20. Thông báo thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo uỷ quyền (đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh)
Tiêu đề: Thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần, thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo uỷ quyền (đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh)
Trong công ty, khi cổ đông sáng lập công ty cổ phần, người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo uỷ quyền chấm dứt tư cách thành viên/ quản lý/ đại diện theo ủy quyền và tiếp nhận cổ đông, người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo ủy quyền mới thì phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp. Sau đây, Dữ Liệu Pháp Lý sẽ cụ thể nội dung đó theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Quyết định 1038/QĐ-BKHĐT như sau:
1. Thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần
a) Khái niệm
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định “Cổ đông là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của công ty cổ phần. Cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần.”
Do đó, chỉ cần một cổ đông sở hữu một cổ phần bị thay đổi thông tin thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện thông báo ngay với phòng đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi. Trường hợp có thay đổi mà doanh nghiệp không thông báo thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
b) Các trường hợp thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần
– Do cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Khoản 3 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020.
– Do cổ đông sáng lập chuyển nhượng cổ phần theo Điều 126 Luật Doanh nghiệp 2020.
– Cổ đông sáng lập là tổ chức đã bị sáp nhập, bị tách hoặc hợp nhất vào doanh nghiệp khác.
– Trường hợp tặng cho, thừa kế cổ phần.
– Các trường hợp khác theo quy định của điều lệ công ty;
Lưu ý:
– Theo điểm d khoản 3 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 trường hợp thay đổi do cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.
– Theo Điều 57 Nghị định 01/2021/NĐ-CP trường hợp thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần chưa niêm yết. Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.
– Theo Khoản 3 và 4 Điều 120 Luật Doanh nghiệp 2020 thì việc chuyển nhượng cổ phần của cổ đông sáng lập cần chú ý các điểm sau:
+ Trong thời hạn 03 năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ đông sáng lập có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho cổ đông sáng lập khác và chỉ được chuyển nhượng cổ phần phổ thông của mình cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp này, cổ đông dự định chuyển nhượng cổ phần không có quyền biểu quyết về việc chuyển nhượng các cổ phần đó.
+ Các hạn chế đối với cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập được bãi bỏ sau thời hạn 03 năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Các hạn chế của quy định này không áp dụng đối với cổ phần mà cổ đông sáng lập có thêm sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và cổ phần mà cổ đông sáng lập chuyển nhượng cho người khác không phải là cổ đông sáng lập của công ty.
– Theo Khoản 6 Điều 127 Luật Doanh nghiệp 2020 thì người nhận cổ phần trong các trường hợp chuyển nhượng chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.
=> Khi thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần thì doanh nghiệp phải chuẩn bị một hồ sơ hợp lệ theo quy định của pháp luật và thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi.
2. Thông báo thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo uỷ quyền
a) Khái niệm
Theo Khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 thì “Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý công ty và người quản lý doanh nghiệp tư nhân, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty.”
Ngoài ra, theo Khoản 1 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định “Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.”
Do đó, người quản lý doanh nghiệp cũng như người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu là những người cực kỳ quan trọng của công ty nên khi có sự thay đổi thông tin doanh nghiệp phải thông báo ngay với cơ quan nhà nước.
b) Một số lưu ý
– Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan nhà nước khi có sự thay đổi các thông tin sau:
+ Đối với người quản lý doanh nghiệp, thành viên Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên, doanh nghiệp: thay đổi họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác (thời hạn thông báo là 5 ngày làm việc)
+ Đối với thay đổi về thông tin người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày làm việc.
– Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức cử nhiều người đại diện theo ủy quyền thì phải xác định cụ thể phần vốn góp, số cổ phần, cho mỗi người đại diện. Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty không xác định phần vốn góp, số cổ phần tương ứng cho mỗi người đại diện theo ủy quyền, phần vốn góp, số cổ phần sẽ được chia đều cho số lượng người đại diện theo ủy quyền. (Khoản 3 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020)
=> Việc thay đổi thông tin của tất cả những người đại diện trên phải được không báo, không phân biệt tỷ lệ sở hữu vốn góp.
Kết luận: Khi trong quá trình hoạt động công ty phát sinh trường hợp cổ đông sáng lập công ty cổ phần, người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo uỷ quyền chấm dứt tư cách thành viên/ quản lý/ đại diện theo ủy quyền và tiếp nhận cổ đông, người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo ủy quyền mới, Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi thành viên hợp danh trong thời hạn từ 3 đến 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi, đồng thời khi thực hiện cần đáng ứng các điều kiện tại theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và yêu cầu tại thủ tục số 22, 25 mục I, phần B Quyết định 1038/QĐ-BKHĐT.
Chi tiết trình tự, hồ sơ, mẫu đơn thực hiện xem tại đây:
Đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập công ty cổ phần
Đăng ký thay đổi người quản lý công ty cổ phần
Đăng ký thay đổi người đại diện theo ủy quyền trong công ty cổ phần
