TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 7639:2007 VỀ MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH TÀI SẢN CÓ THỂ QUAY VÒNG (GRAI) VÀ MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH TÀI SẢN RIÊNG (GIAI) – YÊU CẦU KỸ THUẬT

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 7639 : 2007

MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH TÀI SẢN CÓ THỂ QUAY VÒNG (GRAI) VÀ MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH TÀI SẢN RIÊNG (GIAI) – YÊU CẦU KỸ THUẬT

Global returnable asset identifiers (GRAI) and Global individual asset identifiers (GIAI) – Specification

Lời nói đầu

TCVN 7639: 2007 được xây dựng trên cơ sở tham khảo Quy định kỹ thuật chung của tổ chức mã số mã vạch quốc tế (GS1 General Specification), Hướng dẫn áp dụng mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng (Global Returnable Asset Identifiers Implemention Guide) và Hướng dẫn áp dụng mã toàn cầu phân định tài sản riêng (Global Individual Asset Identifiers Implemention Guide) của Hội đồng mã thống nhất của Mỹ (UCC) nay là GS1 Mỹ.

TCVN 7639: 2007 do Tiểu Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/JTC1/SC31 “Thu nhận dữ liệu tự động” biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH TÀI SẢN CÓ THỂ QUAY VÒNG (GRAI) VÀ MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH TÀI SẢN RIÊNG (GIAI) – YÊU CẦU KỸ THUẬT

Global returnable asset identifiers (GRAI) and Global individual asset identifiers (GIAI) – Specification

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu kỹ thuật đối với mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng (GRAI) và mã toàn cầu phân định tài sản riêng (GIAI).

2. Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

TCVN 6384 Mã số mã vạch vật phẩm – Mã UPC-A – Yêu cầu kỹ thuật. TCVN 6754 Mã số mã vạch vật phẩm – Số phân định ứng dụng EAN.UCC.

TCVN 6755 Mã số mã vạch vật phẩm – Mã vạch EAN.UCC 128 – Quy định kỹ thuật.

TCVN 6939 Mã số vật phẩm – Mã số tiêu chuẩn 13 chữ số (EAN-VN13) – Yêu cầu kỹ thuật.

3. Thuật ngữ, định nghĩa và các từ viết tắt

3.1. Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau:

3.1.1. Hệ thống GS1 (GS1 system)

các quy định kỹ thuật, các tiêu chuẩn và hướng dẫn do tổ chức GS1 quản trị.

3.1.2. Mã quốc gia GS1 (GS1 prefix)

Dãy số gồm hai đến ba chữ số do tổ chức GS1 quản trị và cấp cho các quốc gia thành viên.

3.1.3. Mã doanh nghiệp GS1 (GS1 company prefix)

Dãy số gồm mã quốc gia GS1 và số phân định doanh nghiệp (gồm từ bốn đến bảy số tiếp theo), do tổ chức GS1 quốc gia quản trị và cấp cho các công ty/ tổ chức có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch.

3.1.4. Mã quốc gia U.P.C (U.P.C prefix)

Một thể hiện đặc biệt các mã quốc gia GS1 từ 00 đến 99 có bỏ đi con số 0 ở đầu (mã quốc gia của Mỹ).

3.1.5. Mã doanh nghiệp U.P.C (U.P.C company prefix)

một loại đặc biệt của mã doanh nghiệp GS1 cấu tạo từ mã quốc gia U.P.C và một số phân định doanh nghiệp. Mã doanh nghiệp U.P.C được dùng để tạo ra loại mã thương phẩm 12 chữ số (GTIN-12), được thể hiện bằng mã vạch U.P.C.

3.1.6. Tài sản (asset)

Tài sản là những vật phẩm phục vụ trong hoạt động kinh doanh như là quá trình làm việc, giao nhận, vận chuyển. Tài sản có thể là tài sản riêng, tài sản cố định hay tài sản có thể quay vòng. Tài sản có tuổi thọ lâu dài và chiếm phần chi phí khá lớn qua nhiều kỳ tài chính.

3.1.7. Tài sản riêng (individual asset)

Thực thể thuộc một phần trong bản kiểm kê hàng hóa của một công ty.

3.1.8. Tài sản cố định (fixed asset)

Bất kỳ vật sở hữu nào dùng để thực hiện công việc, hoạt động kinh doanh và không bị tiêu thụ trong quá trình sử dụng hay bị đổi thành tiền mặt trong suốt kỳ tài chính hiện hành.

3.1.9. Tài sản có thể quay vòng (returnable asset)

Thực thể thuộc sở hữu của một công ty và được dùng để vận chuyển hay lưu giữ hàng hóa.

3.1.10. Thương phẩm (trade item)

Mọi vật phẩm (sản phẩm hay dịch vụ) cần phải truy tìm thông tin định trước về nó và có thể đã được định giá, đặt hàng hoặc báo giá ở bất kỳ điểm nào trong chuỗi cung ứng.

3.1.11. Thương phẩm tiêu dùng để bán lẻ (retail consumer trade item)

Thương phẩm nhằm để bán cho người tiêu dùng ở khâu cuối tại điểm bán lẻ. Phân định những thương phẩm này bằng mã GTIN-13, GTIN-12 hoặc GTIN-8 sử dụng mã vạch EAN/UPC.

3.1.12. Đơn vị hậu cần (logistic unit)

Tổ hợp bất kỳ của vật phẩm, được thiết lập để vận chuyển và/ hoặc lưu kho cần được quản lý suốt chuỗi cung ứng. Đơn vị hậu cần được phân định bằng mã số SSCC.

3.1.13. Địa điểm (location)

Địa điểm là các thực thể vật chất (ví dụ như kho, cửa kho, một phòng trong một tòa nhà), thực thể pháp lý (ví dụ như các công ty có tư cách pháp nhân) hoặc thực thể chức năng (ví dụ như các phòng chức năng trong thực thể pháp lý).

3.2. Các từ viết tắt

3.2.1.

Mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng (GRAI – global returnable asset identifier)

Chìa khóa phân định của GS1 gồm mã doanh nghiệp GS1, loại tài sản, số kiểm tra và mã số tùy chọn theo xê-ri dùng để phân định tài sản có thể quay vòng.

3.2.2. Mã toàn cầu phân định tài sản riêng (GIAI – global individual asset identifier)

Chìa khóa phân định của GS1 bao gồm mã doanh nghiệp GS1 và số phân định tài sản riêng dùng để phân định tài sản.

3.2.3. Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN – global trade item number)

Mã số vật phẩm (sản phẩm, hàng hóa) được cấu tạo từ mã doanh nghiệp, bao gồm các loại mã số mười ba chữ số, mã số mười bốn chữ số, mã số rút gọn tám chữ số và mã số mười hai chữ số (U.P.C).

3.2.4. Dạng GTIN (global trade item number format)

Dạng cấu trúc, trong đó mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) phải được thể hiện thành trường (khóa) tham chiếu mười bốn chữ số trong các tệp dữ liệu của máy vi tính để đảm bảo tính đơn nhất của các mã số phân định.

3.2.5. GTIN -12

Chìa khóa phân định GS1 có mười hai chữ số gồm mã doanh nghiệp U.P.C, số phân định vật phẩm và số kiểm tra, được dùng để phân định các thương phẩm lưu hành ở Mỹ và Canada.

3.2.6. GTIN -13

Chìa khóa phân định GS1 có mười ba chữ số gồm mã doanh nghiệp GS1, số phân định vật phẩm và số kiểm tra, được dùng để phân định các thương phẩm.

3.2.7. Mã vạch GS1-128 (GS1-128 bar code symbol)

Một bộ con của mã vạch 128, được sử dụng riêng cho các kết cấu dữ liệu của hệ thống GS1.

3.2.8. Mã số theo xê-ri (serial number)

Mã số hoặc mã chữ và số, cấp cho một trường hợp riêng của thực thể cho quãng thời gian tồn tại của nó.

VÍ DỤ: Kính hiển vi môđen AC-2 với mã số theo xê-ri 1234568 và kính hiển vi môđen AC-2 với mã số theo xê-ri 1234569. Có thể phân định một thực thể đơn nhất riêng bằng mã GTIN kết hợp với mã số theo xê-ri.

3.2.9. Số phân định ứng dụng (AI – application identifier)

Một trường gồm hai hay nhiều kí tự số đặt trước một chuỗi yếu tố để phân định đơn nhất dạng và ý nghĩa của chuỗi yếu tố đó.

4. Quy định chung

4.1. Mỗi công ty/ tổ chức khi đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có thể tự lập mã toàn cầu phân định tài sản cho tài sản của mình.

Mã toàn cầu phân định tài sản thuộc hệ thống GS1 có thể được sử dụng để phân định bất kỳ một tài sản nào. Việc sử dụng mã GRAI, AI (8003) hay GIAI, AI (8004) là tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.

4.2. Có thể sử dụng các mã toàn cầu phân định tài sản GS1 vào các ứng dụng đơn giản như tra cứu địa điểm và tình trạng sử dụng của một tài sản cố định đã biết (ví dụ như một máy tính cá nhân) hoặc vào các ứng dụng phức tạp như để ghi các đặc tính về tài sản có thể quay vòng (ví dụ như thùng bia có thể dùng lại), sự vận chuyển, lịch sử vòng đời của nó và mọi dữ liệu liên quan cho mục đích thanh toán.

4.3. Không được dùng mã toàn cầu phân định tài sản GS1 cho bất kỳ mục đích nào khác và phải giữ nguyên tính đơn nhất cho giai đoạn ghi lại vòng đời của tài sản liên quan.

4.4. Nếu đã gán mã toàn cầu phân định tài sản cho thương phẩm để cung cấp cho khách hàng thì phải đảm bảo không bao giờ dùng lại mã toàn cầu phân định tài sản đó nữa.

5. Yêu cầu kỹ thuật

5.1. Mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng (GRAI)

5.1.1. Cấu trúc

5.1.1.1. Mã GRAI được dùng để phân định tài sản có thể dùng lại trong giao nhận, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Mã GRAI được cấu tạo dựa trên cơ sở kết cấu dữ liệu dạng GTIN, có thể là GTIN-12 (UPC-A) như được quy định trong TCVN 6384 hoặc GTIN-13 (EAN-VN13) như được quy định trong TCVN 6939.

Cấu trúc của mã GRAI dựa trên GTIN-13 được nêu trong Hình 1.

trong đó:

N thể hiện một con số.

X thể hiện bất kỳ kí tự nào nêu trong Phụ lục A.

Hình 1 – Cấu trúc của m GRAI

Mã doanh nghiệp GS1 là dãy số được cấp cho người chủ tài sản đã định. Nó giúp cho việc đảm bảo rằng mã toàn cầu phân định tài sản là đơn nhất trên phạm vi toàn cầu. Con số 0 ở phía ngoài cùng bên trái được thêm vào để tạo ra mười bốn con số trong trường số phân định tài sản.

Số phân định loại tài sản là số do người chủ tài sản cấp để phân định đơn nhất mỗi loại tài sản.

Số kiểm tra được tính theo thuật toán thống nhất như các bước nêu ở Phụ lục B. Phần kiểm tra xác nhận của số kiểm tra phải được thực hiện trong phần mềm ứng dụng để đảm bảo rằng mã số tài sản được tạo lập một cách chính xác.

Mã số theo xê-ri được người chủ tài sản cấp tùy chọn và được dùng để phân biệt các tài sản riêng có cùng Số phân định loại tài sản. Trường dữ liệu này có thể gồm mã số và mã chữ và có thể chứa bất kỳ kí tự nào nêu trong Phụ lục A.

5.1.1.2. Khi sử dụng, mã GRAI thường đứng sau số phân định ứng dụng AI (8003), cấu trúc số phân định ứng dụng AI được quy định trong TCVN 6754. Đặt sau số phân định ứng dụng AI (8003), kết cấu vùng dữ liệu của mã GRAI trong máy tính được tạo thành từ mã doanh nghiệp GS1 của tổ chức/ công ty, số phân định loại tài sản, số kiểm tra và từ mã số tùy chọn theo xê-ri.

Như vậy, kết cấu dữ liệu AI (8003) bao gồm hai phần: phần bắt buộc là mã phân định tài sản có thể quay vòng và phần mã số tùy chọn theo xê-ri. Phần bắt buộc giúp phân định đơn nhất một loại tài sản đặc thù nhờ mã doanh nghiệp GS1.

Kết cấu vùng dữ liệu AI (8003) của mã GRAI được nêu trong Hình 2.

trong đó:

AI (8003) chỉ ra rằng các trường dữ liệu có chứa mã GRAI.

Hình 2 – Kết cấu vùng dữ liệu của m GRAI

5.1.2. Nguyên tắc cấp m GRAI

Việc cấp mã GRAI là tùy thuộc vào tổ chức sử dụng. Tuy nhiên, phải đảm bảo cấp mã số đơn nhất, tức là xác định một số phân định loại tài sản cho mỗi loại tài sản cần được phân định. Để dễ quản lý, hệ thống GS1 khuyến nghị cấp các mã số liên tiếp và không phân loại.

Đối với các tài sản cùng loại nhưng đóng gói thành các vật phẩm khác nhau, phải cấp một mã GRAI riêng cho một xê-ri các tài sản giống nhau (xem Bảng 1). Sau đó có thể dùng mã số tùy chọn theo xê-ri để phân biệt từng đơn vị tài sản riêng trong phạm vi một loại tài sản đã định.

Bảng 1 – Ví dụ cấp mã cho loại tài sản giống nhau

5.1.3. Nguyên tắc sử dụng

Mã GRAI là một phương pháp phân định tài sản đơn nhất, sử dụng mã số doanh nghiệp GS1 để tạo thuận lợi cho người sử dụng lập và duy trì một mã số tài sản đơn nhất cho thiết bị, nguồn lực, hàng cung cấp … nhằm truy tìm nguồn gốc tài sản, địa điểm và / hoặc người sử dụng.

Mã GRAI chỉ sử dụng để phân định các loại tài sản có thể quay vòng, ví dụ như bình ga, két bia, pallet…Không được dùng mã GRAI thay thế GTIN cho mục đích thương mại hoặc thay thế SSCC cho mục đích hỗ trợ giao vận và nhận các quá trình hoạt động.

Mã GRAI được sử dụng làm chìa khóa truy cập các đặc tính của tài sản lưu trong tệp dữ liệu của máy vi tính và / hoặc để ghi lại sự vận chuyển của tài sản. Mã GRAI tạo thuận lợi cho việc truy tìm nguồn gốc cũng như việc ghi lại mọi dữ liệu liên quan.

5.2. Mã toàn cầu phân định tài sản riêng (GIAI)

5.2.1. Cấu trúc

5.2.1.1. Mã GIAI được dùng để phân định tài sản riêng. Cấu trúc của mã GIAI được nêu trong Hình 3.

trong đó:

N_i thể hiện một con số

X_i thể hiện bất kỳ kí tự nào nêu trong Phụ lục A.

Hình 3 – Cấu trúc của mã GIAI

Mã doanh nghiệp GS1 là dãy số được cấp cho người chủ tài sản đã định. Nó giúp cho việc đảm bảo rằng mã toàn cầu phân định tài sản là đơn nhất trên phạm vi toàn cầu.

Số tham chiếu tài sản riêng là mã số hoặc mã số và chữ và có thể chứa bất kỳ kí tự nào nêu trong Phụ lục A. Người chủ mã doanh nghiệp GS1 sẽ xác định kết cấu và việc đánh số (hoặc số và chữ) tham chiếu tài sản riêng.

5.2.1.2. Khi sử dụng, mã GIAI thường đứng sau số phân định ứng dụng AI (8004). Đặt sau số phân định ứng dụng AI (8004), kết cấu vùng dữ liệu của mã GIAI trong máy tính được tạo thành từ mã doanh nghiệp GS1 của tổ chức/ công ty và số tham chiếu tài sản riêng. Số tham chiếu tài sản riêng có thể là bất kỳ kí tự nào (có thể bao gồm cả số và chữ) nêu trong Phụ lục A. Người chủ mã doanh nghiệp GS1 sẽ xác định kết cấu và việc đánh số tham chiếu tài sản riêng.

Kết cấu vùng dữ liệu AI (8004) của mã GIAI được nêu trong Hình 4.

trong đó:

AI (8004) chỉ ra rằng các trường dữ liệu có chứa mã GIAI.

Hình 4 – Kết cấu vùng dữ liệu của m GIAI

5.2.2. Nguyên tắc cấp m GIAI

Việc cấp mã GIAI là tùy thuộc vào tổ chức sử dụng. Tuy nhiên, phải đảm bảo mã GIAI được cấp là đơn nhất cho mỗi tài sản riêng cần phân định.

GS1 khuyến nghị cấp mã GIAI liên tiếp và không phân loại để thuận tiện trong việc quản lý.

Nhà sản xuất có trách nhiệm cấp mã GIAI cho tài sản. Trong trường hợp nhà sản xuất không cấp mã GIAI cho tài sản, chủ sở hữu tài sản đó phải cấp mã GIAI.

5.2.3. Nguyên tắc sử dụng

Mã GIAI được sử dụng để phân định đơn nhất hay để ghi lại lịch sử vòng đời của các tài sản riêng hoặc các tài sản cố định và không được dùng cho mục đích khác. Mã GIAI được sử dụng làm chìa khóa truy cập thông tin then chốt về kinh doanh cần thiết để phân định và truy tìm nguồn gốc tài sản riêng.

Mã GIAI không được dùng để phân định thực thể là thương phẩm hoặc đơn vị gửi đi. Nếu một tài sản được di chuyển giữa các bên thì không thể dùng mã GIAI để mã hóa tài sản. Tuy nhiên, việc phân định tài sản có thể được trao đổi thỏa thuận giữa các bên cho mục đích truy tìm nguồn gốc.

Mã GIAI đã cấp có thể giữ nguyên đối với tài sản nói trên khi thay đổi quyền kiểm soát hay không là tùy thuộc vào ứng dụng kinh doanh đặc thù, khi đó không bao giờ được sử dụng lại mã GIAI đó nữa.

Nếu tài sản được bán cho bên khác thì phải xóa mã phân định tài sản đó đi.

6. Mã vạch thể hiện m GRAI, GIAI

Mã vạch duy nhất được dùng để thể hiện mã toàn cầu phân định tài sản thuộc hệ thống GS1 là mã vạch GS1-128. Hệ thống quét sẽ nhận dạng vùng dữ liệu này nhờ kí tự phân định mã vạch]C1 như được quy định trong TCVN 6755, AI (8003), AI (8004) và chiều dài của dữ liệu được truyền đi. Dữ liệu được truyền đi từ đầu đọc mã vạch khẳng định rằng mã GRAI, mã GIAI đã được thu nhận và sẽ được xử lý tùy theo các yêu cầu ứng dụng đặc thù.

Khi mã hóa mã phân định tài sản, phải in mã vạch GS1-128 theo kích thước X trong khoảng 0,25 mm (0,00984 in.) và 1,016 mm (0,040 in.) như được quy định trong TCVN 6755.

7. Quy định khác

7.1. Các vấn đề liên quan đến m tài sản khi thay đổi quyền sở hữu tài sản

Mã phân định tài sản được dùng trong nhiều loại ứng dụng khác nhau trong kinh doanh, từ việc theo dõi sự vận chuyển của các khay đựng có thể dùng lại đến việc ghi lại lịch sử vòng đời của các bộ phận máy bay. Nếu một công ty bán một tài sản nào đó cho công ty khác thì lý tưởng là thay mã phân định tài sản đó bằng một mã GIAI hay mã GRAI khác hay bỏ số đó đi. Có thể cho phép giữ lại mã phân định tài sản trên vật phẩm khi thay đổi quyền sở hữu tài sản, nếu người chủ mới được quyền sử dụng mã công ty GS1 liên đới với mã phân định tài sản đó.

7.2. Thông tin liên quan đến m phân định tài sản

Phải thiết lập các thuộc tính về tài sản trên tệp dữ liệu máy vi tính và sử dụng mã phân định tài sản thuộc Hệ thống GS1 như chìa khóa để truy cập thông tin.

VÍ DỤ: Loại thông tin lưu giữ này bao gồm tên và địa chỉ đầy đủ của bên làm chủ tài sản, giá trị của tài sản, địa điểm của tài sản và lịch sử vòng đời của tài sản.

PHỤ LỤC A

(quy định)

Các kí tự đồ họa dùng để m hóa số xê-ri tài sản

PHỤ LỤC B

(quy định)

Cách tính số kiểm tra tiêu chuẩn cho các cấu trúc dữ liệu của GS1

Thuật toán này là thống nhất cho tất cả các cấu trúc dữ liệu của GS1 có chiều dài số ký tự cố định cần có chữ số kiểm tra.

Ví dụ cách tính số kiểm tra cho trường gồm 18 ký tự

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] TCVN 7454: 2004, Phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Danh mục các đặc tính mô tả thương phẩm sử dụng mã số tiêu chuẩn.

[2] TCVN 7199, Phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Mã số địa điểm toàn cầu EAN – Yêu cầu kỹ thuật.

[3] TCVN 7200, Mã số mã vạch vật phẩm – Mã số côngtenơ vận chuyển theo xê-ri (SSCC) – Yêu cầu kỹ thuật.

[4] GS1 General Specification (Quy định kỹ thuật chung của GS1) của tổ chức GS1 quốc tế.

[5] Global returnable asset identifiers implemention guide” (Hướng dẫn áp dụng mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng) và “Global individual asset identifiers implemention guide” (Hướng dẫn áp dụng mã toàn cầu phân định tài sản riêng) của GS1 Mỹ.

[6] ISO/ IEC 15417: 2000, Information technology – Automatic identification and data capture techniques – Bar code symbology specification – Code 128 (Công nghệ thông tin – Kỹ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Quy định kỹ thuật về mã vạch – Mã 128).