TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 11180:2004 (ISO 11180:1993) VỀ GHI ĐỊA CHỈ BƯU ĐIỆN

TCVN ISO 11180:2004

ISO 11180:1993

GHI ĐỊA CHỈ BƯU ĐIỆN

Postal addressing

Lời nói đầu

TCVN ISO 11180:2004 hoàn toàn tương đương với ISO 11180:1993.

TCVN ISO 11180:2004 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 154 Quá trình, các yếu tố dữ liệu và tài liệu trong thương mại, công nghiệp và hành chính biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.

Tiêu chuẩn này được chuyển đổi năm 2008 từ Tiêu chuẩn Việt Nam cùng số hiệu thành Tiêu chuẩn Quốc gia theo quy định tại khoản 1 Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 1/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.

ĐỊA CHỈ CHO DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN

Postal addressing

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định kích thước lớn nhất và vị trí của địa chỉ bưu điện trên biểu mẫu phù hợp TCVN ISO 8439 và được thiết kế để chuẩn hóa việc trình bày và cấu trúc của địa chỉ bưu điện.

2. Tài liệu viện dẫn

ISO 216:1975, Writing paper and certain classes of printed matter – Trimmed sizes – A and B series (Giấy viết và một số ấn phẩm nhất định – Khổ xén – Loại A và B).

ISO 269:1985, Correspondence envelopes – Designation and sizes (Phong bì thư – Tên và kích thước).

ISO 353:1975, Processed writing paper and certain classes of printed matter – Method of expression of dimensions (Giấy viết đã được xử lý và một số loại ấn phẩm in – Phương pháp biểu diễn kích thước).

ISO 3535:1977, Forms design sheet and layout chart (Bản thiết kế biểu mẫu và biểu đồ trình bầy).

ISO 4882:1979, Office machines and data processing equipment – Line spacings and character spacings (Thiết bị xử lý dữ liệu và máy văn phòng – Khoảng cách dòng và khoảng cách ký tự).

TCVN ISO 7372:2003, Trao đổi dữ liệu thương mại – Danh mục phần tử dữ liệu thương mại. TCVN ISO 8439:2004, Thiết kế biểu mẫu – Trình bầy cơ bản.

UPU:1989, Convention of the Universal Postal Union – Detailed Regulations of the UPU Convention (Quy ước của Hiệp hội Bưu chính Thế giới – Các Quy định chi tiết về Quy ước của UPU).

3. Định nghĩa

Tiêu chuẩn này áp dụng các định nghĩa sau.

3.1. Địa chỉ bưu điện (Postal address)

Tập thông tin đầy đủ và chính xác dựa trên cơ sở một mục có thể gửi hoặc phân phát tới người nhận thư mà không cần phải tìm kiếm và không có bất kỳ nghi ngờ nào.

3.2. Trường địa chỉ (Address field)

Trên các biểu mẫu, trường dành để nhập một hoặc hai địa chỉ bưu điện.

3.3. Miền địa chỉ (Address zone)

Miền hình chữ nhật, trong trường địa chỉ, đưa ra vùng lớn nhất trong đó địa chỉ bưu điện có thể được ghi lại.

3.4. Khối địa chỉ (Address block)

Khối chữ nhật được tạo bởi địa chỉ bưu điện.

3.5. Phần tử địa chỉ (Address element)

Đơn vị thông tin được xem như không thể chia nhỏ, trong ngôn ngữ địa chỉ bưu điện.

3.6. Cấu trúc địa chỉ (Address structure)

Tổ hợp các phần tử địa chỉ bưu điện.

4. Quy tắc chung

4.1. Tiêu chuẩn này xác định kích thước và vị trí của các trường địa chỉ trên biểu mẫu được thiết kế phù hợp với

– ISO 216 và ISO 353, liên quan đến việc sử dụng các khổ giấy xén thông dụng (A4 và A5 L);

– phụ lục A của ISO 3535, liên quan đến việc sắp xếp ấn phẩm được in trên khổ giấy A4 “bản thiết kế biểu mẫu”;

– ISO 4882, liên quan đến việc xác định khoảng cách dòng (4,23 mm hoặc 1/6 in) và khoảng cách ký tự (2,54 mm hoặc 1/10 in) khuyến cáo cho các ký tự của máy văn phòng và thiết bị xử lý dữ liệu;

– Mục 6 và 7 của TCVN ISO 8439, liên quan đến các điều khoản trường địa chỉ.

CHÚ THÍCH 1 Các biểu mẫu phù hợp với ISO 216 và ISO 353 được chèn bình thường vào các phong bì được thiết kế theo ISO 269.

Tiêu chuẩn này cũng có thể được sử dụng với các dạng biểu mẫu khác chưa được chuẩn hóa theo SO.

4.2. Địa chỉ bưu điện này phải tuân theo các khuyến cáo của Hiệp hội Bưu chính quốc tế (UPU), đặc biệt theo điều khoản 22 của Quy ước liên quan đến việc trình bày các hạng mục đã được chuẩn hóa cũng như điều khoản 113 trong các Quy định chi tiết của nó về cấu tạo của các hạng mục thư tín bưu điện. Đối với các hạng mục trong phong bì với các panen (cửa sổ) trong suốt, địa chỉ bưu điện phải tuân theo các yêu cầu của điều khoản 124 trong các Quy định chi tiết.

5. Trường địa chỉ

Trường địa chỉ trong các tài liệu thương mại phải bao gồm 9 khoảng cách dòng cơ sở (bds) trên vùng hiển thị của 72 khoảng cách chiều rộng cơ sở (bws). Xem TCVN ISO 8439:2004.

Khoảng đỉnh phải dành cho tiêu đề của trường này. Đối với các tài liệu được gửi trong các phong bì với các panen trong suốt, hai khoảng cách dưới đáy, có chức năng an ninh, phải để lại khoảng trống không nhập bất kỳ mục nào vào để tránh các vấn đề không được đề cập xuất hiện trong của sổ do sự xê dịch của tài liệu trong phong bì. Vì vậy, khoảng cách có sẵn để ghi địa chỉ gồm sáu dòng còn lại.

6. Miền địa chỉ

6.1. Chiều cao của miền địa chỉ là 25,4 mm (6 bds).

6.2. Chiều rộng của miền địa chỉ là 76,2 mm (30 bws).

CHÚ THÍCH 2 Chiều rộng của miền địa chỉ được giới hạn bởi nhu cầu có thể ghi hai địa chỉ sát cạnh nhau trên tài liệu thương mại, ghi nhớ vai trò giữa phong bì và tài liệu.

7. Khối địa chỉ

Khối địa chỉ biểu diễn các kích thước tổng của địa chỉ thực. Khối địa chỉ phải được nhập vào các miền địa chỉ và có kích thước miền địa chỉ gần bằng kích thước miền địa chỉ.

8. Vị trí của các miền địa chỉ

8.1. Trong các biểu mẫu theo TCVN ISO 8439

Vị trí của các miền địa chỉ ở bên phải và bên trái của tài liệu, như trong hình 1.

Kích thước tính theo mm

Chú giải

bds = khoảng cách dòng cơ sở (1/6 in or 4,23 mm)

bws = khoảng chiều rộng cơ sở (1/10 in or 2,54 mm)

Hình 1 – Ví dụ về cách trình bầy các trường dữ liệu (kích thước thu nhỏ khoảng 75%)

CHÚ THÍCH 3 Các vị trí này đảm bảo địa chỉ chỉ xuất hiện trong cửa sổ của phong bì với panen trong suốt. Khi địa chỉ ở miền bên trái, vị trí này ngăn ngừa việc chồng chéo giữa ký tự đầu tiên của địa chỉ và dòng kẻ bên trái của khung.

8.2. Trong tài liệu bất kỳ khác

Vị trí địa chỉ phải tuân theo các khuyến cáo của UPU.

9. Trình bày địa chỉ

9.1. Cách ghi

Địa chỉ bưu điện phải được ghi một cách ngắn gọn, không để khoảng trống giữa các chữ cái trong từ và không gạch chân các phần tử của nó. Tên địa điểm, văn phòng phân phát thư và quốc gia nơi đến được khuyến cáo viết chữ hoa.

9.2. Căn lề

Các dòng địa phải được căn lề bên trái.

9.3. Số dòng

Số dòng trong địa chỉ bưu điện được giới hạn là sáu dòng.

CHÚ THÍCH 4 Số nét đứng chính theo điều tra của UPU đưa ra cho tất cả các thành viên tham gia đã đưa ra số dòng lớn nhất cần thiết của địa chỉ bưu điện, không chỉ để gửi thư tín tới các địa chỉ doanh nghiệp mà cho cả các cá nhân. Nghiên cứu chỉ ra rằng sáu dòng là cần thiết, điều này đã được phê chuẩn bởi quyết định của Hội đồng tư vấn về Nghiên cứu Bưu điện (CCPS) tại kỳ họp năm 1985.

9.4 Số ký tự

Số ký tự trên mỗi dòng trong một địa chỉ bưu điện hạn chế tới 30 ký tự để địa chỉ có thể vừa khít với miền địa chỉ, khoảng cách chiều rộng cơ sở.

Một địa chỉ có nhiều hơn 30 ký tự mỗi dòng, theo TCVN ISO 7372:2003, có thể được ghi bằng cách sử dụng khoảng cách chiều rộng nhỏ hơn (1/12 in) để đáp ứng các khuyến cáo của UPU cho các hạng mục được gửi trong các phong bì với các panen trong suốt.

CHÚ THÍCH 5 Khi được ghi theo ISO 4882, địa chỉ bưu điện thường được lưu trữ trong các file điện tử thường không thay đổi lại số dòng và số ký tự mỗi dòng. Việc sử dụng một khoảng cách dòng và/hoặc khoảng cách chiều rộng nhỏ hơn chỉ dẫn đến việc giảm kích thước của khối địa chỉ.

10. Cấu trúc địa chỉ

10.1. Các phần tử địa chỉ

Các phần tử sau đây của một địa chỉ bưu điện phải được ghi đúng và đầy đủ (xem phụ lục A).

10.1.1. Cho các cá nhân

a) Tiêu đề của người nhận thư;

b) Tên (tên khai sinh, họ và đệm);

c) Nghề nghiệp, chức vụ, địa chỉ nhờ chuyển (c/o);

d) Điểm phân phát thư (tên đường phố, số hiệu đường phố, khu, cổng vào, tầng, quận/huyện, làng/xóm/thôn, hòm thư, hộp thư lưu (nơi phân phát chính);

e) Mã thư tín hoặc số hiệu tuyến bưu điện (PRN), khu vực, nơi phân phát thư;

f) Tên lãnh thổ (miền) hoặc tỉnh và/hoặc tên nước.

10.1.2. Cho các tổ chức hợp pháp

a) Tên hoặc tên viết tắt chính thức của tổ chức;

b) Lĩnh vực hoạt động hoặc sản phẩm;

c) Phòng hoặc ban của tổ chức;

d) Điểm phân phát thư (như cho cá nhân);

e) Mã thư tín hoặc số hiệu tuyến bưu điện (PRN), khu vực, nơi phân phát thư;

f) Tên lãnh thổ (miền) hoặc tỉnh và/hoặc tên nước.

10.2. Trình tự của các phần tử

Khi các địa chỉ, đặc biệt các mã thư tín ghi theo các phương pháp khác nhau, không thể xác định được một trình tự tuyệt đối. Vì vậy, các địa chỉ được khuyến cáo nên ghi theo thứ tự danh sách các phần tử được nêu trong 10.1, có thể nhóm các phần tử, nhưng vẫn phải tuân theo các chỉ dẫn, cách sử dụng và phong tục của nước đến, đặc biệt khi liên quan đến mã thư tín.

10.3. Các từ viết tắt

Cách dùng và phong tục ở mỗi quốc gia là khác nhau, thậm chí cả trong các nước có cùng ngôn ngữ, vì vậy, các từ viết tắt được sử dụng nhằm giảm số lượng ký tự trên mỗi dòng nên tuân theo các hướng dẫn hoặc cách dùng của nước đến.

11. Ví dụ địa chỉ bưu điện

Ví dụ về ghi các địa chỉ bưu điện xem phụ lục B.

Phụ lục A
(Tham khảo)

Các phần tử của địa chỉ người nhận

Các phần tử khác tương tự với các phần tử trong địa chỉ bưu điện của các cá nhân.

Phụ lục B
(Tham khảo)

Ví dụ về các địa chỉ

CHÚ THÍCH 6 Các cơ quan quản lý hành chính về bưu điện liên quan nên bàn bạc trước khi sử dụng mã phương tiện môtô quốc tế để chỉ rõ quốc gia đến.