TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 11645:2016 (ISO 15511:2011) VỀ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – KÝ HIỆU NHẬN DẠNG TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ CHO CÁC THƯ VIỆN VÀ CÁC TỔ CHỨC LIÊN QUAN

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 11645:2016

ISO 15511:2011

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – KÝ HIỆU NHẬN DẠNG TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ CHO CÁC THƯ VIỆN VÀ CÁC TỔ CHỨC LIÊN QUAN

Information and documentation – International standard identifier for libraries and related organizations (ISIL)

Lời nói đầu

TCVN 11645:2016 hoàn toàn tương với ISO 15511:2011

TCVN 11645:2016 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – KÝ HIỆU NHẬN DẠNG TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ CHO CÁC THƯ VIỆN VÀ CÁC TỔ CHỨC LIÊN QUAN

Information and documentation – International standard identifier for libraries and related organizations (ISIL)

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định ký hiệu nhận dạng tiêu chuẩn quốc tế cho các thư viện và các tổ chức liên quan (ISIL), trong đó bao gồm một tập các ký hiệu nhận dạng tiêu chuẩn được sử dụng để nhận dạng duy nhất các thư viện, các cơ quan lưu trữ, các bảo tàng và các tổ chức liên quan với một tác động tối thiểu đến các hệ thống hiện có.

Một ISIL xác định một tổ chức, nghĩa là một thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng hay một tổ chức liên quan, hoặc một trong các đơn vị cấp dưới của tổ chức, có trách nhiệm về một hành động hoặc dịch vụ trong môi trường thông tin (ví dụ như tạo ra các thông tin máy tính có thể đọc được). Tiêu chuẩn cũng có thể được sử dụng để xác định người tạo lập hoặc người sở hữu nguồn tin (ví dụ: tài liệu thư viện hoặc bộ sưu tập trong một cơ quan lưu trữ). ISIL dự định để sử dụng cho các thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng hoặc các công ty kinh doanh hoặc sự tương tác với các tổ chức (ví dụ nhà cung ứng, nhà xuất bản và các cơ quan chính phủ). ISIL xác định một tổ chức hoặc một đơn vị trực thuộc của tổ chức này trong suốt thời gian tồn tại của tổ chức. Trong một số trường hợp như khi tổ chức có sự thay đổi lớn về hành chính quản trị (như sáp nhập với một tổ chức khác), đặc biệt là thay đổi lớn dẫn đến việc một tổ chức có thể bị thay đổi tên, một ký hiệu nhận dạng ISIL mới có thể được cấp.

Vì tiêu chuẩn này cho phép sử dụng các mã hiện có để đưa vào ISIL, cho nên một tổ chức có thể có nhiều hơn một ký hiệu nhận dạng tiêu chuẩn quốc tế ISIL. Tuy nhiên, mục đích của tiêu chuẩn này là giảm thiểu số lượng mã.

Bất kỳ thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng hoặc tổ chức liên quan, một đơn vị hành chính hoặc đơn vị trực thuộc nào hoạt động độc lập đều có thể được cấp một ISIL.

Ký hiệu nhận dạng tiêu chuẩn quốc tế cho các thư viện và tổ chức liên quan không nhằm để phân loại các tổ chức hoặc các dịch vụ và các vốn tư liệu của tổ chức.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN 7217-1 (ISO 3166-1), Mã thể hiện tên nước và vùng lãnh thổ của chúng – Phần 1. Mã nước.

ISO/IEC 10646, Information technology – Universal Coded Character Set (UCS) (Công nghệ thông tin – Bộ ký tự mã hóa phổ quát (UCS))

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Trong tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau:

3.1

Đơn vị hành chính (administrative unit)

Bất kỳ thư viện độc lập nào, hoặc nhóm các thư viện, có một lãnh đạo hoặc một bộ phận quản lý.

3.2

Cơ quan lưu trữ (archive)

Tổ chức lưu giữ, bảo quản và cung cấp khả năng truy cập tài liệu lưu trữ

CHÚ THÍCH: Cơ quan lưu trữ cũng có thể là kho lưu trữ cho một tổ chức có các hồ sơ được tạo ra hoặc nhận được bởi một đơn vị công lập, bán công, cơ quan hoặc doanh nghiệp trong giao dịch và được bảo quản bởi chính cơ quan lưu trữ hoặc tổ chức kế tục. Thuật ngữ này còn được gọi là tổ chức lưu trữ hồ sơ.

3.3

Mã nước (country code)

Mã thể hiện tên hiện tại của các nước, các khu vực trực thuộc và các khu vực khác có mối liên quan địa chính trị , dựa trên cơ sở danh sách các tên nước lấy từ Liên Hiệp quốc.

3.4

Vùng lãnh thổ của một nước (country subdivision)

Mã thể hiện tên các khu vực hành chính chủ yếu, hoặc các khu vực tương tự, của một nước…

3.5

Thư viện (library)

Tổ chức, hoặc bộ phận của tổ chức, có mục tiêu chính là duy trì một bộ sưu tập và triển khai các dịch vụ bởi nhân viên, để sử dụng các tài liệu đó đáp ứng các nhu cầu thông tin, nghiên cứu, giáo dục và giải trí của những người dùng

3.6

Bảo tàng (museum)

Tổ chức thường trực phục vụ dịch vụ xã hội và sự phát triển xã hội, có nhiệm vụ bổ sung, bảo tồn, nghiên cứu, truyền thông và triển lãm di sản vô hình và hữu hình của nhân loại và môi trường của bảo tàng nhằm mục đích đào tạo, học tập và giải trí.

3.7

Tổ chức liên quan (related organization)

Tổ chức hoặc đơn vị trực thuộc của một tổ chức, khác với thư viện, cơ quan lưu trữ hoặc bảo tàng, có trách nhiệm về một hoạt động hoặc dịch vụ trong lĩnh vực thông tin.

VÍ DỤ: Cơ quan, cơ quan lưu trữ, doanh nghiệp, cơ quan giáo dục hoặc quản lý, bảo tàng hoặc cơ quan khác có sự hợp tác, và các đơn vị trực thuộc của các cơ quan này có khả năng cung cấp một dịch vụ, sản phẩm, thực hiện một chương trình hoặc sở hữu các vốn tư liệu trong lĩnh vực thông tin.

CHÚ THÍCH 1: Việc tạo lập thông tin máy tính đọc được là một ví dụ về một hoạt động trong lĩnh vực thông tin.

CHÚ THÍCH 2: Loại trừ các chương trình và dự án được quản trị bởi một tổ chức.

4  Cấu trúc, các yếu tố và đặc điểm của ISIL

4.1  Tổng quát

ISIL là một ký hiệu nhận dạng có chiều dài biến đổi. ISIL cần bao gồm tối đa 16 ký tự, sử dụng các chữ số (các số Ả Rập từ 0-9), hoặc chữ cái từ bảng 26 chữ cái La tinh (loại bỏ việc sử dụng bất kỳ dấu phụ nào) và các ký hiệu đặc biệt: dấu gạch chéo (/), dấu nối (-), dấu hai chấm (:). Mỗi ký hiệu nhận dạng ISIL cần duy nhất phù hợp với danh mục các ký tự được nêu trong ISO/IEC 10646.

Khi một ISIL được viết, in hoặc được trình bày dưới một dạng hiển thị khác, ký hiệu nhận dạng phải đặt sau các chữ cái ISIL và được phân tách khỏi các định danh bằng một khoảng cách. Tiêu chuẩn này không quy định giới hạn bất kỳ nào về cách dữ liệu xác định ISIL được lưu trữ trong một hệ thống máy tính.

Một ISIL phải bao gồm ba thành phần:

– Một tiền tố,

– Một dấu nối,

– Một ký hiệu nhận dạng đơn vị.

theo trật tự này. Dấu nối là ký tự bắt buộc trong chuỗi ký tự ISIL. Xem ví dụ trong Phụ lục A.

4.2  Tiền tố

4.2.1  Tổng quát

Tiền tố cần là một trong hai:

– Một mã nước alpha 2, hoặc

– Chuỗi ký tự có đăng ký khác (không phải là mã nước).

4.2.2  Mã nước

Mã nước xác định nước mà ở đó thư viện hoặc tổ chức liên quan đặt trụ sở tại thời điểm cấp ISIL. Mã nước phải bao gồm hai chữ cái in hoa phù hợp với mã alpha 2 quy định trong TCVN 7217-1 (ISO 3166-1). Tất cả các tổ hợp hai ký tự chữ cái được dành cho việc cấp mã nước trong tương lai và do đó sẽ không được cấp như các tiền tố không phải mã nước.

Khi thư viện có các tổ chức nằm ở các khu vực địa lý khác nhau, mã nước sẽ dựa trên vị trí của thư viện chính hoặc đơn vị hành chính chính.

CHÚ THÍCH: Danh sách mã nước alpha-2 của TCVN 7217-1 (ISO 3166-1) có sẵn tại địa chỉ:

http://www.iso.org/iso-3166-1_decoding_table

4.2.3  Các tiền tố không phải mã nước

Một tiền tố không phải mã nước có thể là tổ hợp chữ cái La tinh bất kỳ nào (chữ hoa hoặc chữ thường) hoặc chữ số (nhưng không phải là các dấu đặc biệt) như được quy định ở 4.1. Tiền tố phải có độ dài một, ba hoặc bốn ký tự. Tiền tố phải duy nhất và được đăng ký bởi Cơ quan đăng ký ISIL.

VÍ DỤ: OCLC = OCLC, inc.

4.3  Ký hiệu nhận dạng đơn vị

Ký hiệu nhận dạng đơn vị là một yếu tố chữ và số được thiết kế phù hợp với các hệ thống nhận dạng thư viện quốc gia hiện hành hoặc các ký hiệu nhận dạng mới được cấp cho các thư viện và các tổ chức liên quan. Các ký hiệu nhận dạng đã tồn tại, khi được sử dụng trong bối cảnh quốc tế, sẽ yêu cầu bổ sung hai chữ in hoa của mã nước tương ứng, theo sau là một dấu nối.

Nếu thích hợp, khi cấp một ký hiệu nhận dạng mới cho một tổ chức, khuyến cáo là ký hiệu nhận dạng đơn vị ISIL bao gồm yếu tố cho biết phân vùng địa lý (tỉnh, vùng, thành phố,..) nơi tổ chức này đặt trụ sở. Nếu yếu tố phân vùng địa lý được sử dụng, yếu tố này cần phù hợp với các mã được quy định trong TCVN 7217-2 (ISO 3166-2).

Ký hiệu nhận dạng đơn vị sẽ có 11 vị trí ký tự, được căn chỉnh về bên trái.

5  Quản trị hệ thống ISIL

Hệ thống ISIL cần được quản trị bởi Cơ quan đăng ký ISIL.

Các nhiệm vụ chính của Cơ quan đăng ký ISIL được nêu trong Phụ lục B.

Phụ lục A

(Tham khảo)

Các ví dụ về ISIL

Phụ lục B

(Tham khảo)

Quản trị hệ thống ISIL

B.1  Tổng quát

Hệ thống ISIL cần được quản trị bởi Cơ quan đăng ký ISIL theo các quy định nêu ở B.2.

Cơ quan Thư viện và Truyền thông Đan Mạch1) được ủy quyền là cơ quan đăng ký thực hiện ISO 11511:2011.

B.2  Cơ quan đăng ký ISIL

Cơ quan đăng ký ISIL sẽ cung cấp các dịch vụ sau đây:

a) Duy trì nguồn tin về các cơ quan cấp quốc gia ISIL chịu trách nhiệm gán mã có tiền tố mã nước.

b) Đăng ký và duy trì nguồn tin về các cơ quan gán tiền tố không phải mã nước.

c) Thúc đẩy, phối hợp và giám sát việc gán ký hiệu nhận dạng ISIL phạm vi quốc gia theo các quy định của quốc tế.

d) Xây dựng tài liệu hướng dẫn cho các cơ quan cấp quốc gia ISIL

Nếu có nhiều hơn một cơ quan cấp quốc gia ISIL, cơ quan đăng ký ISIL cần lựa chọn cơ quan cấp quốc gia ISIL sau khi tham khảo cơ quan thành viên ISO.

B.3  Cơ quan quốc gia cấp ISIL

Với các tiền tố mã nước, mỗi nước chịu trách nhiệm về cấp phát ký hiệu nhận dạng cho các thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các tổ chức liên quan trong quốc gia mình. Cơ quan chịu trách nhiệm cấp và duy trì các mã này theo một tiền tố mã quốc gia cần được đăng ký với Cơ quan đăng ký ISIL. Ở cấp quốc gia, tổ chức ISIL cần được quản trị bởi các cơ quan quốc gia phù hợp có vai trò được chấp nhận rộng rãi ở các thư viện, bảo tàng và các khu vực lưu trữ trong quốc gia đó.

Ký hiệu nhận dạng đơn vị được cấp bởi cơ quan cấp quốc gia ISIL cần phải duy nhất trong tập hợp các ký hiệu nhận dạng được gán bởi cơ quan này.

Các cơ quan thành viên này sẽ chịu trách nhiệm về việc cấp ký hiệu nhận dạng cho các thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các tổ chức liên quan trong nước mình. ISIL phải được quản lý bởi các cơ quan quốc gia thích hợp có vai trò được chấp nhận rộng rãi trong lĩnh vực thông tin tại nước này.

B.4  Các cơ quan cấp ISIL không phải quốc gia

Với các tiền tố không phải mã nước, cơ quan chịu trách nhiệm về các mã theo tiền tố này cần đăng ký với cơ quan đăng ký ISIL tại thời điểm đăng ký tiền tố.

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] TCVN 7217-2 (ISO 3166-2), Mã thể hiện tên nước và vùng lãnh thổ của các nước – Phần 2: Mã vùng lãnh thổ.

[2] ISO 2709:2008, Information and documentation – Format for information exchange (Thông tin và Tư liệu – Khổ mẫu trao đổi thông tin).