22. Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu (đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh)
Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu (đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh) là một việc quan trọng Việc thực hiện thủ tục này được thể hiện theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 47/2021/NĐ-CP. Sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể những nội dung như sau.
1. Khái niệm
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước (Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
Con dấu quy định tại Nghị định này, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi (Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
Ý nghĩa: Nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản giấy tờ, cũng như tính xác thực các văn bản đó. Đối với văn bản được đóng dấu bởi cơ quan Nhà nước mang tính pháp lý cao, tất cả đối tượng có liên quan đến văn bản, giấy tờ đó. Con dấu là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của các văn bản. Con dấu là một công cụ giúp cho công việc chống giả mạo văn bản. Con dấu là thành phần giúp cho công việc chống giả mạo văn bản, là công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật, giả chống lại kẻ gian, làm giả tài liệu và các hành vi phi pháp gian lận…
2. Quy định về con dấu doanh nghiệp
2.1 Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp (khoản 1, 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020)
“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2.Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.”
Lưu ý:
– Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
– Thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định.
2.2 Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu
Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Lưu ý:
– Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định Khoản 1 Điều 14 Nghị định 95/2015/NĐ-CP, pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu. Tranh chấp giữa doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh sử dụng trong nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài. Doanh nghiệp phải chấm dứt việc sử dụng con dấu có từ ngữ, ký hiệu hoặc hình ảnh vi phạm quy định tại Điều này và chịu trách nhiệm bồi thường các thiệt hại phát sinh theo quyết định có hiệu lực thi hành của Tòa án hoặc trọng tài.
– Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp.
2.3 Quản lý và sử dụng con dấu (khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020)
2.3.1 Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
2.3.2. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
2.3.3 Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
2.3.4. Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:
– Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;
– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;
– Hủy mẫu con dấu.
2.4 Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu
2.4.1 Trường hợp phải thay đổi con dấu công ty
Con dấu công ty phải thể hiện được tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp (Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020).
Theo đó, 05 trường hợp bắt buộc thay đổi mẫu con dấu gồm:
– Thay đổi tên công ty
– Thay đổi loại hình doanh nghiệp
– Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp
– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu
– Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng (Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
Lưu ý: Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.
2.4.2 Theo quy định về Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu như sau:
– Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.
– Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
– Trường hợp thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đã được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện các lần trước đó không còn hiệu lực.
– Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh
3. Xử phạt vi phạm hành
3.1 Mức phạt cụ thể đối với hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng con dấu tạiĐiều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP như sau:
1.Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất;
b) Không thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng;
c) Không thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng;
d) Không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức mà không được phép của chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
b) Không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật;
c) Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
d) Mất con dấu mà quá 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất con dấu, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước không thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
b) Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc có chữ ký của người không có thẩm quyền;
c) Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp, mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;
d) Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;
đ) Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung con dấu đã đăng ký;
e) Làm giả Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
g) Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu;
h) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;
i) Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
4. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Làm giả hồ sơ để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước;
b) Làm giả con dấu hoặc sử dụng con dấu giả;
c) Chiếm đoạt, mua bán trái phép con dấu;
d) Tiêu hủy trái phép con dấu.
5. Hình thức xử phạt bổ sung:
a) Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi quy định tại các điểm c, e và g khoản 3 và các điểm a và b khoản 4 Điều này;
b) Trục xuất người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định tại các khoản 3 và 4 Điều này.
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2; các điểm a, d và đ khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều này;
b) Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 3 Điều này;
c) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều này;
d) Buộc nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm i khoản 3 Điều này.
Kết luận: Để thực hiện thủ tục Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, tổ chức cần xem xét quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 144/2021/NĐ-CP.
Chi tiết trình tự, hồ sơ, biểu mẫu thực hiện xem tại đây:
