TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) VỀ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 1: TỔNG QUAN VÀ TRÌNH BÀY CÁC NGUYÊN TẮC

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 9108-1:2011

ISO 16175-1:2010

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 1: TỔNG QUAN VÀ TRÌNH BÀY CÁC NGUYÊN TẮC

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1: Overview and statement of principles

Lời nói đầu

TCVN 9108-1:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-1:2010

TCVN 9108-1:2011 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:

– TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc

– TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh

Bộ ISO 16175 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments còn có tiêu chuẩn sau:

– ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ – PHẦN 1: TỔNG QUAN VÀ TRÌNH BÀY CÁC NGUYÊN TẮC

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1: Overview and statement of principles

1. Tổng quan

1.1. Phạm vi và mục đích

Mục đích của các nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong dự án môi trường văn phòng kỹ thuật số là đưa ra các yêu cầu chức năng và nguyên tắc hài hòa toàn cầu cho phần mềm được sử dụng để tạo lập và quản lý hồ sơ số trong môi trường văn phòng. Hiện nay đang tồn tại một số yêu cầu chức năng mang tính pháp lý và quy định kỹ thuật phần mềm. Mục tiêu của tiêu chuẩn này là để tổng hợp công việc hiện tại thành các yêu cầu và hướng dẫn để đáp ứng nhu cầu của các cộng đồng quốc tế quản lý thông tin, hồ sơ và tài liệu lưu trữ và cho phép cộng đồng đó liên lạc với ngành công nghiệp phần mềm toàn cầu một cách chặt chẽ.

Mục tiêu của tiêu chuẩn là:

● cho phép quản lý tốt hơn các hồ sơ trong các tổ chức;

● hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh của một tổ chức bằng cách cho phép hoạt động hiệu quả và năng suất hơn;

● cung cấp khả năng nâng cao để hỗ trợ hoạt động kiểm toán thông qua việc triển khai rộng rãi hơn nữa các chức năng của hồ sơ tự động;

● cải thiện khả năng thực hiện các nhiệm vụ theo luật định được cụ thể hóa trong các luật liên quan đến thông tin (ví dụ, bảo vệ dữ liệu và sự riêng tư);

● đảm bảo quản trị tốt (ví dụ, trách nhiệm giải trình, tính minh bạch và việc tăng cường cung cấp dịch vụ) thông qua quản lý tốt các hồ sơ;

● nâng cao nhận thức chung về khả năng quản lý hồ sơ tự động thông qua việc phổ biến các nguyên tắc cơ bản; và

● tăng cường tối đa tính nhất quán pháp lý về sự gắn kết các yêu cầu chức năng để quản lý hồ sơ và để cho phép cộng đồng quản lý thông tin, hồ sơ và tài liệu lưu trữ toàn cầu có cùng tiếng nói chung với cộng đồng cung cấp phần mềm.

Trọng tâm chính của bộ hướng dẫn và yêu cầu này là tạo lập và quản lý các hồ sơ số. Khi các môđun hỗ trợ việc bảo quản lâu dài các hồ sơ số, thì các quá trình để đạt mục đích này lại nằm ngoài phạm vi của tiêu chuẩn. Dự kiến việc áp dụng các yêu cầu sẽ mang tính toàn cầu. Vì vậy, không thể đưa ra các hướng dẫn thực hiện chi tiết do các ứng dụng tiềm năng nằm trong một phạm vi pháp lý rộng. Hơn nữa, môi trường thử nghiệm cuối cùng cho cơ sở của các môdun chưa được xác định nên việc đưa vào các trường hợp hoặc kịch bản thử nghiệm phần mềm cụ thể được cho là nằm ngoài phạm vi của các môđun.

1.2. Đối tượng

Có bốn đối tượng chính cho các môđun này:

● Các nhà phát triển và cung cấp phần mềm – bao gồm cả phần mềm quản lý không phải dạng hồ sơ, vì vậy tài liệu này có thể được coi là một chuẩn mực chung cho việc tuân thủ quản lý hồ sơ;

● Người làm tiêu chuẩn pháp lý – để các môđun này có thể phục vụ làm cơ sở cho nỗ lực phát triển các tiêu chuẩn mới ra đời, hoặc là cơ sở để đánh giá các tiêu chuẩn quản lý hồ sơ số đã có;

● Cơ quan chính phủ – để tất cả các chức năng thương mại có thể được đánh giá, và thuận tiện bằng sự tích hợp các khả năng quản lý tự động hồ sơ; và

● Tổ chức khu vực tư nhân – để có thể tích hợp việc quản lý hồ sơ số tự động vào các hoạt động kinh doanh của họ.

1.3. Tiêu chuẩn liên quan

Các yêu cầu này tuân theo các nguyên tắc quản lý hồ sơ trong TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Yêu cầu chung, Tiêu chuẩn này đưa ra các yêu cầu quản lý hồ sơ và được áp dụng khi hồ sơ được thụ lý (tiếp nhận) và quản lý trong hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.

Các tiêu chuẩn siêu dữ liệu tham khảo cho các yêu cầu này là ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation – Records Management Processes – Metadata for Records, Part 1 – Principles (Thông tin và Tư liệu – Quy trình quản lý bản ghi – Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 1 – Nguyên tắc). Tệp yếu tố siêu dữ liệu mức độ cao có thể tìm thấy trong ISO 23081-2: 2009, Information and Documentation – Records Management Processes – Metadata for Records, Part 2 – Conceptual and Implementation Issues (Thông tin và Tư liệu – Quy trình quản lý bản ghi – Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 2 – Các vấn đề khái niệm và thể hiện làm cơ sở cho các yêu cầu).

Hướng dẫn thực hiện cụ thể được nêu trong TCVN 7420-2:2004 (ISO/TR 15489-2: 2001), Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 2: Hướng dẫn” và trong ISO/TR 26122:2008 Information and Documentation – Work Process Analysis for Records (Phân tích quy trình làm việc cho hồ sơ)

Các yêu cầu này là cốt lõi, là yêu cầu mức cao và là yêu cầu chung cho hồ sơ. Người đọc tìm kiếm hướng dẫn về các lĩnh vực khác của chức năng phần mềm không được đề cập trong tài liệu này thì nên tham khảo các yêu cầu kỹ thuật khác chi tiết hơn như DoD 5015.2 và MoReq2 của Mỹ. Người đọc cũng nên quan tâm đến các tiêu chuẩn khác chuyên về pháp lý, bản công bố các yêu cầu và quy định kỹ thuật liên quan.

1.4. Cấu trúc và sử dụng

Bộ hướng dẫn và yêu cầu chức năng được tổ chức thành ba module:

Môđun 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc: thông tin nền tảng, tổ chức, nguyên tắc cơ bản và ngữ cảnh bổ sung;

Môđun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các môi trường văn phòng kỹ thuật số: trình bày chung ở mức cao về các yêu cầu cơ bản và tùy chọn, bao gồm cả hướng dẫn ứng dụng và danh sách kiểm tra việc tuân thủ, và

Môđun 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong hệ thống kinh doanh: hướng dẫn và những yêu cầu chức năng cốt lõi và tùy chọn cho các hồ sơ trong các hệ thống kinh doanh.

Môđun 2 được sử dụng cho các tổ chức chuyên vận hành hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Môđun này dùng để đọc cùng với môđun 1.

Môđun 3 sử dụng cho các tổ chức có nhu cầu tích hợp chức năng các hồ sơ vào hệ thống kinh doanh. Môđun này dùng để đọc cùng với môđun 1.

Một số kịch bản riêng biệt không tương trợ nhau được trình bày dưới đây để minh họa cách sử dụng các môđun này.

Khi xem xét chức năng hồ sơ trong phần mềm hiện có – một tổ chức có thể sử dụng các môđun này như là một công cụ kiểm tra để xác lập các chức năng quản lý hồ sơ được yêu cầu và mong muốn nào hiện có trong các phần mềm quản lý phi hồ sơ đang triển khai,

Khi tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ điện tử vào trong hệ thống kinh doanh – một tổ chức có thể sử dụng Môđun 3 để tích hợp có lựa chọn các chức năng quản lý hồ sơ cụ thể vào hệ thống kinh doanh hiện có.

Khi sử dụng quy định kỹ thuật thiết kế để phát triển phần mềm trong một tổ chức – nhân viên công nghệ thông tin của tổ chức có thể sử dụng Môđun 3 trong việc tư liệu hóa nỗ lực phát triển phần mềm của họ về mặt thiết kế và thử nghiệm.

Khi đánh giá phần mềm xem xét để mua – một tổ chức có thể sử dụng Môđun 2 như là cơ sở để đánh giá và so sánh các khả năng của phần mềm thương mại quản lý hồ sơ điện tử được nhiều người mua.

Khi mua, triển khai và cấu hình phần mềm quản lý hồ sơ điện tử – một tổ phức có thể sử dụng Môđun 2 để tạo cơ sở trình bày yêu cầu chức năng đề nghị mua và cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ điện tử. Các yêu cầu trình bày trong các môđun này có thể được thay đổi để phù hợp với yêu cầu riêng của các tổ chức, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của họ.

Khi thiết kế/tái thiết kế sản phẩm phần mềm trong chu kỳ nâng cấp phần mềm – các nhà phát triển phần mềm có thể sử dụng môđun 2 và/hoặc 3 như là một công cụ kiểm tra các chức năng tiềm tàng có thể đảm bảo xem xét và/hoặc đưa vào kế hoạch phát hành sắp tới các sản phẩm phần mềm đã được tạo lập (không nhất thiết phải giới hạn đối với sản phẩm phần mềm quản lý hồ sơ số).

Khi xây dựng tiêu chuẩn và các quy định kỹ thuật cụ thể mang tính pháp lý – một tổ chức có thể sử dụng các môđun này hoặc làm cơ sở cho yêu cầu kỹ thuật quản lý hồ sơ số mang tính pháp nhân của tổ chức đó hoặc như một nguồn so sánh khi xem xét chỉnh lý các tiêu chuẩn quản lý hồ sơ số hiện có. Các yêu cầu cụ thể mang tính pháp lý có thể được bổ sung vào các yêu cầu chung được trình bày trong các môđun này.

2. Thực hành tốt: hồ sơ số và vai trò của phần mềm

Khi các tổ chức giới thiệu công nghệ mới và phương pháp mới để thực hiện công việc, các phương pháp và quy trình cũ để kiểm soát hồ sơ có thể trở nên kém hiệu quả. Trong nhiều tổ chức, các hồ sơ có giá trị được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu tập trung hoặc thư mục chia sẻ. Mặt khác, nếu không loại trừ việc sử dụng chung, các hồ sơ cũng có thể được phân phối rộng rãi và được lưu trữ trên các ổ đĩa cứng phân tán của các máy tính cá nhân hoặc trong cái gọi là ‘đám mây‘ của các phương tiện và dịch vụ dựa trên Web có kiểm soát của bên thứ ba. Tình hình phức tạp hơn, trong những trường hợp trên không phải tất cả các thông tin được lưu trữ có thể tạo thành hồ sơ.

Trong mọi trường hợp, các biện pháp cần thiết cho tính toàn vẹn và tính xác thực có thể bị bỏ qua và các hồ sơ số có thể không hiện hữu, không thể hiểu được và không sử dụng được cho tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ có liên quan.

Các tổ chức đã dựa vào hồ sơ số để tiến hành và tư liệu hóa cho công việc kinh doanh, hoặc quan tâm đến loại bỏ hồ sơ giấy từ hệ thống của họ, đang tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề xác thực quản lý và lưu giữ các hồ sơ số. Quyết định mà các tổ chức đưa ra ngày nay về khả năng của các hệ thống thông tin của họ, tổ chức và cấu trúc của nguồn lực thông tin của họ, và các chính sách và thực hành quản lý hồ sơ trong môi trường kỹ thuật số sẽ có tác động đáng kể đến loại chiến lược và phương pháp mà các tổ chức lưu trữ sử dụng để đảm bảo việc bảo quản lâu dài hồ sơ với giá trị lưu trữ.

Bởi vì các vấn đề về quản lý lưu trữ, đặc biệt là trong môi trường số, được gắn liền với việc thiết kế hệ thống và thiết lập các chính sách thông tin mới, các nhà lưu trữ đã cố gắng xem xét một loạt các vấn đề quản lý hồ sơ để thực hiện chức năng lưu trữ trong môi trường số. Phần mềm cung cấp cho chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý và lưu trữ hồ sơ với nhiều tiện ích tuân thủ thực hành quản lý tốt các hồ sơ số.

3. Các nguyên tắc hướng dẫn

Các tổ chức thành đạt cần hệ thống thông tin để tạo lập, lưu giữ và sử dụng bằng chứng xác thực (có nghĩa là hồ sơ) của hoạt động kinh doanh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nghĩa vụ pháp lý của họ. Trong môi trường kỹ thuật số, việc phát triển và vận hành một hệ thống như vậy phải vì nhu cầu kinh doanh của tổ chức và phải theo các nguyên tắc sau đây:

3.1. Nguyên tắc liên quan đến hồ sơ

1  Thông tin kinh doanh số phải được chủ động quản lý và bảo trì đáng tin cậy như một bằng chứng xác thực của hoạt động kinh doanh.

Với quy trình kinh doanh hoàn toàn tự động, thông tin số được tạo ra bởi hoạt động này có thể được dùng làm bằng chứng duy nhất của các quyết định hoặc giao dịch cụ thể. Duy trì các bằng chứng này dưới hình thức hồ sơ cố định là cần thiết cho khả năng hoạt động và trách nhiệm của tổ chức. Điều này đòi hỏi phải xác định một tập hợp các thông tin số sẽ dùng làm hồ sơ.

2  Thông tin kinh doanh phải được liên kết với bối cảnh kinh doanh thông qua việc sử dụng siêu dữ liệu.

Để thông tin có khả năng thực hiện chức năng như một bản ghi, cần phải làm tăng thông tin bằng dữ liệu bổ sung (siêu dữ liệu) và đặt trong bối cảnh hoạt động kinh doanh và môi trường máy tính mà nó được tạo ra. Trong trường hợp các hệ thống kinh doanh liên tuyến thực hiện giao dịch thống nhất, ngữ cảnh này bắt nguồn từ hệ thống và tài liệu. Tuy nhiên, trong các hệ thống khác, để diễn giải các thông tin theo ngữ cảnh phải được đưa vào bản ghi vì cần phải làm cho bản ghi có thể sử dụng lâu dài và làm tăng tối đa giá trị và tiện ích của siêu dữ liệu như là bằng chứng của hoạt động kinh doanh.

3  Thông tin kinh doanh phải được lưu giữ và đảm bảo có thể truy cập được cho người dùng có thẩm quyền trong khoảng thời gian yêu cầu.

Thiết kế và triển khai các phần mềm thông tin kinh doanh phải đảm bảo các bản ghi có thể tìm kiếm, truy vấn và hiển thị được dưới các dạng thức khác nhau và trên các phương tiện truyền thông khi cần cho mục đích kinh doanh và pháp lý. Trong bối cảnh này, các tổ chức nên tránh lạm dụng công nghệ quản lý quyền số hóa và mã hóa, có thể dẫn đến bản ghi hoặc bị phá hủy khi cần được lưu giữ hoặc làm cho không đọc được.

4  Thông tin kinh doanh phải được sắp xếp một cách có hệ thống, được quản lý và kiểm chứng

Sự thể hiện việc quản lý hồ sơ thích hợp là duy trì và sắp xếp hợp lý hồ sơ được tạo ra bởi các quá trình kinh doanh theo các quy tắc được quy định. Các hệ thống cần xử lý sắp xếp hồ sơ một cách có hệ thống, có kiểm soát và có trách nhiệm, phù hợp với yêu cầu hoạt động và pháp lý.

3.2. Nguyên tắc liên quan đến hệ thống

5  Hệ thống phải hỗ trợ quản lý tốt thông tin kinh doanh như một phần hữu cơ của quá trình kinh doanh.

Tuy điều này không nhất thiết phải đề cao nhưng việc thực hành quản lý tốt hồ sơ là một phần không thể thiếu của mọi quá trình kinh doanh. Khi tự động hóa bất kỳ quá trình kinh doanh nào, người ta luôn phải đánh giá là có nên tích hợp đồng thời phần mềm quản lý hồ sơ hay không.

6  Hệ thống thu thập và quản lý thông tin kinh doanh phải dựa vào siêu dữ liệu được chuẩn hóa1 như một phần tích hợp chủ động và năng động của quy trình tạo lập và quản lý hồ sơ.

Giải pháp tạo bản ghi tự động cung cấp khả năng mạnh mẽ để truy cập và gắn kết thông tin chuẩn hóa theo ngữ cảnh, thông qua chuẩn hóa từ vựng và bảng phân loại, để ghi lại nội dung vào các thời điểm khác nhau của một bản ghi.

7  Hệ thống phải đảm bảo khả năng liên tác trên các nền tảng (platform), lĩnh vực và theo thời gian.

Bằng chứng số, dưới hình thức hồ sơ, thường có yêu cầu về hoạt động hoặc pháp lý để duy trì qua các thời đoạn có thể vượt quá tuổi thọ của phần cứng hay phần mềm tạo ra nó. Như vậy, thông tin hồ sơ phải được trình bày một cách dễ hiểu và có thể sửa đổi được, và khi cần có thể chuyển đổi sang nền công nghệ khác.

8  Hệ thống phải dựa trên các tiêu chuẩn mà và tính trung lập của công nghệ càng nhiều càng tốt

Nhiều sản phẩm phần mềm tạo lập hoặc quản lý hồ sơ đang được phát triển đều có bản quyền. Sự phụ thuộc vào phần cứng hay phần mềm có thể có những ảnh hưởng bất lợi đối với việc truy cập và bảo quản lâu dài tài liệu trong hồ sơ. Sử dụng các tiêu chuẩn mở cải thiện được sự phụ thuộc vào công nghệ này.

9  Hệ thống phải có khả năng xuất nhập dữ liệu với khối lượng lớn bằng cách sử dụng các định dạng mở.

Các hồ sơ số là kết quả của quá trình kinh doanh và được quản lý bởi các hồ sơ chuẩn, có thể liên quan đến một sơ đồ siêu dữ liệu về tổ chức đã được tán thành hoặc đến việc chấp nhận hay tùy biến một tiêu chuẩn siêu dữ liệu quốc tế, quốc gia hay có quyền lực pháp lý. Phần mềm có thể bị phụ thuộc vào phần cứng hoặc phần mềm khác về lý tưởng. Phần mềm quản lý hồ sơ phải kết hợp các khả năng có thể loại bỏ sự phụ thuộc này thông qua việc hỗ trợ định dạng lại hàng loạt dữ liệu xuất nhập, hoặc tối thiểu là dùng mã hóa không độc quyền đối với siêu dữ liệu của hồ sơ.

10  Hệ thống phải duy trì thông tin kinh doanh trong một môi trường an toàn.

Để bảo mật, hệ thống tự động hóa quá trình kinh doanh thường kết hợp các biện pháp bảo vệ nhằm hạn chế các thao tác của cá nhân đối với thông tin số (ví dụ như, xem, in ấn, chỉnh sửa, sao chép hoặc truyền tải). Hệ thống phải không cho phép sửa đổi trái phép vào bất cứ hồ sơ nào (bao gồm cả siêu dữ liệu), và bất cứ sự sửa đổi hợp pháp nào cũng phải được tư liệu hóa đầy đủ.

11  Hệ thống phải tạo ra càng nhiều siêu dữ liệu càng tốt.

Người dùng thường không muốn gián đoạn công việc của họ nhiều hơn ba lần để làm các nhiệm vụ phụ so với việc thực hiện hoạt động chính. Mong muốn người dùng cuối cùng cấp nhiều siêu dữ liệu có thể là không thực tế và/hoặc không cần thiết. Hệ thống cần được thiết kế và vận hành theo cách cho phép tự động điền các trường siêu dữ liệu của bản ghi.

12  Người dùng có thể hết sức dễ dàng tải/truy xuất hồ sơ về hoạt động kinh doanh.

Cần thiết kế hệ thống/phần mềm quản lý tự động hồ sơ một cách lý tưởng là làm cho hoạt động này

“vô hình” đối với người dùng cuối.

4. Các vấn đề về thực hiện

4.1. Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công

Phần mềm tốt chỉ là một yếu tố của quản lý thông tin kinh doanh số thành công trong các tổ chức. Các yếu tố khác bao gồm:

Khung chính sách – ngoài việc triển khai phần mềm với chức năng quản lý bản ghi, cần tiến hành phân tích việc quản lý thông tin hiện có, luật và chính sách an ninh để giải quyết các vấn đề khi có thể cần sửa đổi chính sách do có khoảng cách về khả năng của phần mềm. Điều này bao gồm các chính sách liên quan đến trách nhiệm của các loại nhân viên, đến lưu trữ và loại bỏ hồ sơ. Có thể dùng các công cụ như khung phân loại và sơ đồ siêu dữ liệu kết hợp với các khung chính sách hướng dẫn và hỗ trợ cho phần mềm quản lý tốt thông tin kinh doanh.

Phân tích quá trình kinh doanh – trong thực tế phân tích quá trình cần thực hiện trước việc triển khai công nghệ thông tin. Điều này bao gồm xác định, khớp nối và phân công lại vai trò và trách nhiệm.

Quản lý dự án – bất kỳ việc triển khai công nghệ thông tin nào cũng đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và theo dõi qua một loạt các giai đoạn riêng rẽ. Kỹ thuật quản lý dự án là những công cụ mạnh mẽ đảm bảo trách nhiệm tài chính và thời gian cho những nỗ lực như vậy.

Quản lý sự thay đổi – triển khai tự động hóa trong một tổ chức không chỉ thay đổi cách thức mà các quá trình kinh doanh được thực hiện, mà còn thay đổi vai trò và trách nhiệm của người dùng cuối của hệ thống. Phải chuẩn bị đầy đủ yếu tố con người cho bất kỳ việc triển khai công nghệ thông tin nào vì những thay đổi này. Thất bại trong vận hành phần mềm quản lý bản ghi thường chủ yếu là do những thiếu sót trong quản lý thay đổi hơn là do thiếu sót trong công nghệ.

Quản lý rủi ro – Các hồ sơ có thể chứa những thông tin về kinh doanh rất quan trọng. Vì vậy, quyết định để tự động hóa quản lý bản ghi phải được thông báo bằng một phân tích về rủi ro liên quan với một phân tích về các giải pháp lựa chọn được hình thành như là một phần của trường hợp kinh doanh. Sau khi thực hiện đánh giá rủi ro cần được đưa vào khung quản lý rủi ro tổng thể của cơ quan.

Tính bền vững – phát triển và bảo trì hệ thống tự động thường lệ thuộc vào ngân sách của tổ chức. Khi tự động hóa quản lý bản ghi, cần quan tâm đến nỗ lực tự động hóa như một bộ phận phát triển kinh doanh, để đảm bảo khả năng tồn tại, vận hành và bảo trì hệ thống một cách lâu dài.

Phát triển năng lực – Tự động hóa phần mềm đòi hỏi các tổ chức phải phát triển hoặc nâng cao năng lực kỹ thuật cho các cán bộ tham gia, cũng như những người chưa quen với công nghệ trong tổ chức đó. Phải quan tâm phát triển những năng lực này, cũng như những năng lực kỹ thuật của tổ chức cần thiết để hỗ trợ và duy trì việc tự động hóa.

Quản lý chất lượng – triển khai các giải pháp tự động đòi hỏi phải phát triển năng lực của tổ chức về đánh giá và chấp thuận hiệu suất phần mềm theo nhiều tiêu chí. Ngoài ra, tiêu chí liên quan đến tác động của việc triển khai phần mềm đến quá trình kinh doanh cần phải được phát triển và đánh giá.

Quản lý cấu hình – Rất cần thiết để đảm bảo rằng phần mềm không chỉ có khả năng cần thiết để quản lý các hồ sơ, mà các khả năng cũng cần được cấu hình đúng để hoạt động một cách thích hợp trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp – điều quan trọng là văn hóa của tổ chức củng cố giá trị và tầm quan trọng của quản lý tốt các hồ sơ và điều đó cũng là mong muốn chung của tất cả các nhân viên. Những mong muốn đó cần phải được thường xuyên kết nối bởi các giám đốc điều hành thông qua các kênh quản lý theo tuyến.

4.2. Rủi ro và việc giảm thiểu rủi ro

Rủi ro có nhiều loại khác nhau, thường đi liền với việc triển khai phần mềm quản lý hồ sơ. Một số loại rủi ro bao gồm:

– Rủi ro lựa chọn phần mềm – không đưa ra được một quyết định thích hợp, để lựa chọn được một sản phẩm phần mềm tốt nhất cho cơ quan từ các sản phẩm phần mềm thương mại được ưa chuộng;

– Rủi ro phát triển phần mềm – gặp khó khăn liên quan đến sự phụ thuộc vào các nhà phát triển hoặc nhà cung cấp phần mềm, bao gồm sự chậm trễ trong phát hành các phiên bản của phần mềm hoặc sự bất lực của nhà cung cấp để có thể chẩn đoán và khắc phục các vấn đề của phần mềm;

– Rủi ro về tương thích kỹ thuật – không tính toán hết được những khó khăn trong tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ kỹ thuật số vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan;

– Rủi ro truyền thông – không có khả năng thông báo một cách hiệu quả về các diễn biến và/hoặc các vấn đề liên quan đến việc triển khai cho người dùng cuối hoặc ban quản lý;

– Rủi ro về tư liệu hóa – không có khả năng thực hiện việc quản lý hồ sơ theo chương trình một cách đầy đủ xung quanh những nỗ lực triển khai phần mềm;

– Rủi ro quản lý dự án – không có khả năng theo dõi tiến độ hoặc, nguồn chi liên quan có thể đe dọa sự ổn định tổng thể của dự án;

– Rủi ro đào tạo – đào tạo không hiệu quả về các giải pháp phần mềm mới có thể gây khó khăn trong việc chấp nhận công nghệ mới của người dùng cuối;

– Rủi ro liên quan đến sự sụt giảm về năng suất ban đầu – cho đến khi người dùng cuối quen với quy trình kinh doanh tự động mới, năng suất tổng thể ban đầu có thể phải chịu sụt giảm do việc đổi mới phần mềm;

– Rủi ro về thuyên chuyển cán bộ – việc triển khai phần mềm có thể có ảnh hưởng xấu đến dự án tổng thể do thay đổi trong quản lý cấp cao, hoặc trong trách nhiệm của cán bộ chủ chốt;

– Rủi ro về khả năng mở rộng – mức độ mà phần mềm có thể cần phải “mở rộng” để nhân rộng phần mềm trên toàn cơ quan cần được xem xét và lên kế hoạch ở giai đoạn đầu trong dự án; và

● Thay đổi tổ chức – môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi đáng kể trong sự phát triển hay thời gian tồn tại của một hồ sơ hoặc hệ thống kinh doanh. Những thay đổi này có thể bao gồm quy mô, cấu trúc, quy trình công việc, chức năng, nhiệm vụ của chính tổ chức đó.

Bất kỳ một cơ quan nào khi triển khai phần mềm cũng phải chấp nhận một số rủi ro – điều đó là cần thiết khi áp dụng công nghệ mới và thay đổi các quá trình kinh doanh. Một biện pháp nhằm giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc triển khai phần mềm là thực hiện triển khai thí điểm trong một bộ phận của cơ quan trước khi mở rộng việc sử dụng phần mềm trên toàn doanh nghiệp.

Để giảm thiểu những rủi ro liên quan đến việc chạy thử phần mềm, nhóm dự án phải:

● thiết lập tiêu chí đánh giá và mục tiêu hiệu suất rõ ràng;

● yêu cầu và khuyến khích liên tục người tham gia dự án thí điểm sử dụng hệ thống;

● thực hiện các phiên làm việc với nguyên mẫu phần mềm trước khi tùy chỉnh phần mềm;

● hoàn thiện thiết kế hệ thống;

● phát triển phương pháp luận kiểm nhận chất lượng;

● mở rộng thí điểm thông qua việc bao gói thêm các lĩnh vực khác của cơ quan và kể cả các loại định dạng hồ sơ khác và;

● đảm bảo rằng các yêu cầu của thử nghiệm là vừa phải và người tham gia hiểu được rõ ràng.

Liệt kê các vấn đề mà nhóm dự án có thể sẽ gặp phải, và xác định cách có thể tránh hoặc giải quyết kịp thời những tình huống, sẽ giảm thiểu sự gián đoạn trong thời gian thí điểm. Để chuẩn bị tốt hơn cho những tình huống đó:

● xem xét lại các dự án tương tự sẽ giúp xác định các vấn đề tiềm năng có thể gặp phải trong quá trình thí điểm quản lý hồ sơ số; và

● tiến hành sắp đặt trước các bài tập động não với nhóm dự án sẽ giúp dự báo những thách thức phía trước.

Phát triển kế hoạch đối phó bất ngờ cho mỗi vấn đề tiềm ẩn. Thực tiễn quản lý tốt nhất này sẽ làm tăng sự tin tưởng của cơ quan quản lý đối với khả năng của đội dự án thực hiện thành công quản lý hồ sơ số trong toàn cơ quan. Các chiến lược thành công để đối phó với các vấn đề thường xuyên gặp phải được minh họa dưới đây:

● Các tổ chức thường gặp phải sự phản kháng đối với việc thay đổi quy trình công việc khi việc quản lý hồ sơ số được đưa vào. Nhiều tổ chức thấy rằng việc giới thiệu cho nhân viên mới được tuyển vào làm việc về tầm quan trọng của quản lý tốt hồ sơ là chiến lược tốt nhất để chinh phục sự phản kháng về việc thay đổi quản lý hồ sơ kỹ thuật số.

● Đảm bảo một phiên bản của phần mềm sẽ được cập nhật và chạy được cho nhóm dự án thí điểm trước khi bao gói chuyển cho nhóm đầu tiên của người tham gia thử nghiệm. Lựa chọn các cá nhân để đào tạo và làm việc với phần mềm trong giai đoạn tiền thử nghiệm này sẽ phát triển được một lực lượng nòng cốt những người sử dụng tương đối tinh vi để có thể liên hệ với những người tham gia dự án thử nghiệm. Khi chất lượng của giai đoạn tiền thử nghiệm này được coi là chấp nhận được, bạn có thể chính thức chạy thử phần mềm quản lý hồ sơ số của bạn.

● Nắm được kỳ vọng của người sử dụng trong suốt quá trình thử nghiệm là sẽ giảm thiểu nguy cơ thất bại. Điều này có thể đạt được một phần, thông qua đào tạo người dùng và giao tiếp thường xuyên với người tham gia dự án thử nghiệm. Thiết lập các phương tiện truyền thông cho những người còn lại của cơ quan bạn (ví dụ, để toàn cơ quan xem trang web hoặc bản tin trực tuyến về dự án thử nghiệm), thông báo cho cán bộ về tiến độ của việc quản lý hồ sơ số, nhắc nhở mọi người rằng dự án đang tiếp tục. Điều này sẽ làm cho việc triển khai trong lĩnh vực của họ dễ dàng hơn nếu giải pháp được chấp nhận trong rộng khắp cơ quan.

4.3. Tính bền vững về mặt tổ chức và tài chính của các hệ thống số

Mỗi môi trường tổ chức và pháp lý có thể phải thiết lập các quy trình thiết kế để đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính và tổ chức của đầu tư vốn. Dù về mặt thiết kế có thể bị quá đơn giản hóa thì tổng thể của các phép phân tích bao gồm một hồ sơ kinh doanh vẫn có thể được coi như biện pháp chung mà một tổ chức sử dụng để đảm bảo sự ổn định này trong trường hợp của một khoản đầu tư công nghệ thông tin, chẳng hạn như phần mềm quản lý hồ sơ.

Trong hình thức đơn giản nhất, một hồ sơ kinh doanh khớp nối một loạt các phân tích chứng minh rằng việc đề nghị mua để chi vốn của một tổ chức phù hợp với chiến lược vốn và quản lý kiểm kê cho các khoản đầu tư như vậy. Trong trường hợp mua phần mềm quản lý hồ sơ, hồ sơ kinh doanh có thể bao gồm:

● một bản tóm tắt về những lợi ích của quản lý tốt bản ghi, phác thảo những khả năng của nó: hiệu quả kinh doanh, quản trị tốt, tuân thủ pháp luật; bảo vệ các quyền và quyền lợi của cơ quan, nhân viên và khách hàng, và khả năng lưu giữ và truy cập vào bộ nhớ của cơ quan;

● chiến lược mua – tóm tắt các yêu cầu kinh phí cho các giai đoạn của dự án (bao gồm cả các năm tài chính tiếp theo);

● quản lý chương trình – trình bày chi tiết trách nhiệm và các thành viên nhóm quản lý chương trình;

● kiến trúc doanh nghiệp – mô tả việc mua một phần mềm cụ thể liên quan ra sao đến các thành tố công nghệ thông tin khác hiện có và đã được lập kế hoạch trong cơ quan;

● phân tích các lựa chọn thay thế – mô tả các lựa chọn thay thế đã được xem xét, và chi phí cũng như thu hồi về khoản đầu tư cho từng lựa chọn trong suốt vòng đời;

● quản lý rủi ro – mô tả về những rủi ro lớn của lựa chọn thay thế, chỉ rõ xác suất xảy ra sự cố, ảnh hưởng và chiến lược giảm thiểu;

● mục tiêu hiệu suất – kết nối mục tiêu chiến lược nào của cơ quan được hỗ trợ triển khai theo đề xuất, bao gồm các biện pháp cơ bản hiện có và sự cải thiện hiệu suất theo cách đo hiệu suất được đề nghị cụ thể;

● quản lý dự án – trình bày cấu trúc phân tích chi tiết công việc nêu rõ quá trình thực hiện và chi phí để đạt được các mục tiêu chính của dự án; và

● quản lý sự thay đổi – đối với quy trình kinh doanh và nhân viên quản lý hồ sơ.

5. Các yêu cầu chức năng khác cần tham khảo và đánh giá

Mục đích của tiêu chuẩn này là làm hài hòa các quy định kỹ thuật của phần mềm quản lý hồ sơ số theo pháp lý hiện có để phù hợp với các yêu cầu chung quy định trong TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) và TCVN 7420-2:2004 (ISO/TR 15489-2:2001) Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ. Các tiêu chuẩn quốc tế ISO 23081-1: 2006, Thông tin và Tư liệu – Quy trình quản lý bản ghi – Siêu dữ liệu cho bản ghi, Phần 1 – Nguyên tắc; ISO 23081-2: 2009 Phần 2 – Các vấn đề khái niệm và thể hiện. Các yêu cầu chức năng cụ thể mang tính pháp lý cần được xem xét khi chuẩn bị các môđun này.

6. Bảng giải thích thuật ngữ

Bảng giải thích thuật ngữ này là một phần của bảng thuật ngữ đầy đủ hơn có trong Môđun 2 và Môđun 3

MỤC LỤC

1. Tổng quan

1.1. Phạm vi và mục đích

1.2. Đối tượng

1.3. Tiêu chuẩn liên quan

1.4. Cấu trúc và sử dụng

2. Thực hành tốt: hồ sơ số và vai trò của phần mềm

3. Các nguyên tắc hướng dẫn

3.1. Nguyên tắc liên quan đến hồ sơ

3.2. Nguyên tắc liên quan đến hệ thống

4. Các vấn đề về thực hiện

4.1. Các yếu tố để quản lý thông tin kinh doanh số thành công

4.2. Rủi ro và việc giảm thiểu rủi ro

4.3. Tính bền vững về mặt tổ chức và tài chính của các hệ thống số

5. Các yêu cầu chức năng khác cần tham khảo và đánh giá

6. Bảng giải thích thuật ngữ