QUYẾT ĐỊNH 1556/QĐ-BHXH NĂM 2019 QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05/01/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bãi bỏ Quyết định số 1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số 1288/QĐ-BHXH ngày 30/10/2009 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc, các tổ chức đảng, đoàn thể cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ và Công văn số 4530/BHXH-TTLT ngày 22/10/2010 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc quản lý, lưu trữ hồ sơ của đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội một lần.

Điều 3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1556/QĐ-BHXH ngày 25/10/2019 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam.

2. Quy định này được áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam (gọi chung là đơn vị), Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh); Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện).

Điều 2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam được quy định gồm hai mức như sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm.

Điều 3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam

1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu) là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.

2. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu áp dụng đối với 21 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:

Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp

Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án

Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ

Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương

Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán

Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản

Nhóm 7. Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế

Nhóm 8. Hồ sơ, tài liệu pháp chế

Nhóm 9. Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng

Nhóm 10. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học

Nhóm 11. Hồ sơ, tài liệu công nghệ thông tin

Nhóm 12. Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và kiểm toán nội bộ

Nhóm 13. Hồ sơ, tài liệu báo chí, truyền thông

Nhóm 14. Hồ sơ, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ

Nhóm 15. Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN)

Nhóm 16. Hồ sơ, tài liệu sổ BHXH, thẻ BHYT

Nhóm 17. Hồ sơ, tài liệu thu, chi BHXH, BHYT, BHTN

Nhóm 18. Hồ sơ, tài liệu giám định BHYT và thanh toán đa tuyến; Dược, vật tư y tế

Nhóm 19. Hồ sơ, tài liệu quản lý đầu tư các quỹ BHXH, BHYT, BHTN

Nhóm 20. Hồ sơ, tài liệu của Hội đồng quản lý

Nhóm 21. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan

Điều 4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam. Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức tại Quy định này.

b) Khi tiến hành lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.

c) Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

2. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được Quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu này thì có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU