29. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

Dựa theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Dữ liệu pháp lý cung cấp các thông tin cần thiết về “Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn”

1. Khái niệm

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Cách xử lý trong trường hợp hóa đơn cháy, hỏng, mất

Theo khoản 1 Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp hóa đơn mất, cháy, hỏng thì tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện các việc sau đây:

– Lập báo cáo về việc mất cháy, hỏng;

– Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)

– Thời hạn thông báo không quá 5 ngày làm việc từ ngày xảy ra sự kiện.

Theo khoản 2 Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp cháy liên 2 thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong biên bản ghi rõ:

– Liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào;

– Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật

– Đóng dấu (nếu có) trên biên bản;

– Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

3. Xử lý vi phạm

Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;

+ Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

+ Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều này.

– Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn quy định tại khoản 2 và điểm b khoản 3 Điều này do lỗi của bên thứ ba, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt, nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.

Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Kết luận: Người mua và người bán đều có trách nhiệm xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn nếu do mình gây ra và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Trình tự thủ tục và biểu mẫu xem tại đây

Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn