4. Giải quyết thủ tục làm con dấu thứ hai và cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu
Khi cơ quan, tổ chức có nhu cầu làm thêm con dấu thứ hai thì phải thực hiện thủ tục làm con dấu này và phải được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Sau đây, Dữ liệu Pháp lý sẽ cụ thể thủ tục này thông qua các quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA.
1. Định nghĩa con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Theo đó, pháp luật quy định về các loại con dấu sau: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ và dấu xi.
Theo khoản 11 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Khoản 12 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Lưu ý:
– Con dấu thứ hai phải có kích thước và nội dung giống với con dấu thứ nhất (khoản 1 Điều 12 Thông tư 21/2012/TT-BCA)
– Những quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP là quy định dành cho con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước, không quy định về việc quản lý và sử dụng của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư.
2. Thủ tục đăng ký con dấu thứ hai.
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức khi có nhu cầu đăng ký mẫu dấu có thể nộp đơn đăng ký thông qua các hình thức sau:
– Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu. Tùy từng chủ thể mà cơ quan tiếp nhận hồ sơ và đăng ký mẫu con dấu là khác nhau. Cụ thể, theo Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP:
+ Khoản 1 quy định: Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước, gồm:
a) Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội;
b) Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước;
c) Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
d) Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
đ) Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
e) Cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp; cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Công an; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
g) Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Bộ Công an; cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
h) Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương;
i) Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;
k) Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;
l) Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên thường trực và cơ quan đại diện khác thực hiện chức năng đại diện của Nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài;
m) Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương cấp giấy phép hoạt động;
n) Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở trung ương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.
- Khoản 2 quy định: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức, gồm:
a) Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh;
b) Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương;
c) Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
d) Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
đ) Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Công an quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Công an xã, phường, thị trấn; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
e) Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện, trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh, đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
g) Cơ quan An ninh điều tra, cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp tỉnh; cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp huyện; đơn vị trực thuộc các cơ quan này;
h) Ban chỉ huy quân sự cấp xã, Ban chỉ huy quân sự cơ quan, tổ chức ở cơ sở;
i) Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện;
k) Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;
l) Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động, tổ chức trực thuộc các cơ quan, tổ chức này;
m) Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp giấy phép hoạt động và các tổ chức trực thuộc;
n) Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động;
o) Ủy ban bầu cử ở cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử ở cấp huyện, Ủy ban bầu cử ở cấp xã, Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện, Ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã, Tổ bầu cử;
p) Tổ chức khác do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động;
q) Một số trường hợp theo ủy quyền của cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại khoản 1 (trường hợp ủy quyền đối với các chủ thể được Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an đăng ký mẫu con dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu)
– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật)
Lưu ý: Hồ sơ mà các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp cho cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sẽ phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.
– Trong trường hợp đề nghị đăng ký thêm con dấu, theo Điều 16 Nghị định 99/2016/NĐ-CP:
+ Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu ướt: hồ sơ phải kèm theo văn bản cho phép được sử dụng thêm dấu ướt của cơ quan có thẩm quyền.
+ Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi: hồ sơ phải kèm theo văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước.
+ Đối với tổ chức kinh tế nếu có nhu cầu đăng ký thêm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi thì hồ sơ phải kèm theo văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu tổ chức kinh tế.
3. Thời hạn giải quyết đăng ký mẫu con dấu và thời hạn sử dụng con dấu.
– Thời hạn giải quyết đăng ký mẫu con dấu:
Theo quy định tại khoản 7 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký thêm con dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan, cá nhân, tổ chức có yêu cầu.
– Thời hạn sử dụng con dấu:
Điều 14 Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định về thời hạn sử dụng con dấu như sau:
– Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
– Trong thời hạn 05 năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.
Kết luận: Khi giải quyết thủ tục làm con dấu thứ hai và cấp giấy chứng nhận đối với mẫu dấu đã đăng ký, cần phải thực hiện đúng theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA.
Chi tiết trình tự, thủ tục, biểu mẫu xem tại đây: Giải quyết thủ tục làm con dấu thứ hai và cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu
