1. Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc
Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác sử dụng, khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội. Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể hóa nội dung Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc theo Luật Lưu trữ 2011, , Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Thông tư 10/2014/TT-BNV, Quyết định 909/QĐ-BNV như sau.
1. Một số khái niệm cơ bản
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ (khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác (khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011).
Người làm lưu trữ bao gồm (Điều 7 Luật Lưu trữ 2011):
– Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
– Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
– Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
2. Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
Về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc được quy định tại Điều 9 Thông tư 10/2014/TT-BNV như sau:
– Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
– Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
– Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.
– Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu. Mẫu Sổ giao, nhận tài liệu.
– Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
Lưu ý:
– Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 5 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả; Thời hạn sử dụng Thẻ độc giả do người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quy định (khoản 1, 2 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BNV).
– Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.
– Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp sau: Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.
3. Những quy đinh liên quan
Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu được quy định tại Điều 5 Thông tư 10/2014/TT-BNV như sau:
– Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.
– Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 của Nghị định 01/2013/NĐ-CP.
– Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép bằng văn bản.
Lưu ý:
– Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộc một trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời: Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc; Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép. (Điều 16 Nghị định 01/2013/NĐ-CP)
– Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộc một trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời được sử dụng hạn chế khi được cấp có thẩm quyền sau đây cho phép: Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định; Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định; Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
Kết luận: Trên đây là những vấn đề có liên quan đến thủ tục Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc được quy định tại Luật Lưu trữ 2011, , Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Thông tư 10/2014/TT-BNV, Quyết định 909/QĐ-BNV như sau
Chi tiết trình tự, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây: Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc
