9. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế là việc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế. Sau đây, Dữ liệu pháp lý sẽ cung cấp những thông tin cần thiết theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

1. Khái niệm

Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế.

2.1. Các trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sau theo khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

2.2. Các trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý:

Trừ trường hợp:

– Trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2.3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế.

(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

(2) Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh

Lưu ý:

– Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi các thông báo tới doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký với cơ quan thuế.

– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có/không mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định. Việc hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) và ngừng sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành thực hiện theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

2.4. Các trường hợp thay đổi thông tin sử dụng hoặc chuyển đổi loại hóa đơn có mã/không có mã

– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

+ Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

+ Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

– Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã được cơ quan thuế chấp nhận cho đăng kí sử dụng thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

+ Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

3. Xử phạt vi phạm về không hủy hóa đơn:

Theo Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP

+ Hành vi không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng thì phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

+ Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật; Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định; Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật thì phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Kết luận: Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế tuân theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Chi tiết trình tư, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có/không có mã của cơ quan thuế.

Thủ tục	Nội dung