13. Hóa đơn hợp lệ

Dựa theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Dữ liệu pháp lý cung cấp các thông tin cần thiết về “Hóa đơn hợp lệ”

1. Khái niệm

Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

2. Hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn được tạo đúng theo nguyên tắc tại Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC và có đủ nội dụng bắt buộc phải có tại Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

2.1 Nguyên tắc tạo hóa đơn

Theo Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC, nguyên tắc tạo hóa đơn là:

– Nguyên tắc là về chủ thể tạo hóa đơn: theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Cụ thể là:

+ Tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu thuộc các trường hợp tại khoản 1 Điều 6 Thông tư này, theo điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC ;

+ Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này, theo điểm b khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC;

+ Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này, theo điểm c khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC;

+ Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này và không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này, theo điểm d khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC;

+ Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh; hộ, cá nhân kinh doanh; tổ chức và doanh nghiệp khác không thuộc trường hợp được tự in, đặt in hóa đơn thì mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, theo điểm đ khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC;

+ Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật đáp ứng đủ điều kiện tự in hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, theo điểm e khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC;

+ Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ, theo điểm g khoản 2 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

– Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu, theo khoản 3 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

– Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán, theo khoản 4 Điều 5 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

2.2 Nội dung bắt buộc

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các nội dung bắt buộc trên hóa đơn là:

– Tên loại hóa đơn;

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;

– Tên liên hóa đơn;

– Số thứ tự hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn;

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt;

– Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên;

– Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ

Lưu ý: Các nội dung không bắt buộc không được che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc, theo điểm b khoản 2 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Kết luận: Hóa đơn hợp lệ tuân theo các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trình tự thủ tục và biểu mẫu xem tại đây

Hóa đơn hợp lệ