1. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch, cần làm, nên làm và phải làm. Sau đây, Dữ liệu pháp lý sẽ cung cấp những thông tin cần thiết theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

1. Khái niệm.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Hóa đơn điện tử được hiểu là:

– Hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử về ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;

– Do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập;

– Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử;

2. Các loại hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có 03 loại hóa đơn điện tử.

2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng.

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2.2. Hóa đơn bán hàng.

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2.3. Các loại hóa đơn khác.

Bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Lưu ý:

Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này hoặc thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Chủ thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

3.1 Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

–  Chủ thể thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+  Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

3.2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

– Chủ thể thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

(Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

Lưu ý:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. (khoản 3 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Đăng ký bằng cách truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu 01 đính kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. (Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

Kết luận: Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cấu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử trở nên phổ cập thì cần rất nhiều nỗ lực của cơ quan quản lý, của DN cung cấp dịch vụ để thay đổi nhận thức, tư duy của người dân và cộng đồng DN Việt Nam. Việc xây dựng, quản lý, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân theo quy định Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Chi tiết trình tư, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:

Các loại hóa đơn điện tử