xếp có thể khá tốn thời gian, khi số lượng lớn các lớp sắp xếp cần phải được ánh xạ tới các hồ sơ số lưu giữ trong hệ thống kinh doanh.

82 Để hỗ trợ các tổ chức có thể có nhiều hơn một thẩm quyền xử lý mà đã được phê duyệt

83 Mức độ tinh vi của chức năng xử lý được kết hợp trong hệ thống kinh doanh sẽ khác nhau tùy theo tính chất và độ phức tạp của hệ thống.

84 Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý sắp xếp chuyên dụng hoặc tích hợp với hệ thống kinh doanh bên ngoài với chức năng lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chẳng hạn như một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Hồ sơ hoặc có thể được xuất với cơ chế bên ngoài nơi chúng được lưu giữ và được ứng dụng việc kiểm soát quản lý sắp xếp thích hợp, hoặc, cơ chế bên ngoài có thể giao diện với hệ thống kinh doanh, để áp dụng kiểm soát quản lý sắp xếp thích hợp các hồ sơ được lưu giữ chính bên trong hệ thống kinh doanh.

85 Khi hệ thống kinh doanh không có khả năng hỗ trợ đầy đủ quá trình sắp xếp tự động hệ thống cần thiết phải tự ánh xạ thẩm quyền sắp xếp cho các hồ sơ được kiểm soát bởi hệ thống và tự áp dụng các lệnh sắp xếp cho các hồ sơ, hoặc tập hộp các hồ sơ theo yêu cầu.

86 Giải pháp tự động áp dụng các lớp sắp xếp có thể không đủ linh hoạt để đáp ứng tất cả các tình huống, nếu cần thiết tự thực hiện sắp xếp trong trường hợp một số lệnh sắp xếp không chuẩn.

87 Tái áp dụng lớp sắp xếp phải có hiệu lực ngay trong quá trình xử lý.

88 Siêu dữ liệu có thể hoặc là được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh là kết quả của chức năng hệ thống nội bộ, hoặc có thể được cung cấp bởi một hoặc nhiều cơ chế quản lý hồ sơ bên ngoài được tích hợp với hệ thống kinh doanh, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

89 Việc đóng băng một xử lý, ví dụ, có thể đặt cho các hồ sơ được xác định đang trong quá trình phát hiện hợp pháp hoặc tự do áp dụng thông tin treo hoặc đang hoạt động. Để đáp ứng yêu cầu này, hệ thống không cần đưa ra chức năng đóng băng một xử lý đặc biệt. Hệ thống kinh doanh chỉ cần đơn giản là cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác tự xác định hồ sơ số bị ảnh hưởng và thực hiện kiểm soát để ngăn chặn việc xử lý chúng cho đến khi việc cố định xử lý không còn nữa.

90 Trong những trường hợp khác, xóa, hủy bỏ có thể được thực hiện bởi người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền. Xem Yêu cầu 86.

91 Thông thường áp dụng thời gian dài hơn.

92 Thời hạn lưu giữ hồ sơ được xác định vào thời điểm hồ sơ được tạo ra.

93 Những lệnh này có thể được áp dụng thông qua siêu dữ liệu kế thừa từ các thực thể cao hơn trong sơ đồ phân loại hồ sơ được hỗ trợ (theo Yêu cầu 23), hoặc có thể được thiết lập thông qua quy tắc hệ thống được thiết kế đặc biệt để phân bổ siêu dữ liệu sắp xếp (theo Yêu cầu 25 và 26).

94 Có thể thiết lập quy tắc hệ thống xác định trước cho việc gán tự động các lớp sắp xếp dựa vào đặc điểm của các hồ sơ được tạo ra hoặc nhận được bởi hệ thống kinh doanh. Hệ thống kinh doanh có thể chứa một vài lớp hồ sơ dễ dàng được nhận dạng và nhóm lại thông qua các đặc điểm tương tự, cho phép gán tự động quyền xử lý tại thời điểm lưu giữ.

95 Dù tài liệu này không bao gồm việc quản lý sao chép dự phòng cho mục đích kinh doanh và khắc phục thảm họa, thì cần lưu ý thói quen tốt là nên đảm bảo các bản sao lưu không được giữ lại lâu hơn yêu cầu cho mục đích kinh doanh.

96 Ví dụ, nếu cơ quan xử lý không bao quát hết toàn bộ bản dịch, hoặc nếu một tổ chức có lý do để giữ một bản dịch cụ thể.

97 Chức năng này có thể hoặc được kết hợp trong hệ thống kinh doanh hoặc được cung cấp thông qua tích hợp với cơ chế bên ngoài, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

98 Trường hợp chức năng này không thể áp dụng tự động được bởi hệ thống kinh doanh, thì hoặc thông qua cơ chế nội bộ hoặc bên ngoài, hệ thống ít nhất phải cho phép tự phát hiện và cập nhật những thay đổi cho lớp sắp xếp.

99 Lý tưởng nhất là các yếu tố siêu dữ liệu bắt buộc, được trình bày như trong các tiêu chuẩn siêu dữ liệu có liên quan.

100 Ví dụ, liên kết một quyết định sắp xếp với các yêu cầu lưu giữ có trong luật.

101 Tức là, giữ một bản sao nằm ngoài sự kiểm soát của hệ thống kinh doanh.

102 Điều kiện để hủy bỏ thành công các hồ sơ số được nêu trong Yêu cầu 101. Hủy bỏ một hồ sơ số được coi là không thành công nếu nó vẫn có thể được phục hồi, hoặc là một phần hoặc là tất cả, sau khi áp dụng quá trình hủy bỏ được nêu trong Yêu cầu 101

103 Cố định sắp xếp có thể bao gồm, ví dụ, hồ sơ số là đối tượng đang đợi hoặc đang xem xét quyền tự do thông tin hoặc xử lý pháp luật

104 Thông tin mô tả từng giai đoạn của vòng đời phát triển hệ thống được trích dẫn từ Department of Justice Systems Development Life Cycle Guidance Document, Information Resources Management, US Department of Justice Washington DC, 2003.

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) VỀ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH
Số, ký hiệu văn bản	TCVN9108-3:2011	Ngày hiệu lực
Loại văn bản	Tiêu chuẩn Việt Nam	Ngày đăng công báo
Lĩnh vực	Lĩnh vực khác	Ngày ban hành
Cơ quan ban hành		Tình trạng	Còn hiệu lực

Các văn bản liên kết

Văn bản được hướng dẫn		Văn bản hướng dẫn
Văn bản được hợp nhất		Văn bản hợp nhất
Văn bản bị sửa đổi, bổ sung		Văn bản sửa đổi, bổ sung
Văn bản bị đính chính		Văn bản đính chính
Văn bản bị thay thế		Văn bản thay thế
Văn bản được dẫn chiếu		Văn bản căn cứ

Tải văn bản

Tải văn bản về Bản PDF/Bản gốc