QUYẾT ĐỊNH 36/2020/QĐ-UBND VỀ QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật tổ chức Chính phủ và Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 2026/TTr-STP ngày 26 tháng 8 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 29 tháng 9 năm 2020.

Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh, Giám đốc các Sở: Tư pháp, Thông tin và Truyền thông, Tài nguyên và Môi trường, Tài chính, Giám đốc Công an tỉnh, Cục Trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh; các Sở, ban, ngành có liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh Tây Ninh, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 36/2020/QĐ-UBND ngày 18 tháng 9 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm Cơ sở dữ liệu, phần mềm ngăn chặn và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng, chứng thực (gọi chung là Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực) trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức sau: Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài nguyên và Môi trường, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cục Thi hành án dân sự, Công an tỉnh, Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi tắt là UBND cấp xã) và các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bao gồm tập hợp các thông tin về nguồn gốc bất động sản, các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; tập hợp các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực và các thông tin khác có liên quan.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành gửi đến Sở Tư pháp yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và các thông tin ngăn chặn do các cơ quan có liên quan đã nhập vào Cơ sơ dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ việc ngăn chặn đó.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã đã thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và được nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, nhập thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.

6. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép khai thác, sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để thực hiện việc công chứng, chứng thực theo quy định.

7. Người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là người được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận hành phần mềm (sau đây gọi chung là Người quản trị).

8. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp, nhập thông tin và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Việc cung cấp, nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải chính xác, kịp thời.

2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực khi công chứng, chứng thực không loại trừ trách nhiệm theo quy định pháp luật của công chứng viên, người trực tiếp ký văn bản chứng thực, người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.

3. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật.

Điều 4. Về cấp, quản lý và sử dụng tài khoản

1. Người được cấp tài khoản, bao gồm Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, Thủ trưởng cơ quan Điều tra – Công an tỉnh, Chủ tịch UBND cấp xã, Chủ tịch Hội Công chứng viên, Người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên và các viên chức, nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng theo phân công của trưởng các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Thẩm quyền cụ thể của từng tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của người sử dụng tài khoản quy định tại Chương IV Quy chế này.

3. Một người được phân công thực hiện nhiều nhiệm vụ có thể được cấp nhiều quyền trên cùng một tài khoản tương ứng với các nhiệm vụ được giao.

4. Người được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản của mình. Trường hợp bị mất hoặc quên tài khoản người sử dụng phải báo ngay cho cơ quan quản trị Cơ sở dữ liệu công chúng, chứng thực hoặc người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Người được cấp tài khoản không còn thực hiện nhiệm vụ được phân công thì cơ quan, đơn vị chủ quản của người được cấp tài khoản có trách nhiệm thông báo về Sở Tư pháp để xóa và thu hồi tài khoản đã được cấp.

6. Các sở, ngành có liên quan, trưỏng các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã lập danh sách yêu cầu cấp tài khoản cho các đơn vị trực thuộc sở, ngành và địa phương mình gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản.

Điều 5. Những trường hợp không được thực hiện khi sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bằng tài khoản của người khác.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chúng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực.

4. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

6. Các hành vi vi phạm pháp luật khác.

Chương II

CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG CHỨNG THỰC

Điều 6. Cơ quan, tổ chức cung cấp, nhập thông tin

1. Các cơ quan, tổ chức cung cấp, nhập thông tin gồm: Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự, Công an tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường.

2. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm nhập thông tin yêu cầu ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức ngoài tỉnh gửi đến.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã nhập nội dung các hợp đồng, giao dịch do cơ quan mình đã công chứng, chứng thực.

Điều 7. Nội dung cung cấp, nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Nội dung cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch

a) Đối với tổ chức: Tên của doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ hoạt động, mã số doanh nghiệp; đại diện theo pháp luật của tổ chức: Họ và tên, ngày/tháng/năm sinh, số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp, nơi cư trú;

b) Đối với cá nhân: Họ và tên; ngày/tháng/năm sinh; nơi cư trú; số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), cơ quan cấp, ngày/tháng/ năm cấp.

2. Thông tin về bất động sản

a) Diện tích đất; diện tích nhà (diện tích xây dựng, diện tích sử dụng);

b) Số thửa đất, số tờ bản đồ, số nhà/số căn hộ, đường/phố, tổ dân phố, xấ/phường/thị trân, huyện, thị xã, thành phố, tỉnh;

c) Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà số, cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp, các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp theo đúng nội dung thể hiện trên giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

3. Các thông tin khác có liên quan đến bất động sản.

4. Phần cuối văn bản đề nghị hoặc nội dung nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải ghi rõ họ và tên người được giao nhập thông tin để phối hợp, giải quyết.

Điều 8. Phương thức, thời hạn cung cấp, nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Phương thức cung cấp thông tin: Nhập trực tiếp vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực các nội dung quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

2. Thời hạn cung cấp, nhập thông tin: Ngay trong ngày ký ban hành văn bản, ngày có hiệu lực của văn bản. Đối với các thông tin do các cơ quan ngoài tỉnh gửi đến thì nhập ngay trong ngày nhận được văn bản yêu cầu ngăn chặn hoặc giải tỏa ngăn chặn.

Điều 9. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được thực hiện theo quy định của Quy chế này.

2. Tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã có trách nhiệm khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đúng mục đích; chỉ sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình.

Điều 10. Sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên.

2. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được tích hợp và lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.

Chương III

QUY TRÌNH KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ NHẬP THÔNG TIN VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 11. Nhập, giải tỏa thông tin ngăn chặn

1. Sau khi ra quyết định về ngăn chặn, quyết định về giải tỏa ngăn chặn các cơ quan có thẩm quyền được quy định tại Điều 6 Quy chế này phải cập nhật đầy đủ và chính xác vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay sau khi ban hành văn bản.

Sở Tư pháp tiếp nhận thông tin về ngăn chặn, thông tin về giải tỏa ngăn chặn do cơ quan có thẩm quyền ngoài tỉnh chuyển đến thì tiến hành nhập ngay sau khi lãnh đạo cơ quan đã xử lý văn bản đó.

2. Đối với thông tin về ngăn chặn, thông tin về giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực mà nội dung thông tin không hoàn toàn phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn mới nhận được.

3. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Đối với thông tin giải tỏa không đúng 100% với thông tin đã có, thì phải làm công văn chuyển ngược văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi quyết định và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.

Điều 12. Việc tra cứu và nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Tra cứu thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch bất động sản đã công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

a) Trước khi công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực ký vào văn bản công chứng, chứng thực liên quan đến một hoặc một số bất động sản nhất định, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực trực tiếp tra cứu trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để kiểm tra các thông tin liên quan đến bất động sản chuẩn bị công chứng, chứng thực gồm: Bất động sản bị ngăn chặn, tài sản đã được giải tỏa ngăn chặn hoặc đã được tổ chức hành nghề công chứng khác, UBND cấp xã khác thực hiện công chứng, chứng thực;

b) Công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải in kết quả tra cứu lưu vào hồ sơ công chứng, chứng thực. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực;

c) Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Căn cứ kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực quyết định một hoặc một số việc sau đây:

– Trường hợp bất động sản có trong danh sách ngăn chặn thì công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về bất động sản bị ngăn chặn.

– Trường hợp bất động sản đã được thực hiện đồng thời hai hợp đồng, giao dịch trở lên mà không phù hợp với quy định của pháp luật hoặc chưa được hủy thì:

+ Trưởng Tổ chức hành nghề Công chứng có trách nhiệm báo cáo Sở Tư pháp và đồng thông báo đến Hội Công chứng viên biết, để Sở Tư pháp phối hợp Hội Công chứng viên xử lý theo quy định của pháp luật, trước khi thực hiện việc hủy hợp đồng, giao dịch cũ, công chứng hợp đồng, giao dịch mới;

+ Người có thẩm quyền chứng thực báo cáo UBND cấp xã và thông báo cho Sở Tư pháp xử lý theo quy định của pháp luật, trước khi thực hiện việc hủy hợp đồng, giao dịch cũ, chứng thực hợp đồng, giao dịch mới.

d) Trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kịp thời thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;

đ) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực báo cáo kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền xem xét, hướng dẫn, giải quyết.

Sau khi thực hiện các bước nêu trên thì người có thẩm quyền công chứng, chứng thực thực hiện việc ký văn bản công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch.

2. Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

a) Tất cả các hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng và UBND có thẩm quyền chứng thực thực hiện đều phải nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

b) Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải thực hiện ngay sau khi phát hành văn bản công chứng, chứng thực;

c) Các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực cần nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được quy định tại Điều 7 của Quy chế này;

d) Các thông tin khác do Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên hướng dẫn;

đ) Người thực hiện việc nhập thông tin phải kiểm tra kỹ dữ liệu đã nhập trước khi đưa lên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 13. Sửa chữa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

Sau khi thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã đưa lên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, nếu phát hiện có sai sót về kỹ thuật hoặc nội dung thông tin thì người có trách nhiệm phải báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan và có văn bản gửi Sở Tư pháp để chỉ đạo Người quản trị kiêm tra và tiên hành sửa chữa các nội dung sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin trong hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực.

Chương IV

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 14. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Sở Tư pháp

1. Quyết định các nội dung, yêu cầu của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Quyết định việc sửa đổi, thay đổi các nội dung, yêu cầu của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Thực hiện các công việc cần thiết để xây dựng, quản lý, khai thác, vận hành và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; quyết định việc cấp và xóa tài khoản.

4. Cử người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Chỉ đạo phòng chuyên môn phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực thực hiện việc nhập thông tin yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức ngoài tỉnh gửi đến vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 15. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tịch Hội Công chứng viên

1. Phối hợp với Giám đốc Sở Tư pháp trong việc xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các tổ chức nghề công chứng, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực kịp thời, đúng quy định.

