THÔNG TƯ LIÊN TỊCH 11/2008/TTLT-BTP-BNG HƯỚNG DẪN NGHỊ ĐỊNH 158/2005/NĐ-CP VỀ ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO, CƠ QUAN LÃNH SỰ CỦA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI DO BỘ TƯ PHÁP – BỘ NGOẠI GIAO BAN HÀNH

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY ĐỊNH CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 158/2005/NĐ-CP NGÀY 27/12/2005 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO, CƠ QUAN LÃNH SỰ CỦA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao thống nhất hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

a) Thông tư liên tịch này hướng dẫn thực hiện Điều 80 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện Việt Nam), bao gồm:

– Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài và có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam;

– Đăng ký kết hôn giữa hai bên nam nữ là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

– Đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết ở nước ngoài;

– Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi giữa người nhận nuôi là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài với trẻ em được nhận làm con nuôi là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

– Đăng ký việc giám hộ giữa công dân Việt Nam với nhau cư trú ở nước ngoài, hoặc giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

– Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa người nhận và người được nhận là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

– Đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và đã ghi chú vào sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

– Thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, bao gồm: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt việc nuôi con nuôi;

– Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài;

– Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, mà những việc hộ tịch đó trước đây đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

– Thực hiện ghi vào sổ các việc: khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

– Cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam, mà sổ đăng ký các sự kiện hộ tịch đó đang lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

– Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài.

b) Những việc hộ tịch sau đây được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10 tháng 7 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài (sau đây gọi là Nghị định số 68/2002/NĐ-CP) và Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP:

– Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

– Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

– Đăng ký việc nuôi con nuôi giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc nuôi con nuôi giữa người nước ngoài thường trú tại nước tiếp nhận xin nhận trẻ em Việt Nam cư trú tại nước đó làm con nuôi.

2. Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch

a) Đối với những nước mà Việt Nam đã đặt Cơ quan đại diện, thì việc đăng ký hộ tịch theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này được thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở khu vực lãnh sự mà đương sự cư trú.

b) Đối với những nước chưa có quan hệ ngoại giao với Việt Nam hoặc Việt Nam chưa đặt Cơ quan đại diện, thì việc đăng ký hộ tịch theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này được thực hiện tại một trong các cơ quan sau đây:

– Cơ quan đại diện Việt Nam gần nhất;

– Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước kiêm nhiệm;

– Cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự.

3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư liên tịch này, các khái niệm dưới đây được hiểu như sau:

a) “Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài” là những công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

b) “Công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài” là người đang có quốc tịch Việt Nam cư trú, làm ăn, sinh sống ở nước ngoài và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép cư trú có thời hạn ở nước ngoài.

c) “Công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài” là những người đang có quốc tịch Việt Nam công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép tạm trú có thời hạn ở nước ngoài.

4. Các giấy tờ cá nhân nộp khi đăng ký hộ tịch

Khi đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam, đương sự phải nộp bản chụp các giấy tờ sau đây để chứng minh về nhân thân và nơi cư trú:

– Hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu (như Hộ chiếu thuyền viên; Giấy thông hành biên giới; Giấy thông hành nhập, xuất cảnh; Giấy thông hành hồi hương; Giấy thông hành); trường hợp không có Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế Hộ chiếu, thì có thể xuất trình giấy tờ khác có giá trị chứng minh về nhân thân (như Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận đăng ký công dân, thẻ cử tri mới nhất…).

– Giấy tờ chứng minh về tình trạng cư trú của người đó tại nước sở tại.

Khi nộp bản chụp các giấy tờ nêu trên, đương sự phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

5. Sử dụng biểu mẫu hộ tịch

Khi đăng ký các sự kiện hộ tịch theo hướng dẫn tại Mục II Thông tư liên tịch này, Cơ quan đại diện Việt Nam sử dụng các biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP ngày 13 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ đăng ký hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch sử dụng tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (sau đây goi là Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP).

II. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

1. Đăng ký khai sinh

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà trẻ em sinh ra hoặc ở nước mà cha, mẹ của trẻ em là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện việc đăng ký khai sinh.

Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ đăng ký khai sinh cho trẻ em nếu cha mẹ nhất trí lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho trẻ em đó theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

b) Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 15 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài, thì việc xác định quốc tịch cho trẻ em được thực hiện theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

d) Xác định họ và quê quán

Khi đăng ký khai sinh, họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ.

Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ.

đ) Ghi về nơi sinh

Trường hợp trẻ em được sinh ra ở nước ngoài, mục nơi sinh được ghi theo tên thành phố, tên nước, nơi trẻ em đó được sinh ra (Ví dụ: Luân Đôn, Liên hiệp vương quốc Anh và Bắc Ai-len; Bec-lin, Cộng hòa liên bang Đức).

e) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú mà vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận là cha của trẻ, thì Cơ quan đại diện Việt Nam kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh. Trường hợp người nhận con là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài, thì việc đăng ký nhận con được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ; nếu người nhận con là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài, thì việc đăng ký nhận con được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và Thông tư liên tịch này.

Khi kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh, Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam vẫn phải cấp cho đương sự Quyết định công nhận việc nhận con.

2. Đăng ký kết hôn

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà một trong hai bên nam nữ hoặc cả hai bên nam nữ là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện việc đăng ký kết hôn.

b) Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam nữ phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định) và xác nhận về tình trạng hôn nhân hoặc cam đoan về tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại các điểm c, d, đ khoản này.

c) Trong trường hợp một trong hai bên nam nữ tạm trú trên lãnh thổ nước khác, thì khi đăng ký kết hôn, Cơ quan đại diện Việt Nam nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn có trách nhiệm liên hệ với Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đương sự tạm trú tại thời điểm đăng ký kết hôn để xác minh về tình trạng hôn nhân của đương sự trong thời gian tạm trú trên lãnh thổ nước đó.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi tiếp nhận yêu cầu xác minh phải có văn bản trả lời, nội dung văn bản phải ghi rõ về tình trạng hôn nhân của đương sự trong thời gian tạm trú ở nước đó. (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại… CHLB Đức, trong thời gian tạm trú tại… CHLB Đức từ ngày… đến ngày… không đăng ký kết hôn với ai tại Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức); đối với người đã có vợ/chồng nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó. (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại… CHLB Đức, trong thời gian tạm trú tại… CHLB Đức từ ngày… đến ngày… đã đăng ký kết hôn tại.., nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số… ngày… tháng … năm…. của …).

Sau 5 ngày làm việc, kể từ ngày gửi yêu cầu xác minh, nếu Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn không nhận được văn bản trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam về tình trạng hôn nhân của đương sự, thì yêu cầu đương sự nộp bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm đ khoản này.

d) Trong trường hợp trước khi xuất cảnh, một trong hai bên hoặc cả hai bên nam nữ đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình Việt Nam, thì khi đăng ký kết hôn người đó phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú cuối cùng trước khi xuất cảnh cấp.

Trường hợp bên nam, bên nữ chứng minh được trước khi xuất cảnh ra nước ngoài chưa đủ tuổi kết hôn hoặc đã đủ tuổi kết hôn và đã đăng ký kết hôn, nhưng sau khi ra nước ngoài đã ly hôn hoặc người vợ, người chồng kia đã chết, thì không cần phải có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm này.

đ) Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả ở trong nước hay ở nước ngoài), thì khi đăng ký kết hôn, ngoài việc xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm c, d khoản này, đương sự phải nộp thêm bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan.

Nội dung cam đoan phải thể hiện rõ về tình trạng hôn nhân. (Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại … cam đoan trong thời gian cư trú tại… từ ngày…. đến ngày… không đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình); đối với những người đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn hay người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó. (Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại… cam đoan trong thời gian cư trú tại… từ ngày…. đến ngày… đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số… ngày… tháng… năm…. của…, hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình).

e) Thời hạn giải quyết việc đăng ký kết hôn và tổ chức đăng ký kết hôn được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 18 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

g) Trong trường hợp hai bên nam nữ tạm trú tại hai nước khác nhau, thì sau khi đã đăng ký, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký kết hôn phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam liên quan để biết.

3. Đăng ký khai tử

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam đã chết, thực hiện việc đăng ký khai tử.

b) Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ xác nhận về việc chết do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

c) Trong trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở địa bàn nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai tử phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi công dân Việt Nam cư trú cuối cùng trước khi chết để biết.

d) Trình tự thực hiện việc đăng ký khai tử được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 Điều 21 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

4. Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận nuôi con nuôi hoặc ở nước mà trẻ em được nhận làm con nuôi là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện đăng ký việc nhận nuôi con nuôi.

b) Trong trường hợp việc nuôi con nuôi đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà trẻ em được nhận làm con nuôi tạm trú, không phải nơi tạm trú của người nhận nuôi con nuôi, thì phải có xác nhận của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận nuôi con nuôi tạm trú về việc người đó có đủ điều kiện nuôi con nuôi theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

c) Trình tự, thủ tục đăng ký việc nhận nuôi con nuôi được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 26 và Điều 27 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

d) Trong trường hợp giữa cha, mẹ đẻ và cha, mẹ nuôi có sự thỏa thuận về việc thay đổi phần khai về cha, mẹ từ cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con nuôi, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nuôi con nuôi đăng ký khai sinh lại cho con nuôi theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

đ) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của con nuôi trước đây thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh lại cho con nuôi thông báo cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh cho con nuôi để cơ quan này ghi chú việc đăng ký khai sinh lại; trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Cơ quan đại diện Việt Nam phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi chú việc đăng ký khai sinh lại vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Bộ Ngoại giao.

e) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của con nuôi trước đây được thực hiện ở trong nước, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh lại cho con nuôi thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thông báo cho Sở Tư pháp, mà trong địa hạt đó đương sự đã đăng ký khai sinh để Sở Tư pháp chỉ đạo ghi chú việc đã đăng ký khai sinh lại ở nước ngoài; trường hợp việc khai sinh trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp thực hiện việc ghi chú.

5. Đăng ký việc giám hộ

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người giám hộ và người được giám hộ là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện đăng ký việc giám hộ.

Trình tự, thủ tục đăng ký việc giám hộ được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 30 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

b) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc giám hộ thực hiện đăng ký chấm dứt, thay đổi việc giám hộ.

Trình tự, thủ tục đăng ký chấm dứt, thay đổi việc giám hộ được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2, Khoản 3 và Khoản 4 Điều 31 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

6. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện đăng ký việc nhận cha, mẹ, con.

b) Trình tự, thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 34 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Sau khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con ghi bổ sung phần khai về cha, mẹ trong bản chính Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con, nếu phần khai về cha, mẹ trước đây để trống. Trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu một quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Cơ quan đại diện Việt Nam phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Bộ Ngoại giao.

d) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của người con trước đây được thực hiện ở trong nước, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thông báo cho Sở Tư pháp, mà trong địa hạt đó đương sự đã đăng ký khai sinh để Sở Tư pháp chỉ đạo ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con trong Sổ đăng ký khai sinh; trường hợp việc khai sinh trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp thực hiện việc ghi bổ sung.

đ) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của người con trước đây thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con thông báo cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đương sự đã đăng ký khai sinh để cơ quan này ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con trong Sổ đăng ký khai sinh; trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã nhận thông báo phải thông báo tiếp cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Bộ Ngoại giao.

e) Trong trường hợp phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh của người con đã ghi tên người khác, không phải là cha, mẹ đẻ, thì đương sự phải làm thủ tục cải chính theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Khoản 7 Mục II của Thông tư liên tịch này.

g) Trong trường hợp người nhận và người được nhận là cha, mẹ, con tạm trú tại hai nước khác nhau, thì sau khi đã đăng ký, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam liên quan để biết.

7. Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch trước đây thực hiện đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch.

b) Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Trình tự, thủ tục đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

d) Việc điều chỉnh những nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 39 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. 

đ) Đối với trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, đã ghi chú vào sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã ghi chú vào sổ các việc hộ tịch nêu trên.

e) Trong trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì sau khi đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, Cơ quan đại diện Việt Nam thông báo cho Bộ Ngoại giao về những nội dung thay đổi để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi chú tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại Bộ Ngoại giao.         

8. Ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác

a) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch có liên quan, bao gồm: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt nuôi con nuôi.

Việc tiếp nhận các thông tin liên quan đến thay đổi hộ tịch khác có thể do các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chuyển giao hoặc do đương sự xuất trình.

b) Cách ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 42 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Trong trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại Bộ Ngoại giao, thì sau khi thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác, Cơ quan đại diện Việt Nam thông báo những nội dung thay đổi cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại Bộ Ngoại giao.

9. Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn

a) Việc đăng ký khai sinh quá hạn tại Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ được thực hiện khi công dân Việt Nam đã sinh ra ở nước ngoài mà chưa được đăng ký khai sinh (kể cả tại Cơ quan đại diện Việt Nam và tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài).

Thẩm quyền đăng ký khai sinh quá hạn được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm a Khoản 1 Mục II Thông tư liên tịch này. Trường hợp người đã thành niên đăng ký khai sinh quá hạn cho mình, thì có thể đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi cư trú của cha mẹ, hoặc tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi người đó cư trú.

b) Việc đăng ký khai tử quá hạn tại Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ được thực hiện khi công dân Việt Nam đã chết ở nước ngoài mà chưa được đăng ký khai tử (kể cả tại Cơ quan đại diện Việt Nam và tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài).

Thẩm quyền, thủ tục đăng ký khai tử quá hạn được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm a Khoản 3 Mục II Thông tư liên tịch này.

c) Trình tự đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 45 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

10. Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi

a) Việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài được đăng ký lại trong trường hợp các việc hộ tịch đó trước đây đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng, không sử dụng được.

b) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam đã đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi trước đây, thực hiện việc đăng ký lại.

Trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch do Cơ quan đại diện Việt Nam cấp hợp lệ trước đây, thì được đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà đương sự hiện đang cư trú.

c) Trình tự, thủ tục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

III. GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH CÁC VIỆC HỘ TỊCH ĐÃ ĐĂNG KÝ TẠI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGOÀI

1. Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, đã đăng ký khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, mà có yêu cầu cấp các giấy tờ hộ tịch theo biểu mẫu của Việt Nam, thì phải làm thủ tục ghi vào sổ các việc hộ tịch đó tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà đương sự cư trú.

2. Thủ tục và cách ghi vào sổ hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 56 và Điều 57 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Sau khi thực hiện việc ghi vào sổ hộ tịch, Cơ quan đại diện Việt Nam cấp cho đương sự bản chính Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi theo từng loại việc hộ tịch đã ghi chú. Sổ đã ghi các sự kiện hộ tịch là căn cứ để cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch sau này.

Khi cấp các giấy tờ hộ tịch nêu trên, các Cơ quan đại diện Việt Nam sử dụng mẫu bản chính giấy tờ hộ tịch theo phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này.

4. Trong trường hợp đương sự có yêu cầu bổ sung các nội dung còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch của Việt Nam, thì Cơ quan đại diện Việt Nam giải quyết việc bổ sung nội dung đó trong sổ hộ tịch; bản chính và bản sao giấy tờ hộ tịch được cấp theo nội dung đã được ghi bổ sung trong sổ hộ tịch.

Trong trường hợp đương sự có yêu cầu bổ sung quốc tịch của trẻ em trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của Việt Nam, do Giấy khai sinh được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp không ghi về quốc tịch hoặc không có phần ghi về quốc tịch, thì việc xác định quốc tịch cho trẻ em để ghi bổ sung được thực hiện theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

IV. CẤP BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH, CẤP LẠI BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH

1. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch

a) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cũng có thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch khi đương sự có yêu cầu.

b) Nguyên tắc ghi bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 61 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

2. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh

a) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh. Trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cũng có thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh khi đương sự có yêu cầu.

b) Trình tự, thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Sử dụng biểu mẫu hộ tịch

Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh và cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch theo hướng dẫn tại Mục này, Cơ quan đại diện Việt Nam sử dụng các biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP. Trường hợp Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cấp lại bản chính Giấy khai sinh và cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, thì sử dụng mẫu bản chính Giấy khai sinh và bản sao giấy tờ hộ tịch theo phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này.

V. CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

1. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam cư trú, thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đó trong thời gian cư trú ở nước sở tại, nếu đương sự có yêu cầu.

2. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo quy định tại Điều 67 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Nội dung xác nhận tình trạng hôn nhân trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm c Khoản 2 Mục II Thông tư liên tịch này.

VI. GHI CHÉP SỔ HỘ TỊCH, BIỂU MẪU HỘ TỊCH, SỬA CHỮA SAI SÓT TRONG NỘI DUNG SỔ HỘ TỊCH

1. Ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch

Nguyên tắc ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 68 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

2. Sửa chữa sai sót trong sổ hộ tịch do ghi chép

a) Sổ hộ tịch là tài liệu gốc, các thông tin ghi trong sổ hộ tịch phải bảo đảm tuyệt đối chính xác. Trong trường hợp nội dung của bản chính giấy tờ hộ tịch đúng, nhưng nội dung trong sổ hộ tịch sai, thì phải sửa chữa nội dung sai sót đó trong sổ hộ tịch cho phù hợp với bản chính giấy tờ hộ tịch.

b) Việc sửa chữa sai sót do ghi chép trong sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 69 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

VII. LƯU TRỮ SỔ HỘ TỊCH, GIẤY TỜ HỘ TỊCH; CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ HỘ TỊCH

1. Lưu trữ sổ hộ tịch, khóa sổ hộ tịch

Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép). 01 quyển lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đăng ký hộ tịch; 01 quyển chuyển lưu tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự). Đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập một quyển và lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam.

Việc khóa sổ hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 71 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

2. Lưu trữ giấy tờ hộ tịch

Việc lưu trữ giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 72 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Thời hạn gửi báo cáo hộ tịch và số liệu thống kê hộ tịch

Các Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm gửi báo cáo về tình hình quản lý, đăng ký hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam và số liệu thống kê hộ tịch cho Bộ Ngoại giao; báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi trước ngày 31 tháng 7 hàng năm; báo cáo 01 năm phải gửi trước ngày 31 tháng 01 của năm sau.

Sau khi nhận được báo cáo của các Cơ quan đại diện Việt Nam, Bộ Ngoại giao tổng hợp và gửi cho Bộ Tư pháp; báo cáo 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 31 tháng 8 hàng năm; báo cáo 01 năm gửi trước ngày 01 tháng 3 của năm sau.

VIII. VIÊN CHỨC NGOẠI GIAO, LÃNH SỰ LÀM CÔNG TÁC HỘ TỊCH TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

1. Tại mỗi Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải có viên chức ngoại giao, lãnh sự chuyên trách thực hiện công tác hộ tịch. Viên chức ngoại giao, lãnh sự phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các giấy tờ hộ tịch khi cấp cho công dân Việt Nam ở nước ngoài.

2. Viên chức ngoại giao, lãnh sự làm công tác hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ hộ tịch. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp tổ chức bồi dưỡng về nghiệp vụ hộ tịch cho các viên chức ngoại giao, lãnh sự trước khi đảm nhận công tác hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam.

3. Viên chức ngoại giao, lãnh sự không được làm những việc sau đây:

a) Cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn, phiền hà cho các cá nhân khi đăng ký hộ tịch;

b) Nhận hối lộ;

c) Thu lệ phí hộ tịch cao hơn mức quy định hoặc tự ý đặt ra các khoản thu khi đăng ký hộ tịch;

d) Tự đặt ra những thủ tục, giấy tờ trái với quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn của Thông tư liên tịch này khi đăng ký hộ tịch;

đ) Làm sai lệch các nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch;

e) Cố ý cấp các giấy tờ hộ tịch có nội dung không chính xác.

4. Khi đăng ký hộ tịch, viên chức ngoại giao, lãnh sự phải sử dụng các loại sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp và hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này.

IX. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 3 năm 2009.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, Cơ quan đại diện Việt Nam có văn bản gửi về Bộ Ngoại giao, để Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp kịp thời hướng dẫn./.

PHỤ LỤC I

CÁC BẢN CHÍNH GIẤY TỜ HỘ TỊCH DO CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM DÙNG ĐỂ CẤP LẠI CHO CÔNG DÂN VIỆT NAM SAU KHI ĐÃ GHI CHÚ VÀO SỔ HỘ TỊCH CÁC VIỆC HỘ TỊCH ĐÃ ĐĂNG KÝ TẠI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGOÀI

(Kèm theo Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao)

PHỤ LỤC II

BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH VÀ BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH DO BỘ NGOẠI GIAO (CỤC LÃNH SỰ) DÙNG ĐỂ CẤP CHO CÔNG DÂN VIỆT NAM KHI CÓ YÊU CẦU CẤP LẠI BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH HOẶC BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH LƯU TẠI BỘ NGOẠI GIAO

(Kèm theo Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao)