8. Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai

Trong quá trình hoạt động của Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh đường hàng không quốc tế, các hoạt động in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai của Doanh nghiệp phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý. Sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ làm rõ hơn về thủ tục Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai theo quy định tại Thông tư số 178/2011/TT-BTC.

1. Tạo Biên lai

Biên lai được tạo phải đảm bảo: (Điều 5 Thông tư số 178/2011/TT-BTC):

Phần mềm ứng dụng để in Biên lai phải đáp ứng yêu cầu bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Việc đánh số thứ tự được thực hiện tự động, mỗi liên của một số Biên lai chỉ được in ra một lần.

Biên lai phải được tạo vào cùng ngày hoặc ngày sau liền kề (bao gồm cả ngày thứ 7, chủ nhật và ngày lễ) với ngày đăng ký tờ khai hải quan.

Nội dung ghi trên các liên Biên lai cùng số phải giống nhau. Nội dung trên Biên lai phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có); các thông tin thể hiện trên Biên lai phải khớp với thông tin tại Tờ khai hải quan và các chứng từ khác trong hồ sơ hải quan.

2. Thông báo phát hành Biên lai

Các Doanh nghiệp trước khi sử dụng Biên lai tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 5 phải lập Thông báo phát hành Biên lai theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Thông tư (Điều 5 Thông tư số 178/2011/TT-BTC):

Thông báo phát hành Biên lai gồm: Tên đơn vị phát hành Biên lai, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, loại Biên lai phát hành (tên loại Biên lai, ký hiệu Biên lai, ngày bắt đầu sử dụng, Biên lai mẫu), ngày lập Thông báo phát hành Biên lai, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của Doanh nghiệp.

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh hoặc nội dung đã thông báo phát hành, Doanh nghiệp phải gửi Thông báo phát hành Biên lai cho Cục hải quan tỉnh, thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký phát hành Biên lai.

Trường hợp Doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức Biên lai phát hành thì không cần phải gửi kèm Biên lai mẫu.

 Biên lai mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên các liên của Biên lai giao cho Khách hàng loại được phát hành, có số Biên lai là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ Biên lai. Trên mẫu Biên lai tự in phải có chữ ký, ghi rõ họ, tên của người đứng đầu tổ chức.

Thông báo phát hành Biên lai và Biên lai mẫu phải được gửi đến Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký Thông báo phát hành Biên lai. Thông báo phát hành Biên lai gồm cả Biên lai mẫu phải được niêm yết ngay tại các cơ sở sử dụng Biên lai trong suốt thời gian sử dụng Biên lai.

Trường hợp Doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu Biên lai của Doanh nghiệp thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành Biên lai cho Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan.

3. Sử dụng Biên lai:

3.1 Nguyên tắc sử dụng Biên lai: (Điều 6 Thông tư số 178/2011/TT-BTC):

– Sau khi tạo Biên lai, Doanh nghiệp giao Biên lai cho Khách theo hướng dẫn của Thông tư này khi làm xong thủ tục hải quan.

– Phải sử dụng Biên lai theo đúng thứ tự từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách số.

– Khách hàng được sử dụng Biên lai hợp pháp để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai, khấu trừ thuế, phí theo quy định.

3.2 Xử lý đối với Biên lai đã tạo:

– Trường hợp tạo Biên lai chưa giao cho Khách hàng, nếu phát hiện Biên lai tạo sai, Doanh nghiệp gạch chéo các liên và lưu giữ số Biên lai tạo sai.

– Trường hợp Biên lai đã tạo và giao cho Khách hàng nhưng Doanh nghiệp chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho Khách hàng nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, Doanh nghiệp và Khách hàng lập biên bản thu hồi các liên của số Biên lai đã tạo sai. Biên bản thu hồi Biên lai phải thể hiện được lý do thu hồi Biên lai. Doanh nghiệp gạch chéo các liên, lưu giữ số Biên lai tạo sai và tạo lại Biên lai mới theo quy định.