Khi phát hiện tổ chức hành nghề công chứng có vi phạm về việc cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngoài việc yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy định, Chủ tịch Hội Công chứng viên kịp thời thông báo cho Sở Tư pháp biết để chấn chỉnh, xử lý theo quy định.

Điều 16. Nhiệm vụ và quyền hạn người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Phối hợp với Trưởng phòng chuyên môn phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực thuộc Sở Tư pháp, sửa chữa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định tại Điều 13 của Quy chế này.

2. Phối hợp bộ phận chuyên môn kỹ thuật thuộc Sở Thông tin và Truyền thông theo dõi, đảm bảo an ninh, an toàn cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trước các hành vi xâm nhập bất hợp pháp nhằm mục đích phá hoại hoặc thay đổi cấu trúc dữ liệu.

3. Cấp mới, thu hồi tài khoản trên hệ thống Cơ sở dữ liệu. Thay đổi thông tin tài khoản và thực hiện việc phân quyền theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

4. Quản lý các tài khoản của người sử dụng; bảo đảm cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và các công cụ hỗ trợ hoạt động tốt.

5. Hỗ trợ người sử dụng trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tư pháp phân công.

Điều 17. Nhiệm vụ và quyền hạn các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng phải sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến bất động sản đã được công chứng; đảm bảo kết nối các thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng, UBND có thẩm quyền chứng thực và khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ công chứng.

2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tổ chức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ chức mình;

b) Phân công cho Công chứng viên thuộc tổ chức mình sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa tài khoản cho người sử dụng tại tổ chức mình;

c) Chịu trách nhiệm chỉ đạo Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện đầy đủ nội dung quy định tại Điều 12, Điều 13 của Quy chế này; việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện theo Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu công chúng, chứng thực;

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ) cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ chức mình.

Điều 18. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp xã

1. UBND cấp xã khi thực hiện chứng thực phải sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến bất động sản đã được chứng thực; đảm bảo kết nối các thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh và khai thác thông tin nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ chứng thực.

2. Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm:

a) Tổ chức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại cấp mình;

b) Ủy quyền cho công chức thuộc tổ chức mình sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa tài khoản cho người sử dụng tại tổ chức mình;

c) Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 12, Điều 13 của Quy chế này về việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thực hiện theo Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ) cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại cấp mình.

Điều 19. Nhiệm vụ và quyền của các cơ quan Công an, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự và Tài nguyên và Môi trường

1. Tổ chức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ chức mình;

2. Ủy quyền cho công chức thuộc tổ chức mình sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa tài khoản cho người sử dụng tại tổ chức mình;

3. Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 12, Điều 13 của Quy ché này; việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do tổ chức mình nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện theo Quy chế này và hướng dân sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

4. Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ) cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại cơ quan, tổ chức mình.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Trách nhiệm thực hiện

1. Sở Tư pháp

a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; thực hiện quyền hạn và chịu trách nhiệm theo quy định;

b) Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định kỳ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết;

c) Chủ trì phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành có liên quan xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tỉnh trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn;

d) Thành lập Tổ quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công.

đ) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các ngành có liên quan hàng năm tổng hợp kinh phí hỗ trợ để thực hiện quy chế này theo đúng quy định.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường

a) Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành có liên quan xây dựng cơ chế liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực về nguồn gốc bất động sản, chủ sở hữu bất động sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của bất động sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn;

b) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai nhập thông tin về giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất bị thu hồi hoặc hủy bỏ và đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, thế chấp quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Tư pháp và các sở, ban, ngành có liên quan trong việc xây dựng cơ chế liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và sao lưu dữ liệu, bảo mật phần mềm, tích hợp vào hệ thống thông tin tích hợp dữ liệu tỉnh.

4. Công an tỉnh Tây Ninh

a) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đảm bảo an toàn an ninh thông tin về Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

b) Chỉ đạo Cơ quan Cảnh sát điều tra – Công an tỉnh kịp thời nhập nội dung các thông tin yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

5. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện Quy chế này theo đúng quy định.

6. Hội Công chứng viên

a) Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đến Công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này, nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh;

b) Có biện pháp xử lý đối với Công chứng viên là thành viên của Hội công chứng không cập nhật thông tin kịp thời, trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

7. Các cơ quan, tổ chức có liên quan

a) Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời nhập nội dung các thông tin, yêu cầu ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn tài sản là bất động sản có liên quan đến các vụ việc thuộc phạm vi thẩm quyền giải quyết của ngành, tổ chức mình;

b) Các sở, ngành có liên quan theo chức năng nhiệm vụ của ngành, đơn vị mình có trách nhiệm phối hợp tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Quy chế này.

8. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo UBND cấp xã tại địa phương mình thực hiện việc tra cứu, sử dụng và nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch đã chứng thực vào Cơ sở dự liệu công chứng, chứng thực sau khi được cài đặt và cấp tài khoản sử dụng.

9. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp xã

a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định tại Quy chế này;

b) Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

10. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc hoặc có những vấn đề chưa phù hợp với tình hình thực tế, đề nghị các cơ quan, tổ chức có liên quan phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.