TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 8470:2010 (GS1 GENERAL SPECIFICATION) VỀ MÃ SỐ MÃ VẠCH VẬT PHẨM – NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG MÃ SỐ MÃ VẠCH GS1 CHO VẬT PHẨM RIÊNG BIỆT CỦA KHÁCH HÀNG

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 8470:2010

MÃ SỐ MÃ VẠCH VẬT PHẨM – NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG MÃ SỐ MÃ VẠCH GS1 CHO VẬT PHẨM RIÊNG BIỆT CỦA KHÁCH HÀNG

Article number and bar code – Application rules of GS1 number and bar code for Customer Specific Articles

Lời nói đầu

TCVN 8470:2010 hoàn toàn phù hợp với Quy định kỹ thuật chung của tổ chức mã số mã vạch quốc tế (GS1 General Specification).

TCVN 8470:2010 do Tiểu Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/JTC1/SC31 Thu thập dữ liệu tự động biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

MÃ SỐ MÃ VẠCH VẬT PHẨM – NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG MÃ SỐ MÃ VẠCH GS1 CHO VẬT PHẨM RIÊNG BIỆT CỦA KHÁCH HÀNG

Article number and bar code – Application rules of GS1 number and bar code for Customer Specific Articles

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các nguyên tắc áp dụng mã số mã vạch GS1 cho vật phẩm riêng biệt của khách hàng.

Tiêu chuẩn này không quy định yêu cầu kỹ thuật đối với mã vạch thể hiện mã số GS1 cho vật phẩm riêng biệt của khách hàng.

2. Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

TCVN 6513:2008 (ISO/IEC 16390:2007), Công nghệ thông tin – Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Quy định kỹ thuật về mã vạch 2 trong 5 xen kẽ;

TCVN 6754:2007, Mã số mã vạch vật phẩm – Số phân định ứng dụng GS1;

TCVN 6755:2008, (ISO/IEC 15417:2007) Công nghệ thông tin – Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Yêu cầu kỹ thuật về mã vạch 128;

TCVN 6939:2007, Mã số vật phẩm – Mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số (GTIN-13) – Quy định kỹ thuật;

TCVN 7825:2007, Công nghệ thông tin – Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Quy định kỹ thuật mã vạch – EAN/UPC.

3. Thuật ngữ và định nghĩa

Trong tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau

3.1. Vật phẩm riêng biệt của khách hàng (customer specific article – CSA)

Bất kỳ vật phẩm nào mà nhà cung ứng xác định toàn bộ các cách thể hiện có thể có để khách hàng có cơ sở chọn lựa.

VÍ DỤ: Vật phẩm riêng biệt của khách hàng là ghế tựa. Ghế tựa có 300 kiểu loại bọc khác nhau cho chỗ ngồi, chỗ tựa và chỗ đặt tay. Danh mục kiểu bọc này có thể còn sử dụng cho các loại đồ gỗ khác mà nhà cung ứng đó cung cấp. Có 27 triệu khả năng đặt hàng cho ghế tựa (300 x 300 x 300). Thông thường, danh mục của nhà cung ứng liệt kê kiểu dáng chung nhất của ghế tựa cũng như 300 phương án bọc khác nhau. Khách hàng sẽ lựa chọn kiểu dáng và chọn cách bọc cho chỗ ngồi, chỗ tựa và chỗ đặt tay.

3.2. Mã số vật phẩm cơ bản (base article number)

Mã số do nhà cung ứng ấn định cho từng loại sản phẩm chung cho mục đích đặt hàng.

3.3. Phương án lựa chọn (option)

Quy định kỹ thuật có giá trị riêng được xác định trước bởi nhà cung ứng và gắn với một mã số vật phẩm cơ bản.

3.4. Thông số (parameter)

Quy định kỹ thuật trong một dãy giá trị (ví dụ các kích thước) từ tối thiểu đến tối đa và bao gồm cả cỡ bước nhảy.

3.5. Bộ phận (part)

Vật phẩm có thể được đặt hàng riêng.

3.6. EANCOM

Bộ tiêu chuẩn GS1 để trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), một hướng dẫn sử dụng chi tiết các thông điệp tiêu chuẩn UN/EDIFACT có sử dụng các khóa phân định của GS1.

4. Nguyên tắc chung

4.1. Luồng dữ liệu về vật phẩm riêng biệt của khách hàng

4.1.1. Mô hình luồng dữ liệu về vật phẩm riêng biệt của khách hàng được tổ chức trên cơ sở hàng loạt các giả định được thiết kế để đảm bảo rằng mô hình đó là mô hình độc lập theo loại hình vật phẩm và ngành hàng. Do nhiều nhà sản xuất khác nhau có thể áp dụng nhiều quy trình khác nhau nên mô hình tổng quát này mang ý nghĩa của một hướng dẫn chung. Bằng cách sử dụng mô hình này, các công ty có thể liên lạc theo phương thức tiêu chuẩn và (tái) tổ chức xử lý tự động CSA theo hướng dẫn này.

4.1.2. Mô hình luồng dữ liệu về vật phẩm riêng biệt của khách hàng giả định rằng nhà cung ứng thông báo cho khách hàng biết về toàn bộ các phương án đặt hàng có thể có và các quy định kỹ thuật. Điều này được thực hiện thông qua danh mục điện tử (xem Hình 1). Từ danh mục này, khách hàng có thể xác định loại vật phẩm nào là loại họ đặt hàng. Trong thông điệp đặt hàng, khách hàng sẽ thông báo mã số vật phẩm cơ bản và các quy định kỹ thuật được lựa chọn.

Hình 1 – Luồng dữ liệu về vật phẩm riêng biệt của khách hàng

4.1.3. Trong bản nhận đặt hàng, nhà cung ứng có thể xác nhận rằng vật phẩm đặt hàng sẽ được sản xuất (nghĩa là người mua đã xác định đúng các quy định cho sản phẩm). Đây là trường hợp giả định khách hàng có thông tin cập nhật từ cơ sở dữ liệu. Bản nhận đặt hàng còn có thể được sử dụng để thông báo cho khách hàng về mã số vật phẩm đã được ấn định. Mã số vật phẩm đã được ấn định có thể được sử dụng trong tất cả các thông báo tiếp sau.

VÍ DỤ: Các thông điệp thông báo và các thông điệp về hóa đơn sử dụng mã số vật phẩm đã được ấn định này và, nếu có yêu cầu, mã số đơn hàng cùng với mã số mặt hàng để thiết lập mối liên kết rõ ràng với CSA.

4.1.4. Vật phẩm được sản xuất có thể không được đánh mã số bằng chuỗi mã số thể hiện Mã số vật phẩm cơ bản cộng với các quy định kỹ thuật áp dụng (xem 5.5).

4.2. Vật phẩm riêng biệt của khách hàng được định hình từ một loạt các loại thông số khác nhau đã biết. Các thông số như màu sắc, cỡ, kiểu dáng và các nguyên vật liệu khác nhau cần được liệt kê và phân định một cách đơn nhất.

4.3. Một vật phẩm riêng biệt của khách hàng chỉ được tạo ra khi có khách hàng chọn lựa từ danh mục của nhà cung ứng các thông số nhất định đủ để tạo ra vật phẩm đó.

CHÚ THÍCH: Các vật phẩm riêng biệt của khách hàng có thể được sử dụng đến khi bán cho người tiêu dùng cuối (ví dụ như đồ đạc) và có thể được phân định bằng một mã GTIN được thể hiện bởi một loại mã vạch phù hợp dành cho điểm bán lẻ.

4.4. Các vật phẩm riêng biệt của khách hàng không bao giờ được chế tạo để lưu kho và do vậy, chúng thường được chế tạo hoặc sản xuất theo đơn hàng.

4.5. Các sản phẩm trong danh mục của nhà cung ứng phải sử dụng các mã số phân định thuộc Hệ thống GS1 để đảm bảo khả năng được phân định đơn nhất trên phạm vi toàn cầu.

4.6. Không cấp trước mã số vật phẩm ở cấp độ thấp cho vật phẩm riêng biệt của khách hàng.

4.7. Mỗi sản phẩm khác biệt phải được phân định bằng một mã số đơn nhất, nghĩa là mỗi biến thể của sản phẩm phải được ấn định một mã số khác biệt. Mã số phân định vật phẩm cần được cấp theo thứ tự cho mục đích này.

5. Các nguyên tắc áp dụng mã số mã vạch GS1

5.1. Phân định từng loại sản phẩm chung cho mục đích đặt hàng

5.1.1. Mã GTIN-13 được sử dụng làm mã số vật phẩm cơ bản để phân định từng loại sản phẩm chung cho mục đích đặt hàng. Mã GTIN-13 trong trường hợp này phải là mã số đơn nhất so với toàn bộ các mã số phân định khác của Hệ thống GS1.

5.1.2. Cấu trúc của mã GTIN-13 được quy định trong TCVN 6939:2007.

5.1.3. Không thể hiện thành mã vạch mã số vật phẩm cơ bản trên vật phẩm riêng biệt vì mã số này không phân định vật phẩm mà chỉ được sử dụng riêng trong quá trình đặt hàng.

5.2. Phân định phương án lựa chọn

5.2.1. Mỗi phương án lựa chọn có thể được phân định bằng một mã GTIN-13. Mã GTIN-13 được sử dụng cho chức năng này phải là mã số đơn nhất như các mã số phân định khác của Hệ thống GS1.

5.2.2. Không thể hiện thành mã vạch mã phân định phương án lựa chọn vì mã số này chỉ được sử dụng cho mục đích trao đổi thông tin.

5.2.3. Các phương án có thể được áp dụng chung cho các vật phẩm cơ bản khác nhau.

5.3. Phân định thông số

5.3.1. Mỗi thông số có thể được phân định bằng một mã GTIN-13. Mã GTIN-13 do nhà cung ứng xác định và phải là mã số đơn nhất như các mã số phân định khác của Hệ thống GS1.

5.3.2. Không thể hiện thành mã vạch mã phân định thông số trên vật phẩm riêng biệt vì mã số này chỉ được sử dụng cho mục đích đặt hàng.

5.3.3. Các thông số cần được thông báo bằng cách sử dụng cú pháp EANCOM tiêu chuẩn và cần gắn với mã số vật phẩm cơ bản.

5.4. Phân định bộ phận

5.4.1. Bộ phận được phân định bằng mã GTIN-13. Mã GTIN-13 phân định bộ phận có thể được sử dụng cùng với mã số vật phẩm cơ bản để tạo ra một tập hợp, một vật phẩm được làm từ một hoặc nhiều bộ phận riêng biệt.

5.4.2. Một bộ phận có thể gắn kết với một số các vật phẩm cơ bản khác nhau.

5.5. Phân định vật phẩm đã được sản xuất

5.5.1. Trong môi trường hệ thống tự động hóa, vật phẩm cần được phân định và việc phân định vật phẩm đã sản xuất phải được thể hiện ở dạng máy có thể đọc. Việc phân định vật phẩm này phải được nhà cung ứng thông báo cho khách hàng biết. Cả nhà cung ứng và khách hàng đều phải có khả năng sử dụng cùng một mã số phân định và mỗi bên cần lưu giữ hồ sơ về mã số này.

5.5.2. Đối với hệ thống mở, mã số phân định thích hợp nhất là mã GTIN-13. Việc phân định vật phẩm bằng mã GTIN-13 và mã vạch cho phép các CSA gắn kết với nhau trong một hệ thống; hệ thống này quản lý toàn bộ các vật phẩm khác đã được phân định thông qua việc sử dụng Hệ thống GS1. Trong quá trình xác nhận đơn hàng, nhà cung ứng ấn định mã GTIN-13 cho sản phẩm.

5.5.3. Không nhất thiết phải ấn định trước mã số cho toàn bộ các vật phẩm riêng biệt mà chỉ cho những vật phẩm đã được sản xuất.

5.6. Mã vạch thể hiện

5.6.1. Các mã số phân định thuộc Hệ thống GS1 được sử dụng để phân định các CSA cho mục đích đặt hàng có thể không bao giờ được thể hiện bằng mã vạch trên vật phẩm. Tuy nhiên, nhà cung ứng có thể muốn sử dụng việc quét mã vạch như là một phần của quá trình đặt hàng. Có thể thực hiện điều này thông qua việc thể hiện các vật phẩm cơ bản và mã số phân định dưới dạng đọc bằng máy trong danh mục in trên giấy. Mã vạch GS1-128, sử dụng mã số phân định ứng dụng AI [xem TCVN 6754:2007] cho các ứng dụng nội bộ, cần được sử dụng cho mục đích này.

5.6.2. Việc lựa chọn loại mã vạch thể hiện CSA tùy thuộc vào tổ chức chịu trách nhiệm cấp mã. Có thể sử dụng một trong những loại mã vạch dưới đây để thể hiện CSA:

– Mã vạch EAN-13 hoặc UPC-A [xem TCVN 7825:2007];

– Mã vạch ITF-14 [xem TCVN 6513:2008];

– Mã vạch GS1-128 [xem TCVN 6755:2008).

5.6.3. Các thương phẩm sẽ được quét tại điểm bán hàng phải được ghi nhãn bằng mã EAN/UPC.

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] GS1 General Specification (Quy định kỹ thuật chung của GS1) của tổ chức GS1 quốc tế.

MỤC LỤC

Lời nói đầu

1 Phạm vi áp dụng

2 Tài liệu viện dẫn

3 Thuật ngữ và định nghĩa

4 Nguyên tắc chung

5 Các nguyên tắc áp dụng mã số mã vạch GS1

Thư mục tài liệu tham khảo