Thủ tục mua hàng dự trữ quốc gia (DTQG) theo phương thức đấu thầu

(1) Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi đối với gói thầu có quy mô nhỏ, gói thầu mua sắm trực tiếp;

(2) Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ áp dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi đối với gói thầu có giá trị gói thầu lớn hơn 10 tỷ đồng.

+ Trình tự, cách thức thực hiện với phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ

Bước 1: Thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với từng gói thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thông báo: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày được Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Bước 2: Thông báo mời thầu.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thông báo mời thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; Báo Đấu thầu; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời gian thực hiện: Thời hạn Báo Đấu thầu nhận được thông tin tối thiểu là 05 ngày làm việc trước ngày dự kiến phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Các thông tin này được đăng tải 01 kỳ trên Báo Đấu thầu.

Bước 3: Phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời thầu.

Thời gian nhận được văn bản yêu cầu giải thích làm rõ hồ sơ mời thầu: Tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

Trường hợp sửa đổi HSMT, HSYC (nếu có): Tổng cục Dự trữ Nhà nước phải thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu là 03 ngày làm việc. Trường hợp thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ không đáp ứng quy định này, Tổng cục DTNN thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu tương ứng đảm bảo quy định về thời gian gửi văn bản sửa đổi HSMT, HSĐX.

Địa điểm phát hành HSMT, HSĐX: Cơ quan Tổng cục Dự trữ Nhà nước

Bước 4: Chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất.

Nhà thầu tham dự thầu chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trước thời điểm đóng thầu (nếu có) cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Khoản tiền bảo đảm dự thầu (chỉ thực hiện đối với hình thức đấu thầu rộng rãi): Nhà thầu tham dự thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu đối với hồ sơ dự thầu; giá trị bảo đảm dự thầu theo quy định trong HSMT, HSĐX.

Thời gian chuẩn bị, nộp HSDT được tính từ thời điểm bắt đầu phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày có thời điểm đóng thầu. Tối thiểu là 10 ngày và tối đa theo quy định tại thông báo mời thầu (đối với gói thầu có quy mô nhỏ);

Thời gian chuẩn bị, nộp HSĐX được tính từ thời điểm bắt đầu phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đóng thầu. Tối thiểu 05 ngày làm việc và tối đa theo quy định tại thông báo của hồ sơ yêu cầu (đối với gói thầu mua sắm trực tiếp).

Địa điểm nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất: Cơ quan Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Bước 5: Mở thầu

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thực hiện việc mở thầu đúng thời điểm và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Việc mở thầu được tiến hành công khai và chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu (đối với hình thức đấu thầu rộng rãi) mà Tổng cục Dự trữ Nhà nước nhận được trước thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu.

Thời gian: Theo quy định tại HSMT, HSYC (trong vòng 1 giờ kể từ thời điểm đóng thầu)

Địa điểm: Cơ quan Tổng cục Dự trữ Nhà nước, cụ thể theo quy định tại HSMT

Bước 6: Đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thực hiện việc đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất theo tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các yêu cầu khác quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Thời gian thực hiện:

– Đối với gói thầu có quy mô nhỏ, thời gian đánh giá HSDT được tính kể từ ngày mở thầu đến khi bên mời thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu – tối đa là 25 ngày;

– Đối với gói thầu mua sắm trực tiếp, thời gian đánh giá hồ sơ đề xuất được tính kể từ ngày thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu – tối đa là 30 ngày. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá HSĐX nhưng không quá 20 ngày và phải đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.

Bước 7: Thương thảo hợp đồng.

Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được Tổng cục Dự trữ Nhà nước mời đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu. Trường hợp thương thảo không thành công, Tổng cục Dự trữ Nhà nước xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước sẽ xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định.

Bước 8: Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Tổng cục trưởng Tổng cục DTNN phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Thời gian thực hiện:

– Đối với gói thầu có quy mô nhỏ, thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được tính từ kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định – tối đa là 05 ngày làm việc;

– Đối với gói thầu mua sắm trực tiếp, thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn được tính từ kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định – tối đa là 10 ngày.

Bước 9: Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Tổng cục Dự trữ Nhà nước thực hiện đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu trên hệ mạng đấu thầu quốc gia; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thực hiện: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi có Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Tổng cục DTNN gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu theo đường bưu điện, fax.

Thời hạn thực hiện: 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.

Bước 10: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước và nhà thầu được lựa chọn tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải tuân thủ quy định của Bộ Luật Dân sự, Luật Đấu thầu, Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ, HSMT, HSYC, HSDT, HSĐX và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại HSMT, HSYC.

Bước 11: Bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Nhà thầu được lựa chọn phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Thời hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước và giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Thời hạn thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng.

Bước 12: Giao nhận hàng.

Hàng được giao trên phương tiện vận chuyển của bên bán tại cửa kho dự trữ quốc gia.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng

Địa điểm: Tại cửa kho dự trữ quốc gia.

Bước 13: Thanh lý hợp đồng

Tổng cục Dự trữ Nhà nước và nhà thầu thực hiện thanh lý hợp đồng sau khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng (ngoại trừ nghĩa vụ bảo hành)

Thời gian thực hiện: Theo quy định trong hợp đồng

Bước 14: Trách nhiệm về bảo hành.

Bên bán hàng cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước phải thực hiện trách nhiệm nghĩa vụ bảo hành hàng đã cung cấp cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Thời điểm bảo hành, giá trị bảo đảm bảo hành thực hiện theo quy định trong hợp đồng.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng

+ Trình tự, cách thức, thời gian thực hiện đối với phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ

Bước 1: Thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với từng gói thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thông báo: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày được Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

Bước 2: Thông báo mời thầu.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thông báo mời thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; Báo Đấu thầu; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời gian thực hiện: Thời hạn Báo Đấu thầu nhận được thông tin tối thiểu là 05 ngày làm việc trước ngày dự kiến phát hành hồ sơ mời thầu. Các thông tin này được đăng tải 01 kỳ trên Báo Đấu thầu.

Bước 3: Phát hành hồ sơ mời thầu.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước phát hành hồ sơ mời thầu sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời thầu.

Thời gian nhận được văn bản yêu cầu giải thích làm rõ hồ sơ mời thầu: Tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

Trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu (nếu có): Tổng cục Dự trữ Nhà nước phải thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu là 10 ngày làm việc. Trường hợp thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ không đáp ứng quy định này, Tổng cục DTNN thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu tương ứng đảm bảo quy định về thời gian gửi văn bản sửa đổi HSMT.

Địa điểm phát hành HSMT: Cơ quan Tổng cục DTNN.

Bước 4: Chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu.

Nhà thầu tham dự thầu chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu; sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu (nếu có) cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Khoản tiền bảo đảm dự thầu: Nhà thầu tham dự thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu đối với hồ sơ dự thầu; giá trị bảo đảm dự thầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Thời gian chuẩn bị, nộp HSDT được tính từ thời điểm bắt đầu phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày có thời điểm đóng thầu. Tối thiểu là 20 ngày và tối đa theo quy định tại thông báo mời thầu.

Địa điểm nộp HSMT: Cơ quan Tổng cục DTNN.

Bước 5: Mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thực hiện việc mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đúng thời điểm và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu.

Việc mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được tiến hành công khai và chỉ tiến hành mở các hồ sơ đề xuất về kỹ thuật mà Tổng cục Dự trữ Nhà nước nhận được trước thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại HSMT (trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu).

Địa điểm: Cơ quan Tổng cục DTNN, cụ thể theo quy định tại HSMT.

Bước 6: Đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thực hiện đánh giá Hồ sơ đề xuất kỹ thuật theo tiêu chuẩn đánh giá quy định tại HSMT

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này

Bước 7: Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước quyết định phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thông báo danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật đến tất cả các nhà thầu tham dự thầu, trong đó mời các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật đến mở hồ sơ đề xuất về tài chính.

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này

Bước 8: Mở hồ sơ đề xuất về tài chính.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước chỉ thực hiện việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở hồ sơ đề xuất về tài chính, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu.

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này

Bước 9: Đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính

Tổng cục Dự trữ Nhà nước thực hiện đánh giá Hồ sơ đề xuất về tài chính theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu.

Thời gian thực hiện: Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật không quy định rõ thời gian thực hiện bước này

Bước 10: Thương thảo hợp đồng.

Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được Tổng cục Dự trữ Nhà nước mời đến thương thảo hợp đồng.

Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu. Trường hợp thương thảo không thành công, Tổng cục Dự trữ Nhà nước xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước sẽ xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định.

Tổng thời gian thực hiện từ bước 5 đến ngày bên mời thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa không quá 45 ngày đối với hồ sơ dự thầu (thời gian này không bao gồm thời gian thẩm định, phê duyệt, kể cả thời gian thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ). Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá HSDT nhưng không quá 20 ngày và phải bảođảm tiến độ thực hiện dự án.

Bước 11: Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Tổng cục trưởng Tổng cục DTNN phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn được tính từ kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của bên mời thầu hoặc báo cáo thẩm định trong trường hợp có yêu cầu thẩm định – tối đa là 10 ngày.

Bước 12: Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Tổng cục Dự trữ Nhà nước thực hiện đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu trên hệ mạng đấu thầu quốc gia; Trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Thời hạn thực hiện: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi có Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

– Tổng cục DTNN gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự thầu theo đường bưu điện, fax.

Thời hạn thực hiện: 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt.

Bước 13: Hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước và nhà thầu được lựa chọn tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng. Hợp đồng được ký kết giữa các bên phải tuân thủ quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Đấu thầu, Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ, HSMT, HSDT và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại HSMT.

Bước 14: Bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Nhà thầu được lựa chọn phải thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Thời hạn nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước và giá trị bảo đảm thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Thời hạn thực hiện: Theo quy định của hợp đồng.

Bước 15: Giao nhận hàng.

Hàng được giao trên phương tiện vận chuyển của bên bán tại cửa kho dự trữ quốc gia.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng

Địa điểm: Tại cửa kho dự trữ quốc gia

Bước 16: Thanh lý hợp đồng

Tổng cục Dự trữ Nhà nước và nhà thầu thực hiện thanh lý hợp đồng sau khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng (ngoại trừ nghĩa vụ bảo hành).

Thời gian thực hiện: Theo quy định trong hợp đồng

Bước 17: Trách nhiệm về bảo hành.

Bên bán hàng cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước phải thực hiện trách nhiệm nghĩa vụ bảo hành hàng đã cung cấp cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Thời điểm bảo hành, thời gian bảo hành và giá trị bảo đảm bảo hành thực hiện theo quy định trong hợp đồng.

Thời gian thực hiện: Theo quy định tại hợp đồng

+ Phiếu thu tiền mua hồ sơ mời thầu, số lượng 01 bản;

+ Văn bản đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu (nếu có); số lượng 01 bản;

+ Hồ sơ dự thầu (bao gồm cả Bảo lãnh dự thầu); số lượng theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

+ Văn bản làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có), số lượng 01 bản;

– Thành phần, số lượng hồ sơ yêu cầu đối với nhà thầu trúng thầu giao nhận hàng và khi thanh toán: Thực hiện theo quy định tại hợp đồng.

Luật Đấu thầu,

Nghị định số 63/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thực hiện.