– Trường hợp Biên lai đã tạo và giao cho Khách hàng, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu phát hiện sai sót hoặc trường hợp cơ quan hải quan ấn định thuế đối với tờ khai hải quan đã thu thuế:

+ Đối với trường hợp điều chỉnh tăng số thuế, lệ phí hải quan phải nộp: Doanh nghiệp tạo thêm Biên lai mới thể hiện số thuế, lệ phí điều chỉnh tăng, trong đó ghi rõ điều chỉnh tăng cho Biên lai số…, ký hiệu…

+ Đối với trường hợp điều chỉnh giảm số thuế, lệ phí hải quan phải nộp: Doanh nghiệp và Khách hàng phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót hoặc lý do điều chỉnh giảm thuế, lệ phí; Điều chỉnh giảm cho Biên lai số…., ký hiệu…

– Trường hợp đã tạo Biên lai theo đúng quy định nhưng sau đó Doanh nghiệp hoặc Khách hàng làm mất, cháy, hỏng liên 2 Biên lai bản gốc đã tạo thì Doanh nghiệp và Khách hàng lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ Liên 1 của Biên lai Doanh nghiệp khai, nộp thuế, lệ phí Hải quan trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và Doanh nghiệp sao chụp liên 1 của Biên lai, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao Biên lai để giao cho Khách hàng. Khách hàng được sử dụng Biên lai bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 Biên lai để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Doanh nghiệp và Khách hàng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng Biên lai.

– Trường hợp Biên lai đã tạo nhưng Khách hàng từ chối không nhận hàng hoặc thay đổi phương thức thông quan thì Doanh nghiệp thu hồi Biên lai và xử lý theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 8 Thông tư này.

– Việc xử lý tiền thuế, tiền phạt nộp thừa thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 100/2010/TT-BTC ngày 9/7/2010 của Bộ Tài chính.

3.3 Sử dụng Biên lai bất hợp pháp

– Sử dụng Biên lai bất hợp pháp là việc sử dụng Biên lai giả, Biên lai chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

Biên lai giả là biên lai được tạo theo mẫu Biên lai đã được phát hành của Doanh nghiệp khác hoặc tạo trùng số của cùng một ký hiệu Biên lai.

Biên lai chưa có giá trị sử dụng là biên lai đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

Biên lai hết giá trị sử dụng là biên lai đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng Doanh nghiệp phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại biên lai bị mất sau khi đã thông báo phát hành được Doanh nghiệp phát hành báo mất với Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan; Biên lai của Doanh nghiệp đã ngừng sử dụng mã số thuế (hay còn gọi là đóng mã số thuế).

–  Một số trường hợp cụ thể là Biên lai bất hợp pháp:

+ Biên lai có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.

+ Biên lai có sự chênh lệch về số thuế, lệ phí hải quan hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của Biên lai.

3.4. Sử dụng Biên lai sai mục đích:

– Sử dụng Biên lai sai mục đích là việc tạo khống Biên lai; cho hoặc bán Biên lai chưa tạo để Doanh nghiệp khác sử dụng; cho hoặc bán Biên lai đã tạo để tổ chức, cá nhân hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; tạo Biên lai không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; tạo Biên lai sai lệch nội dung giữa các liên hoặc sai lệch nội dung với hồ sơ hải quan.

– Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng Biên lai sai mục đích:

+ Sử dụng Biên lai của Doanh nghiệp khác để gian lận thuế, không kê khai nộp thuế.

+ Sử dụng Biên lai mà các cơ quan hải quan, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp Biên lai.

4. Quản lý Biên lai

Đối với việc in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai, Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo với Cơ quan Hải quan có thẩm quyền là Cục hải quan tỉnh, thành phố có thẩm quyền để được kiểm tra, quản lý.

Quản lý Biên lai được quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư số 178/2011/TT-BTC:

– Định kỳ 6 tháng, trước ngày mùng 10 của tháng kế tiếp, các Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng Biên lai cho Cục hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan theo mẫu số 3 ban hành kèm theo Thông tư này.

– Trường hợp Báo cáo không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn tối đa mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Báo cáo, Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi nhận Báo cáo của Doanh nghiệp phải có văn bản thông báo cho Doanh nghiệp biết. Doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh để ra Báo cáo mới.

– Định kỳ 6 tháng, Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi nhận Báo cáo của Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo vi phạm về Biên lai.

5. Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai

Kiểm tra tại trụ sở cơ quan hải quan.

Cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan thực hiện kiểm tra việc tạo, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai trên báo cáo tình hình sử dụng Biên lai của các Doanh nghiệp. Tối đa là mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo tình hình sử dụng Biên lai của Doanh nghiệp, cơ quan hải quan phải tiến hành việc kiểm tra.

Trường hợp cơ quan hải quan kiểm tra phát hiện có dấu hiệu vi phạm, trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày phát hiện, cơ quan hải quan có văn bản yêu cầu Doanh nghiệp báo cáo giải trình.

Trong thời hạn năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu giải trình, Doanh nghiệp phải có báo cáo giải trình gửi cơ quan hải quan.

Kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp sử dụng Biên lai.

Trường hợp Doanh nghiệp không giải trình hoặc giải trình không thoả đáng, cơ quan hải quan ban hành quyết định kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp.

Nội dung kiểm tra Biên lai được quy định cụ thể trong quyết định kiểm tra tại trụ sở gồm: căn cứ pháp lý để kiểm tra; đối tượng kiểm tra; nội dung, phạm vi kiểm tra; thời gian tiến hành kiểm tra; trưởng đoàn kiểm tra và các thành viên của đoàn kiểm tra; quyền hạn và trách nhiệm của đoàn kiểm tra và đối tượng kiểm tra.

Cơ quan Hải quan nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan ra quyết định kiểm tra Biên lai cùng với việc kiểm tra sau thông quan và chịu trách nhiệm về quyết định kiểm tra.

Chậm nhất là ba (03) ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định, quyết định kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp phải được gửi cho Doanh nghiệp. Trong thời gian ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định kiểm tra Biên lai hoặc trước thời điểm tiến hành kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp, nếu Doanh nghiệp chứng minh được việc tạo, phát hành, sử dụng và quản lý Biên lai đúng quy định thì Thủ trưởng cơ quan Hải quan ra quyết định bãi bỏ quyết định kiểm tra Biên lai.

Tối đa không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định kiểm tra, cơ quan hải quan phải tiến hành kiểm tra Biên lai tại trụ sở Doanh nghiệp.

Thời gian kiểm tra Biên lai tại trụ sở của Doanh nghiệp không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu kiểm tra. Trong trường hợp cần thiết Thủ trưởng cơ quan Hải quan có thể gia hạn thời gian kiểm tra một lần, thời gian gia hạn không quá năm (05) ngày làm việc.

Biên bản kiểm tra được lập cho từng ngày kiểm tra.

Doanh nghiệp bị kiểm tra được quyền nhận biên bản kiểm tra Biên lai, yêu cầu giải thích nội dung Biên bản kiểm tra và bảo lưu ý kiến trong Biên bản kiểm tra (nếu có).

5.3 Xử lý kết quả kiểm tra:

– Chậm nhất năm (05) ngày làm việc kể từ ngày ký Biên bản kiểm tra với Doanh nghiệp bị kiểm tra, trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo người ra quyết định kiểm tra về kết quả kiểm tra. Trường hợp phát sinh hành vi vi phạm phải xử phạt vi phạm hành chính thì trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản, Thủ trưởng cơ quan Hải quan phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp bị kiểm tra có nghĩa vụ chấp hành quyết định xử lý kết quả kiểm tra.

– Trường hợp qua kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng Biên lai dẫn đến phải xử lý về thuế thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà cơ quan Hải quan ban hành quyết định kiểm tra, thanh tra về thuế theo quy định của Luật Hải quan, Luật Quản lý thuế, Luật Thanh tra và quy trình kiểm tra, thanh tra về thuế

Kết luận: Khi Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định tại Thông tư số 178/2011/TT-BTC.

Chi tiết trình tự, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:

Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý và sử dụng Biên lai