1. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Khi cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc thì phải thực hiện thủ tục cấp theo quy định pháp luật. Sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể hóa nội dung trên theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT và Quyết định 4932/QĐ-BGDĐT.
1. Một số khái niệm
Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. (khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)
Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp. (khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao với điều kiện các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc. (Điều 27 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT)
2. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
2.1 Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
– Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. (khoản 1 Điều 28 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT)
– Trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, không hợp pháp, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh. (khoản 2 Điều 28 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT)
Lưu ý:
– Trường hợp mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ tại thời điểm cấp bản sao đã thay đổi, cơ quan đang quản lý sổ gốc sử dụng mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ hiện hành để cấp. (khoản 2 Điều 27 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT)
– Các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc. (khoản 3 Điều 27 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT)
2.2 Người có quyền yêu cầu cấp bản ssao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Những người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc theo quy định tại Điều 30 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT bao gồm:
– Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
– Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
– Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
2.3 Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. (Điều 29 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT)
2.4 Sổ cấp bản sao và quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Sổ cấp bản sao và quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được quy định tại Điều 32 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT như sau:
– Đây là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền lập ra trong đó ghi đầy đủ những nội dung của bản sao mà cơ quan đó đã cấp với điều kiện phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.
– Cơ quan có thẩm quyền mỗi lần cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc đều phải ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc; phải lập số vào sổ cấp bản sao, đảm bảo mỗi số vào sổ cấp bản sao được ghi duy nhất trên một bản sao văn bằng, chứng chỉ cấp cho người học.
Số vào sổ cấp bản sao được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp bản sao của từng loại văn bằng, chứng chỉ và năm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.
Kết luận: Khi Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép theo quy định tại khoản 6 và 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP; Điều 27, khoản 1 và 2 Điều 28, 29, 30 và 32 Quy chế trong Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT và yêu cầu tại thủ tục số 1 mục 1 phần A Quyết định 4932/QĐ-BGDĐT.
Chi tiết trình tự, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:
