5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mang lại hiệu quả cao cho các công ty trong việc quản lý và kê khai chứng từ. Tuy nhiên, một số công ty phải chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy để sử dụng dựa trên mục đích của họ. Sau đây, Dữ liệu pháp lý sẽ cung cấp những thông tin cần thiết theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy được quy định cụ thể tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành chứng từ giấy cho nhu cầu lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.

Lưu ý: Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy và Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy. Về cơ bản, 2 loại hóa đơn trên đều được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhưng khác nhau về trường hợp sử dụng, tính pháp lý.

1. Khái niệm.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

2. Nguyên tắc chuyển đổi

Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

– Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

3. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang chứng từ giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy là hóa đơn điện tử hợp pháp.

– Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy;

– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy.

4. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử,  bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

(khoản 3 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Lưu ý:

– Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, đến 31/10/2020 (Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC) thì cách hiểu này không đúng.

– Từ ngày 01/11/2020, các hoá đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

5. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

– Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”);

– Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi;

– Thời gian thực hiện chuyển đổi.

(Khoản 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Kết luận: Để chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy cần tuân theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Chi tiết trình tư, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:

Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy.