2. Các Nội dung của hóa đơn điện tử

Dựa vào quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, Dữ Liệu Pháp Lý cung cấp các thông tin cần thiết về “Nội dung của hóa đơn điện tử”

1. Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Nội dung của hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần có các nội dung sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

+ Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

++ Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

++ Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.

++ Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

++ Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này.

+ Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

++ Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K, trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

++ Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

++ Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

++ Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

++ Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

+ Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán thể hiện theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

+ Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

+ Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.

+ Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

+ Tên hàng hóa, dịch vụ:

++ Ngôn ngữ sử dụng trên hóa đơn là tiếng Việt.

++ Tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại nếu có nhiều chủng loại khác nhau

++ Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

++ Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

++ Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

++ Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

+ Đơn vị tính là đơn vị đo lường. Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

+ Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.

+ Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.

– Thuế suất thuế giá trị gia tăng là thuế suất tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

– Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

+ Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

+ Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

+ Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện thuộc một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm d.3 khoản này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, một số trường hợp hóa đơn không cần thiết có đầy đủ nội dung là:

– Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua

– Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

– Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

– Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

– Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.

– Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

– Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì không thể hiện các tiêu thức người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

4. Nội dung khác trên hóa đơn điện tử

Theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, các nội dung khác trên hóa đơn điện tử bào gồm:

– Biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

– Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển cụ thể:

+ Tên người xuất hàng, Lệnh điều động nội bộ.

+ Địa chỉ kho xuất hàng, tên người vận chuyển và phương tiện vận chuyển.

+ Tên người nhận hàng.

+ Địa chỉ kho nhận hàng.

Kết luận: Để đảm bảo nội dung của hóa đơn điện tử cần tuân theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Trình tự thủ tục và biểu mẫu xem tại đây

Nội dung của hóa đơn điện tử.

Thủ tục	Nội dung