7. Giải quyết thủ tục làm con dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi và cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu
Pháp luật Việt Nam quy định về thủ tục làm con dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi và việc cấp giấy chứng nhận đối với mẫu dấu đã đăng ký. Sau đây, Dữ liệu Pháp lý sẽ cụ thể hóa những quy định đó thông qua Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA.
1. Định nghĩa con dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.
Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã định nghĩa như sau:
– Khoản 6 Điều 3 quy định dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu. Trong đó, dấu ướt lại được định nghĩa tại khoản 5 Điều 3 là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
– Khoản 7 Điều 3 định nghĩa dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
– Khoản 8 Điều 3 quy định dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
– Khoản 12 Điều 3 quy định giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Bên cạnh việc đưa ra định nghĩa của các loại dấu nói trên, Nghị định 99/2016/NĐ-CP còn quy định về các điều kiện của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được sử dụng các loại dấu này. Cụ thể:
– Theo khoản 3 Điều 5, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
– Theo quy định, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng trong trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi) thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được quyền tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi. (điểm b khoản 4 Điều 5)
– Về mẫu của các con dấu, pháp luật quy định như sau:
+ Con dấu nổi, con dấu xi phải có kích thước và nội dung giống con dấu thứ nhất (khoản 1 Điều 12 Thông tư 21/2012/TT-BCA)
+ Con dấu thu nhỏ phải có nội dung giống như con dấu thứ nhất nhưng kích thước sẽ phụ thuộc vào đề nghị của cơ quan, tổ chức dùng dấu (khoản 2 Điều 12 Thông tư 21/2012/TT-BCA)
2. Thủ tục làm con dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi và cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức khi có nhu cầu đăng ký mẫu dấu có thể nộp đơn đăng ký thông qua các hình thức sau:
– Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật)
Khi nộp hồ sơ đăng ký con dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải nộp văn bản quy định cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu của cơ quan có thẩm quyền. (Điều 14 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
3. Thời hạn giải quyết đăng ký mẫu con dấu và thời hạn sử dụng con dấu.
– Thời hạn giải quyết đăng ký mẫu con dấu:
Theo quy định tại khoản 7 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
– Thời hạn sử dụng con dấu:
Điều 14 Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định về thời hạn sử dụng con dấu như sau:
– Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
– Trong thời hạn 05 năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.
Kết luận: Khi giải quyết thủ tục làm con dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi và cấp giấy chứng nhận đối với mẫu dấu đã đăng ký, cần phải thực hiện đúng theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA.
Chi tiết trình tự, thủ tục, biểu mẫu xem tại đây: Giải quyết thủ tục làm con dấu thu nhỏ, dấu nổi, dấu xi và cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu
