THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC
Căn cứ Luật hộ tịch năm 2014; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; Thông tư số 15/2015/TT-BTP. sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể hóa vấn đề về thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.
1. Một số khái niệm
Theo Khoản 10, 11, 12, 13 Điều 4 Luật hộ tịch 2014:
– Thay đổi hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký theo quy định của pháp luật.
– Xác định lại dân tộc là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký xác định lại dân tộc của cá nhân theo quy định của Bộ luật dân sự.
– Cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch.
– Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký.
2. Phạm vi, điều kiện thay đổi hộ tịch
Theo quy định tại Điều 26 Luật hộ tịch 2014, phạm vi thay đổi hộ tịch như sau:
+ Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự.
+ Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật nuôi con nuôi
Lưu ý: Theo Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 của Luật Hộ tịch phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và được thể hiện rõ trong Tờ khai; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thi còn phải có sự đồng ý của người đó.
Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.
3. Lưu ý
– Theo Điều 28, Điều 45 và Điều 46 Luật hộ tịch 2014 thì việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cần chú ý:
+ Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.
+ Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.
+ Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.
+ Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.
– Theo Điều 47 Luật Hộ tịch thì trường hợp yêu cầu xác định lại dân tộc thì phải có giấy tờ làm căn cứ chứng minh theo quy định của pháp luật; trình tự được thực hiện theo quy định tại Điều 28 của Luật hộ tịch.
– Theo Điều 29 Luật Hộ tịch thì trường hợp bổ sung hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng và đóng dấu vào nội dung bổ sung.
– Theo Điều 13 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn cách ghi vào sổ hộ tịch nội dung thay đổi cải chính hộ tịch như sau:
+ Ngay sau khi nhận được thông báo kèm theo bản sao trích lục hộ tịch theo quy định tại Khoản 3 Điều 28 của Luật Hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ bản sao trích lục ghi đầy đủ nội dung thay đổi, cải chính vào Sổ hộ tịch, bao gồm: Số, ngày, tháng, năm; tên cơ quan cấp; họ, tên người ký trích lục hộ tịch; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký, đóng dấu xác nhận.
+ Trường hợp Sổ hộ tịch đã được chứng thực chuyển lưu theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì công chức làm công tác hộ tịch phải báo cáo bằng văn bản kèm bản chụp trích lục hộ tịch cho cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên để ghi tiếp nội dung thay đổi, cải chính vào bản sao Sổ hộ tịch tương ứng. Cơ quan tiếp nhận bản sao Sổ hộ tịch có trách nhiệm ghi nội dung thay đổi, cải chính vào bản sao Sổ hộ tịch tương ứng; Thủ trưởng cơ quan ký, đóng dấu xác nhận về nội dung đã ghi.
=> Thủ trưởng cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được văn bản thông báo mà không thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch hoặc có trách nhiệm thông báo mà không thực hiện thông báo và gửi bản sao trích lục hộ tịch theo quy định tại Khoản 3 Điều 28 của Luật Hộ tịch phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc quản lý, khai thác, sử dụng thông tin hộ tịch sai lệch theo quy định của pháp luật.
– Theo Điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch mà không có điều kiện trực tiếp đến Sở Tư pháp để đăng ký, thì có thể ủy quyền cho người khác làm thay. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền, thì không cần phải có văn bản ủy quyền.
– Theo Khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và Khoản 4 Điều 29 Bộ Luật dân sự 2015 thì đối với việc thay đổi họ, tên cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên, thì phải có sự đồng ý của người đó.
– Ngoài ra tại Điểm e, Khoản 7, Điều 19 Thông tư 15/2015/TT-BTP quy định: Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;
– Đồng thời theo Điều 24 Thông tư 15/2015/TT-BTP thì khi viết tên của trích lục phải ghi rõ tương ứng với từng loại việc cụ thể.
Ví dụ: – Trích lục thay đổi hộ tịch
– Trích lục cải chính hộ tịch
– Trích lục bổ sung hộ tịch
– Trích lục xác định lại dân tộc
– Khi cấp bản sao Trích lục hộ tịch thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc từ loại sổ nào thì phải ghi rõ tên sổ ấy. Ví dụ: “Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch năm…”; “Sổ đăng ký khai sinh năm…”.
Kết luận: Như vậy khi thực hiện các thủ tục về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, cần đáp ứng đầy đủ những quy định của Luật hộ tịch năm 2014; Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Thông tư 15/2015/TT-BTP.
Chi tiết trình tự, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây: Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc