6. Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử ngày càng được ưa chuộng bởi tối ưu chi phí, thời gian và gọn nhẹ. Do đó, cách bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định là vô cùng quan trọng. Sau đây, Dữ liệu pháp lý sẽ cung cấp những thông tin cần thiết dựa trên những quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

1. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

1.1. Khái niệm.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định thì Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử. Quá trình này cũng là cách để doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu, bảo quản tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong một thời gian nhất định theo luật kế toán. Nếu bên bán hay bên mua sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cung cấp thì tổ chức này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Lưu ý: Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

1.2. Phương thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Ví dụ: Lưu trữ hóa đơn điện tử trên Email, …

1.3. Điều kiện bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

– Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

– In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

2. Tiêu hủy hóa đơn điện tử.

2.1. Khái niệm.

Theo khoản 12 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể bị truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.

2.2. Tiêu hủy hóa đơn điện tử.

Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:

Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.

Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

2.3. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử.

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

2.4. Xử phạt vi phạm về tiêu hủy hóa đơn.

Căn cứ Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì có những mức xử phạt sau:

– Phạt cảnh cáo đối với hành vi tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối một trong các hành vi:

+ Tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định

+ Không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

+ Tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

+ Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

Kết luận: Để bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử cần tuân theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Chi tiết trình tư, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:

Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử